Embedded Files
Ngày 08/5/2025, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết về hoạt động sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử. Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025, trong đó Điều 21 và Điều 26 đã quy định cụ thể thủ tục, trình tự phục vụ và trách nhiệm của các bên liên quan.
Thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ
Thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo Khoản 1 Điều 21, thủ tục phục vụ độc giả gồm các bước cơ bản sau:
Thứ nhất, xuất trình giấy tờ hợp lệ
Độc giả phải xuất trình một trong các loại giấy tờ sau:
Căn cước công dân/Thẻ căn cước;
Căn cước điện tử;
Hộ chiếu;
Giấy tờ có ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
👉 Đối với trường hợp sử dụng tài liệu phục vụ công tác, ngoài giấy tờ tùy thân, độc giả phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức công tác.
Thứ hai, đăng ký sử dụng tài liệu
Đăng ký trực tiếp tại phòng đọc: Độc giả điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ (Mẫu tại Phụ lục V) và nộp kèm văn bản liên quan đến mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên (nếu có).
Đăng ký trực tuyến: Độc giả đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản được cấp, tạo Phiếu đăng ký trực tuyến và tải lên văn bản liên quan đến mục đích, đối tượng ưu tiên.
Thứ ba, phê duyệt và cập nhật thông tin
Sau khi độc giả hoàn thành đăng ký, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký và ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý điện tử hoặc Sổ đăng ký độc giả (theo Mẫu tại Phụ lục VI).
Quy trình phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ
Quy trình phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ
Căn cứ Khoản 2 Điều 21 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, việc phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được thực hiện theo trình tự chuẩn hóa như sau:
Bước 1: Hướng dẫn và lập phiếu yêu cầu
Viên chức phục vụ độc giả có trách nhiệm trực tiếp hướng dẫn độc giả trong việc tra cứu và điền các loại phiếu sau:
Các loại phiếu sử dụng:
Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ (dùng khi tra cứu, đọc tại phòng đọc).
Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ (theo Mẫu tại Phụ lục VII).
Phiếu yêu cầu được quản lý tập trung:
Trên thống quản lý điện tử (nếu lưu trữ lịch sử áp dụng phần mềm)
Hoặc
Sổ đăng ký phiếu yêu cầu (theo Mẫu tại Phụ lục VIII).
Ý nghĩa: Đảm bảo mọi nhu cầu sử dụng tài liệu của độc giả được ghi nhận chính thức, có căn cứ quản lý và lưu trữ.
Bước 2: Trình duyệt phiếu yêu cầu
Sau khi tiếp nhận phiếu, viên chức phục vụ trình phiếu yêu cầu cho người đứng đầu lưu trữ lịch sử để xem xét, phê duyệt.
Trường hợp tài liệu thuộc diện tiếp cận có điều kiện:
Lưu trữ lịch sử phải trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt bổ sung.
Ý nghĩa: Khẳng định quyền kiểm soát của cơ quan lưu trữ và đảm bảo việc khai thác tài liệu tuân thủ các quy định về bảo mật, tiếp cận có điều kiện.
Bước 3: Bàn giao hoặc cấp quyền truy cập
Sau khi được phê duyệt, viên chức lưu trữ thực hiện:
Bàn giao tài liệu giấy trực tiếp cho độc giả;
Hoặc
Cấp quyền truy cập trực tuyến đối với tài liệu số hóa trên hệ thống.
Trường hợp bàn giao tài liệu giấy, độc giả có trách nhiệm:
Độc giả có trách nhiệm kiểm tra hiện trạng tài liệu (rách, mốc, thiếu trang).
Thực hiện ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu lưu trữ (theo Mẫu tại Phụ lục IX).
Ý nghĩa: Vừa đảm bảo quyền tiếp cận tài liệu của độc giả, vừa ràng buộc trách nhiệm bảo quản tài liệu trong quá trình khai thác.
Bước 4: Thực hiện nghĩa vụ tài chính
Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ phải nộp phí, lệ phí theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí trong hoạt động lưu trữ.
Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí phải bảo đảm công khai, minh bạch, đúng quy định của Nhà nước.Ý nghĩa: Thực hiện đúng nguyên tắc tài chính công, đồng thời tạo nguồn kinh phí phục vụ công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ.
🔎 Tổng kết
Như vậy, quy trình phục vụ độc giả tại lưu trữ lịch sử theo Khoản 2 Điều 21 gồm 04 bước cơ bản:
Hướng dẫn và lập phiếu yêu cầu.
Trình duyệt phiếu yêu cầu.
Bàn giao hoặc cấp quyền truy cập tài liệu.
Nộp phí sử dụng.
Quy định này giúp đảm bảo:
Minh bạch trong tiếp nhận và xử lý yêu cầu của độc giả.
Chặt chẽ trong quản lý tài liệu, đặc biệt với tài liệu có điều kiện tiếp cận.
Thuận tiện cho độc giả khi được hỗ trợ trực tiếp và trực tuyến.
Bền vững trong khai thác tài liệu lưu trữ đi đôi với việc bảo tồn giá trị gốc.
Như vậy mọi yêu cầu sử dụng tài liệu đều có hồ sơ quản lý chặt chẽ (phiếu, sổ đăng ký, biên bản giao nhận).
Bảo đảm nguyên tắc: đúng đối tượng – đúng mục đích – đúng quy định pháp luật, đồng thời giữ gìn an toàn và giá trị lâu dài của tài liệu lưu trữ.
Trách nhiệm của các chủ thể liên quan
Trách nhiệm của các chủ thể liên quan
Theo Điều 26 Thông tư 06/2025/TT-BNV, trách nhiệm được phân định rõ ràng:
Người đứng đầu lưu trữ lịch sử
Tổ chức phục vụ độc giả tại phòng đọc và trực tuyến.
Ban hành văn bản nội bộ quy định việc sử dụng tài liệu phù hợp với đặc thù từng kho lưu trữ.
Bảo đảm trang thiết bị phục vụ (phòng đọc, hệ thống phần mềm tra cứu, quản lý).
Niêm yết công khai các quy định, biểu mẫu sử dụng tài liệu tại trụ sở và trên cổng thông tin điện tử.
Viên chức phục vụ độc giả
Cấp thẻ độc giả, tài khoản trực tuyến.
Hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và phục vụ độc giả trực tiếp hoặc qua hệ thống trực tuyến.
Quản lý tài liệu trong quá trình đưa ra phục vụ.
Tổ chức quản lý sổ sách, phiếu đăng ký, phiếu yêu cầu và các biểu mẫu theo quy định.
Độc giả
Thực hiện đầy đủ thủ tục và tuân thủ nội quy, quy định pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cung cấp thông tin chính xác khi làm thẻ, đăng ký tài khoản.
Không có hành vi làm hư hại, mất mát, thay đổi hình thức, nội dung của tài liệu.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.
[Độc giả]
│ Nộp yêu cầu
▼
[Viên chức phục vụ]
│ Hướng dẫn độc giả điền phiếu yêu cầu
│ - Phiếu yêu cầu đọc tài liệu
│ - Phiếu yêu cầu sao & xác thực (PL VII)
│ Ghi nhận vào Hệ thống / Sổ đăng ký (PL VIII)
▼
[Người đứng đầu lưu trữ lịch sử]
│ Xem xét, phê duyệt phiếu yêu cầu
│ Nếu tài liệu có điều kiện → trình cơ quan tham mưu QLNN về lưu trữ
▼
[Viên chức phục vụ]
│ Căn cứ phê duyệt:
│ - Bàn giao tài liệu giấy
│ (Độc giả kiểm tra hiện trạng & ký vào Sổ giao nhận - PL IX)
│ - Hoặc cấp quyền truy cập trực tuyến (tài liệu số hóa)
▼
[Độc giả]
│ Thực hiện nghĩa vụ tài chính
│ Nộp phí/lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định
▼
[Hệ thống quản lý lưu trữ]
│ Ghi nhận quá trình phục vụ
│ Lưu hồ sơ (phiếu, biên bản, sổ giao nhận, chứng từ thu phí)
▼
[Kết thúc quy trình]
Giải thích các điểm kiểm soát quan trọng
PL VII, VIII, IX: là các mẫu biểu chính thức ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Điểm kiểm soát 1: Phê duyệt phiếu yêu cầu (khâu bắt buộc để tránh sử dụng sai mục đích).
Điểm kiểm soát 2: Ký nhận & kiểm tra hiện trạng tài liệu (đảm bảo an toàn tài liệu gốc).
Điểm kiểm soát 3: Nộp phí và lưu chứng từ (bảo đảm minh bạch tài chính).
Từ ngày 01/7/2025, tất cả các lưu trữ lịch sử trên cả nước sẽ thực hiện thống nhất thủ tục, trình tự phục vụ độc giả theo Thông tư 06/2025/TT-BNV. Việc triển khai quy định này không chỉ bảo đảm quyền lợi của độc giả mà còn nâng cao trách nhiệm của cơ quan lưu trữ trong quản lý, khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Ý nghĩa của quy định mới
Quy định về thủ tục và trình tự phục vụ độc giả tại Thông tư 06/2025/TT-BNV có ý nghĩa quan trọng:
Chuẩn hóa quy trình phục vụ độc giả tại lưu trữ lịch sử trên phạm vi toàn quốc.
Tăng cường minh bạch, công khai trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, đồng thời tạo thuận lợi cho độc giả trong tra cứu, khai thác.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý độc giả và cung cấp dịch vụ trực tuyến, phù hợp với chuyển đổi số trong ngành lưu trữ.
Page updated
Google Sites
Report abuse