Bảo quản tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ. Không chỉ nhằm giữ gìn giá trị lịch sử, pháp lý, khoa học của tài liệu, công tác này còn góp phần bảo đảm an toàn dữ liệu, phục vụ kịp thời nhu cầu quản lý, nghiên cứu và phát triển kinh tế – xã hội. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc bảo quản tài liệu cần được tiếp cận toàn diện, bao gồm tài liệu giấy, tài liệu số, tài liệu nghe nhìn, phim ảnh và các dạng đặc thù khác. 

NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Nguyên tắc chung trước khi bảo quản

Trước khi đưa tài liệu vào bảo quản lâu dài, các cơ quan, đơn vị cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo an toàn và thuận tiện cho công tác quản lý:

• • • Khử trùng và làm vệ sinh: Tài liệu phải được xử lý sạch sẽ, loại bỏ nấm mốc, bụi bẩn và các tác nhân có thể gây hư hại. Đồng thời, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với thống kê để tránh thất lạc hoặc chênh lệch số lượng.

    • Sắp xếp khoa học: Tài liệu được đưa vào bảo quản trong các hộp, giá hoặc tủ chuyên dụng, có nhãn ghi đầy đủ thông tin (tên phông, số hộp, thời gian, loại tài liệu...) để phục vụ thống kê, quản lý và tra cứu nhanh chóng.

    • Phân loại theo chủng loại: Tài liệu cần được tổ chức lưu trữ riêng biệt theo chất liệu chế tác (giấy, phim ảnh, số...). Trường hợp không có kho riêng, phải sử dụng tủ chuyên dụng để hạn chế tối đa tác động của điều kiện môi trường như nhiệt độ, độ ẩm hay ánh sáng.

👉 Những nguyên tắc này chính là “bước tiền đề” để đảm bảo mọi hoạt động bảo quản chuyên sâu (cho tài liệu giấy, số hay nghe nhìn) được tiến hành trên nền tảng khoa học, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và nâng cao hiệu quả khai thác.

Bảo quản tài liệu giấy

Trong hệ thống lưu trữ, tài liệu giấy chiếm tỷ lệ lớn và thường xuyên chịu tác động của môi trường tự nhiên. Do đó, việc bảo quản cần tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật sau:

• • Sắp xếp khoa học: Tài liệu được bố trí trong hộp, giá, tủ đúng quy cách, bảo đảm sự lưu thông không khí trong kho, hạn chế ẩm mốc.

  • Vệ sinh định kỳ: Thực hiện thường xuyên công tác bảo trì, vệ sinh kho, giá kệ, dụng cụ lưu trữ nhằm loại bỏ bụi bẩn và ngăn ngừa tác nhân gây hại.

  • Phòng, chống tác nhân tự nhiên: Kiểm soát độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ, đồng thời có biện pháp ngăn chặn sự xâm hại của vi sinh vật, côn trùng, gặm nhấm – những yếu tố dễ làm hỏng giấy.

  • Phòng ngừa sự cố: Xây dựng kế hoạch, phổ biến và tổ chức diễn tập phương án phòng cháy nổ, chống ngập lụt, ứng phó thiên tai để giảm thiểu rủi ro bất ngờ.

  • Bảo quản đặc thù:

    • • Với tài liệu quý hiếm: thực hiện số hóa để phục vụ khai thác, sử dụng thường xuyên, đồng thời bảo vệ bản gốc.

      • Với tài liệu gốc hư hỏng nặng: chỉ cho phép sử dụng bản sao hoặc bản số hóa, không khai thác trực tiếp bản gốc.

  • Theo dõi rủi ro định kỳ: Thực hiện kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn của kho và tài liệu để kịp thời có biện pháp ứng phó.

📌 Ví dụ minh họa:
Một kho lưu trữ tại địa phương quản lý hàng nghìn hồ sơ đất đai từ thập niên 1980. Trong đó, các hồ sơ quý hiếm đã được số hóa để phục vụ tra cứu trực tuyến, còn bản gốc được bảo quản trong hộp chống ẩm, đặt trong khu vực kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm.

Bảo quản tài liệu lưu trữ số

Yêu cầu chính

• Bảo mật & sao lưu dự phòng: Thực hiện các biện pháp bảo mật dữ liệu, định kỳ sao lưu để đảm bảo khả năng khôi phục khi xảy ra sự cố.

• Kiểm tra thiết bị lưu trữ: Theo dõi, bảo trì và kiểm tra thường xuyên hoạt động của máy chủ, ổ cứng, hệ thống lưu trữ đám mây.

• Phòng chống mã độc: Triển khai phần mềm diệt vi-rút, tường lửa, các cơ chế bảo mật để ngăn chặn xâm nhập và mã độc.

• Dự phòng tấn công mạng: Xây dựng kịch bản ứng phó sự cố, chuẩn bị phương án phục hồi dữ liệu khi có tấn công mạng hoặc mất dữ liệu.

Ý nghĩa

• • Bảo đảm tính an toàn, toàn vẹn của dữ liệu số trong dài hạn.

  • Giảm thiểu rủi ro trước các sự cố như hỏng thiết bị, tấn công mạng, thiên tai.

  • Nâng cao độ tin cậy của hệ thống lưu trữ số trong phục vụ khai thác và quản lý.

Ví dụ minh họa

Một cơ quan quản lý tài nguyên môi trường triển khai cơ chế sao lưu 3 lớp:

1. 1. 1. Máy chủ nội bộ (on-premises).

      2. Hệ thống lưu trữ đám mây (cloud storage).

      3. Ổ cứng ngoại tuyến (offline backup).

→ Nhờ vậy, ngay cả khi bị tấn công ransomware hoặc hỏng thiết bị, cơ quan vẫn có thể phục hồi dữ liệu an toàn.

Bảo quản tài liệu nghe nhìn, phim ảnh và tài liệu đặc thù

Yêu cầu chính

• • Môi trường ổn định: Kiểm soát chặt chẽ nhiệt độ, độ ẩm và độ thông thoáng để hạn chế hư hỏng.

  • Đóng hộp bảo vệ: Sử dụng hộp chuyên dụng cho băng đĩa từ, đĩa quang, ổ lưu trữ.

  • Số hóa: Chuyển đổi tài liệu nghe nhìn sang định dạng số theo chuẩn công nghệ, tránh tình trạng lỗi thời định dạng.

  • Lưu giữ đặc biệt: Phim ảnh, vi phim, vi phiếu phải được lưu trong điều kiện khí hậu kiểm soát và kiểm tra định kỳ các dấu hiệu xuống cấp.

  • Bảo quản chuyên biệt: Với các dạng đặc thù như bản kẽm, mộc bản, cần môi trường riêng phù hợp để kéo dài tuổi thọ.

Ý nghĩa

• • Giữ gìn tài liệu hình ảnh, âm thanh có giá trị lịch sử, khoa học, nghệ thuật.

  • Hạn chế rủi ro mất mát do hư hỏng vật liệu gốc vốn dễ bị tác động bởi môi trường.

  • Bảo đảm khả năng khai thác lâu dài nhờ số hóa và chuẩn hóa định dạng.

Ví dụ minh họa

Một trung tâm lưu trữ phim tư liệu quốc gia đã tiến hành số hóa toàn bộ băng VHS từ thập niên 1970 sang định dạng MP4 chuẩn quốc tế.

• • Bản gốc: lưu giữ trong kho lạnh, độ ẩm 35–40%, nhiệt độ 12–15°C.

  • Bản số hóa: lưu trên hệ thống lưu trữ số kết hợp sao lưu đám mây.

Nhờ vậy, phim tư liệu vừa được bảo quản an toàn, vừa dễ dàng khai thác phục vụ nghiên cứu và truyền thông.

Quản lý kho tài liệu và dữ liệu đặc tả

Yêu cầu chính

• • Dự phòng không gian lưu trữ:
    Với phông hoặc khối tài liệu vẫn đang phát sinh, kho lưu trữ phải có kế hoạch bố trí không gian đủ để tiếp nhận khối lượng tài liệu phát sinh trong tối thiểu 05 năm tiếp theo.

  • Lập hồ sơ và cập nhật dữ liệu đặc tả:
    Tất cả tài liệu nhập kho cần được lập hồ sơ đầy đủ và cập nhật dữ liệu đặc tả (metadata) vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Đây là cơ sở để:

    • Quản lý tập trung.

    • Tra cứu nhanh chóng.

    • Cung cấp thông tin, dữ liệu cho khai thác, sử dụng.

Ý nghĩa

• Chủ động trong quản lý kho, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu chỗ khi tài liệu phát sinh liên tục.

• Chuẩn hóa quản lý nhờ hệ thống dữ liệu đặc tả, giúp giảm sai sót trong thống kê và tra cứu.

• Nâng cao khả năng khai thác: dữ liệu đặc tả là “bản đồ thông tin” giúp người dùng nhanh chóng tìm đúng hồ sơ cần thiết.

Ví dụ minh họa

Một Trung tâm Lưu trữ tỉnh đang quản lý phông tài liệu UBND tỉnh. Do lượng hồ sơ hành chính phát sinh hằng năm lớn, trung tâm đã:

• • Dự phòng không gian để chứa thêm ít nhất 5 năm hồ sơ mới.

  • Cập nhật dữ liệu đặc tả của từng hồ sơ (mã số, tiêu đề, thời hạn lưu trữ, tình trạng vật lý...) vào Hệ thống quản lý điện tử.

Kết quả: Việc tra cứu hồ sơ đất đai, hồ sơ ngân sách… được thực hiện nhanh chóng chỉ trong vài giây, thay vì phải tìm thủ công tại kho.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ dừng ở việc “giữ gìn” mà còn là quy trình chủ động phòng ngừa rủi ro, bảo đảm an toàn lâu dài cho tài sản dữ liệu quốc gia. Việc tuân thủ các quy định kỹ thuật đối với từng loại hình tài liệu (giấy, số, nghe nhìn, phim ảnh, đặc thù) sẽ giúp:

• • Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước;

  • Góp phần xây dựng nền tảng dữ liệu quốc gia;

  • Bảo vệ giá trị lịch sử, pháp lý và khoa học của tài liệu Acho các thế hệ sau.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, mỗi cơ quan cần đầu tư công nghệ, nhân lực và xây dựng cơ chế nội bộ phù hợp, coi đây là giải pháp chiến lược để quản lý và khai thác tài liệu một cách bền vững, an toàn và hiệu quả.

Bảng so sánh yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ 

Thời hạn bảo quản kho và tài liệu lưu trữ 

Bảo quản thường xuyên

Bảo quản thường xuyên là hoạt động được thực hiện hằng ngày nhằm duy trì điều kiện an toàn, ổn định cho kho lưu trữ và tài liệu bên trong. Đây là cấp độ bảo quản cơ bản, mang tính phòng ngừa, giúp ngăn chặn sớm các nguy cơ gây hư hại tài liệu. 

Nội dung thực hiện

• • Vệ sinh kho và tài liệu:

    • • Lau chùi giá kệ, tủ bảo quản, hộp tài liệu để hạn chế bụi bẩn.

      • Quét dọn nền nhà, hành lang, cửa thông gió, bảo đảm môi trường kho thông thoáng.

  • Kiểm tra tình trạng kho:

    • • Đo và ghi nhận các chỉ số nhiệt độ, độ ẩm trong kho.

      • Phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường như rò rỉ nước, ánh sáng chiếu trực tiếp, sự xâm nhập của côn trùng hoặc động vật gặm nhấm.

  • Đảm bảo an toàn môi trường lưu trữ:

    • • Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy, thiết bị báo cháy, thiết bị chống ẩm.

      • Kiểm soát tình trạng cửa ra vào, khóa an toàn, camera giám sát (nếu có).

Ý nghĩa

• • Giúp phát hiện kịp thời nguy cơ hư hại tài liệu trước khi lan rộng.

  • Đảm bảo kho lưu trữ luôn ở trạng thái ổn định, an toàn.

  • Giảm thiểu chi phí sửa chữa, phục hồi nhờ ngăn ngừa từ sớm.

  • Góp phần duy trì tuổi thọ lâu dài của tài liệu lưu trữ.

Ví dụ minh họa

Tại một kho lưu trữ tài liệu đất đai cấp tỉnh, cán bộ lưu trữ thực hiện bảo quản thường xuyên mỗi ngày bằng cách:

• • Kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm hai lần/ngày (sáng – chiều).

  • Ghi chép vào sổ theo dõi, nếu độ ẩm vượt quá 70% sẽ bật máy hút ẩm.

  • Vệ sinh lối đi, quét bụi kệ tài liệu, kiểm tra cửa kho để bảo đảm không có khe hở cho côn trùng xâm nhập.

Nhờ việc thực hiện đều đặn, nhiều năm liền kho không xảy ra hiện tượng mốc, chuột hoặc côn trùng phá hoại tài liệu.

Ý nghĩa

• • Giúp đánh giá tổng thể tình trạng kho và tài liệu, từ đó phát hiện kịp thời các vấn đề tiềm ẩn.

  • Xác định chính xác mức độ rủi ro, lập kế hoạch xử lý lâu dài thay vì chỉ khắc phục tạm thời.

  • Nâng cao hiệu quả quản lý nhờ có sự giám sát và phê duyệt từ cấp có thẩm quyền.

  • Góp phần bảo đảm tuổi thọ và giá trị sử dụng lâu dài của tài liệu lưu trữ.

Ví dụ minh họa

Một kho chuyên dụng lưu trữ hồ sơ quy hoạch đô thị được lên kế hoạch bảo quản định kỳ 6 tháng/lần. Trong đợt bảo quản tháng 6/2025:

• • Cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra toàn bộ hệ thống điều hòa, máy hút ẩm.

  • Đo độ kín của kho, phát hiện một vị trí trần thấm nước, lập biên bản và đề nghị sửa chữa ngay.

  • Đối với tài liệu trong kho, tiến hành rà soát 20% hồ sơ bản đồ cũ, phát hiện một số tấm bản đồ bị phai màu → lập kế hoạch số hóa trong năm tiếp theo.

Nhờ hoạt động này, tình trạng hư hỏng được xử lý sớm, tránh ảnh hưởng đến cả phông lưu trữ.

Bảo quản đột xuất kho và tài liệu lưu trữ 

Bảo quản đột xuất là hoạt động không theo chu kỳ định sẵn, mà được triển khai khi có sự cố hoặc nguy cơ trực tiếp ảnh hưởng đến tài liệu. Đây là biện pháp xử lý tình huống khẩn cấp, nhằm ngăn chặn, khắc phục hư hại, bảo vệ tối đa an toàn của tài liệu lưu trữ.

Việc thực hiện bảo quản đột xuất phải có quyết định của cấp có thẩm quyền.

Trường hợp áp dụng 

Hư hỏng do sinh vật và vi sinh vật: 

Nấm mốc, mối, mọt, chuột, côn trùng tấn công, gây hư hại tài liệu.

Sự cố thiên tai, thảm họa: 

Hỏa hoạn, ngập lụt, bão, lũ, động đất hoặc sự cố bất thường ảnh hưởng đến kho lưu trữ.

Nguy cơ lan rộng, cần xử lý ngay:

Khi một phần tài liệu đã bị tác động nhưng có khả năng ảnh hưởng tới toàn bộ kho nếu không xử lý kịp thời.

Ý nghĩa

• • • Ngăn chặn thiệt hại lan rộng và bảo vệ phông tài liệu.

    • Tạo cơ chế ứng phó linh hoạt, sẵn sàng trước các rủi ro bất ngờ.

    • Khẳng định vai trò giám sát, chỉ đạo của cấp quản lý trong công tác bảo quản tài liệu.

👉 Ví dụ minh họa

Trong đợt mưa lớn tháng 9/2025, một kho tài liệu tạm tại huyện X bị thấm nước do mái dột. Cán bộ lưu trữ báo cáo khẩn cấp, lãnh đạo ban hành quyết định triển khai bảo quản đột xuất:

• Khẩn trương di chuyển toàn bộ hồ sơ đất đai ra khỏi khu vực bị ngấm nước.

• Sấy khô, khử trùng và số hóa những hồ sơ đã ẩm mốc nhẹ.

• Xử lý chống thấm mái kho để ngăn sự cố tái diễn.