Định mức kinh tế - kỹ thuật

Ngành Tài nguyên và Môi trường áp dụng theo Thông tư 03/2022/TT-BTN&MT

Yêu cầu bảo quản theo từng loại tài liệu

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng phản ánh lịch sử, pháp lý, kinh tế và văn hóa của một quốc gia, cơ quan hay tổ chức. Tuy nhiên, các loại tài liệu này dễ bị tác động bởi môi trường, công nghệ và yếu tố tự nhiên, dẫn đến nguy cơ hư hỏng, mất mát. Vì vậy, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn là nhiệm vụ chiến lược nhằm duy trì tính toàn vẹn và giá trị lâu dài của thông tin.

Công tác bảo quản kho lưu trữ tài liệu là một trong những nội dung trọng tâm của hoạt động lưu trữ. Nếu coi chỉnh lý hồ sơ, lập mục lục, phân loại và xây dựng cơ sở dữ liệu là những bước hình thành nên “nội dung” thì bảo quản kho lại chính là điều kiện bảo đảm để nội dung ấy tồn tại lâu dài và phát huy giá trị. Một kho lưu trữ chỉ thật sự có ý nghĩa khi tài liệu bên trong được gìn giữ an toàn, không bị tác động tiêu cực của môi trường, côn trùng, nấm mốc hay sự cố kỹ thuật.

Trong bối cảnh khối lượng tài liệu ngày càng lớn, đa dạng về chất liệu, độ bền và giá trị sử dụng, yêu cầu bảo quản ngày càng cao và chuyên nghiệp. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, cơ quan, đơn vị lưu trữ cần có hệ thống định mức cụ thể. Định mức ở đây không chỉ là tiêu chuẩn về lao động, máy móc, vật tư, năng lượng mà còn là “chuẩn mực quản lý” giúp hoạt động bảo quản đi vào nề nếp, khoa học, tiết kiệm và đồng bộ.

Nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, Bộ Tài nguyên và Môi trường. Trước Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, hệ thống văn bản quy định về định mức trong lĩnh vực lưu trữ còn phân tán và chưa toàn diện. Các văn bản như Thông tư 02/2010/TT-BNV, Thông tư 09/2011/TT-BNV chủ yếu tập trung vào hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, chưa đi sâu vào việc tính toán định mức kỹ thuật cho các khâu bảo quản.

Điểm mới nổi bật của Thông tư 03/2022/TT-BTNMT là lần đầu tiên quy định một cách chi tiết, định lượng cho các hoạt động bảo quản kho, bảo quản tài liệu giấy, tu bổ – phục chế. Cụ thể:

- Xác định định mức lao động (tính bằng công/m² kho hoặc công/mét giá tài liệu).
- Xác định định mức thiết bị, dụng cụ, vật tư, năng lượng theo từng khâu.
- Có hệ số điều chỉnh đối với các loại kho khác nhau (chuyên dụng, thông thường, tạm).

So với các văn bản trước, Thông tư 03/2022 không chỉ hướng dẫn về nghiệp vụ mà còn tạo công cụ để cơ quan quản lý có thể lập dự toán chi phí, nhân lực và trang thiết bị một cách khoa học, minh bạch.

Nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT quy định định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ. Trong đó, nội dung về định mức kỹ thuật bảo quản kho, tài liệu lưu trữ được xem là cơ sở pháp lý và nghiệp vụ quan trọng để các cơ quan áp dụng thống nhất trên phạm vi cả nước.

Quy trình bảo quản tài liệu trước và sau khi nhập kho

Trước khi nhập kho, tài liệu cần được khử trùng, làm vệ sinh và kiểm tra đối chiếu với số liệu thống kê.
Khi đưa vào kho, tài liệu được sắp xếp trong hộp (cặp), giá (tủ) có dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin để thuận tiện quản lý và tìm kiếm.
Nguyên tắc tổ chức lưu trữ: phân loại tài liệu theo chất liệu chế tác (giấy, phim ảnh, tài liệu số…) nhằm áp dụng điều kiện nhiệt độ, độ ẩm và môi trường phù hợp.

Yêu cầu bảo quản theo từng loại tài liệu

1. Tài liệu giấy

- - Sắp xếp đúng kỹ thuật, đảm bảo thông gió trong kho.
  - Thường xuyên vệ sinh, bảo trì giá kệ, thiết bị.
  - Kiểm soát các yếu tố tự nhiên (ẩm, nhiệt, ánh sáng) và tác nhân sinh học (mối, mọt, vi sinh vật).
  - Triển khai kế hoạch phòng chống cháy nổ, ngập lụt và thiên tai.
  - Số hóa tài liệu quý hiếm, hạn chế sử dụng trực tiếp bản gốc.
  - Định kỳ kiểm tra, đánh giá rủi ro bảo quản.

2. Tài liệu số

- - Bảo mật thông tin, sao lưu dự phòng định kỳ.
  - Kiểm tra thiết bị lưu giữ dữ liệu thường xuyên.
  - Phòng chống virus, mã độc, tấn công mạng.
  - Lập kế hoạch khôi phục dữ liệu khi có sự cố.

3. Tài liệu nghe nhìn, phim ảnh và đặc thù khác

- - Bảo đảm điều kiện môi trường, độ ẩm, nhiệt độ ổn định.
  - Số hóa để tránh lỗi thời công nghệ.
  - Kiểm tra định kỳ để phát hiện hư hỏng và ngăn ngừa lây lan.
  - Áp dụng biện pháp bảo quản riêng cho từng dạng tài liệu đặc biệt (mộc bản, bản kẽm…).

Nội dung các định mức kỹ thuật

1. Bảo quản kho lưu trữ tài liệu

Các bước công việc chính gồm:

- - - Vệ sinh kho lưu trữ bao gồm: trần, tường, cửa sổ, cửa ra vào, sàn kho;
    - Vệ sinh, kiểm tra, vận hành các trang thiết bị trong kho (máy điều hòa; máy hút ẩm; quạt thông gió; thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ; hệ thống chiếu sáng, báo cháy...) bảo đảm các điều kiện môi trường bảo quản tài liệu;
    - Vệ sinh giá, tủ và bên ngoài hộp (cặp) bảo quản tài liệu, phương tiện lưu trữ;
    - Kiểm tra hiện trạng kho và xử lý côn trùng, mối, mọt, chuột xâm nhập định kỳ theo hướng dẫn của cơ quan, đơn vị chuyên môn;
    - Ghi Nhật ký bảo quản kho lưu trữ hàng ngày.
    - Báo cáo định kỳ/quý/năm hoặc đột xuất.

Định mức kỹ thuật:

- - - Định mức lao động: công nhóm/mét giá (quy định cụ thể trong Bảng số 31 Thông Tư 03/2022/TT-BTN&MT).
      - 0,168 công/m² kho cho bảo quản thường xuyên; 0,1 công/báo cáo tình hình kho.
    - Định mức thiết bị: chủ yếu sử dụng điều hòa, quạt thông gió, đèn neon:
      - Điều hòa 12.000 BTU: 0,352–0,528 ca/m².
        Quạt trần, quạt thông gió, đèn neon, máy hút ẩm, máy hút bụi: được quy định cụ thể trong Bảng số 31 Thông Tư 03/2022/TT-BTN&MT
    - Định mức vật liệu: khăn lau, thuốc diệt côn trùng, thuốc diệt mối.
    - Định mức năng lượng (điều hòa chiếm tỷ trọng cao nhất):
      - Máy điều hòa 12.000 BTU: 0,3520 – 0,5280 ca/mét.
        Quạt trần: 0,0160 ca/mét.
        Quạt thông gió: 0,0064 ca/mét.
        Đèn neon: 0,0416 – 0,0614 ca/mét.
        Máy hút bụi 2kW: 0,1600 ca/mét.
        Máy hút ẩm 1,5kW: 0,0120 ca/mét.

Sản phẩm:

- - Nhật ký bảo quản kho (BM.17).
  - Báo cáo tình hình bảo quản (BM.15).

Ý nghĩa: giúp cơ quan lượng hóa chi phí vận hành kho hàng năm, lập kế hoạch xử lý sự cố và bảo trì.

2. Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy

Các bước chính:

1. - Vệ sinh bên trong hộp, bìa hồ sơ.
  - Sắp xếp hồ sơ vào hộp, hộp lên giá.
  - Kiểm tra định kỳ.

* Định mức lao động: 2,534 công/mét giá.
* Dụng cụ: găng tay, khẩu trang, thang nhôm, máy hút bụi, máy hút ẩm.
* Vật liệu: bìa hồ sơ, hộp tài liệu, hồ dán nhãn.
* Năng lượng: quạt, hút ẩm, đèn neon.

Ý nghĩa: chuẩn hóa công tác vệ sinh, sắp xếp, bảo đảm tài liệu được duy trì trong tình trạng tốt nhất.

3. Tu bổ, phục chế tài liệu

Gồm hai phương pháp:

- - Vá, dán.
  - Tu bổ, bồi nền.

* Định mức lao động:

- - Vá, dán: 0,012 công/tờ A4.
  - Bồi nền: 0,024 công/tờ A4.

* Vật liệu đặc thù: giấy dó, vải màn, keo dán chuyên dụng.
* Thiết bị: bàn kính, con lăn, máy hút ẩm.

Ý nghĩa: kéo dài tuổi thọ cho tài liệu quý hiếm, có giá trị lịch sử.

Về nhân lực:
- - Định mức cho phép tính chính xác số ngày công cần thiết. Ví dụ, chỉnh lý 10 mét giá tài liệu giấy cần hơn 25 công.
Về kinh phí:
- - Có thể tính dự toán mua bìa, hộp, giấy dó, keo dán.
  - Điện năng là chi phí đáng kể, nhất là cho hệ thống điều hòa và hút ẩm.
Khác biệt vùng miền:
- - Miền Bắc: độ ẩm cao, chi phí thuốc chống ẩm và vận hành hút ẩm lớn.
  - Miền Nam: nhiệt độ cao, tiêu thụ điện cho điều hòa nhiều hơn.
So sánh cấp quản lý:
- - Trung ương: kho chuyên dụng, thiết bị đồng bộ.
  - Địa phương: nhiều kho tạm, áp dụng hệ số tăng (1,2–1,5).

Ví dụ thực tế:

- Trường hợp 1: Bảo quản kho lưu trữ diện tích 500 m².
  ➝ Lao động: 84 công.
  ➝ Vật liệu: 5 lít thuốc diệt côn trùng/năm.
  ➝ Năng lượng: 176 kWh điều hòa/tháng.
- Trường hợp 2: Chỉnh lý 50 mét giá tài liệu hành chính.
  ➝ Lao động: ~127 công.
  ➝ Dụng cụ: 500 hộp, 7 lít hồ dán.
  ➝ Năng lượng: 7.400 kWh điện.
- Trường hợp 3: Tu bổ 1.000 tờ tài liệu khổ A4.
  ➝ Lao động: 24 công (bồi nền).
  ➝ Vật liệu: 81 m² giấy dó, 345 gam keo.