QUY ĐỊNH CHUNG VỀ TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY 

1. Khái niệm và sự cần thiết của công tác tu bổ, phục chế

Tài liệu lưu trữ dạng giấy của ngành Tài nguyên và Môi trường là nguồn dữ liệu quan trọng, phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực như đất đai, đo đạc bản đồ, tài nguyên nước, khoáng sản, khí tượng thủy văn, môi trường và biển hải đảo. Đây là những tài liệu không chỉ có giá trị pháp lý mà còn có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn lâu dài.

Trải qua thời gian, do điều kiện bảo quản, tác động của môi trường hoặc quá trình khai thác sử dụng, nhiều tài liệu đã và đang bị hư hỏng, rách nát, mờ chữ, ố vàng, giòn gãy. Nếu không có biện pháp xử lý kịp thời, tài liệu có thể bị mất mát, giảm giá trị sử dụng và không còn khả năng lưu giữ lâu dài. Chính vì vậy, công tác tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong hệ thống lưu trữ của ngành.

Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT ngày 30 tháng 3 năm 2022 của Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật về thu nhận, chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế và khai thác tài liệu lưu trữ chuyên ngành. Đây là cơ sở pháp lý, kỹ thuật và nghiệp vụ để thống nhất triển khai trong toàn ngành.

Bản hướng dẫn này nhằm cụ thể hóa các quy định của Thông tư thành tài liệu dễ đọc, dễ hiểu, giúp cán bộ lưu trữ áp dụng trực tiếp trong thực tiễn công tác. Nội dung được chia thành bảy chương, trình bày từ những nguyên tắc chung, quy trình kỹ thuật cho đến định mức lao động, dụng cụ, vật liệu và cách tổ chức thực hiện.

1. Khái niệm

• Tu bổ tài liệu là quá trình áp dụng các biện pháp kỹ thuật đơn giản như vá, dán, làm phẳng, ép màng bảo vệ… nhằm khắc phục hư hỏng nhẹ hoặc trung bình trên tài liệu giấy.

• Phục chế tài liệu là quá trình phức tạp hơn, bao gồm cả việc gia cố nền giấy, thay thế phần hư hỏng nặng, phục hồi chữ viết hoặc chi tiết bản vẽ để khôi phục khả năng lưu giữ và khai thác tài liệu.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định cụ thể việc tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy trong phạm vi ngành Tài nguyên và Môi trường, bao gồm:

• • Hồ sơ, văn bản hành chính, báo cáo, bản thuyết minh, bản ghi nhớ, biên bản, quyết định, công văn, tờ trình và các loại tài liệu hành chính khác.

  • Bản đồ, bản vẽ, sơ đồ, biểu đồ được in ấn, sao chụp hoặc biên vẽ trên các loại giấy thông dụng.

  • Các phụ lục kỹ thuật, tài liệu thống kê, sổ sách ghi chép, tài liệu chuyên ngành liên quan đến đo đạc, địa chất, môi trường, khí tượng thủy văn.

Công tác tu bổ, phục chế áp dụng đối với tài liệu đã hư hỏng ở nhiều mức độ khác nhau, từ rách góc, bong mép nhẹ cho đến gãy vỡ toàn bộ, phai mực, mất tính nguyên vẹn. Tuy nhiên, đối với những tài liệu quá giòn, hư hỏng nặng và có giá trị đặc biệt, ngoài biện pháp phục chế trực tiếp còn phải tiến hành số hóa để bảo vệ thông tin.

3. Mục tiêu của công tác tu bổ, phục chế

• Bảo tồn giá trị gốc: giữ nguyên tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu.

• Kéo dài tuổi thọ: ngăn chặn sự xuống cấp, tạo điều kiện lưu trữ lâu dài.

• Phục hồi khả năng sử dụng: đảm bảo tài liệu có thể được tra cứu, khai thác một cách an toàn.

• Hỗ trợ công tác số hóa: tài liệu được tu bổ, phục chế sẽ có chất lượng tốt hơn để quét, chụp và lưu trữ dưới dạng điện tử.

4. Nguyên tắc thực hiện 

Khi thực hiện tu bổ, phục chế, các cơ quan, đơn vị chuyên môn phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Bảo đảm giữ nguyên tính xác thực và giá trị gốc của tài liệu: Mọi biện pháp kỹ thuật chỉ nhằm khắc phục hư hỏng, không được làm thay đổi nội dung, hình thức và giá trị pháp lý vốn có.

• Ưu tiên biện pháp ít xâm lấn: Nếu có nhiều cách xử lý, cần chọn giải pháp ít gây tác động cơ học và hóa học nhất lên tài liệu.

• Sử dụng vật liệu và thiết bị chuyên dụng: Vật liệu sử dụng để vá, dán, bồi nền phải có tính trung tính, không chứa acid, có độ bền cao và tương thích với giấy gốc.

• Kết hợp phòng ngừa và khắc phục: Việc tu bổ, phục chế phải đi đôi với các biện pháp bảo quản kho, điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt để ngăn ngừa tái hư hỏng.

• Tuân thủ định mức, quy trình kỹ thuật: Các công đoạn thực hiện phải dựa trên hệ thống định mức lao động, vật liệu, dụng cụ, năng lượng được ban hành chính thức, nhằm bảo đảm tính thống nhất và hiệu quả trong toàn ngành.

• Ghi chép đầy đủ và lưu hồ sơ: Mỗi tài liệu được tu bổ, phục chế đều phải có hồ sơ theo dõi, ghi rõ tình trạng ban đầu, biện pháp áp dụng, nhân công thực hiện, vật liệu sử dụng, kết quả đạt được. Đây là căn cứ để kiểm tra, đánh giá và bàn giao.

• Chỉ tiến hành tu bổ, phục chế khi thực sự cần thiết và sau khi đã khảo sát kỹ lưỡng tình trạng tài liệu.

• Ưu tiên biện pháp ít xâm lấn, giữ lại tối đa vật liệu gốc.

• Sử dụng vật liệu, hóa chất trung tính, bền vững và phù hợp với đặc tính giấy, mực của tài liệu.

• Thực hiện trong điều kiện môi trường kiểm soát (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng).

• Mọi thao tác phải được ghi chép, lập hồ sơ và có phê duyệt theo đúng quy định.

5. Trách nhiệm và thẩm quyền

• • Các cơ quan, đơn vị lưu trữ trong ngành Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm tổ chức, triển khai công tác tu bổ, phục chế theo đúng định mức, quy trình được ban hành.

  • Cán bộ trực tiếp thực hiện phải có chuyên môn về lưu trữ, được đào tạo về kỹ thuật tu bổ và phục chế.

  • Lãnh đạo đơn vị lưu trữ chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch, giám sát, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm tu bổ, phục chế.

6. Mối quan hệ giữa tu bổ, phục chế và các công tác lưu trữ khác

Tu bổ, phục chế không tách rời mà gắn liền với các công tác bảo quản thường xuyên, chỉnh lý, sắp xếp và số hóa. Thực tiễn cho thấy, nếu tài liệu không được vệ sinh, hút ẩm, chống côn trùng định kỳ thì nguy cơ hư hỏng tái diễn rất cao, làm giảm hiệu quả của phục chế. Ngược lại, khi có kế hoạch tu bổ, phục chế kịp thời, tài liệu sẽ được kéo dài thời gian sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho số hóa và khai thác.

Ngoài ra, công tác này còn liên quan trực tiếp đến việc lập kế hoạch đầu tư trang thiết bị, nhân lực cho kho lưu trữ. Định mức lao động, dụng cụ, vật liệu và năng lượng trong Thông tư 03/2022/TT-BTNMT không chỉ là hướng dẫn kỹ thuật mà còn là cơ sở pháp lý để các cơ quan lập dự toán, phân bổ ngân sách và tổ chức đấu thầu, mua sắm.

NGUYÊN TẮC LỰA CHỌN BIỆN PHÁP TU BỔ, PHỤC CHẾ 

1. Khái quát về biện pháp tu bổ, phục chế

Công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy bao gồm nhiều nhóm biện pháp kỹ thuật, từ đơn giản đến phức tạp. Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định rõ ba hướng chính:

• Biện pháp vá, dán: áp dụng khi tài liệu có vết rách, thủng, bong mép, mất một phần nhỏ của nền giấy nhưng chưa ảnh hưởng lớn đến nội dung.

• Biện pháp bồi nền: áp dụng khi giấy đã yếu, giòn, có nhiều vết rách hoặc thủng, khó giữ nguyên trạng nếu chỉ vá, dán cục bộ.

• Biện pháp phục chế nội dung: áp dụng khi nội dung chữ viết, hình vẽ, ký hiệu trên tài liệu đã bị phai mờ, bong tróc hoặc mất một phần, cần khôi phục để đọc và khai thác.

Việc lựa chọn biện pháp nào phụ thuộc vào tình trạng tài liệu, mức độ hư hỏng, giá trị pháp lý và khoa học của tài liệu, cũng như điều kiện kỹ thuật và kinh phí của đơn vị.

2. Căn cứ khảo sát và đánh giá hiện trạng

Trước khi quyết định biện pháp xử lý, cán bộ lưu trữ cần tiến hành khảo sát hiện trạng và lập biên bản đánh giá. Một số tiêu chí đánh giá bao gồm:

• Mức độ rách thủng: Rách mép, thủng nhỏ, hay rách nát toàn diện.

• Độ giòn, lão hóa: Tài liệu có còn dẻo dai hay dễ gãy vụn khi cầm nắm.

• Tình trạng ố vàng, phai mực: Xem xét khả năng nhận diện thông tin gốc.

• Tình trạng nhiễm nấm mốc, côn trùng: Đánh giá mức độ lan rộng và nguy cơ lây sang tài liệu khác.

• Mức độ mất mát nội dung: Chữ, số, đường nét bản đồ còn đủ hay đã biến dạng, mờ hẳn.

Kết quả khảo sát là căn cứ để phân loại và lựa chọn phương pháp.

3. Phân loại mức độ hư hỏng

Để lựa chọn đúng biện pháp, tài liệu cần được phân loại theo mức độ hư hỏng:

• Hư hỏng nhẹ: rách mép, thủng nhỏ, nhăn, gấp nếp, bụi bẩn bề mặt.

• Hư hỏng trung bình: Rách nhiều vị trí, thủng lớn, giấy giòn, bắt đầu ố nặng, có dấu hiệu mốc. 

• Hư hỏng nặng: Giấy mục vụn, chữ mờ khó đọc, bản đồ mất góc, mất chi tiết quan trọng, lây mốc sang tài liệu khác. 

4. Nguyên tắc lựa chọn biện pháp

• • Với hư hỏng nhẹ, ưu tiên áp dụng các biện pháp tu bổ cục bộ: vệ sinh, vá, dán, làm phẳng nếp gấp, ép màng bảo vệ.

  • Với hư hỏng trung bình, áp dụng tu bổ toàn diện: làm sạch, vá dán nhiều vị trí, gia cố, bồi nền từng phần, ép bảo vệ toàn bộ, phục hồi hình dạng ban đầu. 

  • Với hư hỏng nặng, thực hiện phục chế: loại bỏ phần giấy mục, bổ sung nền giấy mới, phục hồi chữ viết hoặc chi tiết bản đồ, sau đó gia cố và ép bảo vệ toàn phần. gia cố bằng giấy nền mới, phục hồi từng phần, thậm chí vẽ bổ sung để khôi phục khả năng đọc và lưu giữ. 

5. Căn cứ lựa chọn biện pháp

• Ưu tiên bảo tồn tối đa bản gốc

Bất kỳ biện pháp tu bổ, phục chế nào cũng phải đặt mục tiêu hàng đầu là giữ nguyên tính xác thực của tài liệu. Khi xử lý, không được làm thay đổi màu sắc, chất liệu, kiểu chữ hoặc các yếu tố hình thức khác vốn có trên tài liệu. Những vết rách có thể được vá bằng giấy tương thích, nhưng không được che lấp nội dung hoặc làm sai lệch hình dáng ban đầu.

• Lựa chọn phương án ít tác động nhất

Trong số nhiều phương án khả thi, cần chọn giải pháp ít gây ảnh hưởng cơ học và hóa học lên tài liệu nhất. Chẳng hạn, nếu chỉ cần vá mép rách nhỏ thì không nên bồi toàn bộ nền, vì việc bồi nền vừa tốn kém vừa có nguy cơ làm thay đổi cấu trúc giấy gốc.

• Căn cứ vào giá trị tài liệu

Với những tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý đặc biệt, hoặc duy nhất, cần cân nhắc kỹ trước khi áp dụng biện pháp mạnh như bồi nền hay phục chế nội dung. Trong nhiều trường hợp, thay vì can thiệp quá sâu, tài liệu có thể được số hóa để bảo tồn thông tin, trong khi bản gốc được bảo quản ở trạng thái hiện tại với các biện pháp phòng ngừa bổ sung.

• Đảm bảo tính tương thích của vật liệu

Vật liệu sử dụng trong vá, dán hoặc bồi nền phải tương thích về độ dày, màu sắc và tính chất cơ học với giấy gốc. Nếu chọn giấy quá dày hoặc keo dán có tính acid cao sẽ gây căng kéo, giòn vỡ hoặc phai màu theo thời gian.

• Tuân thủ quy trình kỹ thuật đã ban hành

Thông tư quy định rõ các bước thực hiện, từ chuẩn bị, vệ sinh, làm phẳng, đến thực hiện vá dán, bồi nền hoặc phục chế nội dung. Mọi thay đổi tùy tiện trong quy trình đều có thể làm sai lệch kết quả và gây hư hỏng thêm cho tài liệu.

6. Nguyên tắc bảo đảm  kỹ thuật và an toàn 

• • Mọi vật liệu sử dụng (giấy, hồ dán, keo, bột bồi nền) phải trung tính, không axit, có độ bền lâu dài và tương thích với giấy gốc.

  • Mọi thao tác phải thực hiện trong môi trường kiểm soát: nhiệt độ ổn định 18–22°C, độ ẩm 50–60%, ánh sáng vừa phải.

  • Khi phục chế, phải giữ lại tối đa phần gốc còn khả năng bảo tồn, chỉ thay thế khi thực sự cần thiết.

  • Không được làm sai lệch hoặc thêm mới thông tin không có trong tài liệu gốc.

  • Chỉ dùng vật liệu không axit, bền vững, không làm đổi màu giấy gốc.

  • Không làm mất hoặc thay đổi nội dung tài liệu.

  • Biện pháp áp dụng phải tương thích với tính chất giấy, mực và kỹ thuật chế tác ban đầu.

  • Các bước tu bổ, phục chế phải được thực hiện trong điều kiện môi trường phù hợp (nhiệt độ ổn định 18–22°C, độ ẩm 50–60%).

7. Hồ sơ và phê duyệt biện pháp

Mỗi tài liệu hoặc nhóm tài liệu cần tu bổ, phục chế đều phải có hồ sơ riêng, trong đó ghi rõ:

• • Mô tả tình trạng trước khi xử lý.

  • Biện pháp dự kiến áp dụng.

  • Khối lượng công việc theo khổ giấy và mức độ hư hỏng.

  • Định mức lao động, dụng cụ, vật liệu cần sử dụng.

  • Người phụ trách và thời hạn thực hiện.

Hồ sơ này phải được lãnh đạo đơn vị lưu trữ phê duyệt trước khi tiến hành để đảm bảo tính hợp pháp, thống nhất và trách nhiệm quản lý.

8. Gắn kết với các biện pháp bảo quản khác

Việc lựa chọn biện pháp tu bổ, phục chế không tách rời công tác bảo quản tổng thể. Cần đồng thời có kế hoạch:

• • Bảo quản phòng ngừa để hạn chế tái hư hỏng.

  • Số hóa để giảm tần suất sử dụng tài liệu gốc.

  • Theo dõi định kỳ để phát hiện sớm các nguy cơ.

9. Nguyên tắc áp dụng biện pháp vá, dán

Biện pháp vá, dán là phổ biến nhất, được áp dụng cho tài liệu bị hư hỏng nhẹ. Một số nguyên tắc cụ thể:

• • Chỉ vá vào khu vực rách, thủng, tuyệt đối không dán tràn sang vùng nguyên vẹn.

  • Dùng giấy vá mỏng, trong suốt vừa phải để không che khuất nội dung chữ viết hoặc hình vẽ.

  • Keo dán sử dụng phải là loại trung tính, có độ bền lâu dài, không gây ố vàng.

  • Sau khi vá, dán phải làm phẳng bằng cách ép nhẹ, không dùng lực quá mạnh tránh làm biến dạng tài liệu.

Ví dụ: Một tờ bản đồ khổ A1 bị rách ở mép do gấp nhiều lần, phần nội dung chưa ảnh hưởng. Cán bộ lưu trữ chỉ cần dùng giấy vá mỏng dán vào vết rách, đảm bảo mép được giữ chắc chắn, rồi làm phẳng nhẹ bằng ép nguội.

10. Nguyên tắc áp dụng biện pháp bồi nền

Biện pháp bồi nền áp dụng cho tài liệu đã yếu, giòn, dễ gãy, có nhiều vết thủng nhỏ rải rác. Các nguyên tắc chính:

• • Chỉ tiến hành bồi nền khi tài liệu không thể giữ nguyên trạng bằng vá, dán.

  • Giấy bồi phải có độ dày phù hợp, gần giống giấy gốc, màu sắc không quá khác biệt.

  • Keo dán dùng cho bồi nền phải phân bố đều, không tạo vết lồi lõm.

  • Sau khi bồi, phải làm phẳng, sấy khô, rồi ép nguội để tài liệu không bị cong vênh.

Ví dụ: Một hồ sơ báo cáo khổ A4, giấy đã giòn, dễ gãy ở đường gấp, nhiều chỗ thủng nhỏ. Trong trường hợp này, cán bộ lưu trữ thực hiện bồi nền toàn bộ tờ giấy bằng lớp giấy mỏng trung tính, giúp tăng độ bền và kéo dài tuổi thọ.

11. Nguyên tắc áp dụng biện pháp phục chế nội dung

Đây là biện pháp phức tạp, chỉ áp dụng khi nội dung tài liệu bị mất mát, phai mờ. Nguyên tắc cơ bản:

• • Chỉ phục chế nội dung khi thật sự cần thiết để khai thác, sử dụng.

  • Phải căn cứ vào bản sao, bản chụp, hoặc tài liệu liên quan để phục hồi nội dung, tuyệt đối không được tự suy đoán.

  • Việc phục chế phải rõ ràng, phân biệt được đâu là phần gốc, đâu là phần phục hồi.

  • Nên kết hợp phục chế nội dung với số hóa để lưu giữ thêm một bản điện tử.

Ví dụ: Một biên bản đo đạc năm 1970, phần chữ viết bằng mực tím đã phai gần hết. Dựa trên bản sao lưu trong hồ sơ, cán bộ lưu trữ phục chế lại bằng cách in chồng nội dung lên giấy trong suốt và dán bảo vệ phía sau bản gốc.

12. Trường hợp kết hợp biện pháp

Trong nhiều tình huống, cần áp dụng đồng thời nhiều biện pháp. Chẳng hạn, một bản đồ bị rách mép (cần vá, dán), lại giòn dễ gãy (cần bồi nền), đồng thời chữ ghi chú bị mờ (cần phục chế nội dung). Khi đó, trình tự ưu tiên là: làm sạch – vá, dán – bồi nền – phục chế nội dung.

QUY TRÌNH KỸ THUẬT TU BỔ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY 

QUY TRÌNH KỸ THUẬT TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY 

1. Nguyên tắc tổ chức quy trình

Công tác tu bổ tài liệu lưu trữ dạng giấy phải được thực hiện theo một trình tự khoa học, logic, có sự kiểm soát ở từng bước, bảo đảm không gây thêm hư hỏng cho tài liệu. Mỗi thao tác kỹ thuật nhằm khắc phục một dạng hư hỏng cụ thể, đồng thời chuẩn bị cho bước tiếp theo. 

Quy trình phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản:

• 1. 1. An toàn tuyệt đối cho tài liệu gốc.

     2. Hạn chế tối đa hóa chất hoặc vật liệu có nguy cơ làm hỏng giấy lâu dài.

     3. Kết hợp song song giữa làm sạch, gia cố, bảo vệ và phục hồi.

     4. Giữ nguyên vẹn nội dung và hình thức ban đầu của tài liệu, không làm sai lệch, thêm bớt hoặc che khuất thông tin.

     5. Sử dụng vật liệu bảo quản chuyên dụng, bền, trung tính, không chứa axit và có độ tương thích cao với giấy gốc.

     6. Quy trình thực hiện phải được tổ chức khoa học, tuần tự, có sự giám sát và ghi chép đầy đủ.

     7. Chỉ tiến hành tu bổ khi tài liệu thật sự cần thiết, không can thiệp thừa hoặc áp dụng biện pháp quá mức so với tình trạng hư hỏng.

Quy trình chung gồm bốn nhóm công đoạn:

1. 1. 1. Chuẩn bị và khảo sát tình trạng tài liệu.

      2. Làm sạch, xử lý sơ bộ.

      3. Thực hiện biện pháp kỹ thuật (vá, dán; bồi nền; phục chế nội dung).

      4. Hoàn thiện, ghi chép hồ sơ và bàn giao.

KỸ THUẬT TU BỔ

1. Các bước công việc tu bổ 

1.1. Khảo sát và đánh giá tình trạng tài liệu

• Thu nhận và phân loại tài liệu: Trước khi tu bổ, phục chế, cần tiếp nhận tài liệu từ kho lưu trữ hoặc từ cơ quan giao nộp. Tài liệu phải được kiểm kê số lượng, ghi rõ ký hiệu, số hồ sơ, số tờ, tình trạng ban đầu.

• Đánh giá mức độ hư hỏng: Cán bộ chuyên môn đánh giá từng tờ tài liệu theo các tiêu chí: rách mép, thủng, gãy nếp gấp, giòn, ố vàng, mờ chữ, mất nội dung. Mỗi tài liệu cần ghi nhận chi tiết trong phiếu khảo sát.

• Lựa chọn biện pháp phù hợp: Căn cứ kết quả khảo sát, quyết định áp dụng biện pháp vá, dán; bồi nền; hay phục chế nội dung. Nếu cần, có thể kết hợp nhiều biện pháp trong một tài liệu.

1.2. Lập danh mục, vận chuyển và vệ sinh tài liệu: 

Xác định và ghi chép danh mục tài liệu cần tu bổ, vận chuyển an toàn đến nơi xử lý, làm sạch bụi bẩn, nấm mốc bề mặt bằng dụng cụ chuyên dụng. 

1.3. Công đoạn làm sạch và xử lý sơ bộ

• Làm sạch cơ học: Sử dụng chổi mềm, khăn lau khô hoặc máy hút bụi công suất thấp để loại bỏ bụi bẩn bám trên bề mặt giấy. Với vết bẩn bám lâu ngày, có thể dùng gôm chuyên dụng trung tính.

• Xử lý ẩm mốc: Tài liệu bị mốc cần được cách ly, xử lý bằng hóa chất diệt nấm ở nồng độ cho phép hoặc chiếu tia cực tím theo định mức kỹ thuật. Việc này phải tiến hành trong phòng thông gió, có bảo hộ an toàn.

• Làm phẳng tài liệu: Tài liệu bị gấp nếp, cong vênh phải được làm phẳng bằng phương pháp ép nguội hoặc dùng hơi ẩm nhẹ, sau đó ép phẳng. Bước này rất quan trọng trước khi vá, dán hoặc bồi nền.

1.4. Công đoạn vá, dán

Khắc phục các vết rách, thủng, mất góc nhỏ. Sử dụng giấy bảo quản mỏng, hồ dán trung tính để gia cố và giữ ổn định. 

• Chuẩn bị vật liệu: Giấy vá có độ mỏng tương tự giấy gốc, màu sắc hài hòa, không chứa acid. Keo dán phải trung tính, trong suốt, có độ dẻo và độ bền lâu dài.

• Thực hiện vá, dán

  • • Đặt tài liệu trên mặt phẳng sạch.

    • Áp giấy vá lên vết rách, quét keo mỏng đều, tránh dư thừa.

    • Dùng bàn chải lông mềm vuốt nhẹ để giấy vá dính chặt, không tạo bọt khí.

    • Ép nhẹ bằng tấm kính phẳng trong thời gian quy định.

• Kiểm tra kết quả: Vết vá phải chắc chắn, không bong mép, không làm biến dạng tài liệu, nội dung vẫn rõ ràng.

1.5. Công đoạn bồi nền

Áp dụng cho tài liệu yếu, giòn, hư hỏng diện rộng. Giấy gốc được bồi trên nền giấy mới để tăng độ bền cơ học và giữ được hình dạng. 

• Chuẩn bị giấy bồi: Giấy bồi thường là loại giấy trung tính, có độ dày vừa phải, mềm dẻo, màu gần giống giấy gốc.

• Quy trình bồi nền

  • • Trải tài liệu lên mặt phẳng.

    • Quét lớp keo mỏng đều lên giấy bồi.

    • Dán giấy bồi vào mặt sau tài liệu, vuốt nhẹ cho dính đều.

    • Dùng tấm kính hoặc tấm ép để làm phẳng, sau đó sấy khô bằng nhiệt độ thấp.

• Hoàn thiện: Sau khi khô, tài liệu được ép nguội để giữ phẳng, cắt bỏ phần giấy bồi thừa.

1.6. Công đoạn phục chế nội dung

• Xác định phần nội dung cần phục chế: So sánh bản gốc với các bản sao, bản chụp hoặc tài liệu liên quan. Đánh dấu khu vực mất nội dung cần phục chế.

• Phục chế bằng phương pháp thủ công: Nếu phần mất nhỏ, có thể viết lại bằng mực chuyên dụng, phân biệt rõ với phần gốc.

• Phục chế bằng công nghệ in chồng: Trường hợp mất nhiều nội dung, in lại nội dung từ bản sao lên giấy trong suốt, sau đó dán bảo vệ phía sau bản gốc để người đọc nhận diện cả phần gốc lẫn phần bổ sung.

• Kết hợp số hóa: Song song với phục chế nội dung, tài liệu cần được quét số hóa để lưu giữ thông tin lâu dài.

1.7. Kiểm tra và đánh giá chất lượng: 

• Kiểm tra kỹ thuật: Mỗi tài liệu sau khi xử lý phải được kiểm tra độ chắc chắn của vết vá, sự phẳng phiu của nền giấy, độ rõ của nội dung. Nếu chưa đạt, phải xử lý bổ sung.

• Ghi chép nhật ký tu bổ, phục chế: Mỗi tài liệu cần có hồ sơ ghi rõ: tình trạng ban đầu, biện pháp áp dụng, vật liệu sử dụng, kết quả đạt được. Nhật ký này là căn cứ để kiểm tra, nghiệm thu.

1.8. Bàn giao và xếp tài liệu:

Sau khi hoàn thiện, tài liệu được sắp xếp vào bìa, đóng hộp, dán nhãn và xếp vào vị trí trong kho. Biên bản bàn giao phải ghi rõ số lượng, tình trạng, chữ ký của các bên liên quan.

PHỤC CHẾ

1. Các bước quy trình kỹ thuật

• Khảo sát chi tiết và lập phương án: Khác với tu bổ, phục chế yêu cầu khảo sát kỹ hơn. Cán bộ phải xác định: phần giấy hư hỏng cần loại bỏ, phần có thể giữ lại, mức độ cần tái tạo. Dựa trên đó, lập phương án phục chế cụ thể cho từng tài liệu hoặc nhóm tài liệu.

• Làm sạch và xử lý mốc nặng: Tài liệu hư hỏng nặng thường kèm theo mốc. Trước tiên cần làm sạch bằng bàn chải mềm, máy hút chân không chuyên dụng. Sau đó xử lý mốc bằng dung dịch an toàn hoặc đặt trong buồng khử mốc bằng tia cực tím trong thời gian được kiểm soát.

• Loại bỏ phần giấy mục, giòn vụn: Những vùng giấy đã mất khả năng gắn kết phải được loại bỏ cẩn trọng. Không nên cố giữ lại nếu phần đó có thể gây lây lan mục hoặc làm hỏng phần còn lại.

• Phục hồi nền giấy: Sử dụng giấy nền mới (giấy đặc chủng không axit, độ bền cao) để ghép thay thế phần mất. Có thể áp dụng kỹ thuật ép nhiệt hoặc dán bằng hồ trung tính để kết nối phần gốc và phần bổ sung. Màu sắc giấy mới cần hài hòa với giấy cũ để tránh chênh lệch quá rõ.

• Phục hồi chữ viết và chi tiết bản vẽ: Trong trường hợp chữ viết, đường nét bản đồ bị mất, cán bộ phục chế phải dùng bút mực trung tính để vẽ bổ sung dựa trên đối chiếu từ tài liệu khác cùng loại hoặc phần còn lại của tài liệu. Việc phục hồi chỉ nhằm khôi phục khả năng đọc, không tự ý thêm mới thông tin.

• Ép màng bảo vệ toàn phần: Sau khi phục hồi, toàn bộ tờ tài liệu cần được ép màng bảo vệ hai mặt bằng giấy Nhật hoặc giấy đặc chủng. Bước này vừa gia cố vừa tạo sự đồng nhất, giúp tài liệu có tuổi thọ lâu dài.

• Đóng mới và hoàn thiện: Với hồ sơ, sổ sách, cần đóng lại bằng chỉ bền, gia cố gáy, làm bìa mới. Thông tin ghi trên bìa phải rõ ràng, đúng chuẩn để thuận tiện bảo quản và tra cứu.

• Kiểm tra và nghiệm thu: Công tác phục chế phải qua hai vòng kiểm tra: kỹ thuật (độ bền, tính nguyên vẹn) và nghiệp vụ (tính xác thực nội dung). Chỉ khi đạt yêu cầu mới được nhập kho trở lại.

2. Yêu cầu về trang thiết bị và điều kiện môi trường

Phục chế đòi hỏi điều kiện kỹ thuật cao:

• • Buồng làm phẳng, buồng khử mốc kín.

  • Máy ép nhiệt, máy hút bụi chuyên dụng.

  • Giấy đặc chủng, bút mực bảo quản, hồ dán trung tính.

  • Phòng làm việc sạch, nhiệt độ 18–22°C, độ ẩm 50–60%, ánh sáng tự nhiên hạn chế.

3. Nhân lực thực hiện

Chỉ cán bộ chuyên môn cao hoặc đơn vị có chức năng phục chế mới được thực hiện. Người làm phục chế cần tay nghề thủ công tinh xảo, hiểu biết về hóa chất, vật liệu bảo quản và có kinh nghiệm xử lý tình huống phức tạp.

4. Hồ sơ phục chế

Mỗi tài liệu sau phục chế phải có hồ sơ chi tiết: tình trạng trước khi phục chế, biện pháp thực hiện, vật liệu đã sử dụng, phần được bổ sung, người thực hiện, ngày hoàn thành. Hồ sơ này được lưu giữ để minh chứng và phục vụ kiểm tra sau này.

Phân loại khó khăn

Điểm đặc biệt của hạng mục này là các bước công việc không phân loại khó khăn. Điều này khác với một số hoạt động khác trong lưu trữ vốn có chia cấp độ phức tạp. Lý do là bản thân công tác tu bổ, phục chế đã được mặc định là khó, đòi hỏi tay nghề, nên không tách nhỏ theo mức độ mà quy định trực tiếp định mức cho từng thao tác.

Định biên

Định biên nhân lực được bố trí như sau:

• Lập danh mục tài liệu cần tu bổ, phục chế; bàn giao, vận chuyển; vệ sinh tài liệu: 01 kỹ thuật viên (KTV1).

• Tu bổ, phục chế bằng biện pháp vá, dán: 01 KTV1.

• Tu bổ, phục chế bằng biện pháp tu bổ, bồi nền: 01 KTV1.

• Kiểm tra, đánh giá chất lượng: 01 kỹ sư (KS1).

• Bàn giao, xếp tài liệu lên giá, ngăn theo vị trí ban đầu: 01 KTV1.

Như vậy, quy trình tu bổ – phục chế không phải công việc cá nhân đơn lẻ, mà là sự phối hợp giữa nhiều vị trí. Đặc biệt, việc kiểm tra, đánh giá chất lượng phải do kỹ sư đảm trách, thể hiện yêu cầu trình độ chuyên môn cao.

ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG TRONG TU BỔ VÀ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY

(Theo Thông tư số 03/2022/TT-BTN&MT ngày 28/02/2022 của Bộ Tài nguyên và Môi trường)

Định mức theo mức độ hư hỏng và loại hình xử lý 

Ngoài định mức chuẩn nêu trên, thực tế công tác tu bổ – phục chế có thể áp dụng các mức chi tiết:

1. Vá, dán:

• • • A4: 0,25–0,35 công/tờ.

    • A3: 0,40–0,50 công/tờ.

    • A2–A1: 0,60–1,20 công/tờ.

    • A0: 1,0 công trở lên.

 Ví dụ: 100 bản đồ A1 rách mép → cần khoảng 70 công.

2. Bồi nền:

• • • A4: 0,40–0,50 công/tờ.

    • A3: 0,55–0,70 công/tờ.

    • A2: 0,75–0,90 công/tờ.

    • A1: 1,0–1,2 công/tờ.

    • A0: 1,3–1,5 công/tờ.

 Ví dụ: hồ sơ 200 tờ A4 giòn, thủng nhiều chỗ → 90–100 công.

3. Phục chế nội dung (phức tạp nhất):

• • • A4: 0,60–0,80 công/tờ.

    • A3: 0,90–1,1 công/tờ.

    • A2: 1,2–1,5 công/tờ.

    • A1: 1,6–2,0 công/tờ.

    • A0: ≥2,2 công/tờ.

 Ví dụ: bản đồ địa chính A0 mờ chữ → cần ~2,5 công/tờ.

4. Hệ số điều chỉnh:

• • • Điều kiện khó khăn, tài liệu quý hiếm → cộng 10–20%.

    • Hư hỏng nhẹ → giảm 10–15%.

ĐỊNH MỨC MÁY MÓC, DỤNG CỤ, VẬT LIỆU VÀ NĂNG LƯỢNG TRONG TU BỔ, PHỤC CHẾ 

ĐỊNH MỨC MÁY MÓC THIẾT BỊ

1. Danh mục thiết bị sử dụng

Thiết bị sử dụng trong công tác tu bổ – phục chế tài liệu bằng hai biện pháp chủ yếu (vá, dán và bồi nền) gồm:

• • Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU – công suất 2,2 kW/h.

    • • Đối với tu bổ bằng vá, dán: định mức 0,0125 ca/tờ A4.

      • Đối với tu bổ bằng bồi nền: định mức 0,025 ca/tờ A4.

Như vậy, máy điều hòa là thiết bị chủ lực được tính trong định mức, nhằm duy trì nhiệt độ ổn định (thường khoảng 20–22°C), tránh co giãn giấy và hỗ trợ keo dán khô đều.

2. Nguyên tắc tính định mức

• • Đơn vị tính: ca/tờ A4 (một ca làm việc được quy đổi trên cơ sở một tờ giấy khổ A4).

  • Khổ giấy khác: áp dụng hệ số: (A5: 0,8; A3: 1,5; A2: 2,5; A1: 5,0; A0: 10,0).

  • Bồi nền hai mặt: hệ số 2 cho các mức tương ứng.

Ví dụ:

• • Nếu phục chế 100 tờ khổ A4 bằng bồi nền, mức sử dụng điều hòa là:

→  100 × 0,025 = 2,5 ca máy.

• • • Nếu phục chế 50 tờ khổ A3 bằng vá, dán, mức sử dụng điều hòa là:

→  50 × 0,0120 × 1,5 = 0,9 ca máy.

Điều này cho phép các cơ quan dự toán chính xác số giờ hoạt động của máy, từ đó tính toán tiền điện, khấu hao và chi phí bảo trì.

Định mức tiêu hao vật liệu trong tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy 

Danh mục vật liệu theo định mức

Có hai nhóm chính:

• • Tu bổ, phục chế bằng biện pháp vá, dán (cho 01 tờ khổ A4):

    • • Bút bi: 0,010 cái.

      • Bút chì: 0,010 cái.

      • Chổi lông: 0,003 cái.

      • Giấy dó: 0,040 m².

      • Vải màn: 0,002 mét.

      • Keo dán (hồ dán chuyên dùng): 0,050 gam.

  • Tu bổ, phục chế bằng biện pháp bồi nền (cho 01 tờ khổ A4):

    • • Bút bi: 0,010 cái..

      • Bút chì: 0,010 cái.

      • Chổi lông: 0,003 cái.

      • Giấy dó: 0,081 m².

      • Vải màn: 0,004 mét.

      • Keo dán (hồ dán chuyên dùng): 0,345 gam.

Đặc điểm từng loại vật liệu

• • Bút bi, bút chì:

    • • Dùng để ghi chú trong quá trình phân loại, đánh số, lập danh mục.

      • Tuy chỉ tiêu hao rất ít (0,01 cái/tờ A4), nhưng là công cụ không thể thiếu để quản lý chặt chẽ tài liệu.

  • Chổi lông:

    • • Công cụ nhẹ nhàng loại bỏ bụi bẩn trên bề mặt giấy.

      • Tiêu hao ít (0,003 cái/tờ A4), nhưng cần chất lượng tốt để không làm xước giấy.

  • Giấy dó:

    • • Vật liệu truyền thống, nổi tiếng về độ dai, bền, ít axit, tương thích cao với giấy tài liệu cũ.

      • Vá, dán cần 0,040 m²/tờ; bồi nền cần gấp đôi (0,081 m²/tờ) vì phải phủ toàn bộ bề mặt.

  • Vải màn:

    • • Tăng cường độ bền cho tài liệu, đặc biệt khi bồi nền.

      • Vá, dán tiêu hao 0,002 mét; bồi nền tiêu hao 0,004 mét/tờ A4.

  • Keo dán chuyên dụng:

    • • Yếu tố quan trọng quyết định chất lượng phục chế.

      • Vá, dán tiêu hao 0,050 gam/tờ; bồi nền gấp gần 07 lần (0,345 gam/tờ).

      • Keo phải đạt chuẩn: bám chắc, trong suốt, không đổi màu theo thời gian.

So sánh giữa vá, dán và bồi nền

• • Vá, dán: tập trung xử lý cục bộ, khối lượng vật liệu tiêu hao thấp, phù hợp cho tài liệu chỉ bị rách nhỏ, hư hỏng nhẹ.

  • Bồi nền: bao phủ toàn bộ bề mặt, khối lượng vật liệu nhiều hơn (giấy dó gấp đôi, keo gấp 7 lần), áp dụng cho tài liệu mục nát, có nguy cơ hỏng toàn diện.

Ví dụ tính toán:

• • Tu bổ 100 tờ A4 bằng vá, dán → cần 100 × 0,040 = 4 m² giấy dó và 100 × 0,050 = 5 gam keo dán.

  • Bồi nền 100 tờ A4 → cần 8,1 m² giấy dó và 34,5 gam keo dán.

Nguyên tắc áp dụng định mức

• • Các mức trên chỉ tính cho tài liệu khổ A4.

  • Đối với khổ giấy khác (A5, A3, A2, A1, A0), áp dụng hệ số quy định tại Thông tư 03/2022/TT-BTN&MT.

  • Trường hợp bồi nền hai mặt, vật liệu tiêu hao nhân đôi.

Định mức tiêu hao năng lượng trong tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy 

Danh mục và mức tiêu hao năng lượng

Năng lượng tiêu hao được chia cho hai phương pháp: vá, dán và bồi nền.

• • Tu bổ, phục chế bằng biện pháp vá, dán

    • • Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU: 0,22000 cái (kWh).

      • Quạt trần 0,1 kW: 0,01600 cái.

      • Quạt thông gió 0,04 kW: 0,00640 cái.

      • Bộ đèn neon 0,04 kW: 0,04480 bộ.

      • Máy hút ẩm 1,5 kW: 0,12000 cái.

      • Hao phí trên đường dây: 0,02036%.

  • Tu bổ, phục chế bằng biện pháp bồi nền

    • • Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU: 0,44000 cái (kWh).

      • Quạt trần 0,1 kW: 0,01600 cái.

      • Quạt thông gió 0,04 kW: 0,00640 cái.

      • Bộ đèn neon 0,04 kW: 0,04480 bộ.

      • Máy hút ẩm 1,5 kW: 0,12000 cái.

      • Hao phí trên đường dây: 0,03136%.

Phân tích đặc điểm tiêu hao năng lượng

• Máy điều hòa nhiệt độ

  • • Là thiết bị tiêu hao năng lượng nhiều nhất.

    • Vá, dán: 0,22000 kWh/tờ A4; bồi nền: 0,44000 kWh/tờ A4 (gấp đôi).

    • Điều này phản ánh thời gian và độ phức tạp cao hơn của công đoạn bồi nền.

• Máy hút ẩm

  • • Tiêu hao 0,12000 kWh/tờ A4 ở cả hai phương pháp.

    • Đảm bảo độ ẩm luôn nằm trong mức lý tưởng (khoảng 55 – 60%), giúp giấy không bị giòn, dễ gãy hoặc nấm mốc.

• Quạt trần và quạt thông gió

  • • Duy trì luồng khí lưu thông, tiêu hao năng lượng thấp (0,01600 kWh và 0,00640 kWh).

    • Giúp giảm áp lực cho máy điều hòa, tiết kiệm chi phí vận hành.

• Bộ đèn neon

  • • Tiêu hao 0,04480 kWh/tờ A4.

    • Cung cấp ánh sáng ổn định, cần thiết để cán bộ thực hiện thao tác chính xác.

• Hao phí trên đường dây

  • • Vá, dán: 0,02036%; bồi nền: 0,03136%.

    • Phần này phản ánh lượng điện năng thất thoát khi truyền tải, cho thấy tính thực tế trong định mức.

So sánh giữa vá, dán và bồi nền

• • Vá, dán: Tổng năng lượng tiêu hao thấp hơn, do thời gian xử lý ngắn, số lượng vật liệu ít, thiết bị vận hành trong thời gian ngắn.

  • Bồi nền: Năng lượng tiêu hao gấp đôi cho điều hòa, hao phí đường dây cao hơn → thể hiện rõ đặc thù của công việc kéo dài, phức tạp, đòi hỏi thiết bị phải hoạt động liên tục.

Ví dụ:

• • Tu bổ 100 tờ bằng vá, dán → cần 22 kWh cho điều hòa.

  • Tu bổ 100 tờ bằng bồi nền → cần 44 kWh, tức là gấp đôi.

HỒ SƠ, SẢN PHẨM VÀ BÁO CÁO TRONG CÔNG TÁC TU BỔ, PHỤC CHẾ 

1. Nguyên tắc chung

Mỗi công việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy đều phải để lại dấu vết quản lý dưới dạng hồ sơ, báo cáo và sản phẩm kiểm chứng. Nguyên tắc là công việc nào cũng phải có bằng chứng, không chỉ dừng lại ở kết quả trên tài liệu, mà còn phải có nhật ký, biên bản, báo cáo kèm theo. Điều này nhằm đảm bảo:

• • Xác định được tình trạng ban đầu của tài liệu.

  • Theo dõi và kiểm chứng quy trình kỹ thuật đã áp dụng.

  • Đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch.

  • Làm căn cứ để nghiệm thu, thanh quyết toán.

  • Bảo đảm tính minh bạch, tránh thất thoát, gian lận trong sử dụng vật tư, lao động.

2. Hồ sơ công việc tu bổ, phục chế

Hồ sơ được lập cho từng đợt công việc hoặc từng phông tài liệu, bao gồm:

• Phiếu khảo sát tình trạng tài liệu

Ghi rõ ký hiệu, số lượng, tình trạng ban đầu, các hư hỏng cụ thể như rách mép, thủng, mờ chữ, mốc. Đây là căn cứ ban đầu để lựa chọn biện pháp kỹ thuật.

• Nhật ký tu bổ, phục chế

Trong quá trình thực hiện, cán bộ phải ghi chép hằng ngày: công việc đã làm, vật liệu sử dụng, số lượng tài liệu xử lý, sự cố phát sinh. Nhật ký là bằng chứng quan trọng để kiểm tra tiến độ và đối chiếu định mức.

• Phiếu vật tư, dụng cụ sử dụng

Ghi rõ loại vật liệu (giấy vá, giấy bồi, keo, hóa chất), số lượng cấp phát, số lượng đã dùng và số lượng còn tồn. Hồ sơ này giúp quản lý chi phí và chống lãng phí.

• Biên bản kiểm tra chất lượng

Sau khi hoàn thành, tài liệu được kiểm tra chất lượng: vết vá có chắc không, nền bồi có phẳng không, nội dung có rõ không. Kết quả kiểm tra phải được lập thành biên bản, có chữ ký của cán bộ thực hiện và người phụ trách.

• Hồ sơ bàn giao

Cuối cùng, tài liệu sau phục chế phải được bàn giao lại cho kho lưu trữ, kèm theo danh mục, số lượng, tình trạng và biên bản nghiệm thu.

3. Sản phẩm bắt buộc của công tác tu bổ, phục chế

Sản phẩm của công tác này không chỉ là tài liệu đã được phục hồi mà còn bao gồm:

• Tài liệu đã tu bổ, phục chế: sạch sẽ, phẳng phiu, bền chắc, có thể tiếp tục lưu trữ và khai thác.

• Nhật ký tu bổ, phục chế: ghi chép chi tiết công việc từng ngày.

• Biên bản kiểm tra chất lượng: xác nhận mức độ đạt yêu cầu của từng tài liệu hoặc nhóm tài liệu.

• Hồ sơ bàn giao: danh sách tài liệu, số lượng, tình trạng sau khi xử lý.

Ví dụ: Khi phục chế 200 tờ hồ sơ báo cáo A4, sản phẩm bắt buộc gồm 200 tờ đã được vá hoặc bồi nền, một cuốn nhật ký ghi toàn bộ quá trình, một biên bản kiểm tra kết quả có chữ ký xác nhận, và một danh mục bàn giao cho kho lưu trữ.

4. Báo cáo tổng hợp

Ngoài hồ sơ chi tiết cho từng đợt công việc, đơn vị thực hiện còn phải lập báo cáo tổng hợp định kỳ gửi cơ quan quản lý. Báo cáo này gồm:

• • Khối lượng tài liệu đã xử lý (số mét giá, số tờ, số hồ sơ).

  • Các biện pháp kỹ thuật đã áp dụng.

  • Nhân lực tham gia (số công lao động).

  • Lượng vật tư, dụng cụ, năng lượng đã sử dụng.

  • Khó khăn, vướng mắc và đề xuất giải pháp.

Báo cáo tổng hợp giúp lãnh đạo đơn vị đánh giá kết quả, đồng thời là căn cứ cho cơ quan quản lý ngành Tài nguyên và Môi trường kiểm tra, chỉ đạo và cấp kinh phí.

5. Trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ

• Cán bộ thực hiện: chịu trách nhiệm ghi nhật ký, phiếu vật tư hằng ngày.

• Tổ trưởng hoặc cán bộ phụ trách: chịu trách nhiệm kiểm tra, ký xác nhận vào biên bản chất lượng, báo cáo tiến độ.

• Lãnh đạo đơn vị: chịu trách nhiệm phê duyệt báo cáo tổng hợp, ký hồ sơ bàn giao và chịu trách nhiệm cuối cùng về tính xác thực.

Toàn bộ hồ sơ, biên bản, nhật ký sau khi kết thúc đợt công việc phải được lưu trữ ít nhất 10 năm tại đơn vị, đồng thời gửi bản sao điện tử lên hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ngành Tài nguyên và Môi trường.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ VÍ DỤ MINH HỌA 

Theo quy định, tu bổ và phục chế tài liệu dạng giấy bao gồm các bước cơ bản sau:

a) Lập danh mục tài liệu cần tu bổ, phục chế; bàn giao, vận chuyển tài liệu tới địa điểm thực hiện; vệ sinh tài liệu: Đây là giai đoạn khởi đầu và có ý nghĩa then chốt. Cán bộ lưu trữ cần rà soát, xác định những hồ sơ, văn bản có dấu hiệu xuống cấp, rách nát, ố mờ hoặc hư hỏng do côn trùng, nấm mốc. Danh mục được lập đầy đủ là cơ sở để tổ chức triển khai khoa học, tránh bỏ sót. Sau đó, tài liệu được bàn giao và vận chuyển đến nơi thực hiện (thường là phòng tu bổ chuyên dụng) và tiến hành vệ sinh sơ bộ để loại bỏ bụi bẩn, cát sạn, tạp chất.

b) Tu bổ, phục chế bằng biện pháp vá, dán: Đây là kỹ thuật xử lý những vết rách nhỏ, chỗ thủng hoặc góc bị sứt. Người thực hiện dùng giấy dó, hồ dán chuyên dụng và các dụng cụ hỗ trợ để vá kín, đảm bảo tài liệu có thể sử dụng tiếp mà không gây biến dạng.

c) Tu bổ, phục chế bằng biện pháp bồi nền: Khi tài liệu bị hư hỏng nặng, bề mặt giấy mủn nát, nhiều lỗ thủng hoặc mất liên kết sợi, phương pháp vá dán đơn lẻ không đủ, thì cần bồi thêm một lớp giấy nền mỏng. Việc này vừa tạo độ chắc, vừa phục hồi tính toàn vẹn. Đây là khâu phức tạp, yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm cao.

d) Kiểm tra, đánh giá chất lượng: Sau khi tu bổ, cần kiểm tra độ bền, độ phẳng, độ trong của giấy và khả năng đọc chữ viết. Nếu phát hiện sai sót, tiếp tục chỉnh sửa. Đây là bước quyết định tài liệu đã đạt yêu cầu lưu trữ lâu dài hay chưa.

đ) Bàn giao, xếp tài liệu lên giá, ngăn theo vị trí ban đầu: Khi hoàn tất, tài liệu được trả về kho lưu trữ, xếp đúng vị trí ban đầu để tiện cho tra cứu, khai thác.

e) Lập báo cáo kết quả tu bổ, phục chế tài liệu: Mặc dù bước này được quy định tính theo định mức công việc báo cáo riêng (Điều 45), nhưng nó vẫn là phần quan trọng để tổng kết, lưu lại quy trình, số lượng, chất lượng tài liệu đã xử lý.

Có thể thấy, nội dung công việc trải dài từ khâu chuẩn bị, thực hiện đến nghiệm thu và bàn giao. Mỗi bước đều yêu cầu sự tỉ mỉ, cẩn trọng và phối hợp chặt chẽ giữa các cán bộ chuyên môn.

Thực tế áp dụng định mức lao động

• • Khối lượng tài liệu: Khoảng 20.000 tờ tài liệu, trong đó 70% là khổ A3, 20% khổ A2 và 10% khổ A1.

  • Phân công nhân lực: Mỗi nhóm tu bổ gồm 1 kỹ thuật viên (KTV1) và 1 kiểm soát viên (KS1) đúng theo bảng định biên (Bảng số 43).

  • Định mức tính toán:

    • • Với tài liệu khổ A3, áp dụng hệ số 1,5 so với A4.

      • Với khổ A2, hệ số 2,5.

      • Với khổ A1, hệ số 5,0.

  • Quy trình thực hiện:

    • • Lập danh mục và vệ sinh tài liệu.

      • Vá, dán những tờ rách nhẹ.

      • Bồi nền với tài liệu bị mục, thủng nhiều chỗ.

      • Kiểm tra, đánh giá chất lượng.

      • Bàn giao, xếp lại vị trí cũ.

Nhờ có hệ số điều chỉnh, ban quản lý dự án ước tính chính xác số công cần huy động, từ đó bố trí lịch làm việc và thời gian hoàn thành dự án một cách khoa học.

Thực tế áp dụng định mức máy móc, thiết bị

• • Điều hòa nhiệt độ: trung bình 2 máy/ phòng, công suất tiêu hao tính theo định mức 0,0125 ca/tờ A4 (vá dán) và 0,025 ca/tờ A4 (bồi nền). Khi chuyển sang khổ A2 và A1, hệ số tiêu hao năng lượng tăng lên, được đưa vào dự toán ngay từ đầu.

  • Máy hút ẩm và hệ thống quạt thông gió: hoạt động liên tục để duy trì độ ẩm 50–55%, đúng chuẩn quốc tế.

  • Kết quả: không xảy ra hiện tượng nấm mốc, tài liệu phục chế giữ được độ bền lâu dài.

Thực tế áp dụng định mức dụng cụ và vật liệu

• • Dụng cụ: bàn kính can vẽ, con lăn, giá để tài liệu, bàn làm việc… đều được tính toán thời hạn sử dụng (36–96 tháng). Trung tâm ghi rõ số lượng dụng cụ được cấp phát cho từng nhóm, dựa trên định mức.

  • Vật liệu:

    • Giấy dó được sử dụng để bồi nền, trung bình 0,081 m²/tờ A4, nhân hệ số cho khổ lớn hơn.

    • Vải màn và keo dán được tính chính xác theo định mức gram/mét để tránh lãng phí.

    • Các vật liệu khác như chổi lông, bút chì, bút bi dùng để ghi chú, vệ sinh cũng được kiểm soát bằng phiếu xuất kho.

Kết quả cho thấy, tỷ lệ hao hụt vật liệu chỉ chiếm khoảng 3–5%, thấp hơn nhiều so với khi chưa áp dụng định mức (trung bình 10–15%).

Thực tế áp dụng định mức tiêu hao năng lượng

Trung tâm ghi nhận:

• • Tổng điện năng tiêu hao khớp gần như tuyệt đối với ước tính trong định mức (sai số < 02%).

  • Hệ thống đèn neon và quạt trần hoạt động liên tục, nhưng do được tính toán trước nên chi phí điện không vượt quá dự toán ngân sách.

  • Việc áp dụng định mức giúp ban quản lý dễ dàng báo cáo chi tiết với Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính về nhu cầu và mức chi thực tế.

1. Nguyên tắc tổ chức thực hiện

Công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy phải được tổ chức một cách khoa học, có kế hoạch rõ ràng, bảo đảm tính liên tục và đồng bộ. Một số nguyên tắc cơ bản:

• Kế hoạch hóa: Mọi công việc đều phải có kế hoạch năm, quý và tháng, kèm khối lượng, định mức, nhân lực, kinh phí.

• Phân công trách nhiệm: Cần phân định rõ trách nhiệm giữa cán bộ trực tiếp, tổ trưởng, bộ phận quản lý và lãnh đạo đơn vị.

• Kết hợp chuyên môn – quản lý: Người làm chuyên môn thực hiện kỹ thuật; người quản lý theo dõi định mức, vật liệu, báo cáo; lãnh đạo chịu trách nhiệm chung.

• Kiểm tra thường xuyên: Trong quá trình làm việc phải có kiểm tra định kỳ, đối chiếu giữa thực tế và định mức.

• Gắn với công tác bảo quản: Tu bổ, phục chế phải gắn với công tác bảo quản kho, điều kiện môi trường, vệ sinh thường xuyên để tránh tái hư hỏng.

2. Các bước tổ chức thực hiện

• Khâu chuẩn bị

  • • Khảo sát toàn bộ phông tài liệu, xác định khối lượng hư hỏng.

    • Lập danh mục cần tu bổ, phục chế theo mức độ ưu tiên (ví dụ: tài liệu có giá trị pháp lý cao được ưu tiên trước).

    • Dự toán nhân lực, vật liệu, máy móc và năng lượng theo định mức đã quy định.

    • Xin phê duyệt kế hoạch từ lãnh đạo đơn vị hoặc cơ quan cấp trên.

• Khâu triển khai

• • • Thành lập tổ hoặc nhóm thực hiện, phân công cụ thể từng người.

    • Chuẩn bị phòng làm việc, máy móc, dụng cụ và vật liệu.

    • Thực hiện lần lượt các công đoạn theo quy trình kỹ thuật từ Chương III: khảo sát, làm sạch, vá – dán, bồi nền, phục chế nội dung, hoàn thiện.

    • Ghi chép nhật ký công việc và vật liệu hằng ngày.

• Khâu kiểm tra – nghiệm thu

• • • Sau khi hoàn thành, tổ trưởng kiểm tra kỹ thuật từng tài liệu.

    • Lập biên bản nghiệm thu nội bộ, có chữ ký của cán bộ thực hiện và phụ trách.

    • Lãnh đạo đơn vị hoặc đại diện cơ quan quản lý ký xác nhận vào biên bản cuối cùng.

• Khâu bàn giao

• • • Sắp xếp tài liệu đã phục chế vào hộp, ghi nhãn đầy đủ.

    • Bàn giao lại cho kho lưu trữ kèm danh mục và biên bản.

    • Lưu hồ sơ công việc tại bộ phận lưu trữ chuyên môn.

3. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1 – Phục chế hồ sơ báo cáo khổ A4

Một kho lưu trữ tỉnh có 05 mét giá tài liệu hành chính khổ A4 bị ố vàng, giòn, nhiều tờ rách mép. Sau khảo sát, xác định khoảng 50%  số tờ cần vá, dán; 30% cần bồi nền; 05% cần phục chế nội dung chữ bị mờ.

• • Tính toán nhân lực: Với định mức 0,3 công cho vá, 0,5 công cho bồi nền và 0,8 công cho phục chế nội dung, tổng khối lượng cần khoảng 700 công.

  • Tổ chức: 03 cán bộ lưu trữ thực hiện trong vòng 3 tháng, chia theo tổ chuyên trách từng công đoạn.

  • Kết quả: Sau khi xử lý, toàn bộ hồ sơ được đưa vào hộp mới, sạch sẽ, chắc chắn. Nhật ký, biên bản nghiệm thu và báo cáo tổng hợp được lập đầy đủ.

Ví dụ 2 – Phục chế bản đồ khổ A1

Một cơ quan lưu trữ trung ương có bộ bản đồ địa chính 100 tờ khổ A1, trong đó nhiều tờ bị rách nếp gấp, phai mực và thủng nhỏ.

• • Tính toán nhân lực: Vá, dán chiếm khoảng 0,7 công/tờ, bồi nền 1,1 công/tờ, phục chế nội dung 1,8 công/tờ. Tổng cộng cần khoảng 260 công.

  • Tổ chức: 05 cán bộ làm việc trong 1,5 tháng, có sự hỗ trợ của máy ép nguội, máy hút bụi và máy hút ẩm.

  • Kết quả: Bản đồ sau xử lý được ép phẳng, nội dung rõ ràng, có thể khai thác lâu dài. Hồ sơ bàn giao kèm danh mục bản đồ chi tiết.

Ví dụ 3 – Xử lý tình huống khẩn cấp

Một kho tài liệu huyện bị ngập lụt, làm 02 mét giá hồ sơ A4 bị ẩm mốc.

• • Xử lý khẩn cấp: dùng máy hút ẩm, quạt gió, khăn lau để làm khô tài liệu, sau đó tiến hành tẩy mốc và bồi nền đối với những tờ bị giòn.

  • Kết quả: 90% tài liệu được cứu vớt, số còn lại được số hóa để lưu giữ nội dung. Hồ sơ biên bản ghi rõ tình trạng trước và sau xử lý, cùng báo cáo gửilên cấp trên.

QUY ĐỔI ĐỊNH MỨC THÀNH NHÂN SỰ VÀ CHI PHÍ 

1. Quy đổi sang nhân sự

Nguyên tắc:

• • • Đơn vị tính: công nhóm/tờ.

    • Một nhóm = 2 hoặc 3 kỹ thuật viên → phải quy đổi thành công cá nhân để tính nhân sự.

    • Một công cá nhân = 1 ngày công (8 giờ).

Ví dụ 1 – Tu bổ khối lượng nhỏ:

• • • 1.000 tờ A4 cần tu bổ.

    • Định mức: 0,0522 công nhóm/tờ.

    • Tổng công nhóm = 1.000 × 0,0522 = 52,2 công nhóm.

    • Nếu nhóm 2 người → 52,2 × 2 = 104,4 công cá nhân.

    • Nếu 1 kỹ thuật viên làm → 104,4 ngày (≈ 5 tháng).

    • Nếu có 3 kỹ thuật viên → 104,4 ÷ 3 ≈ 35 ngày.

👉 Kết quả: với khối lượng 1.000 tờ A4, nếu bố trí 3 kỹ thuật viên, thời gian hoàn thành trong khoảng 1,5 tháng.

Ví dụ 2 – Phục chế khối lượng lớn:

• • • 5.000 tờ A3 cần phục chế.

    • Định mức A3: 0,1245 công nhóm/tờ.

    • Tổng công nhóm = 5.000 × 0,1245 = 622,5 công nhóm.

    • Nếu nhóm 3 người → 622,5 × 3 = 1.867,5 công cá nhân.

    • Nếu mỗi người làm 22 ngày/tháng → cần 1.867,5 ÷ 22 ≈ 85 tháng công.

    • Nếu 10 người tham gia → 85 ÷ 10 = 8,5 tháng.

👉 Như vậy, khối lượng 5.000 tờ A3 phục chế cần ít nhất 10 người làm trong 8–9 tháng mới hoàn thành.

2. Quy đổi sang chi phí nhân công

Công thức:

Chi phí nhân công = Tổng công cá nhân × Đơn giá ngày công (VNĐ).

Ví dụ:

• • • 1.000 tờ A4 tu bổ → 104,4 công cá nhân.

    • Nếu 1 ngày công = 250.000 VNĐ → tổng chi phí = 104,4 × 250.000 ≈ 26,1 triệu VNĐ.

👉 Như vậy, chỉ cần thay đổi đơn giá ngày công (theo lương và phụ cấp từng cơ quan), ta có thể tính nhanh chi phí nhân lực.

3. Quy đổi sang chi phí vật liệu

Nguyên tắc:

• • • Định mức vật liệu tính theo tờ hoặc theo mét giá.

    • Khi có tổng số tờ hoặc số mét giá, nhân với định mức → ra khối lượng vật liệu cần.

    • Nhân với đơn giá vật liệu để ra chi phí.

Ví dụ:

• • • 1.000 tờ A4 tu bổ → cần giấy dó và hồ dán trung tính.

    • Định mức: 0,05 tờ giấy dó/tài liệu và 0,01 kg hồ/tài liệu.

    • Tổng = 50 tờ giấy dó + 10 kg hồ.

    • Nếu đơn giá = 5.000 VNĐ/tờ giấy dó, 30.000 VNĐ/kg hồ → chi phí vật liệu ≈ 400.000 VNĐ.

4. Quy đổi sang chi phí dụng cụ và thiết bị

• Dụng cụ cá nhân (găng tay, khẩu trang, quần áo bảo hộ) → tính tiêu hao theo định mức/mét giá hoặc theo ca làm việc.

• Thiết bị (máy hút ẩm, buồng khử trùng) → tính khấu hao và chi phí điện.

Ví dụ:

• • • Máy hút ẩm tiêu hao 1,5 kW/giờ, mỗi ca làm việc 8 giờ → 12 kWh/ca.

    • Đơn giá điện 2.000 VNĐ/kWh → 24.000 VNĐ/ca.

    • Nếu một đợt tu bổ 100 ca → chi phí điện cho máy hút ẩm = 2,4 triệu VNĐ.

5. Tổng hợp dự toán

Khi áp dụng định mức, có thể xây dựng dự toán theo cấu trúc:

• Chi phí nhân công: Tổng công cá nhân × đơn giá.

• Chi phí vật liệu: Tổng định mức vật liệu × đơn giá vật liệu.

• Chi phí dụng cụ: Tổng định mức dụng cụ tiêu hao × đơn giá dụng cụ.

• Chi phí năng lượng: Định mức tiêu hao × đơn giá điện.

• Chi phí khác (nếu có): vận chuyển, khử trùng, dự phòng.

👉 Đây là cơ sở để trình duyệt kế hoạch, xin kinh phí hoặc ký hợp đồng dịch vụ tu bổ – phục chế.

CÁC TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN VÀ VÍ DỤ ÁP DỤNG ĐỊNH MỨC 

1. Trường hợp xử lý hồ sơ đất đai khối lượng lớn

Bối cảnh:

Một Sở Tài nguyên và Môi trường cấp tỉnh quản lý kho lưu trữ đất đai với khoảng 1,5 triệu tờ hồ sơ dạng A4, trong đó 30% đã bị lão hóa, 5% hư hỏng cần tu bổ.

Tính toán:

• • • Số tài liệu cần tu bổ: 1,5 triệu × 5% = 75.000 tờ A4.

    • Định mức tu bổ: 0,0522 công nhóm/tờ.

    • Tổng công nhóm = 75.000 × 0,0522 = 3.915 công nhóm.

    • Nếu nhóm 3 người → 3.915 × 3 = 11.745 công cá nhân.

    • Một người làm 22 ngày/tháng → cần 534 tháng công.

Phương án tổ chức:

• • • Nếu bố trí 10 kỹ thuật viên toàn thời gian → 534 ÷ 10 = 53,4 tháng (~ 4,5 năm).

    • Nếu muốn hoàn thành trong 1 năm → cần ít nhất 45–50 kỹ thuật viên.

👉 Rõ ràng, khối lượng quá lớn buộc phải ưu tiên phân loại, lựa chọn hồ sơ quan trọng để xử lý trước, đồng thời tăng cường xã hội hóa dịch vụ tu bổ.

2. Trường hợp phục chế bản đồ địa chính khổ A0

Bối cảnh:

Một huyện có 200 tờ bản đồ địa chính khổ A0, nhiều tờ bị giòn, rách, mực phai.

Tính toán:

• • • Định mức phục chế A0: 0,8300 công nhóm/tờ.

    • Tổng công nhóm = 200 × 0,83 = 166 công nhóm.

    • Nếu nhóm 2 người → 166 × 2 = 332 công cá nhân.

    • Nếu nhóm 3 người → 166 × 3 = 498 công cá nhân.

    • Giả sử có 5 người chuyên trách → 498 ÷ 5 = 100 ngày công (≈ 5 tháng).

Chi phí nhân công:

• • • 498 công cá nhân × 250.000 VNĐ = 124,5 triệu VNĐ.

Chi phí vật liệu:

• • • Mỗi tờ A0 cần 2 tờ giấy nền đặc chủng + 0,1 kg hồ dán.

    • Tổng = 400 tờ giấy nền + 20 kg hồ.

    • Nếu giấy nền 20.000 VNĐ/tờ, hồ 40.000 VNĐ/kg → chi phí = 8 triệu + 0,8 triệu = 8,8 triệu VNĐ.

👉 Tổng dự toán nhân công + vật liệu ≈ 133,3 triệu VNĐ (chưa tính điện, dụng cụ).

3. Trường hợp khẩn cấp – tài liệu bị ngập nước

Bối cảnh:

Một trận mưa lớn làm ngập kho lưu trữ, 10.000 tờ tài liệu khổ A4 bị ướt và mốc.

Biện pháp:

• • • Phải sấy khô, xử lý nấm mốc, sau đó tu bổ.

    • Định mức tu bổ 0,0522 công nhóm/tờ + thêm 20% công do xử lý mốc.

Tính toán:

• • • 10.000 × 0,0522 × 1,2 = 626,4 công nhóm.

    • Nhóm 3 người → 1.879 công cá nhân.

    • Nếu 10 người làm → 1.879 ÷ 10 = 188 ngày công (~ 9 tháng).

👉 Với tình huống khẩn cấp, cần huy động nhân lực tăng cường hoặc thuê đơn vị ngoài để xử lý nhanh, tránh mốc lan rộng.

4. Trường hợp xử lý định kỳ bảo quản thường xuyên

Bối cảnh:

Một kho lưu trữ cấp huyện có 5.000 mét giá tài liệu giấy, mỗi năm tiến hành bảo quản định kỳ.

Định mức bảo quản:

• • • 2,534 công nhóm/mét giá (theo Thông tư 03/2022/TT-BTN&MT).

    • Tổng công nhóm = 5.000 × 2,534 = 12.670 công nhóm.

    • Nếu nhóm 3 người → 38.010 công cá nhân.

Phân bổ:

• • • Nếu có 20 người chuyên trách, mỗi người làm 22 ngày/tháng → 440 ngày công/tháng.

    • Tổng cần 38.010 ÷ 440 = 86 tháng (~ 7 năm).

👉 Rõ ràng, phải chia nhỏ công việc, làm theo đợt ưu tiên (tài liệu quan trọng trước). Ngoài ra, cần áp dụng thiết bị hiện đại (máy hút bụi công nghiệp, hệ thống hút ẩm) để giảm sức lao động thủ công.

NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Định mức lao động trong bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy ngành TN&MT 

QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KTKT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY THEO TT16/2023/TT-BNV 

Định mức kỹ thuật Bảo quản kho, tài liệu lưu trữ ngành TN&MT 

Định mức kinh tế - kỹ thuật 

Quy đổi định mức trong thực tiễn bảo quản tài liệu tại các cơ quan 

CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ, NGHE NHÌN, PHIM ẢNH VÀ TÀI LIỆU ĐẶC  

QUY ĐỊNH KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH TN&MT

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 01)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 02) 

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 03) 

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY NGÀNH TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 

SỔ TAY THỰC HÀNH  Chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu