YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Quy trình số hóa 

Cơ sở pháp lý: Điều 8–9 Thông tư 05/2025/TT-BNV. 

Bước 3. Vệ sinh và xử lý tài liệu

• Giấy: dùng chổi lông mềm quét bụi; không làm hỏng hoặc thay đổi thứ tự tài liệu.

• Ảnh/film/video/audio: dùng dung dịch, hóa chất chuyên dụng loại bỏ bụi, mốc, cặn bẩn.

• Xử lý tài liệu hỏng: tài liệu rách nát, mờ chữ, dính bết phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.

Bước 4. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có)

• Chuẩn hóa định dạng tệp tin (PDF/A, TIFF, JPEG, MP3, MPEG-4...).

• Chuẩn hóa dữ liệu chủ: mã hồ sơ, tiêu đề, ngày tháng, người tạo, loại tài liệu...

• Chuyển đổi mã ký tự, cấu trúc dữ liệu theo chuẩn gói AIP (AIP_hoso hoặc AIP_tailieu).

• Sửa lỗi theo báo cáo kiểm tra trước khi bước vào số hóa.

Bước 6. Kiểm tra sản phẩm

• Xây dựng hướng dẫn kiểm tra (phát hiện lỗi ảnh, lỗi metadata, sai định dạng).

• Thực hiện kiểm tra theo checklist.

• Sửa lỗi và lưu báo cáo kiểm tra.

Bước 7. Ký số

• • Áp dụng chữ ký số của cơ quan/tổ chức có thẩm quyền trên tệp số hóa.

  • Thông tin hiển thị: tên cơ quan/cá nhân, thời gian ký (ISO 8601, múi giờ VN), phông Times New Roman, cỡ 10, màu đen.

  • Không hiển thị dấu đỏ hình ảnh của cơ quan.

Bước 8. Đóng gói và nhập Hệ thống

• Tích hợp dữ liệu số hóa + dữ liệu chủ thành gói dữ liệu (AIP).

• Đưa vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số.

• Bảo đảm trật tự lưu trữ số hóa giống với trật tự tài liệu gốc trong kho.

Bước 9. Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

• Sao chép sản phẩm: vào thiết bị lưu trữ đã kiểm tra an ninh – bảo mật.

• Kiểm tra cuối: số lượng, chất lượng, kết nối giữa dữ liệu chủ và tệp số hóa.

• Sao lưu dự phòng: lưu trên thiết bị khác để phòng mất dữ liệu.

• Nghiệm thu: lập biên bản, bàn giao cho cơ quan/đơn vị có thẩm quyền; lưu hồ sơ.

Quản lý vòng đời tài liệu số

Theo mô hình Records Life-cycle:

• Giai đoạn tạo lập/nhập hệ thống: từ lúc hình thành hoặc số hóa, gắn metadata, xác thực.

• Giai đoạn bảo quản và khai thác: lưu trữ trong kho số, phục vụ tra cứu, sử dụng có kiểm soát.

• Giai đoạn xác định giá trị: đến hạn bảo quản → Hội đồng xác định giá trị xem xét:

  • Có giá trị vĩnh viễn → nộp vào Lưu trữ lịch sử.

  • Hết giá trị → lập danh mục và tiêu hủy theo quy định (Điều 44 Luật Lưu trữ 2024).

4. Nhân lực thực hiện số hóa

• Cán bộ lưu trữ: phải nắm vững nghiệp vụ lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, đồng thời được đào tạo về quản lý tài liệu điện tử.

• Cán bộ kỹ thuật: phụ trách hạ tầng CNTT, máy quét, bảo mật, hệ thống phần mềm.

• Mô hình phối hợp:

  • Bộ phận lưu trữ → chịu trách nhiệm nghiệp vụ.

  • Bộ phận CNTT → chịu trách nhiệm kỹ thuật.

  • Hai bên phối hợp dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.

5. Vai trò của công tác số hóa và lưu trữ điện tử

• Bảo vệ di sản tài liệu quốc gia: hạn chế rủi ro hư hỏng, mất mát tài liệu giấy.

• Hiện đại hóa nền hành chính: gắn liền với Chương trình chuyển đổi số quốc gia (Quyết định 749/QĐ-TTg năm 2020).

• Nâng cao hiệu quả khai thác: tra cứu nhanh, tích hợp cơ sở dữ liệu, chia sẻ trực tuyến.

• Tiết kiệm chi phí lâu dài: giảm chi phí kho tàng, điều hòa, chống ẩm mốc.

• Tăng tính minh bạch, phục vụ người dân: dễ dàng truy cập tài liệu công qua cổng dữ liệu mở.

📌 Kết luận:
Công tác số hóa không chỉ là “chuyển giấy sang file” mà là một quy trình chuẩn hóa nghiệp vụ, gắn với hệ thống pháp lý – kỹ thuật – nhân lực. Thực hiện đúng sẽ giúp tài liệu lưu trữ số an toàn – bền vững – khai thác hiệu quả, góp phần vào xây dựng Chính phủ số, xã hội số.