Xác định giá trị tài liệu

Theo Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 06/2025/TT-BNV, khi tiến hành thẩm định hồ sơ, tài liệu, Hội đồng xác định giá trị và cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào các yếu tố sau:

1. Nội dung của tài liệu

• • Phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.
    Có giá trị pháp lý (ví dụ: quyết định, hợp đồng, biên bản nghiệm thu).

  • Có giá trị thực tiễn (ví dụ: hồ sơ quản lý đất đai, hồ sơ đầu tư).

  • Có giá trị nghiên cứu, tham khảo (ví dụ: dữ liệu khoa học, báo cáo tổng kết, thống kê).

👉 Ví dụ: Hồ sơ quy hoạch sử dụng đất của tỉnh vừa có giá trị pháp lý, vừa có giá trị nghiên cứu lâu dài → phải bảo quản vĩnh viễn.

2. Vị trí của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân hình thành tài liệu

• • Tài liệu do cơ quan trung ương, bộ, UBND tỉnh/thành phố hình thành thường có giá trị cao.

  • Tài liệu của cá nhân lãnh đạo cấp cao, nhân vật lịch sử, nhà khoa học đầu ngành có ý nghĩa đặc biệt, cần bảo quản vĩnh viễn.

👉 Ví dụ: Bút tích chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

3. Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành

• • Gắn với sự kiện quan trọng (thiên tai, dịch bệnh, dự án quốc gia, hội nghị quốc tế).

  • Đánh dấu bước ngoặt lịch sử, mốc phát triển lớn của địa phương hoặc đất nước.

👉 Ví dụ: Hồ sơ ứng phó COVID-19 của Bộ Y tế; hồ sơ tổ chức SEA Games tại Việt Nam.

4. Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ

• • Phông lưu trữ đầy đủ, liên tục, đồng bộ có giá trị cao, cần bảo quản.

  • Hồ sơ bị thiếu, đứt gãy nhiều, khó phục hồi thì giá trị giảm, có thể chỉ giữ lại phần cốt lõi.

👉 Ví dụ: Bộ hồ sơ dự án thủy điện nếu đầy đủ từ quy hoạch – khảo sát – thiết kế – thi công – nghiệm thu thì có giá trị vĩnh viễn. Nếu chỉ còn một vài tài liệu rời rạc, có thể cân nhắc giữ lại phần quan trọng.

5. Hình thức của tài liệu

• • Bản gốc giấy tờ pháp lý, bản đồ, sơ đồ, bản vẽ, phim ảnh, ghi âm, dữ liệu điện tử → giá trị cao.

  • Bản sao, bản chụp, bản nháp → giá trị thấp, chỉ giữ khi không còn bản gốc.

👉 Ví dụ: Sơ đồ bản đồ địa chính tỷ lệ gốc phải lưu trữ lâu dài; bản photocopy tham khảo có thể loại bỏ.

6. Tình trạng vật lý của tài liệu

• • Tài liệu còn nguyên vẹn, có thể bảo quản hoặc phục chế → tiếp tục giữ.

  • Tài liệu hư hỏng nặng, mục nát, không thể khôi phục nội dung → có thể xem xét tiêu hủy theo quy định.

👉 Ví dụ: Sổ tay công tác bị hư hỏng không đọc được nội dung thì loại bỏ; tài liệu bị mối mọt nhưng còn đọc được thì phải xử lý, phục chế.

✅ Tóm lại: Việc đánh giá tài liệu phải kết hợp đồng bộ nội dung – nguồn gốc – bối cảnh – hình thức – tình trạng vật lý, đảm bảo khách quan và đúng pháp luật.