Với khối lượng tài liệu khổng lồ và đa dạng của các cơ quan, tổ chức, việc chuẩn hóa quy trình chỉnh lý theo các định mức kinh tế-kỹ thuật là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm và chất lượng. Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã quy định chi tiết các định mức tối đa về lao động, máy móc, công cụ dụng cụ, vật tư và năng lượng phục vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy, làm nền tảng cho công tác lập dự toán, kế hoạch và tổ chức thực hiện.

Khái niệm và ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu 

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ. Hoạt động này giúp sắp xếp, phân loại, lập hồ sơ, biên mục và hệ thống hóa tài liệu, từ đó bảo đảm tính khoa học, thuận tiện cho khai thác, sử dụng lâu dài.

Theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, quy trình chỉnh lý gồm 21 bước cụ thể. Đảm bảo mọi bước công việc từ tiếp nhận, khảo sát, phân loại đến đóng gói và bàn giao tài liệu nền giấy được thực hiện đồng nhất, tiết kiệm nhân lực – vật lực, tuân thủ định mức lao động và sử dụng máy móc, vật tư đúng quy chuẩn. Áp dụng cho cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách Nhà nước chỉnh lý 100% tài liệu nền giấy.

Cơ sở pháp lý & khung định mức

Thông tư 16/2023/TT-BNV ban hành căn cứ Luật Lưu trữ 2011 và các Nghị định liên quan. Phạm vi điều chỉnh bao gồm:

• • • Quy trình chỉnh lý: 21 bước từ tiếp nhận đến kết thúc.

    • Định mức lao động: chia thành ba thành phần (trực tiếp, quản lý, phục vụ).

    • Định mức máy móc – thiết bị và công cụ dụng cụ: tính theo ca (8 giờ).

    • Định mức vật tư, văn phòng phẩm: số lượng từng loại trên mỗi mét tài liệu.

    • Định mức tiêu hao năng lượng: công suất thiết bị nhân với thời gian sử dụng.

    • Hệ số phức tạp: điều chỉnh định mức theo đặc thù đơn vị hình thành, thời gian hình thành, tình trạng vật lý và ngôn ngữ tài liệu.

Ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu nền giấy 

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức hình thành một khối lượng lớn tài liệu. Nếu không được chỉnh lý, tài liệu sẽ bị lộn xộn, khó tra cứu, thậm chí hư hỏng. Chỉnh lý giúp:

• • • Loại bỏ tài liệu trùng lặp, hết giá trị.

    • Lập hồ sơ khoa học, thuận tiện cho tra cứu.

    • Xác định thời hạn bảo quản chính xác.

    • Nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ nghiên cứu lâu dài.

Chuẩn bị trước

• • Tham chiếu Thông tư 16/2023/TT-BNV và Phụ lục I:

• Quy trình 21 bước;
• Định mức lao động trực tiếp, quản lý, phục vụ;
• Định mức ca máy móc (máy điều hòa 4,84 ca; máy vi tính 17,43 ca; máy in A4 4,50 ca;…) và ca công cụ (quạt, ghế, bàn, đồ bảo hộ mỗi ca ≈ 19,34).
• Định mức vật tư/văn phòng phẩm (170 tờ bìa hồ sơ; 230 tờ mục lục;…) và năng lượng (AC 135,37 kW·h; PC 34,86 kW·h;…).

• • Thành phần thực hiện: Lưu trữ viên các bậc 1–5/12, chính bậc 2/8, Trưởng nhóm, Thủ kho.

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy theo Thông tư 16/2023/TT-BNV 

Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận

1. Mục đích: Giai đoạn này tập trung vào việc tiếp nhận, làm sạch sơ bộ và lên kế hoạch cho toàn bộ quá trình. Đảm bảo hồ sơ, tập tài liệu chuyển giao giữa các bộ phận/kho lưu trữ được kiểm đếm, đối chiếu đầy đủ và có chứng từ xác nhận pháp lý trước khi đưa vào quy trình chỉnh lý. Đảm bảo tài liệu được bàn giao đầy đủ, đúng chủng loại, đúng tình trạng và được vận chuyển an toàn đến nơi chỉnh lý.

2. Thành phần tham gia

• • • Cán bộ lưu trữ viên trung cấp (bậc 2/12) phụ trách tiếp nhận.

    • Thủ kho hoặc đại diện kho lưu trữ bàn giao.

    • (Nếu cần) Trưởng nhóm chỉnh lý hoặc cán bộ phụ trách phông.

3. Hồ sơ, biểu mẫu

• • • Biên bản giao nhận tài liệu (mẫu TL-01).

    • Phiếu kiểm đếm ban đầu (mẫu TL-02).

    • Danh mục tài liệu kèm theo (theo sổ sách hoặc danh mục điện tử).

4. Công cụ, điều kiện

• • • Bàn/khay kiểm đếm phẳng, đủ ánh sáng.

    • Thiết bị chụp hình (để lưu ảnh bìa trước – sau).

    • Bút không tẩy xóa, thước đo và sổ ghi chép.

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị hồ sơ:

  • • Thủ kho cung cấp danh sách tài liệu kèm bìa, số trang, mã hồ sơ (nếu có).

    • Lưu trữ viên mở khóa thùng, hộp chứa tài liệu; đặt lên bàn kiểm đếm.

• Đối chiếu, kiểm đếm:

  • • 1. 1. 1. • Xác định số lượng, tình trạng, nội dung tài liệu:

                 1. • Kiểm tra từng tập/hồ sơ: tiêu đề, niên đại, số trang, tình trạng bìa – gáy.

                    • Ghi nhận các vấn đề cần xử lý sau: Tài liệu bị thiếu, hỏng - rách, mốc, mất trang, ố—trên phiếu kiểm đếm lẫn tài liệu không liên quan… 

• Chụp hình lưu chứng:

  • • Ảnh bìa trước và bìa sau mỗi tập. Đánh dấu số thứ tự trên ảnh.

• Lập biên bản:

  • • 1. 1. 1. • Lập biên bản giao nhận giữa đơn vị lưu trữ và đơn vị chỉnh lý: 

    • Điền đầy đủ thông tin: Tên phông, số lượng hồ sơ/tài liệu, tình trạng vật lý, thời gian giao nhận, người giao – người nhận. ngày giờ, địa điểm, tên tài liệu, số mét tài liệu (khoảng cách xếp).

    • Biên bản cần có chữ ký xác nhận của bên bàn giao và bên nhận. 

• Lưu trữ biên bản:

• • • Gửi 01 bản cho phòng Chỉnh lý, 01 bản lưu tại kho.

6. Định mức lao động

• • • Thời gian thực hiện: 6,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Tập tài liệu đã được bàn giao hợp lệ, sẵn sàng cho bước vận chuyển;

    • Biên bản giao nhận hoàn chỉnh có chữ ký xác nhận;

    • Hồ sơ kiểm đếm, chụp hình lưu trữ đầy đủ.

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100 m)

1. Mục đích: Đưa tài liệu từ kho lưu trữ đến phòng chỉnh lý an toàn, nguyên vẹn và kịp thời, đảm bảo sẵn sàng cho bước làm sạch sơ bộ.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 (thực hiện vận chuyển)

    • Nhân viên kho bảo quản (hỗ trợ bốc xếp)

3. Hồ sơ, biểu mẫu

• • • Phiếu vận chuyển tài liệu (mẫu TL-VT01)

    • Biên bản giao nhận tài liệu (bản sao)

4. Công cụ, điều kiện

• • • Xe đẩy chuyên dụng chống xóc

    • Thùng hoặc hộp chứa chống ẩm, chống va đập

    • Đường đi nội bộ thông suốt, không trơn trượt

    • Găng tay vải mềm, khẩu trang bảo hộ

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị phương tiện

  • • Kiểm tra xe đẩy, thùng chứa đủ điều kiện; đeo găng tay, khẩu trang.

• Bốc xếp tài liệu

  • • Nhẹ nhàng đặt mỗi tập lên xe, không chồng vượt chiều cao an toàn.

      • • Vận chuyển tài liệu: 

          1. • Di chuyển từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m). 

    • Đẩy chậm, giữ đường đi thẳng, tránh rung lắc.

    • Sử dụng hộp, cặp, xe đẩy chuyên dụng để tránh hư hỏng.

    • Tuân thủ lộ trình: không qua khu vực ẩm ướt hoặc có vật cản.

• Kiểm tra tại phòng chỉnh lý

  • • Đối chiếu số lượng, tình trạng bìa – gáy trên phiếu vận chuyển.

    • Ký xác nhận hoàn thành di chuyển.

• Xếp đặt tài liệu

• Sắp theo thứ tự tạm trên bàn làm việc hoặc giá chuẩn bị cho bước vệ sinh.

6. Định mức lao động: Thời gian thực hiện: 30,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 đảm nhiệm.

7. Kết quả đầu ra

• • • Tài liệu được chuyển đầy đủ, nguyên vẹn đến địa điểm chỉnh lý

    • Phiếu vận chuyển có xác nhận của hai bên

    • Khu vực chỉnh lý sẵn sàng cho bước Vệ sinh sơ bộ (Bước 3)

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Giai đoạn này tập trung vào việc tiếp nhận, làm sạch sơ bộ và lên kế hoạch cho toàn bộ quá trình.

1. Mục đích: Trước khi đi sâu vào các nghiệp vụ chỉnh lý, tài liệu cần được làm sạch ban đầu. Loại bỏ bụi bần, các yếu tố gây hại, mảnh giấy rời và kim ghim kẹp bám trên bề mặt và chuẩn bị tài liệu ở trạng thái tốt nhất để chuẩn bị cho các công đoạn chỉnh lý chuyên sâu, ngăn ngừa hư hại thêm cho giấy.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 01/12 (thực hiện vệ sinh)

    • Hỗ trợ: Nhân viên kho hoặc trợ lý chỉnh lý (nếu cần)

3. Công cụ, dụng cụ

• • • Chổi lông mềm, bàn chải nhỏ lông tự nhiên

    • Khăn khô, khăn mềm không xơ

    • Hút bụi cầm tay đầu nhỏ (tùy chọn)

    • Găng tay vải hoặc nitrile, khẩu trang, kính bảo hộ

    • Khay hoặc tấm lót chống tĩnh điện

4. Hồ sơ, biểu mẫu

• • • Phiếu theo dõi vệ sinh sơ bộ (mẫu TL-VS01)

    • Sổ nhật ký tình trạng tài liệu trước và sau vệ sinh

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị khu vực

  • 1. • Làm sạch bàn thao tác, trải tấm lót chống tĩnh điện.

       • Bật hệ thống hút ẩm nếu phòng đã trang bị.

• Gỡ phụ kiện kim loại

  • 1. • Dùng nhíp nhẹ nhàng nhổ ghim, kẹp kim loại để tránh rỉ sét và hư hại tài liệu đặt riêng vào khay sắt.

• Quét bụi bề mặt

  • 1. • Dùng chổi lông mềm loại bỏ bụi bần, mạng nhện, vết bẩn nhẹ nhàng, không chà xát mạnh theo một chiều bằng khăn mềm, cọ chuyên dụng;

       • Phối hợp hút bụi cầm tay cho góc cạnh, nếp gấp.

         1. 1. • Xử lý nấm mốc nhẹ bằng dung dịch sát khuẩn chuyên dụng (nếu có).

               • Làm phẳng tài liệu nếu bị gấp nếp, cong vênh.

• Lau khô, kiểm tra vết bẩn

  • 1. • Chấm khăn khô nhẹ lên vết bẩn cứng đầu, tránh làm ướt giấy.

       • Ghi lại vết bẩn hoặc mốc còn sót trong phiếu TL-VS01.

• Hoàn thiện

• • • • Xếp lại tài liệu theo thứ tự ban đầu trên bàn; đóng gói tạm bằng giấy mềm chống ẩm.

      • Ký xác nhận vào phiếu theo dõi.

6. Định mức lao động

• 50,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Tài liệu sạch bụi, an toàn cho các bước chỉnh lý tiếp theo.

    • Phiếu theo dõi vệ sinh hoàn chỉnh, phản ánh tình trạng tài liệu sau vệ sinh sơ bộ.

    • Kim ghim và kẹp kim loại được thu gom, ghi biên bản thu hồi.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý

1. Mục đích

• Nắm rõ hiện trạng, khối lượng, chất lượng, đặc điểm phông tài liệu.

• Xây dựng các văn bản hướng dẫn xuyên suốt quá trình chỉnh lý: 

  • • Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu: Cán bộ lưu trữ tiến hành nghiên cứu chi tiết về tài liệu, bao gồm số lượng, loại hình, tình trạng vật lý và nội dung, để lập báo cáo khảo sát. 

    • Kế hoạch chỉnh lý: Dựa trên báo cáo khảo sát, một kế hoạch chi tiết được xây dựng, bao gồm thời gian thực hiện, nhân lực, thiết bị và các công việc cụ thể cần làm.  

    • Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông: 

      • • Tóm tắt quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị tạo ra tài liệu

        • Diễn biến hình thành phông, các giai đoạn phát triển, đặc điểm tài liệu

Việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông giúp hiểu rõ bối cảnh ra đời của tài liệu, từ đó có cơ sở khoa học để phân loại và sắp xếp chúng. 

• • • Biên soạn "Hướng dẫn phân loại – lập hồ sơ – xác định giá trị": Cuối cùng, một bộ hướng dẫn chi tiết về phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu được biên soạn. Đây là kim chỉ nam cho các bước tiếp theo, đảm bảo tính nhất quán và chính xác cho toàn bộ khối tài liệu được chỉnh lý. 

2. Thành phần tham gia

• Lưu trữ viên chính (bậc 2/8) hoặc lưu trữ viên (bậc 7/9) được phân công khảo sát.

•  Trưởng nhóm chỉnh lý duyệt nội dung hướng dẫn.

•  Nhân viên kỹ thuật (nếu cần chụp ảnh, đo ẩm, kiểm tra mốc).

3. Hồ sơ, biểu mẫu

• Phiếu khảo sát hiện trạng (TL-KS01). 

• Mẫu Báo cáo kết quả khảo sát (TL-BC01).

•  Mẫu Kế hoạch chỉnh lý (TL-KH01).

• Mẫu Tổng hợp lịch sử đơn vị và lịch sử phông (TL-LS01).

• Mẫu Hướng dẫn phân loại – lập hồ sơ – xác định giá trị (TL-HD01).

4. Công cụ, phương tiện

• Máy ảnh độ phân giải ≥ 12 MP hoặc smartphone;

• Thước đo, ẩm kế, đèn soi kim loại;

• Máy tính cài phần mềm soạn thảo văn bản;

• Bảng, thước kẻ, bút chỉ, máy tính bảng hoặc sổ ghi chép.

5. Trình tự thực hiện

• Khảo sát hiện trạng

  • • Kiểm đếm mét tài liệu, ghi số lô, nhóm;

    • Đánh giá vật lý: kích thước, độ ẩm, mốc, rách, chữ mờ, chất liệu giấy;

    • Chụp ảnh minh họa bìa trước/sau, góc lỗi, vết mốc.

• Lập Báo cáo kết quả khảo sát

  • • Tổng hợp thông tin định tính (chức năng, nhiệm vụ phông) và định lượng (số mét, số tập);

    • Đưa ra phân nhóm ưu tiên xử lý (mức độ hư hại, giá trị lưu trữ).

• Soạn Kế hoạch chỉnh lý

  • • Xác định tiến độ, phân bổ nhân lực, thiết bị, vật tư;

    • Lập lịch thực hiện theo từng giai đoạn: vệ sinh, phân loại, lập hồ sơ, đóng gói.

• Tổng hợp Lịch sử phông

  • • Thu thập tài liệu gốc về quá trình hình thành, hoạt động của đơn vị;

    • Biên soạn sơ lược lịch sử, thành phần tài liệu, niên đại.

• Soạn Hướng dẫn phân loại – lập hồ sơ – xác định giá trị

  • • Quy định tiêu chí phân nhóm A/B/C (vĩnh viễn, 10–20 năm, <10 năm);

    • Hướng dẫn xây dựng cấu trúc tiêu đề hồ sơ;

    • Tiêu chí đánh giá giá trị nội dung, pháp lý, lịch sử, khoa học.

• Duyệt & ban hành

• • • Gửi dự thảo cho Trưởng phòng lưu trữ và các đầu mối thẩm định;

    • Chỉnh sửa, hoàn thiện;

    • Phê duyệt, đóng dấu, phát hành bản cứng và bản điện tử.

6. Định mức lao động

• 120 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Báo cáo kết quả khảo sát hiện trạng tập hợp đầy đủ số liệu, hình ảnh minh họa.

    • Kế hoạch chỉnh lý chi tiết về tiến độ, nguồn nhân lực – thiết bị – vật tư.

    • Văn bản lịch sử phông làm cơ sở tham chiếu giá trị tài liệu.

    • Hướng dẫn phân loại – lập hồ sơ – xác định giá trị tài liệu làm quy chuẩn chung cho toàn bộ quy trình chỉnh lý.

Chú ý: Chất lượng bước khảo sát quyết định hiệu quả toàn quy trình. Nên bổ sung khảo sát thử nghiệm 1–2 bộ hồ sơ mẫu để kiểm định hướng dẫn trước khi áp dụng đại trà.

Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

1. Mục đích

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Tất cả tài liệu sẽ được phân loại dựa trên hướng dẫn đã biên soạn từ giai đoạn chuẩn bị. Hướng dẫn này đóng vai trò là kim chỉ nam, giúp đảm bảo sự nhất quán và logic trong việc sắp xếp tài liệu. 

• • • Phân tách tài liệu thành các nhóm giá trị lưu trữ A (vĩnh viễn), B (10–20 năm), C (< 10 năm) theo tiêu chí do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

    • Chuẩn bị cho bước lập hồ sơ, gắn mã nhóm và nhãn phân loại, đảm bảo việc sắp xếp, truy xuất nhanh và đúng hạn bảo quản.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên bậc 3/9 (thực hiện chính).

    • Trưởng nhóm chỉnh lý (giám sát, phê duyệt kết quả phân loại).

3. Biểu mẫu, công cụ

• • • Mẫu “Phiếu phân loại tài liệu” (TL-PL01).

    • Nhãn phân loại (5×2 cm) in sẵn nhóm A/B/C.

    • Bút viết bìa, bút viết phiếu tin, thước kẻ.

4. Điều kiện

• • • Phòng chỉnh lý đủ ánh sáng, có giá, bàn thao tác.

    • Danh sách danh mục tài liệu tạm (tính theo mét tài liệu).

5. Trình tự thực hiện

• • • Thu thập từng mét tài liệu đã vệ sinh (Bước 3) và có phiếu khảo sát, hướng dẫn phân loại.

    • Đọc hướng dẫn phân loại (TL-HD01): tiêu chí về niên đại, nội dung, độ hiếm, tình trạng vật lý.

    • Đánh giá từng đơn vị (tập, mét): kết hợp thông tin hiện trạng với hướng dẫn, xác định nhóm A, B hoặc C.

    • Ghi kết quả vào Phiếu phân loại (TL-PL01):

      • • Cột “Mã nhóm” điền A/B/C;

        • Cột “Lý do phân loại” nêu tiêu chí áp dụng.

    • Dán nhãn phân loại góc phải bìa mỗi tập: nhóm A (nền đỏ), B (nền vàng), C (nền xanh).

    • Xếp tài liệu tạm theo nhóm trên bàn hoặc giá phân loại, chờ bước lập hồ sơ.

    • Trưởng nhóm kiểm tra mẫu ngẫu nhiên 10% đơn vị, ký xác nhận trên phiếu.

6. Định mức lao động

• • Định mức lao động trực tiếp cho phân loại:

• Tài liệu rời lẻ: 1 379,96 phút/mét;
• Tài liệu đã lập sơ bộ hồ sơ: 413,99 phút/mét.

• Lao động quản lý và phục vụ tính thêm 10% và 5% trên cơ sở trực tiếp.

7. Kết quả đầu ra

• • • Phiếu phân loại TL-PL01 hoàn chỉnh, có chữ ký Trưởng nhóm.

    • Tài liệu được gắn nhãn nhóm A/B/C, xếp tạm đúng thứ tự.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

6.1. Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

1. Mục đích: Tập hợp tài liệu đơn lẻ, chưa được sắp xếp cùng chủ đề/niên đại thành một hồ sơ đầy đủ, có tiêu đề, cấu trúc và thời hạn bảo quản rõ ràng.

• • • Thực hiện bởi: Lưu trữ viên bậc 3/9

    • Định mức lao động trực tiếp: 1 965,65 phút/mét tài liệu

2. Công cụ & biểu mẫu

• • • Mẫu TL-HS01 “Phiếu lập hồ sơ”

    • Bìa hồ sơ (có đánh số)

    • Giấy sơ mi (định lượng < 70 g/m²)

    • Bút chì gỗ, bút mực, thước kẻ

3 Trình tự

• • • Tập hợp tài liệu cùng một chủ đề/niên đại.

    • Mở Mẫu TL-HS01, ghi mã hồ sơ tạm, khoảng niên đại, phạm vi nội dung.

    • Lần lượt xếp các tờ theo đúng thứ tự thời gian, dán giấy sơ mi ngăn cách từng 50 trang.

    • Biên soạn tiêu đề hồ sơ theo cấu trúc “[Đơn vị] – [Chủ đề] – [Niên đại]” ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh đúng nội dung và thời gian.

      • • Hệ thống hóa tài liệu: Tài liệu trong hồ sơ được hệ thống hóa theo một trình tự hợp lý (ví dụ: theo thời gian, theo thứ tự giải quyết công việc). 

        • Xác định thời hạn bảo quản: Dựa trên giá trị pháp lý, hành chính, lịch sử của tài liệu

        • Ghi chú loại bỏ: Các tài liệu không còn giá trị sẽ được loại bỏ và ghi rõ lý do loại bỏ tài liệu không còn giá trị (bản nháp, bản trùng, tư liệu tham khảo…) 

    • Gắn bìa hồ sơ, ghi sẵn “Hạn bảo quản” (nhóm A/B/C).

    • Đóng gáy, bấm ghim hoặc may chỉ tranh tùy khối lượng.

    • Ký xác nhận hoàn thiện hồ sơ trên TL-HS01, lưu bộ hồ sơ lên giá tạm.

6.2. Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ

1. Mục đích: Rà soát, bổ sung và sửa tiêu đề, hệ thống lại hồ sơ sơ bộ để đạt yêu cầu chính xác, đầy đủ.

• Thực hiện bởi: Lưu trữ viên bậc 3/9

• Định mức lao động trực tiếp: 1 238,36 phút/mét tài liệu

2. Công cụ & biểu mẫu

• • • Hồ sơ sơ bộ (có TL-HS01 kèm)

    • Bút đỏ/đen, bút chì

    • Mẫu TL-HS01 để điều chỉnh thông tin

3. Trình tự

• Đối chiếu nội dung tài liệu với TL-HS01: kiểm tra kỹ lưỡng về nội dung, số trang, niên đại đảm bảo tài liệu trong hồ sơ phản ánh đúng sự việc.

  • • Kiểm tra tiêu đề và thời hạn bảo quản: Nếu phát hiện thiếu sót, tài liệu sẽ được bổ sung và tiêu đề có thể được chỉnh sửa.

• Bổ sung các tờ, chứng từ thiếu; tách những trang không liên quan.

• Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho khớp chức năng/nội dung; cập nhật thời hạn bảo quản nếu hồ sơ thay đổi nhóm.

• Sắp xếp lại toàn bộ trang theo trình tự nội dung hợp lý, nhất quán và gán lại giấy sơ mi ngăn cách (nếu cần) để đảm bảo sự chính xác.  

• Cập nhật TL-HS01: đánh dấu phiên bản sửa, ghi rõ lý do điều chỉnh, ký xác nhận.

• Lưu hồ sơ hoàn thiện lên giá chờ nhập phiếu tin.

Với cả hai trường hợp, việc Giám sát, ký duyệt của Trưởng nhóm chỉnh lý được thực hiện ngẫu nhiên 10% số hồ sơ để đảm bảo tuân thủ chuẩn.