Chuyên đề Văn thư - Lưu trữ

VĂN BẢN LUẬT

Văn thư - Lưu trữ

🗄️ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Quy trình khép kín, bảo đảm an toàn và khai thác hiệu quả giá trị tài liệu 🏛️

🗄️Kho lưu trữ chuyên dụng

trong cơ quan nhà nước

🏛️Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định

pháp luật hiện hành

Kỹ năng phân loại, sắp xếp, bảo quản hồ sơ theo đúng quy định

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC ĐÓNG DẤU GIÁP LAI TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC – CẬP NHẬT NĂM 2025

Mục lục bài viết

2. Mục đích đóng dấu giáp lai?

3. Cách đóng dấu giáp lai ảnh thẻ

4. đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi.

5. Cách đóng dấu giáp lai 10 trang

Quy định đóng dấu giáp lai mới nhất 2025

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

YÊU CẦU TRONG SỐ HÓA HỒ SƠ

SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC ÁP DỤNG SỐ HÓA

TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC: BẢO ĐẢM KHOA HỌC, PHÁP LÝ VÀ HIỆN ĐẠI HÓA QUẢN LÝ

Tổng quan: Vai trò chiến lược của công tác văn thư – lưu trữ

Trong mọi cơ quan, tổ chức, từ trung ương đến cơ sở, công tác văn thư – lưu trữ là một bộ phận nghiệp vụ có tính hệ thống và nền tảng, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng quản lý, điều hành, kiểm tra, thanh tra và hoạch định chính sách.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa công tác văn thư là toàn bộ hoạt động thu nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản. Trong khi đó, Luật Lưu trữ 2024 xác định rõ rằng tài liệu lưu trữ là “chứng cứ pháp lý và lịch sử” có giá trị vĩnh viễn hoặc lâu dài.

3. Phân tích nghiệp vụ:

Quy trình văn thư – lưu trữ chuẩn hóa

3.1. Quy trình xử lý văn bản (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Bước 01: Tiếp nhận văn bản đến, đăng ký sổ hoặc phần mềm quản lý

Bước 02: Phân phối cho lãnh đạo, chuyển đúng phòng xử lý

Bước 03: Soạn thảo, trình ký văn bản đi (đảm bảo thể thức chuẩn)

Bước 04: Ký số / ký tay, ban hành văn bản đi, lưu vào hồ sơ công việc

Bước 05: Lập hồ sơ công việc, đánh số và giao nộp về lưu trữ nội bộ

3.2. Lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản

Mỗi hồ sơ phải đảm bảo:
- Tính hoàn chỉnh (đầy đủ văn bản liên quan đến một vụ việc)
- Tính nhất quán (không trộn lẫn nhiều vụ việc)
- Thời điểm lập: Trong hoặc ngay sau quá trình xử lý công việc.
Công thức xác định thời hạn bảo quản:
- Dựa vào danh mục của bộ/ngành ban hành (VD: Thông tư 02/2025/TT-BNNMT)
- Đối chiếu nội dung – mục đích – giá trị pháp lý.

3.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Thực hiện định kỳ cuối năm hoặc theo quý, có biên bản giao nhận.
Hồ sơ sau khi nhận sẽ được sắp xếp, số hóa, dán nhãn, lập mục lục, bảo quản tại kho.

Hành lang pháp lý hiện hành: Cập nhật đầy đủ và đồng bộ

Hệ thống pháp luật liên quan đến văn thư – lưu trữ hiện nay gồm:

📘 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (có hiệu lực từ 01/7/2025)

Điều 3: Bổ sung khái niệm “tài liệu lưu trữ điện tử” và “lưu trữ số”.
Điều 12 – Điều 14: Quy định về việc chuyển giao tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử.
Điều 19: Đặt ra yêu cầu cơ quan nhà nước phải xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và kho lưu trữ điện tử.

📄 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Điều 8–10: Quy trình xử lý văn bản đến – đi (đăng ký, phân phối, giải quyết, lập hồ sơ).
Điều 23–25: Lập hồ sơ công việc đúng nguyên tắc “một vụ việc – một hồ sơ”.
Điều 28: Văn bản phải được trình bày theo mẫu quy chuẩn thống nhất (Khổ A4, cỡ chữ 13, font Times New Roman...).

📂 Thông tư 02/2025/TT-BNNMT (ban hành 12/4/2025, hiệu lực từ 1/6/2025)

Ban hành danh mục thời hạn bảo quản tài liệu hành chính ngành NN&PTNT, chia thành 19 nhóm hồ sơ chính.
Ví dụ:
- Nhóm 1: Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển ngành → Bảo quản vĩnh viễn.
- Nhóm 6: Hồ sơ thanh tra, kiểm tra định kỳ → Bảo quản 10 năm.
- Nhóm 16: Hồ sơ chi trả hỗ trợ một lần → Bảo quản 5 năm.

Mỗi hồ sơ đều được mã hóa, phân loại rõ ràng, giúp xác định giá trị tài liệu một cách khoa học và khách quan, hạn chế tùy tiện hoặc giữ quá mức.

📊 Quyết định số 458/QĐ-TTg (năm 2020)

Đề ra mục tiêu: 100% tài liệu có giá trị lưu trữ được số hóa vào năm 2030.
Hướng tới xây dựng trung tâm lưu trữ số quốc gia và kết nối đồng bộ giữa các bộ, ngành, địa phương.

4. Vấn đề thực tiễn: Tồn tại và nguyên nhân

Những tồn tại phổ biến:

Lập hồ sơ công việc còn hình thức, văn bản rời rạc, trộn lẫn.
Thiếu phân loại khoa học, dẫn đến giao nộp lưu trữ khó khăn.
Hồ sơ quan trọng như biển đảo, đất đai, ngân sách, kiểm toán... chưa được số hóa đầy đủ.
Kho lưu trữ tạm bợ, không đạt chuẩn PCCC, nhiệt độ, độ ẩm.

Nguyên nhân:

Cán bộ văn thư – lưu trữ thường là kiêm nhiệm, thiếu đào tạo chuyên sâu.
Công tác kiểm tra, đánh giá chưa thường xuyên.
Chưa có cơ chế đầu tư ổn định cho kho lưu trữ chuyên dụng.

5. Hướng đi và giải pháp bền vững

📌 Về thể chế:

Các bộ, ngành cần ban hành đầy đủ danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ.
Ban hành quy chế nội bộ về lập hồ sơ – giao nộp – số hóa tài liệu.

📌 Về nhân sự:

Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về lưu trữ hiện đại, số hóa.
Khuyến khích cán bộ đạt chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024.

📌 Về công nghệ:

Ứng dụng phần mềm E-Office, Docman, D-Office, V-Contract, V-Storage...
Tích hợp quy trình lập hồ sơ điện tử, lưu trữ số và ký số.

📌 Về cơ sở vật chất:

Đầu tư kho chuyên dụng: diện tích phù hợp, có hệ thống PCCC, chống ẩm mốc.
Xây dựng trung tâm lưu trữ điện tử cấp ngành / cấp tỉnh.

6. Kết luận: Văn thư – Lưu trữ không còn là “công việc phụ”

Công tác văn thư – lưu trữ trong giai đoạn hiện nay cần được nhìn nhận đúng tầm:

✅ Vừa là nghiệp vụ hành chính thiết yếu,

✅ Vừa là yếu tố pháp lý quan trọng bảo vệ quyền và lợi ích của cơ quan, tổ chức,

✅ Vừa là “dữ liệu đầu vào” cho xây dựng chính phủ số, xã hội số.

Việc thực hiện đầy đủ, đúng quy trình và cập nhật kịp thời các quy định mới là chìa khóa để ngành lưu trữ đồng hành hiệu quả với tiến trình cải cách, phát triển và hội nhập.

📎 Tài liệu đính kèm (nếu có):