Tài liệu số

Hướng dẫn chi tiết về cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số

Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số: Hướng dẫn chuyên sâu và ví dụ minh họa

Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số là nền tảng cốt lõi của công tác lưu trữ hiện đại. Nó đảm bảo các tài liệu điện tử được tổ chức, quản lý và tra cứu một cách khoa học, hiệu quả. Thay vì chỉ là những tệp tin rời rạc, mỗi tài liệu số được "đóng gói" với một bộ siêu dữ liệu (metadata) đầy đủ, giúp xác định nguồn gốc, nội dung, và giá trị của nó.

Cấu trúc này được chia thành ba cấp độ chính: dữ liệu phông lưu trữ, dữ liệu hồ sơ, và dữ liệu tài liệu, cùng với các quy định riêng cho từng loại tài liệu đặc thù.

Dữ liệu của phông lưu trữ (Fonds-level data) 

Đây là cấp độ cao nhất, chứa các thông tin tổng quan về một tập hợp tài liệu được hình thành từ một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Mục đích là để nhận diện và phân loại toàn bộ tài liệu thuộc phông đó.

• • Mã phông, tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ: Đây là định danh duy nhất của phông, giống như tên và mã số của một phòng ban trong một tổ chức.

Ví dụ: Phông "Bộ Kế hoạch và Đầu tư (1955-2025)" hoặc Sưu tập "Hồ sơ cá nhân của nhà khoa học Nguyễn Văn A".

• • Trạng thái (đóng, mở): Cho biết phông đó còn đang tiếp tục được bổ sung tài liệu hay không. "Mở" là đang bổ sung; "Đóng" là đã hoàn tất.

  • Lịch sử đơn vị hình thành phông: Ghi chép quá trình ra đời, thay đổi của cơ quan, tổ chức đã tạo ra tài liệu.

Ví dụ: "Bộ Tài chính thành lập năm 1945, đổi tên thành Bộ Kinh tế Tài chính năm 1955, sau đó quay lại tên Bộ Tài chính năm 1958". Thông tin này giúp hiểu bối cảnh ra đời của tài liệu.

• • Thời gian tài liệu và tổng số tài liệu: Khoảng thời gian từ tài liệu đầu tiên đến tài liệu cuối cùng trong phông và số lượng tài liệu.

  • Phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu: Sơ đồ phân loại tài liệu trong phông.

Ví dụ: "Phông được phân loại theo nguyên tắc chức năng, gồm các nhóm: Quản lý nhân sự, Quản lý tài chính, Quản lý dự án,...".

Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ (File-level data) 

Hồ sơ là một tập hợp các tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc hoặc cá nhân cụ thể. Dữ liệu hồ sơ giúp quản lý toàn bộ các tài liệu con bên trong.

• • Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ: Định danh và mô tả nội dung chính của hồ sơ.

Ví dụ: Mã "TK.01" và Tiêu đề "Hồ sơ thi đua khen thưởng năm 2024 của Phòng Hành chính".

• • Thời hạn lưu trữ, mức độ tiếp cận: Quy định thời gian tài liệu phải được giữ lại và ai được phép truy cập. "Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn" hay "Mức độ tiếp cận: Hạn chế".

  • Thời gian bắt đầu/kết thúc và từ khóa: Giúp tra cứu nhanh chóng theo thời gian và chủ đề.

  • Tổng số tài liệu trong hồ sơ: Giúp kiểm soát số lượng tài liệu.

  • Mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa): Liên kết bản số hóa với bản gốc giấy để tra cứu ngược lại.

Ví dụ: Hồ sơ số hóa có mã "HS.DH.2024.01" và liên kết với hộp tài liệu giấy "Hộp số 12, Mục lục số 5, Hồ sơ số 1".

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ (Item-level data) 

Dữ liệu đặc thù cho tài liệu lưu trữ phim, ảnh  

Ngoài các thông tin chung như mã lưu trữ, thời hạn lưu trữ và mức độ tiếp cận, tài liệu phim và ảnh còn có các trường dữ liệu riêng biệt để mô tả đặc tính kỹ thuật và bối cảnh lịch sử của chúng. 

Phân loại và thông tin mô tả

Các trường dữ liệu này giúp phân biệt các loại tài liệu và cung cấp bối cảnh cần thiết:

• • • Phân loại (âm bản gốc, dương bản): Đây là dữ liệu quan trọng để xác định phiên bản gốc và các bản sao. Âm bản gốc là bản đầu tiên, có chất lượng cao nhất và thường được bảo quản nghiêm ngặt. Dương bản là bản sao dùng để khai thác hoặc trình chiếu.

    • Tên sự kiện: Liên kết tài liệu với một sự kiện lịch sử hoặc xã hội cụ thể, giúp tăng giá trị tư liệu. Ví dụ: "Giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước".

    • Tiêu đề phim, ảnh: Tên gọi chính thức hoặc tiêu đề mô tả ngắn gọn nội dung tài liệu.

    • Tác giả: Cung cấp thông tin về người đã tạo ra tài liệu, giúp xác định quyền tác giả và giá trị nghệ thuật.

    • Địa điểm chụp: Nơi diễn ra sự kiện, giúp người tra cứu xác định bối cảnh địa lý.

    • Thời gian chụp: Thời điểm chính xác tài liệu được tạo ra, cung cấp cơ sở cho việc xác định tính lịch sử.

Thông tin kỹ thuật

Những thông tin này cần thiết cho việc bảo quản và phục chế:

• • • Màu sắc: Ghi rõ tài liệu là màu hay đen trắng, ảnh hưởng đến phương pháp bảo quản.

    • Cỡ phim, ảnh: Kích thước của phim hoặc ảnh, quan trọng cho việc phục chế và lưu trữ vật lý. Ví dụ: 35mm, 16mm.

    • Tình trạng vật lý: Mô tả hiện trạng của tài liệu, như bị rách, ố vàng, hoặc bị hỏng, để có biện pháp bảo quản phù hợp.

Các dữ liệu khác

Ngoài ra, các trường dữ liệu sau cũng được sử dụng để quản lý tài liệu một cách toàn diện:

• • • Tài liệu đi kèm: Liệt kê các văn bản hoặc hồ sơ liên quan đến tài liệu, giúp tra cứu thông tin đầy đủ hơn.

    • Chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng và tình trạng: Cho biết tài liệu đã được tạo bản sao lưu hay chưa, và ở tình trạng nào, đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

    • Tệp tin tài liệu: Bản thân tệp tin số của phim hoặc ảnh.

    • Ghi chú: Các thông tin bổ sung khác không thuộc các trường trên.

Cấu Trúc Dữ Liệu Tài Liệu Lưu Trữ Ghi Âm, Ghi Hình 

Tài liệu ghi âm, ghi hình (âm thanh và video) có những đặc thù riêng, cần các trường dữ liệu chuyên biệt để quản lý hiệu quả. Các thông tin này giúp xác định bối cảnh, chất lượng, và giá trị của tài liệu.

• • Mã lưu trữ tài liệu và thời hạn lưu trữ: Đây là các thông tin cơ bản để nhận diện và quản lý vòng đời của tài liệu.

  • Phân loại (âm thanh, video): Giúp xác định ngay lập tức định dạng của tài liệu để áp dụng các nghiệp vụ lưu trữ phù hợp.

  • Số lưu trữ và ký hiệu thông tin: Hỗ trợ việc sắp xếp và tra cứu tài liệu trong hệ thống.

  • Tên sự kiện: Gắn tài liệu với một sự kiện cụ thể, cung cấp bối cảnh lịch sử hoặc xã hội quan trọng. Ví dụ: "Lễ kỷ niệm 50 năm thành lập Bộ Tư pháp."

  • Tiêu đề âm thanh, video: Tên chính thức hoặc tiêu đề mô tả nội dung. Ví dụ: "Bài phát biểu của Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Quảng trường Ba Đình."

  • Tác giả: Thông tin về người tạo ra tài liệu, có thể là người nói, người quay phim, hoặc đơn vị sản xuất. Điều này giúp xác định quyền tác giả.

  • Địa điểm và thời gian: Cung cấp bối cảnh về nơi chốn và thời gian ghi lại, rất quan trọng cho các tài liệu mang tính lịch sử.

  • Ngôn ngữ và thời lượng: Cho biết ngôn ngữ sử dụng và độ dài của tài liệu, giúp người dùng dễ dàng lọc và tìm kiếm.

  • Tài liệu đi kèm: Liệt kê các văn bản, hình ảnh, hoặc tư liệu liên quan khác, giúp người tra cứu có cái nhìn toàn diện.

  • Mức độ tiếp cận: Quy định ai được phép xem, nghe, hay sử dụng tài liệu.

  • Chất lượng âm thanh, video và tình trạng vật lý: Những thông tin kỹ thuật này rất quan trọng cho công tác bảo quản và phục hồi. Ví dụ: "Chất lượng âm thanh: rõ", "Tình trạng vật lý: băng bị ẩm mốc nhẹ."

  • Chế độ và tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng: Đảm bảo tài liệu có bản sao lưu, tránh rủi ro mất mát.

  • Tệp tin tài liệu và ghi chú: Bản thân tệp tin số của tài liệu và các thông tin bổ sung khác

Cơ chế Đóng Gói Dữ Liệu 

Trong lưu trữ kỹ thuật số, gói dữ liệu là một đơn vị hoàn chỉnh, độc lập, đóng gói một tệp kỹ thuật số (như tài liệu, hình ảnh hoặc video) với tất cả thông tin mô tả, hay siêu dữ liệu , của nó . Quá trình này đảm bảo tính toàn vẹn của tệp và giúp dễ dàng di chuyển và quản lý. Nó giống như việc đặt một vật vào một hộp và dán nhãn hộp đó với tất cả các chi tiết quan trọng—nó là gì, nó thuộc về ai, tình trạng của nó và nó cần được gửi đến đâu. 

Quy trình đóng gói

Văn bản được cung cấp nêu rõ quy trình bốn bước để tạo các gói dữ liệu này:

A. Xác định Loại Gói Trước tiên, bạn cần xác định loại gói cụ thể mà bạn đang tạo. Điều này dựa trên bản chất của nội dung:

• • • • Fonds: Một gói chứa toàn bộ bộ sưu tập hồ sơ từ một tổ chức.

      • Tệp: Một gói chứa một nhóm tài liệu có liên quan (ví dụ: biên bản cuộc họp).

      • Tài liệu: Một gói cho một tệp riêng lẻ (ví dụ: một báo cáo duy nhất).

      • Ảnh/Phim: Một gói có siêu dữ liệu cụ thể cho hình ảnh tĩnh hoặc hình ảnh động.

      • Âm thanh/Video: Gói dành cho bản ghi âm thanh và video.

Xác định Cấu trúc Gói Tiếp theo, bạn xác định cấu trúc của gói bằng cách bao gồm các trường siêu dữ liệu cần thiết. Chúng được chia thành ba loại chính:

• • • • Thông tin mô tả: Bao gồm tiêu đề, ngày tạo, tác giả và tóm tắt nội dung.

      • Thông tin quản trị: Bao gồm thời gian lưu giữ, hạn chế truy cập và lịch sử của tệp.

      • Thông tin kỹ thuật: Thông tin chi tiết về định dạng, kích thước và chất lượng tệp.

C. Sử dụng Định dạng Trao đổi Chuẩn hóa 

Để đảm bảo gói dữ liệu có thể được hiểu bởi các hệ thống khác nhau, nó phải tuân thủ một định dạng chuẩn hóa, chẳng hạn như XML hoặc JSON , vốn phổ biến trong trao đổi dữ liệu. Văn bản này đặc biệt đề cập đến việc tuân thủ tiêu chuẩn ISO 14721 (OAIS) , một mô hình được quốc tế công nhận về cấu trúc dữ liệu của kho lưu trữ.

D. Kiểm tra Gói Dữ liệu 

Trước khi triển khai gói vào kho lưu trữ chính, cần kiểm tra gói bằng một công cụ quản lý kho lưu trữ chuyên dụng, chẳng hạn như ArchiveSpace hoặc DSpace. Việc này nhằm xác nhận gói được cấu trúc chính xác và hệ thống có thể đọc và diễn giải tất cả dữ liệu. Ví dụ: ví dụ được cung cấp cho thấy gói "HS-KH2019" ở định dạng XML liên kết chính xác đến tệp PDF, đảm bảo hệ thống có thể xử lý mà không gặp lỗi.

Tầm quan trọng của việc đóng gói dữ liệu

Việc tạo ra các gói dữ liệu này không chỉ là một thủ tục kỹ thuật đơn thuần; nó rất cần thiết cho việc bảo quản thông tin số lâu dài. Quá trình này mang lại một số lợi ích chính:

• • • Đảm bảo tính toàn vẹn: Ngăn chặn tệp bị tách khỏi siêu dữ liệu. Nếu không có liên kết này, ngữ cảnh của tệp sẽ bị mất, khiến tệp không còn hữu ích cho việc nghiên cứu trong tương lai.

    • Tối ưu hóa cho quy trình lưu trữ: Các loại gói khác nhau được thiết kế riêng cho từng tác vụ lưu trữ cụ thể. Ví dụ: gói gửi được cấu trúc để thu thập tất cả siêu dữ liệu cần thiết ngay từ đầu, trong khi gói truy cập được tối ưu hóa để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.

    • Tạo điều kiện chuyển giao liền mạch: Bằng cách tuân theo tiêu chuẩn thống nhất như ISO 14721, một gói dữ liệu có thể được di chuyển giữa các hệ thống khác nhau mà không làm mất hoặc hỏng bất kỳ thông tin nào, đảm bảo khả năng tương tác giữa các kho lưu trữ.

    • Nâng cao khả năng truy cập: Một gói có cấu trúc tốt với siêu dữ liệu phong phú giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, tìm thấy và hiểu nội dung họ cần, cải thiện trải nghiệm tổng thể của người dùng.