CƠ SỞ QUY ĐỔI ĐƠN VỊ SẢN PHẨM TÀI LIỆU GIẤY SANG MÉT GIÁ 

Đơn vị (Mét Giá) là đơn vị đo lường quy ước được sử dụng để chuẩn hóa khối lượng tài liệu lưu trữ, phục vụ cho công tác thống kê, quản lý không gian kho và tính toán định mức kinh tế - kỹ thuật. Quy tắc quy đổi được áp dụng thống nhất cho các loại tài liệu là kết quả của nhiệm vụ, dự án chuyên ngành TN&MT. 

1. Mục đích và Phạm vi Áp dụng

• • Mục đích: Thiết lập một đơn vị đo lường chuẩn hóa nhằm:

    • • Chuẩn hóa khối lượng tài liệu từ các nhiệm vụ, dự án chuyên ngành TN&MT.

      • Cung cấp cơ sở tính toán chi phí, nhân lực và không gian kho cho hoạt động thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác tài liệu.

      • Đảm bảo tính thống nhất trong quản lý dữ liệu lưu trữ cấp quốc gia và cấp bộ/ngành.

  • Phạm vi: Áp dụng cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, và bản đồ dưới dạng vật lý (giấy, can) được hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, đề án, nhiệm vụ chuyên môn của ngành TN&MT.

2. Quy tắc Quy đổi Đơn vị Sản phẩm sang Mét Giá

Quy tắc quy đổi được thiết lập dựa trên khổ giấy chuẩn A4 và A1, có tính đến sự khác biệt về chất liệu và mật độ thông tin:

Giải thích Quy tắc:

• • Tài liệu A4 (5.000 tờ): Tỷ lệ này áp dụng cho tài liệu văn bản, báo cáo khoa học. Khối lượng 5.000 tờ A4 được xem là mật độ chuẩn cho 01mgiaˊ​ tài liệu văn bản, tương đương với thể tích chiếm dụng trên giá.

  • Bản đồ Giấy A1 (300 tờ): Bản đồ thường có độ dày, cần bảo quản cuộn/phẳng, và yêu cầu không gian lưu trữ cao hơn so với tài liệu A4, do đó tỷ lệ quy đổi thấp hơn.

  • Bản đồ Giấy Can A1 (400 tờ): Giấy can có đặc tính vật lý mỏng hơn giấy in ấn, cho phép mật độ sắp xếp cao hơn, nhưng vẫn yêu cầu điều kiện bảo quản đặc thù.

3. Phương pháp Quy đổi Tài liệu Khổ Giấy Khác

Đối với hồ sơ, tài liệu và các loại bản đồ trên các khổ giấy khác (A5, A6, A2, A3, A0 và lớn hơn) việc quy đổi được thực hiện theo tỷ lệ diện tích so với khổ giấy chuẩn tương ứng (A4 cho tài liệu văn bản và A1 cho bản đồ).

Nguyên tắc:

• • Tài liệu Văn bản (Khổ khác → A4): Quy đổi theo tỷ lệ diện tích so với khổ A4.

  • Bản đồ (Khổ khác → A1): Quy đổi theo tỷ lệ diện tích so với khổ A1.

Công thức Quy đổi Diện tích: Số tờ tài liệu khổ X quy đổi sang số tờ khổ chuẩn (Achuẩn​) được tính như sau:

QUY TRÌNH VÀ YÊU CẦU NGHIỆP VỤ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (TLTT) phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về nghiệp vụ, môi trường và an toàn, nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu và đảm bảo khả năng khai thác, sử dụng lâu dài. 

1. Chuẩn bị Tài liệu trước khi Nhập kho

Bước 1: Khử trùng và Vệ sinh:

• • Tất cả tài liệu trước khi nhập kho bắt buộc phải được khử trùng. Quy trình khử trùng phải sử dụng hóa chất và phương pháp an toàn, được cấp phép, nhằm tiêu diệt vi sinh vật, nấm mốc và côn trùng gây hại.

  • Thực hiện làm vệ sinh sơ bộ (hút bụi, lau khô) bìa và ruột tài liệu để loại bỏ bụi bẩn cơ học.

Bước 2: Kiểm tra Đối chiếu Số liệu:

• • Tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu tài liệu nhập kho thực tế (số lượng hồ sơ, số tờ, kích thước) với số liệu đã được thống kê, lập danh mục.

  • Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu theo hồ sơ giao nhận, tránh thất thoát hoặc nhầm lẫn.

2. Tổ chức Sắp xếp và Bảo quản trong Kho

• Yêu cầu Sắp xếp Vật lý:

  • • Tài liệu đưa vào bảo quản phải được tổ chức sắp xếp trong các hộp (cặp) chuyên dùng, đặt trên giá (tủ) chuyên dụng, đảm bảo khả năng chịu lực và chống ẩm.

    • Mỗi hộp (cặp) và mỗi ngăn giá (tủ) phải được dán nhãn với các thông tin đầy đủ và chính xác (Phông, số Hộp, số Hồ sơ/tờ đầu-cuối) để phục vụ công tác thống kê, tra cứu và tìm kiếm nhanh chóng.

• Tổ chức Lưu trữ theo Chủng loại (Phân khu):

• • • Nguyên tắc Ưu tiên: Tổ chức lưu trữ tài liệu theo loại có cùng chất liệu chế tác để đảm bảo điều kiện môi trường kho thích hợp nhất cho từng loại (nhiệt độ, độ ẩm).

    • Phân khu Bắt buộc:

      • • Tài liệu giấy: Sắp xếp kho riêng, hoặc khu vực riêng biệt với hệ thống kiểm soát môi trường phù hợp với tài liệu giấy (thường là 18∘C−22∘C và độ ẩm 50%−60%).

        • Tài liệu phim ảnh, tài liệu số: Sắp xếp trong kho hoặc khu vực lưu trữ riêng biệt với điều kiện môi trường kiểm soát nghiêm ngặt hơn (nhiệt độ và độ ẩm thấp hơn, đặc biệt đối với phim ảnh và băng từ).

    • Trường hợp Đặc biệt (Không có kho riêng): Đơn vị lưu trữ phải đảm bảo các phương tiện lưu trữ được lưu giữ trong các tủ chuyên dùng (ví dụ: tủ chống cháy, tủ chống ẩm, tủ kín khí), nhằm hạn chế tối đa tác động của điều kiện môi trường bên ngoài.

3. Yêu cầu Bảo quản đối với Tài liệu Dạng Giấy

Công tác bảo quản phải được triển khai chủ động, thường xuyên, và theo định kỳ với các yêu cầu kỹ thuật:

4. Yêu cầu Bảo quản đối với Tài liệu Lưu trữ Số (Digital)

• Bảo mật và An toàn Thông tin Số: Thực hiện các biện pháp bảo mật và an toàn thông tin mạnh mẽ (mã hóa, phân quyền truy cập, nhật ký truy cập).

• Sao lưu và Phục hồi Dữ liệu:

  • • Định kỳ sao lưu dự phòng dữ liệu theo nguyên tắc 3−2−1 (3 bản sao, 2 loại phương tiện, 1 bản lưu trữ ngoài cơ sở).

    • Đảm bảo chuẩn dữ liệu đầu vào và tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi sao lưu.

• Kiểm tra Thiết bị Lưu giữ: Thường xuyên kiểm tra và đánh giá việc vận hành của các thiết bị lưu giữ dữ liệu (máy chủ, ổ cứng NAS/SAN, băng từ) về tình trạng vật lý, hiệu suất và khả năng phục hồi.

• Phòng chống Mã độc và Tấn công Mạng:

  • • Thực hiện các biện pháp phòng, chống vi-rút, mã độc và đảm bảo an toàn an ninh thông tin đối với hệ thống phần mềm quản lý và cung cấp tài liệu số.

    • Xây dựng kế hoạch dự phòng và phục hồi dữ liệu chi tiết trong trường hợp bị tấn công bằng mã độc trên không gian mạng hoặc bị mất dữ liệu.

5. Yêu cầu Bảo quản đối với Tài liệu Nghe, Nhìn, Phim Ảnh và Đặc thù

• • Kiểm soát Môi trường Thiết bị: Thực hiện các biện pháp bảo đảm môi trường (nhiệt độ, độ ẩm thấp và ổn định) cho băng đĩa từ, đĩa quang và các thiết bị lưu trữ. Các thiết bị này phải được đóng hộp bảo vệ chuyên dụng.

  • Số hóa và Chuẩn bị Công nghệ:

    • • Số hóa tài liệu dạng nghe, nhìn, phim ảnh bảo đảm chất lượng định dạng cao.

      • Môi trường bảo quản phải phù hợp với các tiêu chuẩn công nghệ hiện hành nhằm hạn chế tối đa sự lỗi thời về mặt công nghệ và thiết bị đọc.

  • Lưu giữ Phim Ảnh/Vi Phim/Vi Phiếu: Lưu giữ trong các hộp chứa chuyên dụng, trong điều kiện khí hậu được kiểm soát.

    • • Thường xuyên kiểm tra và đo đạc các dấu hiệu xuống cấp, hư hỏng (ví dụ: hiện tượng giấm, nấm mốc trên phim) để kịp thời ngăn chặn sự lây nhiễm sang tài liệu khác.

  • Bảo quản Tài liệu Đặc thù Khác: Bảo đảm môi trường bảo quản ổn định về nhiệt độ, độ ẩm, độ thông thoáng, ngăn chặn các tác nhân phá hoại; phù hợp với đặc thù của từng dạng tài liệu khác bao gồm: bản kẽm, mộc bản hoặc các dạng khác (nếu có).

6. Quản lý Phông Lưu trữ Phát sinh và Dữ liệu Đặc tả

• • Dự phòng Vị trí Lưu trữ: Đối với phông lưu trữ hoặc khối tài liệu lưu trữ vẫn đang phát sinh, bổ sung hồ sơ, tài liệu, bắt buộc phải dự phòng vị trí lưu trữ cho khối lượng tài liệu phát sinh tối thiểu 05 năm tiếp theo.

  • Hệ thống Quản lý Điện tử: Lập hồ sơ và cập nhật dữ liệu đặc tả (Metadata) của tài liệu vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường để quản lý, khai thác và cung cấp tài liệu thống nhất.

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CHO CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY 

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy được thực hiện theo quy trình và định mức kỹ thuật thống nhất, tính trên đơn vị (mét giá)

1. Tổng quan Công việc và Sản phẩm 

2. Định mức Lao động

Định mức lao động được tính bằng đơn vị công/mét giá, áp dụng cho lao động kỹ thuật viên cấp 1 (KTV1) trong kho chuyên dụng.

2.1. Định biên và Phân loại Khó khăn

• Phân loại Khó khăn: Các bước công việc hạng mục này không phân loại khó khăn (thực hiện ở mức độ chuẩn hóa).

• Định biên

  • • Hạng mục: Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy 

    • Loại lao động: KTV1

    • Số lượng: 1

    • Nhóm: 1

2.2. Định mức Lao động 

• • • Danh mục công việc: Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy

    • Đơn vị tính: công/mét giá

    • Định mức: 2,534

Giải thích Định mức: 2,534 công/mét giá có nghĩa là để hoàn thành toàn bộ các bước công việc bảo quản (vệ sinh, sắp xếp, kiểm tra) cho 01mgiaˊ​ tài liệu lưu trữ dạng giấy, cần 2,534 công lao động (1 công lao động ≈8 giờ làm việc).

Phạm vi áp dụng: Định mức này tính chung cho tất cả các công việc bảo quản (vệ sinh hộp, vệ sinh bìa, đưa tài liệu vào hộp, xếp lên giá, kiểm tra).

Điều chỉnh Hệ số: Định mức trên tính cho bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho chuyên dụng. Đối với việc bảo quản trong các loại kho khác (ví dụ: kho bán chuyên dụng, khu vực lưu trữ tạm), định mức sẽ được điều chỉnh tăng/giảm theo Hệ số Quy định nhằm phản ánh điều kiện làm việc kém/tốt hơn.

3. Định mức Sử dụng Máy móc, Thiết bị

Công việc Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy được xác định là công việc thủ công, sử dụng chủ yếu sức lao động và dụng cụ thô sơ. Do đó, định mức quy định:

• • Không sử dụng thiết bị chuyên dụng có định mức hao phí riêng trong quá trình thực hiện công việc này.

4. Định mức Dụng cụ Lao động

Các dụng cụ lao động được tính toán dựa trên định mức tiêu hao theo thời hạn sử dụng. Định mức được tính bằng đơn vị ca/mét giá.

Giải thích Định mức Dụng cụ:

• • Định mức này thể hiện tỷ lệ hao mòn (hoặc khấu hao) của dụng cụ trên 01mgiaˊ​ tài liệu được bảo quản. 

Ví dụ: Để bảo quản 01 mét giá​ tài liệu, cần tiêu hao 0,0056 Bộ Quần áo BHLĐ.

• • Thời hạn sử dụng: Cho biết thời gian tối đa để thay thế/thanh lý dụng cụ (ví dụ: 60 tháng cho Thang nhôm, Máy hút bụi; 3 tháng cho Găng tay).

5. Định mức Tiêu hao Vật liệu

Định mức này tính toán lượng vật liệu tiêu hao trực tiếp trong công tác vệ sinh và bảo quản kho, tính trên đơn vị 01 mét giá

Giải thích Định mức Vật liệu: Định mức này được tính chung cho toàn bộ các bước công việc bảo quản tài liệu dạng giấy (vệ sinh hộp, vệ sinh bìa, sắp xếp). 

6. Định mức Tiêu hao Năng lượng

Định mức tiêu hao năng lượng điện (kW) tính cho 01mgiaˊ​ tài liệu được bảo quản, bao gồm điện năng sử dụng cho các thiết bị hỗ trợ môi trường và vệ sinh.

• Ý nghĩa: Tổng mức tiêu hao điện năng trực tiếp để phục vụ công tác bảo quản, bao gồm cả hao phí trên đường dây, là khoảng 0,10373 kW cho mỗi mét giá tài liệu được bảo quản.

Tóm tắt Ứng dụng Chuyên môn:

Tài liệu này là cơ sở để lập dự toán và quản lý chất lượng công tác bảo quản. Mọi hoạt động bảo quản tài liệu giấy đều được chuẩn hóa theo định mức 2,534 công/mét giá KTV1 và việc sử dụng vật tư, năng lượng phải tuân thủ các định mức đã quy định. Việc quy đổi đơn vị mét giá là nền tảng để áp dụng các định mức này.