Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành 

Mục đích

• • Đảm bảo toàn bộ văn bản, hồ sơ phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan được thu thập đầy đủ, thống nhất.

  • Tạo cơ sở để lập hồ sơ khoa học, phục vụ công tác quản lý, tra cứu và nộp lưu sau này.

⚖️ Căn cứ pháp lý

• • • • Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 – Điều 18, 19 về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

      • Thông tư 05/2025/TT-BNV – Hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ, giao nộp và xác định giá trị tài liệu.

      • Quyết định 638/QĐ-BNV – Danh mục thời hạn bảo quản tài liệu hành chính.

Nghiệp vụ thực hiện

1. Nguồn tài liệu cần thu thập

• Văn bản gốc do văn thư cơ quan phát hành đi → chuyển thẳng vào lưu trữ hiện hành.

• Văn bản chỉ đạo của Trung ương, cấp trên gửi về → bổ sung kịp thời vào hồ sơ liên quan.

• Hồ sơ công việc từ chuyên viên, cán bộ nộp lưu, bao gồm: công văn đi – đến, báo cáo, biên bản, tờ trình, quyết định, phụ lục kèm theo.

2. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên

• Trong quá trình lập hồ sơ:

  • • Thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ, tư liệu liên quan đến vụ việc.

    • Sắp xếp tài liệu theo trình tự hợp lý (theo thời gian hoặc theo diễn biến công việc).

• Khi công việc kết thúc:

  • • Kiểm tra, bổ sung những văn bản còn thiếu.

    • Loại bỏ văn bản trùng thừa, bản nháp, tài liệu không cần thiết (sách báo tham khảo, thư nháp…).

    • Hoàn chỉnh hồ sơ trước khi bàn giao cho lưu trữ cơ quan.

3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ (ghi rõ tên cơ quan, phòng ban).
b) Tài liệu trong hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ, phản ánh trung thực diễn biến của sự việc hoặc quá trình giải quyết công việc.
c) Tính đồng đều về giá trị bảo quản: không trộn lẫn tài liệu có thời hạn bảo quản ngắn hạn với tài liệu vĩnh viễn trong cùng một hồ sơ.

Ví dụ minh họa

• Một hồ sơ “Tuyển dụng công chức năm 2025” cần thu thập đầy đủ:

  • • Quyết định phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.

    • Thông báo tuyển dụng.

    • Danh sách thí sinh dự thi.

    • Biên bản chấm thi.

    • Quyết định trúng tuyển.

• Sau khi kết thúc, cán bộ lập hồ sơ phải loại bỏ: thư nháp, bản in trùng, tài liệu tham khảo không liên quan.

• Kết quả: hồ sơ phản ánh đầy đủ tiến trình tuyển dụng và sẵn sàng để bàn giao lưu trữ.

Kết quả đầu ra

• • Tất cả hồ sơ công việc được lập đúng quy trình, phản ánh trung thực chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

  • Mỗi hồ sơ có giá trị sử dụng và bảo quản rõ ràng, tránh tình trạng lẫn lộn hoặc bỏ sót tài liệu quan trọng.

  • Tạo nền tảng cho các bước tiếp theo: phân loại, đánh giá giá trị, chỉnh lý, nộp lưu.