Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ 

Các tài liệu cơ bản, bắt buộc lưu trữ để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và phục vụ kiểm tra, kiểm toán:

1_ Chứng từ kế toán: Là các văn bản, giấy tờ ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh tại đơn vị. Đây là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và phục vụ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

Một số loại chứng từ tiêu biểu:

– Phiếu thu, phiếu chi: ghi nhận các khoản tiền thu vào, chi ra từ quỹ hoặc tài khoản ngân hàng.
– Hóa đơn, chứng từ ngân hàng: bao gồm hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ; chứng từ chuyển khoản, sao kê ngân hàng.
– Phiếu xuất – nhập kho và các chứng từ liên quan đến giao dịch tài chính: như phiếu vận chuyển, thanh toán, mua – bán, thanh lý tài sản.

Nguyên tắc lưu trữ:

– Lưu bản chính của tất cả các chứng từ.
– Nếu bản chính chỉ có một nhưng cần lưu ở nhiều đơn vị thì phải sao chụp kèm biên bản giao nhận.
– Trường hợp chứng từ bị mất, hư hại hoặc không thể sao chụp thì phải lập biên bản xác định.

2_ Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp: Là hệ thống sổ sách ghi chép đầy đủ, có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh, làm cơ sở để lập báo cáo tài chính và phục vụ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

Các loại sổ phổ biến:

– Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản: phản ánh biến động tăng – giảm của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí.
– Nhật ký chung: ghi chép tuần tự các nghiệp vụ kinh tế – tài chính theo ngày.
– Sổ quỹ: quản lý tiền mặt, quỹ tạm ứng, quỹ công tác phí.
– Các bảng kê chi tiết phát sinh: bảng kê công nợ, mua – bán, xuất – nhập kho, thanh toán, khấu hao tài sản cố định.

Nguyên tắc lưu trữ:

– Lưu bản chính của tất cả các sổ kế toán.
– Nếu bản chính chỉ có một nhưng cần lưu nhiều nơi thì phải sao chụp kèm biên bản giao nhận.
– Trường hợp sổ kế toán bị mất, hư hại hoặc không thể sao chụp thì phải lập biên bản xác định.

3_ Báo cáo tài chính: Là tập hợp các báo cáo thể hiện tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ của đơn vị trong kỳ kế toán. Đây là căn cứ quan trọng để quản lý, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và ra quyết định kinh tế – tài chính.

Các báo cáo bao gồm:

– Báo cáo kết quả kinh doanh
– Bảng cân đối kế toán
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
– Thuyết minh báo cáo tài chính

Nguyên tắc lưu trữ:

– Lưu bản chính đầy đủ theo quy định pháp luật.
– Trường hợp bản chính chỉ có một nhưng cần lưu ở nhiều đơn vị thì phải sao chụp kèm biên bản giao nhận.
– Nếu báo cáo tài chính bị mất, hư hại hoặc không thể sao chụp thì phải lập biên bản xác định.

4_ Báo cáo kế toán quản trị: Là các báo cáo nội bộ do bộ phận kế toán lập, nhằm hỗ trợ quản lý, ra quyết định và điều hành hoạt động của đơn vị. Khác với báo cáo tài chính, báo cáo quản trị không bắt buộc công bố bên ngoài nhưng đóng vai trò quan trọng trong quản lý nội bộ.

Các loại báo cáo thường gặp:

– Báo cáo nội bộ phục vụ lập kế hoạch: cung cấp số liệu dự kiến về doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
– Phân tích chi phí, hiệu quả hoạt động: đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực, kiểm soát chi phí.
– Hỗ trợ điều hành nội bộ doanh nghiệp: cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý để điều chỉnh chiến lược.

Nguyên tắc lưu trữ:

– Lưu bản chính nếu có.
– Nếu cần lưu tại nhiều đơn vị thì sao chụp kèm biên bản giao nhận.
– Trường hợp báo cáo bị mất hoặc hư hại thì phải lập biên bản xác định.

5_ Báo cáo kiểm toán, kiểm tra kế toán: Là các tài liệu tổng hợp kết quả đánh giá, xác minh tính trung thực, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động tài chính – kế toán của đơn vị. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng phục vụ quản lý, thanh tra, kiểm toán và ra quyết định.

Các loại báo cáo gồm:

– Kết quả kiểm toán nội bộ: đánh giá sổ sách, phát hiện sai sót, đưa ra khuyến nghị.
– Báo cáo kiểm toán độc lập: xác nhận tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.
– Báo cáo kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền: phục vụ công tác giám sát, thanh tra.

Nguyên tắc lưu trữ:

– Lưu bản chính đầy đủ của tất cả các báo cáo.
– Nếu cần lưu tại nhiều đơn vị thì sao chụp kèm biên bản giao nhận.
– Trường hợp báo cáo bị mất, hư hại hoặc không thể sao chụp thì phải lập biên bản xác định.
– Đối với báo cáo kiểm toán độc lập, cần lưu kèm hợp đồng kiểm toán và các tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện.
– Báo cáo kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền cần lưu kèm văn bản phản hồi, giải trình hoặc kết luận xử lý (nếu có).

Lưu trữ bản chính và sao chụp tài liệu kế toán

1. • Lưu bản chính
     – Tất cả các tài liệu kế toán phải được lưu giữ bản chính đầy đủ.
     – Việc lưu bản chính là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và khả năng truy cứu khi có kiểm tra, thanh tra hoặc tranh chấp.

   • Trường hợp cần lưu tại nhiều đơn vị
     – Nếu bản chính của tài liệu chỉ có một nhưng cần được lưu tại nhiều bộ phận (ví dụ: phòng kế toán, ban giám đốc, kiểm soát nội bộ...), các đơn vị ngoài nơi lưu bản chính được phép lưu bản sao chụp.
     – Bản sao chụp phải đi kèm biên bản giao nhận để xác nhận nguồn gốc và tính hợp pháp của bản sao.

   • Trường hợp tài liệu bị mất, hư hại hoặc không thể sao chụp
     – Nếu tài liệu bị mất hoặc hư hại do nguyên nhân khách quan, hoặc không thể sao chụp (ví dụ: tài liệu bị mờ, rách, cháy...), đơn vị kế toán phải lập biên bản xác định tình trạng tài liệu.
     – Biên bản này cần nêu rõ loại tài liệu, thời điểm phát hiện, nguyên nhân và người liên quan.
     – Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh rằng đơn vị vẫn thực hiện lưu trữ đúng quy định, đồng thời phục vụ cho việc xử lý nội bộ hoặc báo cáo cơ quan chức năng.