Đóng dấu và quản lý con dấu: Quy chuẩn, không tùy tiện

Con dấu của cơ quan nhà nước là yếu tố khẳng định tính pháp lý của văn bản. Người làm văn thư cần nắm rõ cách đóng dấu tròn, dấu treo, dấu giáp lai, mỗi loại có quy định khác nhau về cách thức, vị trí đóng và mục đích sử dụng.

• Dấu giáp lai được sử dụng cho văn bản có nhiều trang, đóng ở mép phải hoặc mép trái, giữa hai trang liên tiếp, sao cho dấu in lên cả hai tờ và không bị mờ.

• Dấu treo được đóng trong trường hợp ký thừa lệnh hoặc thay mặt cấp trên.

• Dấu tròn chính thức phải được đóng ngay sau khi ký, tại vị trí quy định trong văn bản, đảm bảo dấu rõ, không chồng chéo.

Việc quản lý con dấu được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, chỉ giao cho người có trách nhiệm, lưu vào sổ và không được sử dụng sai mục đích.

Tầm quan trọng của việc xác định thời hạn bảo quản trong công tác văn thư

Xác định rõ thời hạn bảo quản tài liệu không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là yếu tố chiến lược giúp cơ quan nhà nước quản lý hiệu quả, bảo vệ giá trị pháp lý – lịch sử và tối ưu hóa nguồn lực.

🛡️ Bảo vệ giá trị pháp lý và lịch sử

• • Lưu giữ văn bản pháp luật, hồ sơ cán bộ, báo cáo chiến lược với giá trị lâu dài.

  • Cung cấp chứng cứ cho hoạt động thanh tra, kiểm tra, tố tụng và nghiên cứu lịch sử.

📊 Tối ưu hóa quản lý tài liệu

• Phân loại rõ ràng theo hạn bảo quản giúp dễ dàng tra cứu, khai thác và sử dụng đúng lúc.

• Tránh tình trạng kho lưu trữ đầy ứ, gây lãng phí không gian và nhân lực quản lý.

🔥 Phòng ngừa rủi ro và sai sót

• Giảm nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng tài liệu quan trọng do bảo quản quá lâu hoặc sai phương pháp.

• Đảm bảo tài liệu hết giá trị được tiêu hủy đúng quy trình, ngăn ngừa rò rỉ thông tin nhạy cảm.

📈 Nâng cao hiệu quả công việc

• Giúp cán bộ văn thư tập trung xử lý hồ sơ cần thiết, giảm tải khối lượng tài liệu dư thừa.

• Tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động số hóa, thúc đẩy chuyển đổi số tài liệu hành chính.

⚖️ Tuân thủ quy định pháp luật

• Bắt buộc theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

• Đảm bảo mọi hoạt động lưu trữ tuân thủ yêu cầu pháp lý, nâng cao độ tin cậy và trách nhiệm của cơ quan.

🎯 Kết luận: Xác định thời hạn bảo quản giống như “bộ lọc thông minh” giúp cơ quan nhà nước:

• Giữ lại những tài liệu quan trọng.

• Loại bỏ tài liệu không còn giá trị.

• Vận hành hệ thống văn thư – lưu trữ hiệu quả, khoa học và minh bạch.

Trong bối cảnh Chính phủ điện tử và chuyển đổi số đang phát triển mạnh mẽ, công tác văn thư không còn là lĩnh vực “hậu trường” mà trở thành mắt xích thiết yếu, quyết định đến hiệu lực của văn bản, hiệu quả điều hành và trách nhiệm pháp lý của mỗi cơ quan, tổ chức nhà nước.

Vai trò trung tâm của nghiệp vụ văn thư

Nghiệp vụ văn thư là toàn bộ các hoạt động liên quan đến soạn thảo, ban hành, tiếp nhận, xử lý, quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc trong cơ quan, tổ chức nhà nước. Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, đây là công việc chuyên môn bắt buộc, đóng vai trò đầu vào và đầu ra của mọi quy trình quản lý hành chính.

Không chỉ giúp luân chuyển thông tin, nghiệp vụ văn thư còn có chức năng pháp lý đặc biệt: bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, minh bạch của văn bản hành chính, làm căn cứ giải trình, thanh tra, kiểm toán và lưu trữ quốc gia.

Soạn thảo văn bản: Chuẩn về thể thức – nghiêm về nội dung

Một văn bản hành chính hợp lệ phải tuân thủ chuẩn thể thức, kỹ thuật trình bày theo Điều 8 và Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Quốc hiệu – tiêu ngữ, số hiệu, tên cơ quan, căn cứ ban hành, nội dung chính, nơi nhận, chữ ký và dấu đều phải được thể hiện đầy đủ, đúng vị trí, đúng font chữ quy định.

Việc sử dụng ngôn ngữ hành chính trong văn bản cũng cần chính xác, rõ ràng, không mập mờ hay tùy tiện. Mọi nội dung ban hành đều phải phù hợp chức năng, thẩm quyền của cơ quan, nếu sai sẽ có nguy cơ bị thu hồi hoặc không có giá trị pháp lý.

Quản lý văn bản đến – đi: Không bỏ sót, không trễ hạn

Mỗi văn bản đến phải được đăng ký, phân phối, theo dõi xử lý và lưu lại kết quả, thông qua sổ đăng ký hoặc phần mềm quản lý văn bản. Mỗi văn bản đi phải được đánh số, ký và đóng dấu đúng thẩm quyền, sau đó được gửi đi đúng địa chỉ, đúng thời hạn.

Công tác văn thư hiện đại không thể thiếu hệ thống điện tử. Các phần mềm như V-Office, MISA AMIS, TDOffice... giúp cán bộ văn thư tự động hóa quá trình số hóa, xử lý, theo dõi văn bản, đặc biệt trong bối cảnh tăng mạnh văn bản điện tử, ký số và liên thông liên cơ quan.

Văn thư trong kỷ nguyên số: Cơ hội và thách thức

Việc triển khai chuyển đổi số trong công tác văn thư – lưu trữ đang diễn ra trên toàn quốc, đặc biệt tại các Bộ, ngành và địa phương lớn. Việc ký số, số hóa tài liệu, tự động phân phối và tìm kiếm văn bản bằng AI không còn xa lạ.

Tuy nhiên, thách thức hiện nay là thiếu nhân sự chuyên sâu về công nghệ, chưa đồng bộ giữa các phần mềm, và cần cập nhật liên tục quy định pháp lý phù hợp với văn bản điện tử. Văn thư viên thế hệ mới không chỉ cần giỏi nghiệp vụ mà còn phải thành thạo CNTT, bảo mật thông tin và am hiểu pháp luật số.

Lập hồ sơ công việc: trách nhiệm không thể thiếu của mỗi cán bộ

• Mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan đều có nghĩa vụ lập hồ sơ công việc, nhằm ghi lại toàn bộ quá trình xử lý các vụ việc hành chính theo trình tự nhất định. Hồ sơ công việc là căn cứ pháp lý, là bằng chứng phục vụ kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và là tài liệu đầu vào cho lưu trữ cơ quan.

• Công tác lập hồ sơ cần tuân thủ các nguyên tắc: phân loại đúng nội dung, sắp xếp theo thời gian và tính logic, đánh số thứ tự tài liệu, viết mục lục hồ sơ và phiếu theo dõi. Khi công việc kết thúc, cán bộ có trách nhiệm giao nộp hồ sơ về kho lưu trữ cơ quan theo quy định.

• Việc lập và giao nộp hồ sơ là tiêu chí đánh giá chất lượng công tác và trách nhiệm của cán bộ trong cơ quan nhà nước.

Chuyển đổi số: thách thức và cơ hội mới cho văn thư hiện đại

• Trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, nghiệp vụ văn thư không còn dừng lại ở hồ sơ giấy mà đã chuyển mạnh sang môi trường số. Nhiều cơ quan đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc như eOffice, V-Office, TDOffice…, tích hợp chữ ký số, mã hóa dữ liệu và liên thông giữa các cấp chính quyền.

• Số hóa văn bản, lưu trữ đám mây, tìm kiếm bằng AI, xác thực bằng blockchain – là những công nghệ mới đang được triển khai thí điểm trong hệ thống hành chính nhà nước, đặc biệt trong các cơ quan Trung ương và tỉnh, thành lớn.

• Dù vậy, quá trình này cũng đặt ra thách thức: thiếu nhân lực am hiểu công nghệ, hạ tầng chưa đồng bộ, và cần bổ sung khung pháp lý điều chỉnh. Điều đó đòi hỏi ngành văn thư không chỉ “làm đúng” mà còn phải “làm mới”, thích nghi linh hoạt với thời đại số.