CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY 

So sánh với bảo quản tài liệu dạng số

Nếu so với bảo quản tài liệu lưu trữ số, bảo quản tài liệu giấy có điểm khác biệt lớn:

• • Tài liệu số chủ yếu cần đến công nghệ (sao lưu, kiểm tra dữ liệu, phục hồi,…) thì tài liệu giấy lại dựa nhiều vào thao tác thủ công và sự tỉ mỉ của cán bộ.

  • Định mức lao động cho tài liệu giấy thường được tính theo mét giá (khối lượng vật lý), trong khi tài liệu số tính theo dung lượng hoặc số bản sao lưu.

  • Việc phân loại khó khăn ở tài liệu số khá phức tạp (tùy theo loại file, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm…), nhưng với tài liệu giấy, các thao tác hầu như đồng nhất nên không phân loại mức độ khó khăn.

So sánh này giúp thấy rõ tính đặc thù và sự cần thiết của định mức riêng cho từng loại tài liệu.

Có thể khẳng định rằng, định mức lao động cho bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy là cơ sở khoa học và thực tiễn để tổ chức công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị. Với định mức 2,534 công/mét giá, cùng quy trình được mô tả rõ ràng, các cơ quan lưu trữ có thể tính toán chính xác khối lượng công việc, phân bổ nhân sự hợp lý, bảo đảm tài liệu giấy – vốn chiếm tỷ lệ rất lớn trong kho lưu trữ – được bảo quản lâu dài, an toàn và hiệu quả. 

CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ, NGHE NHÌN, PHIM ẢNH VÀ TÀI LIỆU ĐẶC THÙ 

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY 

1. Các bước thực hiện bảo quản

• Vệ sinh và sắp xếp tài liệu

Bảo quản tài liệu dạng giấy bắt đầu từ việc vệ sinh toàn bộ hệ thống hộp, cặp bảo quản, cũng như từng hồ sơ tài liệu. Công việc bao gồm:

• • Làm sạch bụi bẩn, nấm mốc bên trong hộp hoặc cặp bảo quản.

  • Vệ sinh bìa hồ sơ và bề mặt giấy tài liệu bằng chổi mềm hoặc khăn lau khô.

  • Sắp xếp tài liệu vào bìa hồ sơ đúng quy cách, tránh gấp nếp hoặc xô lệch.

  • Đặt hồ sơ đã hoàn chỉnh vào hộp (cặp) bảo quản.

  • Xếp hộp (cặp) lên giá hoặc ngăn theo đúng vị trí ban đầu.

• Kiểm tra công tác bảo quản

Sau khi sắp xếp, cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra tổng thể để bảo đảm:

• • Hộp, cặp được đóng kín, nhãn dán rõ ràng.

  • Hồ sơ không thiếu, không lẫn loại, không xếp chồng ép quá chặt.

  • Giá kệ thoáng, có khoảng cách với tường và sàn để bảo đảm lưu thông không khí.

• Ghi chép nhật ký bảo quản

Mọi thao tác bảo quản phải được ghi vào Nhật ký bảo quản tài liệu lưu trữ (theo mẫu quy định). Nội dung ghi bao gồm: thời gian, người thực hiện, công việc đã tiến hành, tình trạng tài liệu, các sự cố (nếu có) và biện pháp xử lý. Nhật ký này là căn cứ để kiểm tra, đánh giá chất lượng bảo quản sau này.

2. Sản phẩm của quy trình bảo quản

Kết quả của quá trình bảo quản là:

• • Tài liệu lưu trữ sạch sẽ, gọn gàng, đúng vị trí.

  • Hệ thống giá kệ, hộp, cặp bảo quản an toàn, có nhãn nhận diện rõ ràng.

  • Nhật ký bảo quản tài liệu được cập nhật đầy đủ, lưu trữ theo đúng quy định.

3. Định mức lao động trong bảo quản tài liệu giấy

• Nội dung công việc được tính định mức

Các công việc được đưa vào định mức lao động bao gồm:

• • Vệ sinh bên trong hộp hoặc cặp bảo quản.

  • Vệ sinh bìa hồ sơ và tài liệu.

  • Sắp xếp hồ sơ vào bìa, xếp bìa vào hộp, và đưa hộp lên giá.

  • Kiểm tra công tác bảo quản sau khi hoàn tất.

Việc ghi chép Nhật ký bảo quản tuy bắt buộc nhưng không tính vào định mức lao động.

• Phân loại khó khăn

Công tác bảo quản tài liệu dạng giấy không phân loại theo mức độ khó khăn, vì quy trình tương đối thống nhất và áp dụng chung cho mọi loại tài liệu giấy.

• Định biên lao động

Mỗi nhóm bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy được tính với định biên cơ bản là một kỹ thuật viên lưu trữ chính. Như vậy, một nhóm lao động chuyên trách bảo quản giấy chỉ cần 01 người để thực hiện toàn bộ quy trình chuẩn.

• • Định mức lao động

  • Định mức được xác định cụ thể: để bảo quản tài liệu giấy trên diện tích 1 mét giá thì cần 2,534 công lao động. Nói cách khác, mỗi mét giá tài liệu giấy cần một khối lượng công việc tương đương 2,534 công để hoàn thành đầy đủ các bước vệ sinh, sắp xếp, kiểm tra.

  • Định mức này được áp dụng chung cho các kho chuyên dụng. Nếu bảo quản trong kho thông thường hoặc kho không đạt chuẩn, định mức được điều chỉnh theo hệ số quy định trong hướng dẫn nghiệp vụ (tương ứng với Bảng 27 trong văn bản gốc).

4. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị

Trong công tác bảo quản tài liệu giấy, không yêu cầu sử dụng các loại máy móc chuyên biệt như thiết bị cơ giới hay máy xử lý phức tạp. Toàn bộ công việc được thực hiện thủ công với sự hỗ trợ của các dụng cụ đơn giản, nên định mức sử dụng thiết bị bằng không.

5. Định mức dụng cụ lao động

Các dụng cụ cần thiết trong bảo quản tài liệu giấy gồm:

• Quần áo bảo hộ lao động: Mỗi kỹ thuật viên được trang bị một bộ trong 12 tháng, tính toán thành định mức 0,0056 bộ/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu.

• Găng tay bảo hộ: Trang bị găng tay vải hoặc cao su để tránh bụi, mốc. Định mức tương ứng là 0,1015 đôi/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu, thời hạn sử dụng trung bình 03 tháng.

• Khẩu trang: Trang bị khẩu trang y tế hoặc khẩu trang vải, định mức 0,1015 cái/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu, với thời hạn 06 tháng.

• Thang nhôm: Sử dụng để lấy tài liệu ở tầng cao của giá, thang nhôm có thời hạn sử dụng 60 tháng, quy đổi thành định mức 0,0100 cái/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu

• Quạt trần công suất 0,1 kW: Trang bị trong kho để lưu thông không khí, có tuổi thọ 60 tháng, định mức 0,0200 cái/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu

• Quạt thông gió công suất 0,04 kW: Giúp duy trì độ thông thoáng, thời hạn sử dụng 60 tháng, định mức 0,0200 cái/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu

• Bộ đèn neon 0,04 kW: Được sử dụng để chiếu sáng trong kho, thời hạn sử dụng 36 tháng, định mức 0,1300 bộ/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu

• Máy hút bụi công suất 2 kW: Dùng trong vệ sinh kho và giá kệ, thời hạn sử dụng 60 tháng, định mức 0,0017 cái/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu

• Máy hút ẩm công suất 1,5 kW: Dùng để duy trì độ ẩm thích hợp trong kho, thời hạn 60 tháng, định mức 0,0010 cái/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu

• Cây lau nhà: Dùng để vệ sinh nền kho, có thời hạn 6 tháng, định mức 0,0400 cái/01 ca bảo quản/01 mét giá tài liệu

6. Định mức tiêu hao vật liệu

Đối với 1 mét giá tài liệu giấy, định mức tiêu hao vật liệu được xác định như sau:

• • Khăn lau: cần 0,0169 cái, dùng để lau chùi hộp, hồ sơ và giá.

  • Xà phòng: cần 0,0100 kg, dùng cho việc vệ sinh dụng cụ và tay sau khi tiếp xúc với tài liệu.

7. Định mức tiêu hao năng lượng

Trong quá trình bảo quản tài liệu giấy, các thiết bị điện được tính toán theo mức tiêu hao năng lượng quy đổi cho mỗi mét giá:

• Quạt trần công suất 0,1 kW tiêu hao 0,01600 đơn vị.

• Quạt thông gió công suất 0,04 kW tiêu hao 0,00640 đơn vị.

• Bộ đèn neon 0,04 kW tiêu hao 0,04160 đơn vị.

• Máy hút bụi 2 kW tiêu hao 0,02720 đơn vị.

• Máy hút ẩm 1,5 kW tiêu hao 0,01200 đơn vị.

• Hao phí trên đường dây được tính thêm 0,00516 phần trăm để bù trừ tổn thất.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN, KIỂM TRA VÀ VÍ DỤ MINH HỌA 

1. Nguyên tắc tổ chức thực hiện công tác bảo quản tài liệu giấy

• Phân công rõ ràng trách nhiệm

  • • Mỗi kho tài liệu phải có cán bộ lưu trữ phụ trách trực tiếp.

    • Công việc bảo quản được phân bổ định kỳ (hằng tháng, hằng quý) và theo từng nhóm hồ sơ, từng mét giá.

    • Người phụ trách phải chịu trách nhiệm ghi chép, báo cáo và đề xuất biện pháp xử lý khi phát hiện sự cố (ẩm mốc, côn trùng, hỏng hộp bảo quản).

• Tuân thủ quy trình nghiệp vụ chuẩn

• • Thực hiện theo đúng các bước: vệ sinh – sắp xếp – kiểm tra – ghi nhật ký.

  • Không tự ý thay đổi thứ tự, bỏ bớt bước hoặc thay dụng cụ không phù hợp.

• Kết hợp định mức vào kế hoạch

• • Khi lập kế hoạch năm, đơn vị cần căn cứ định mức lao động, dụng cụ, vật liệu và năng lượng để dự toán ngân sách.

  • Định mức phải được coi là tiêu chuẩn kỹ thuật, tránh tình trạng cấp phát thiếu hoặc lãng phí.

2. Tổ chức kiểm tra, giám sát

• Kiểm tra định kỳ

  • • Lãnh đạo đơn vị hoặc trưởng kho phải kiểm tra ít nhất 2 lần/năm về tình trạng tài liệu và chất lượng bảo quản.

    • Nội dung kiểm tra gồm: mức độ sạch sẽ, độ ẩm, tình trạng hộp – bìa, sự đầy đủ của nhật ký bảo quản.

• Kiểm tra đột xuất

• • • Tiến hành khi có sự cố bất thường (mưa ngập, côn trùng phát sinh, hỏng thiết bị hút ẩm).

    • Đơn vị phải lập biên bản, đề xuất xử lý ngay.

• Báo cáo tổng hợp

• • • Hằng năm, bộ phận lưu trữ lập báo cáo về công tác bảo quản: khối lượng đã thực hiện, tình trạng tài liệu, sự cố và biện pháp khắc phục.

    • Báo cáo là cơ sở để lãnh đạo đơn vị và cơ quan quản lý cấp trên đánh giá hiệu quả, điều chỉnh quy trình.

3. Ví dụ minh họa áp dụng thực tế

Tình huống: Một kho lưu trữ cơ quan cấp tỉnh đang bảo quản 250 mét giá tài liệu hành chính, gồm hồ sơ A4 và bản vẽ khổ A1.

Bước 1 – Lập kế hoạch

• • Căn cứ định mức 2,534 công/01 mét giá → tổng khối lượng công việc = 250 × 2,534 = 633,5 công.

  • Với định biên 01 kỹ thuật viên lưu trữ chính, cần khoảng 80 ngày công làm việc (tính theo 08 giờ/ca) để hoàn tất một chu kỳ bảo quản toàn bộ kho.

Bước 2 – Chuẩn bị dụng cụ

• • Quần áo bảo hộ: 0,0056 × 250 = 1,4 bộ → cấp phát 02 bộ để đủ dùng cả năm.

  • Găng tay: 0,1015 × 250 = 25,4 đôi → mua dự phòng 30 đôi.

  • Khẩu trang: 0,1015 × 250 = 25,4 cái → chuẩn bị 30 cái cho 06 tháng.

  • Quạt trần, quạt thông gió, máy hút ẩm, đèn neon được kiểm tra, bảo dưỡng, tính theo định mức cho 250 mét giá.

Bước 3 – Thực hiện bảo quản

• • Vệ sinh và sắp xếp theo từng dãy giá, mỗi ngày thực hiện khoảng 03 – 04 mét giá.

  • Ghi nhật ký sau mỗi buổi làm việc: tình trạng hộp, hồ sơ, dụng cụ sử dụng.

Bước 4 – Kiểm tra kết quả

• • Sau 03 tháng, lãnh đạo đơn vị kiểm tra một dãy giá bất kỳ, đối chiếu với nhật ký để đánh giá tiến độ và chất lượng.

  • Phát hiện 02 hộp tài liệu bị ẩm, lập biên bản xử lý bằng cách thay hộp mới, dùng máy hút ẩm liên tục 48 giờ.

Kết quả:

• • Toàn bộ 250 mét giá được bảo quản đầy đủ, sổ nhật ký rõ ràng.

  • Kế hoạch dụng cụ – vật liệu được dùng tiết kiệm, đúng định mức.

  • Kho tài liệu duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp, không phát sinh côn trùng, nấm mốc.

4. Kết luận chung

• • Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy là công tác mang tính thường xuyên, lâu dài, đòi hỏi tổ chức khoa học và tuân thủ định mức.

  • Việc áp dụng đồng bộ quy trình, định mức lao động – dụng cụ – vật liệu – năng lượng giúp tiết kiệm nguồn lực, đồng thời bảo đảm tuổi thọ và tính nguyên vẹn của tài liệu.

  • Ví dụ minh họa cho thấy, khi áp dụng định mức đúng, cơ quan có thể chủ động lập kế hoạch nhân lực, tài chính và kỹ thuật, từ đó nâng cao hiệu quả bảo quản.

1. Yêu cầu về môi trường bảo quản

Môi trường lưu trữ là yếu tố quyết định tuổi thọ tài liệu giấy. Theo quy chuẩn quốc tế và thực tiễn Việt Nam, cần đảm bảo:

• Nhiệt độ: 18 – 22°C.

• Độ ẩm tương đối: 45 – 55%.

• Ánh sáng: hạn chế ánh sáng tự nhiên, đặc biệt là tia cực tím (UV); sử dụng đèn neon hoặc LED có mức chiếu sáng ≤ 200 lux.

• Thông gió: kho phải có hệ thống thông gió tự nhiên hoặc quạt thông gió nhân tạo, tránh không khí tù đọng.

• Sạch sẽ: thường xuyên vệ sinh sàn, giá, hộp; ngăn ngừa côn trùng, mối mọt, nấm mốc.

Ví dụ: Một kho lưu trữ 200 m² tại miền Bắc Việt Nam cần bố trí ít nhất 02 máy hút ẩm công suất 1,5 kW để đảm bảo độ ẩm ổn định trong mùa nồm ẩm.

2. Nguyên tắc về an toàn lao động và bảo hộ cá nhân

Người lao động trực tiếp làm việc trong kho lưu trữ phải được trang bị bảo hộ để bảo vệ sức khỏe, đồng thời tránh làm hư hại tài liệu.

• Quần áo bảo hộ: vải nhẹ, thoáng, dễ giặt, hạn chế bám bụi.

• Găng tay cotton hoặc nitrile: sử dụng khi tiếp xúc trực tiếp với tài liệu.

• Khẩu trang: ngăn bụi giấy, bào tử nấm mốc.

• Thang nhôm, găng tay chống trượt: khi tiếp cận giá tài liệu trên cao.

• Huấn luyện an toàn lao động: cán bộ lưu trữ cần được tập huấn về kỹ năng xử lý sự cố cháy nổ, ngập nước, điện giật.

Ví dụ: Khi vệ sinh giá tài liệu cao 03 mét, nhân viên lưu trữ bắt buộc phải sử dụng thang nhôm có tay vịn, có người hỗ trợ giữ thang, và đeo găng tay chống trượt.

Khái niệm và nguyên tắc định mức lao động trong bảo quản tài liệu 

1. Khái niệm về định mức lao động

• • Trong khoa học quản lý, định mức lao động được hiểu là lượng hao phí cần thiết về thời gian, sức lực, hoặc chi phí để một cá nhân hoặc tập thể thực hiện xong một công việc nhất định trong điều kiện kỹ thuật, tổ chức và môi trường nhất định.

  • Trong lĩnh vực lưu trữ, định mức lao động trong bảo quản tài liệu chính là thước đo lượng công việc mà một kỹ thuật viên, một nhóm cán bộ hoặc một kho lưu trữ phải thực hiện để duy trì tình trạng ổn định của tài liệu. Nói cách khác, đó là tiêu chuẩn giúp xác định bao nhiêu công sức, bao nhiêu thời gian và bao nhiêu nguồn lực cần thiết để hoàn thành một khối lượng công việc bảo quản nhất định.

  • Định mức lao động ở đây không chỉ gói gọn trong số giờ công lao động thủ công (như lau bụi, dán gáy, thay hộp) mà còn bao gồm cả hao phí trí tuệ, kỹ thuật và phối hợp tập thể (như giám sát môi trường kho, lập báo cáo thống kê, phân tích số liệu, dự báo nguy cơ).

2. Ý nghĩa của định mức lao động trong bảo quản tài liệu

Nếu không có định mức, công tác bảo quản thường rơi vào tình trạng “ước lượng cảm tính”, dẫn đến:

• • Nơi thì bố trí thừa người nhưng công việc không rõ ràng.

  • Nơi thì thiếu người, dẫn tới chậm trễ, bỏ sót hoặc làm qua loa.

  • Khó đánh giá kết quả lao động, không xác định được ai làm tốt, ai làm chưa đạt.

  • Không có căn cứ khoa học để đề xuất kinh phí, trang thiết bị.

Ngược lại, khi có định mức:

• • Công việc được lượng hóa cụ thể.

  • Có thể dự báo khối lượng và thời gian cần thiết cho mỗi hạng mục.

  • Dễ dàng quy đổi giữa các loại công việc, tạo sự công bằng và minh bạch.

  • Là cơ sở để lãnh đạo phân công, kiểm soát tiến độ, lập kế hoạch.

Đặc biệt, trong những tình huống khẩn cấp như xử lý tài liệu sau lũ lụt, khử mốc hàng loạt, định mức lao động giúp dự kiến chính xác số lượng nhân lực cần huy động và khoảng thời gian xử lý, tránh tình trạng lúng túng hoặc huy động quá ít/ quá nhiều.

3. Nguyên tắc định mức kỹ thuật

Định mức kỹ thuật là căn cứ để:

• Xác định khối lượng lao động: tính số công/mét giá.

• Tính toán nhu cầu thiết bị, dụng cụ, vật liệu: số lượng tối thiểu phải trang bị.

• Dự toán chi phí và phân bổ ngân sách: làm căn cứ lập kế hoạch hằng năm.

Nguyên tắc khi áp dụng định mức:

• • • Định mức được tính cho kho lưu trữ chuyên dụng; nếu kho tạm, kho chưa đạt chuẩn thì cần điều chỉnh hệ số tăng thêm.

    • Định mức mang tính bình quân, có thể cao hoặc thấp hơn tùy tình trạng tài liệu và môi trường.

    • Định mức cần được cập nhật định kỳ (03–05 năm/lần) để phù hợp với thực tế.

Ví dụ: Nếu kho lưu trữ có độ ẩm trung bình > 70% quanh năm, định mức sử dụng máy hút ẩm phải điều chỉnh tăng 1,5–02 lần so với chuẩn.

4. Các loại định mức trong bảo quản tài liệu

Trong công tác bảo quản, có thể phân chia định mức lao động thành nhiều loại tùy theo tiêu chí:

• • Định mức theo khối lượng tài liệu: Ví dụ, để vệ sinh 1 mét giá tài liệu cần bao nhiêu giờ công.

  • Định mức theo loại hình công việc: Vệ sinh hồ sơ, tu bổ đơn giản, khử nấm mốc, dán nhãn hộp, lập báo cáo, kiểm tra nhiệt độ – độ ẩm.

  • Định mức theo nhân lực: Một kỹ thuật viên làm trong một ca, một nhóm ba người làm trong một tuần, một cán bộ kỹ sư giám sát kho trong một tháng.

  • Định mức theo thời gian: Số giờ/ngày cần thiết để bảo quản một số lượng tài liệu nhất định.

  • Định mức theo tình huống đặc thù: Xử lý sự cố khẩn cấp (lụt, cháy, mốc lan rộng), bảo quản kho tạm, hoặc trong giai đoạn số hóa song song.

Việc xác định loại định mức nào cần áp dụng phụ thuộc vào mục tiêu quản lý của cơ quan và đặc thù kho tài liệu.

5. Nguyên tắc xây dựng định mức lao động

Để bảo đảm định mức lao động trong bảo quản tài liệu mang tính khả thi và dễ áp dụng, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản:

• • Thứ nhất, tính khoa học: Định mức phải được xây dựng dựa trên cơ sở khảo sát thực tế, đo đạc, thử nghiệm, có sự so sánh với các chuẩn mực trong ngành. Ví dụ, không thể đặt định mức vệ sinh 1 mét giá hồ sơ chỉ trong 10 phút nếu thực tế cần tối thiểu 25–30 phút để làm sạch bụi, thay dây buộc, kiểm tra hộp.

  • Thứ hai, tính khách quan: Định mức không phụ thuộc vào ý chí chủ quan của người quản lý. Nó cần phản ánh đúng năng suất lao động trung bình của một cán bộ có trình độ và điều kiện bình thường, tránh lấy năng suất cá biệt của một cá nhân xuất sắc hoặc quá yếu làm chuẩn.

  • Thứ ba, tính phù hợp: Định mức phải phù hợp với điều kiện thực tế của kho, của cơ quan: diện tích, trang thiết bị, trình độ cán bộ. Một kho chuyên dụng có hệ thống điều hòa trung tâm, giá di động hiện đại thì định mức sẽ khác so với một kho tạm, giá gỗ, chưa có điều hòa.

  • Thứ tư, tính khả thi: Định mức phải có khả năng thực hiện được trong điều kiện bình thường, không quá cao để gây áp lực, cũng không quá thấp để tạo sự lãng phí nhân lực.

  • Thứ năm, tính linh hoạt: Định mức có thể điều chỉnh khi điều kiện thay đổi: số lượng tài liệu tăng đột biến, môi trường kho cải thiện, ứng dụng công nghệ mới.

  • Thứ sáu, tính pháp lý và minh bạch: Định mức nên được ban hành bằng văn bản nội bộ, phổ biến cho cán bộ liên quan, làm căn cứ để giao việc, thanh toán kinh phí, nghiệm thu kết quả.

6. Các yếu tố ảnh hưởng đến định mức

Trong thực tiễn, có rất nhiều yếu tố chi phối đến việc xác định định mức lao động trong bảo quản tài liệu, có thể chia thành ba nhóm lớn:

• • Yếu tố về tài liệu: Khối lượng, chất liệu (giấy dó, giấy công nghiệp, phim ảnh, bản đồ), tình trạng hư hỏng, mức độ sử dụng. Tài liệu càng cũ, càng giòn thì định mức thời gian bảo quản càng cao.

  • Yếu tố về môi trường kho: Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi bẩn, nguy cơ sinh vật. Kho đạt chuẩn sẽ giúp giảm nhiều công đoạn bảo quản thủ công.

  • Yếu tố về con người và thiết bị: Trình độ kỹ năng của cán bộ, số lượng nhân sự, thiết bị hỗ trợ như máy hút bụi chuyên dụng, máy khử ẩm, giá di động. Có thiết bị tốt thì định mức thời gian giảm đi đáng kể.

7. Ví dụ minh họa

Giả sử một kho tài liệu có 1.000 mét giá hồ sơ, phần lớn là tài liệu giấy từ thập niên 1980–1990, nhiều bụi, có mốc nhẹ. Nếu không có định mức, cơ quan thường ước chừng cần 05–06 người làm trong vài tháng. Nhưng nếu áp dụng định mức rõ ràng: vệ sinh 1 mét giá mất trung bình 30 phút, thì để hoàn thành 1.000 mét cần 500 giờ công. Nếu một kỹ thuật viên làm 6 giờ/ngày, thì chỉ cần khoảng 83 ngày công, tức 4 người có thể hoàn thành trong chưa đầy một tháng. Như vậy, định mức không chỉ lượng hóa chính xác mà còn giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhân lực hợp lý, tiết kiệm thời gian. 

Định mức sử dụng máy móc, thiết bị trong bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy 

Lý do không sử dụng máy móc, thiết bị

Có nhiều nguyên nhân giải thích vì sao trong bảo quản tài liệu giấy, máy móc, thiết bị gần như không được tính đến:

• • Đặc thù của tài liệu giấy:

    • • Tài liệu giấy có tính chất mỏng manh, dễ hư hỏng, dễ bị tác động bởi lực cơ học, nhiệt độ, độ ẩm.

      • Các thao tác bảo quản như vệ sinh, đưa vào bìa hồ sơ, xếp hộp… đều đòi hỏi sự nhẹ nhàng, tỉ mỉ, khó có loại máy móc nào thay thế được hoàn toàn.

  • Tính đa dạng và không đồng bộ của hồ sơ:

    • • Mỗi cơ quan, đơn vị có hồ sơ với hình thức, kích thước, độ dày, tình trạng bảo quản khác nhau.

      • Máy móc khó có thể chuẩn hóa để xử lý đồng loạt các loại tài liệu này mà không gây nguy cơ hư hại.

  • Chi phí đầu tư và hiệu quả thực tế:

    • • Đầu tư máy móc chuyên dụng cho bảo quản tài liệu giấy rất tốn kém, trong khi khối lượng công việc chủ yếu là thủ công, mang tính định kỳ.

      • Sử dụng con người có kinh nghiệm và đôi tay khéo léo vẫn được coi là giải pháp tối ưu, tiết kiệm và hiệu quả hơn.

So sánh với bảo quản tài liệu dạng số

Nếu so với bảo quản tài liệu lưu trữ số, bảo quản tài liệu giấy có điểm khác biệt lớn:

• • Tài liệu số chủ yếu cần đến công nghệ (sao lưu, kiểm tra dữ liệu, phục hồi,…) thì tài liệu giấy lại dựa nhiều vào thao tác thủ công và sự tỉ mỉ của cán bộ.

  • Định mức lao động cho tài liệu giấy thường được tính theo mét giá (khối lượng vật lý), trong khi tài liệu số tính theo dung lượng hoặc số bản sao lưu.

  • Việc phân loại khó khăn ở tài liệu số khá phức tạp (tùy theo loại file, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm…), nhưng với tài liệu giấy, các thao tác hầu như đồng nhất nên không phân loại mức độ khó khăn.

So sánh này giúp thấy rõ tính đặc thù và sự cần thiết của định mức riêng cho từng loại tài liệu.

Có thể khẳng định rằng, định mức lao động cho bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy là cơ sở khoa học và thực tiễn để tổ chức công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị. Với định mức 2,534 công/mét giá, cùng quy trình được mô tả rõ ràng, các cơ quan lưu trữ có thể tính toán chính xác khối lượng công việc, phân bổ nhân sự hợp lý, bảo đảm tài liệu giấy – vốn chiếm tỷ lệ rất lớn trong kho lưu trữ – được bảo quản lâu dài, an toàn và hiệu quả. 

NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Định mức kinh tế - kỹ thuật 

QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KTKT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY THEO TT16/2023/TT-BNV 

Định mức kỹ thuật Bảo quản kho, tài liệu lưu trữ ngành TN&MT 

Quy đổi định mức trong thực tiễn bảo quản tài liệu tại các cơ quan 

Định mức lao động trong tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy ngành TN 

CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ, NGHE NHÌN, PHIM ẢNH VÀ TÀI LIỆU ĐẶC  

QUY ĐỊNH KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH TN&MT

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 01)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 02) 

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 03) 

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY NGÀNH TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 

SỔ TAY THỰC HÀNH  Chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu