Căn cứ pháp lý

• • Luật Lưu trữ số 01/2024/QH14 (sửa đổi, bổ sung ban hành ngày 21/6/2024) và Nghị định 113/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết quy định của Luật Lưu trữ.

  • Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số;

  • Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy;

  • Quyết định 507/QĐ-BNV ngày 13/7/2023 của Bộ Nội vụ: xác định các thủ tục hành chính nội bộ, trong đó có thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử .

Nội dung “thẩm tra tài liệu hết giá trị” theo Luật Lưu trữ 2024 

Luật Lưu trữ 2024 có các quy định về:

• • Việc xác định giá trị tài liệu là một nghiệp vụ lưu trữ quan trọng, trong đó có việc xác định tài liệu hết giá trị.

  • Tài liệu hết giá trị là tài liệu lưu trữ không còn đáp ứng các tiêu chuẩn để tiếp tục giữ lại (ví dụ: Hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn, hoặc không còn liên quan, hoặc trùng lặp). Luật giao cho các cơ quan lưu trữ hiện hành và lịch sử xác định giá trị và thực hiện chế độ hủy tài liệu hết giá trị.

  • Luật yêu cầu việc bảo đảm quy trình công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền, bảo đảm an toàn thông tin.

Thủ tục hành chính “Thẩm tra tài liệu hết giá trị” theo Quyết định 507/QĐ-BNV/2023 

Theo Quyết định 507 và văn bản hướng dẫn đi kèm, thủ tục thực hiện như sau:

a) Đối tượng áp dụng

Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (các cấp trung ương hoặc cấp tỉnh) muốn thẩm tra xem tài liệu của mình có hết giá trị hay không để hủy

b) Hồ sơ cần chuẩn bị 

Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Soạn thảo trên văn bản hành chính, có số, ngày, nơi ban hành. 

• • Ghi rõ tên Hội đồng, thành phần (chủ tịch, thư ký, thành viên chuyên môn), nhiệm vụ và thời hạn thực hiện.

  • Ví dụ: “Quyết định số 12/QĐ-VP ngày 10/5/2025 về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu xử lý vi phạm hành chính 2020–2024.”

Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị.

• • Tiêu đề “Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị”. 

  • Trích dẫn căn cứ Luật Lưu trữ 2024 và Quyết định 507/QĐ-BNV.

  • Nêu rõ nội dung đề nghị, số lượng bộ hồ sơ, thời gian và nơi lưu trữ hiện hành.

Danh mục tài liệu hết giá trị (liệt kê rõ các tài liệu được đề xuất hủy).

• • Bảng gồm các cột: STT; Tên tài liệu; Niên đại; Số lượng trang/tập; Mã hồ sơ; Lý do hết giá trị. 

  • Mỗi dòng kèm ghi rõ “đã hết thời hạn lưu trữ hiện hành” hoặc “không còn giá trị pháp lý”.

Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (giải thích lý do tại sao tài liệu được xem là hết giá trị)

• • Giải trình chung về nguồn gốc, chức năng, thời gian lưu trữ và căn cứ cho rằng tài liệu không còn giá trị. 

  • Chữ ký của đại diện đơn vị và đóng dấu cơ quan.

Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

• • Ghi đầy đủ thành phần tham dự, nội dung thẩm định từng tài liệu, kết luận cho hủy. 

  • Có chữ ký của chủ tịch và các thành viên, đóng dấu.