GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Giá trị tài liệu lưu trữ 

Giá trị tài liệu: ý nghĩa, tác dụng của tài liệu đối với quản lý, nghiên cứu khoa học, văn hóa, lịch sử, xã hội và đời sống.

Giá trị này là căn cứ để:

• • • Xác định thời hạn bảo quản (ngắn hạn hay vĩnh viễn).

    • Lựa chọn tài liệu để nộp vào lưu trữ lịch sử.

    • Loại bỏ tài liệu hết giá trị.

Các loại giá trị chính của tài liệu lưu trữ

• Giá trị pháp lý

Ý nghĩa: Tài liệu có tác dụng chứng minh quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức.

Ví dụ:

• • • Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng kinh tế.

    • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

    • Quyết định bổ nhiệm, kỷ luật.

• Giá trị thực tiễn (quản lý – điều hành)

Ý nghĩa: Phục vụ công tác quản lý, theo dõi, điều hành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

• • • Báo cáo tài chính năm.

    • Kế hoạch sản xuất kinh doanh.

    • Biên bản họp hội đồng quản trị.

• Giá trị khoa học – nghiên cứu

Ý nghĩa: Cung cấp dữ liệu, thông tin phục vụ nghiên cứu khoa học, phát triển tri thức.

Ví dụ:

• • • 1. • Hồ sơ điều tra dân số.

         • Tài liệu khảo sát địa chất, thủy văn.

         • Số liệu nghiên cứu y tế, dịch tễ.

• Giá trị lịch sử – văn hóa

Ý nghĩa: Ghi lại sự kiện, nhân vật, hiện tượng tiêu biểu có tầm ảnh hưởng, phản ánh tiến trình lịch sử – xã hội.

Ví dụ:

• • • • • Văn kiện, nghị quyết của Đảng và Nhà nước.

        • Hồ sơ về các hiệp định quốc tế (ví dụ: Hiệp định Paris 1973).

        • Bản đồ cổ, gia phả, sắc phong.

👉 Tóm gọn:

• • • • • Pháp lý → dùng để chứng minh quyền/nghĩa vụ.

        • Thực tiễn → dùng để quản lý công việc hiện hành.

        • Khoa học → dùng để nghiên cứu, tạo tri thức.

        • Lịch sử → dùng để ghi dấu ấn sự kiện, bảo tồn ký ức xã hội.

Ý nghĩa của việc đánh giá giá trị tài liệu

• Quyết định thời hạn bảo quản (tạm thời hay vĩnh viễn).

• Chọn lọc tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào Lưu trữ lịch sử quốc gia.

• Loại bỏ tài liệu hết giá trị (không còn ý nghĩa quản lý, pháp lý, lịch sử).

👉 Tóm lại: Giá trị tài liệu lưu trữ là ý nghĩa và tác dụng của tài liệu đối với quản lý, pháp lý, khoa học, lịch sử và văn hóa. Tùy mức độ, tài liệu sẽ được bảo quản có thời hạn hoặc vĩnh viễn.

✅ Khái niệm Xác định giá trị tài liệu là gì? 

Theo quy định, xác định giá trị tài liệu là quá trình đánh giá, phân loại tài liệu để quyết định:

• Lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn (về chính trị, pháp lý, lịch sử, khoa học, kinh tế, xã hội). 

• Quy định thời hạn bảo quản với tài liệu có giá trị tạm thời (05 năm, 10 năm, 20 năm...). 

• Loại bỏ, tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định. 

Đây là bước quan trọng để bảo đảm kho lưu trữ “gọn – tinh – hiệu quả”, tránh lãng phí không gian, nhân lực, đồng thời giữ lại những tài liệu thực sự có ý nghĩa chính trị, pháp lý, khoa học, lịch sử.

Mục đích: 

Mục tiêu chính của xác định tài liệu lưu trữ là:

• • Giữ lại tài liệu có giá trị phục vụ tra cứu, quản lý, nghiên cứu.

  • Loại bỏ tài liệu không còn giá trị để tiết kiệm chi phí lưu trữ.

  • Đảm bảo tính khoa học, hợp lý trong công tác lưu trữ.

II. Các giai đoạn thực hiện 

Việc xác định giá trị tài liệu không phải là một sự kiện diễn ra một lần; đó là một quá trình liên tục diễn ra trong suốt vòng đời của tài liệu:

• • Trong giai đoạn quản lý hồ sơ (Văn thư) được thực hiện khi xây dựng Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ: Xác định thời hạn bảo quản ban đầu, lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ

  • Trong kho lưu trữ của tổ chức (Lưu trữ cơ quan) xảy ra khi tiếp nhận từ các phòng ban, đơn vị; trong quá trình sắp xếp hồ sơ, khi đánh giá lại thời hạn lưu giữ hoặc khi chuẩn bị tài liệu để tiêu hủy: Xác định nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu, điều chỉnh thời hạn bảo quản, loại bỏ tài liệu hết giá trị

  • Trong kho lưu trữ lịch sử xảy ra khi lập danh sách các tổ chức được yêu cầu lưu trữ hồ sơ, khi tiếp nhận tài liệu từ cơ quan nộp lưu, trong quá trình sắp xếp hồ sơ (nếu cần) hoặc khi xử lý tài liệu để tiêu hủy: Xác định thành phần tài liệu nộp lưu, đánh giá giá trị lịch sử, quyết định bảo quản hoặc tiêu hủy

III. Cơ sở cho định giá chuẩn hóa 

Để đảm bảo cách tiếp cận nhất quán và thống nhất trong việc xác định giá trị tài liệu, một số công cụ và tài liệu được sử dụng làm cơ sở:

🔹 Danh mục hồ sơ

• Bảng kê các hồ sơ dự kiến hình thành trong năm.

• Ghi rõ ký hiệu, đơn vị lập, thời hạn bảo quản.

• Là công cụ xác định giá trị tài liệu ngay từ giai đoạn văn thư

🔹 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

• Do Bộ Nội vụ ban hành theo Thông tư; 

• Một số Bộ/ngành ban hành bảng thời hạn chuyên ngành.

• Áp dụng với tài liệu hình thành phổ biến và tài liệu chuyên ngành

• Là căn cứ pháp lý để xác định thời hạn bảo quản tài liệu

🔹 Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

• Xác định danh sách các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu

• Được xây dựng bởi Lưu trữ lịch sử các cấp;

• Xác định trách nhiệm nộp lưu và phạm vi tài liệu cần bảo quản lịch sử

🔹 Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu

• Là danh sách các loại tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

• Là căn cứ để lựa chọn tài liệu đưa vào Lưu trữ lịch sử.

• Do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Sở Nội vụ cấp tỉnh ban hành.

🔹 Văn bản hướng dẫn chuyên ngành

• Do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

• Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu tiêu biểu, mẫu biểu nghiệp vụ

• Chuẩn hóa nghiệp vụ xác định giá trị và nộp lưu tài liệu theo từng lĩnh vực

IV. Phân biệt “Thời hạn lưu giữ” và “Thời hạn gửi” 

Hai thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn nhưng có ý nghĩa riêng biệt trong công việc lưu trữ:

• • Thời hạn lưu giữ: Là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ tài liệu kể từ năm công việc kết thúc. Phục vụ tra cứu, quản lý, nghiên cứu; xác định thời điểm tiêu hủy hoặc chuyển lưu trữ lịch sử

  • Thời hạn lưu trữ: Là khoảng thời gian quy định để tài liệu phải được nộp vào lưu trữ cơ quan hoặc lịch sử. Đảm bảo tài liệu được tập trung bảo quản đúng thời điểm theo quy định pháp luật.