Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy [Phần 02]

Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin

1. Mục đích: Ghi chép chính xác thông tin cơ bản của mỗi hồ sơ để phục vụ cho việc quản lý, truy xuất và thống kê toàn bộ quy trình chỉnh lý tài liệu.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên bậc 3/9 (thực hiện)

    • Trưởng nhóm chỉnh lý (kiểm tra, ký duyệt)

3. Biểu mẫu và công cụ

• • • Phiếu tin lưu trữ (mẫu TL-PT01), khổ A4

    • Bút mực đen (ghi nội dung), bút đỏ (ghi chú, sửa)

    • Thước kẻ, thước đo mét tài liệu

    • Máy tính (nếu nhập song song vào cơ sở dữ liệu điện tử)

4. Các trường thông tin cần điền

• Số hồ sơ (số tạm):

  • • Mã số tạm do lưu trữ viên cấp theo thứ tự (ví dụ “TL-2025-001”)

• Tiêu đề hồ sơ:

  • • Trùng khớp với tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ: “[Đơn vị] – [Chủ đề] – [Niên đại]”

• Thời gian của tài liệu:

  • • Niên đại sớm nhất – muộn nhất trong hồ sơ (ví dụ “1945–1954”)

• Thời hạn bảo quản:

• • • Nhóm A (vĩnh viễn); B (10–20 năm); C (<10 năm)

    • Ghi rõ ngày hết hạn nếu nhóm B/C (ví dụ “31-12-2043”)

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị

  • • Lấy hồ sơ đã hoàn thiện (Bước 6) và biểu mẫu TL-PT01.

• Ghi Số hồ sơ

  • • Xác định số tạm kế tiếp, điền cột “Số hồ sơ” và đóng dấu “TL-PT01”.

• Ghi Tiêu đề hồ sơ

  • • Sao chép chính xác tiêu đề từ bìa hồ sơ.

• Ghi Thời gian tài liệu

  • • Dựa trên TL-HS01, xác định niên đại sớm nhất – muộn nhất, điền cột “Niên đại”.

• Ghi Thời hạn bảo quản

  • • Dựa vào mã nhóm (A/B/C), điền “Vĩnh viễn” hoặc ngày hết hạn cho nhóm B/C.

• Kiểm tra & ký duyệt

  • • Soát lại tất cả ô đã điền; Trưởng nhóm ký xác nhận vào phần “Duyệt”.

• Lưu trữ

• • • Đặt phiếu tin kèm hồ sơ, chuyển bộ phiếu gốc cho phòng Lưu trữ, bản sao lưu phòng Chỉnh lý.

6. Định mức lao động

• 959,04 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên bậc 3/9 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Phiếu tin TL-PT01 hoàn chỉnh, có chữ ký duyệt;

    • Hồ sơ được gắn phiếu tin, sẵn sàng cho bước kiểm tra (Bước 8) và xếp tự động theo phiếu tin

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin

1. Mục đích

Đảm bảo toàn bộ thông tin trong hồ sơ và phiếu tin khớp với thực tế tài liệu, phát hiện và khắc phục ngay các sai sót về nội dung, tiêu đề, niên đại, số trang, thời hạn bảo quản trước khi chuyển sang bước hệ thống hóa.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên chính (bậc 2/8) hoặc lưu trữ viên (bậc 7/9) thực hiện kiểm tra chính.

    • Trưởng nhóm chỉnh lý phê duyệt sửa đổi cuối cùng.

3. Biểu mẫu và công cụ

• • • Hồ sơ hoàn thiện (có TL-HS01).

    • Phiếu tin TL-PT01.

    • Bút mực đen (ghi chính), bút mực đỏ (ghi sửa).

    • Bút chì để gạch, tẩy xóa nhẹ.

    • Máy tính (nếu nhập đối chiếu số liệu điện tử).

4. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị:

  • • Lấy hồ sơ đã lập và phiếu tin kèm theo.

    • Đặt song song trên bàn thao tác, chuẩn bị bút màu, máy tính.

• Đối chiếu thông tin:

  • • Kiểm tra “Số hồ sơ”, “Tiêu đề”, “Niên đại”, “Hạn bảo quản” trong phiếu tin khớp với ghi trên bìa hồ sơ.

    • So sánh “Số trang” trên phiếu tin với tổng trang hồ sơ (đếm trang đã đánh số).

• Phát hiện sai sót:

  • • Ghi chú vào mục “Ghi chú” trên phiếu tin những chênh lệch: thiếu/trùng trang, sai niên đại, sai tiêu đề, lỗi đánh số trang.

• Chỉnh sửa hồ sơ:

  • • Bổ sung trang thiếu hoặc tách trang thừa.

    • Sửa tiêu đề trên bìa hồ sơ và TL-HS01 nếu không trùng với phiếu tin.

    • Cập nhật lại giấy đánh số trang, đánh lại số trang bị sai.

• Chỉnh sửa phiếu tin:

  • • Gạch chéo thông tin sai, ghi lại đúng bằng mực đỏ.

    • Có thể thêm dòng “Đã sửa” cùng ngày tháng, ký tên lưu trữ viên.

• Duyệt cuối:

  • • Trưởng nhóm rà soát toàn bộ hồ sơ, phiếu tin sau chỉnh sửa, ký duyệt vào ô “Duyệt” trên TL-PT01.

• Lưu trữ:

• • • Đóng dấu “ĐÃ KIỂM TRA” lên bìa hồ sơ.

    • Chuyển hồ sơ và phiếu tin hoàn chỉnh sang bước xếp tài liệu.

5. Định mức lao động

• 679,28 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên chính (bậc 2/8) hoặc lưu trữ viên (bậc 7/9) thực hiện.

6. Kết quả đầu ra

• • • Hồ sơ và phiếu tin được điều chỉnh chính xác, không còn sai sót.

    • Phiếu tin có chữ ký duyệt của Trưởng nhóm.

    • Hồ sơ sẵn sàng để hệ thống hóa phiếu tin theo phân loại.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại

1. Mục đích

Sắp xếp toàn bộ phiếu tin đã hoàn chỉnh theo thứ tự phân loại đã xác định (nhóm A/B/C và thứ tự số hồ sơ) để đảm bảo truy xuất nhanh chóng và chính xác khi triển khai hệ thống hồ sơ.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên bậc 4/9 (chính thực hiện)

    • Trưởng nhóm chỉnh lý (giám sát, kiểm tra sau cùng)

3. Biểu mẫu & công cụ

• • • Phiếu tin TL-PT01 đã ký duyệt

    • Kệ/tủ phân loại hoặc hộp đựng phiếu tin

    • Thẻ phân loại (A, B, C) in sẵn

    • Bút đánh dấu và nhãn dán

4. Điều kiện

• • • Tất cả phiếu tin đã được kiểm tra, chỉnh sửa (Bước 8) và có chữ ký duyệt

    • Phòng chỉnh lý đủ ánh sáng, có kệ hoặc hộp phân loại theo nhóm

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị

  • • Kiểm đếm số lượng phiếu tin trên bàn thao tác;

    • Chuẩn bị kệ/hộp theo nhóm A, B, C.

• Phân nhóm

  • • Lấy phiếu tin, kiểm tra cột “Mã nhóm”;

    • Xếp phiếu có nhóm A vào ngăn đầu tiên, B ngăn giữa, C ngăn cuối.

• Xếp thứ tự trong nhóm

  • • Trong mỗi ngăn, sắp theo “Số hồ sơ” tăng dần.

• Gắn thẻ phân loại

  • • Đặt thẻ A/B/C ở đầu mỗi ngăn, dán lên giá/hộp để nhận biết nhóm.

• Kiểm tra & ký xác nhận

  • • Trưởng nhóm chọn ngẫu nhiên 10% phiếu kiểm hàng ở mỗi nhóm;

    • Ký tên lên bản kê “Đã hệ thống hóa” ngày/tháng.

• Hoàn thiện

• • • Đánh dấu “HSHT-09” lên góc kệ/hộp để biết bước đã hoàn thành;

    • Chuyển sang Bước 10: hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.

6. Định mức lao động

• 86,40 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên bậc 4/9 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Phiếu tin được phân chia thành ba nhóm A/B/C, xếp đúng thứ tự số hồ sơ

    • Kệ/hộp phân loại gắn thẻ rõ ràng, sẵn sàng cho bước bố trí hồ sơ kế tiếp

    • Biên bản “Đã hệ thống hóa phiếu tin” có chữ ký Trưởng nhóm lưu vào hồ sơ tổng hợp

Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

1. Mục đích

Xếp đặt và ghi nhận hồ sơ đã hoàn chỉnh lên kệ/hộp lưu theo thứ tự phiếu tin (mã nhóm A/B/C và số hồ sơ) để đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, bảo quản và truy xuất sau này.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp (bậc 3/12) chịu trách nhiệm thực hiện

    • Trưởng nhóm chỉnh lý giám sát và ký xác nhận

3. Công cụ & phương tiện

• • • Kệ lưu trữ hoặc hộp (cặp) đã dán nhãn nhóm A/B/C

    • Nhãn dập (số hộp), bút ghi số

    • Xe đẩy nhỏ để di chuyển hồ sơ

    • Sổ nhật ký xếp hồ sơ (mẫu TL-XH01)

4. Biểu mẫu

• • • Phiếu tin TL-PT01 (đã ký duyệt)

    • Sổ nhật ký xếp hồ sơ TL-NKHS

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị không gian

  • • Đảm bảo kệ/gian lưu đã phân chia ngăn theo nhóm A, B, C.

    • Kiểm tra nhãn nhóm và nhãn số hộp (cặp).

• Kiểm đếm hồ sơ

  • • Trên bàn thao tác, đếm số hồ sơ mỗi nhóm, đối chiếu với phiếu tin.

• Xếp hồ sơ

  • • Lưu trữ viên bốc từng hồ sơ từ bàn;

    • Đặt vào ngăn nhóm tương ứng: nhóm A trước, B giữa, C cuối;

    • Trong mỗi ngăn, xếp theo số hồ sơ theo thứ tự tăng dần của phiếu tin để đảm bảo tính logic và dễ tra cứu.

• Ghi sổ nhật ký

  • • Với mỗi hộp/kệ, ghi “Số hồ sơ từ … đến …” vào TL-NKHS01 cùng ngày.

• Kiểm tra chéo

  • • Trưởng nhóm lấy mẫu 10% hộp/hồ sơ trong từng nhóm, so sánh vị trí với phiếu tin, ký duyệt trên sổ nhật ký.

• Hoàn thiện

• • • Dán nhãn “XHTNHS-10” (Hệ Thống Hồ Sơ – Bước 10) lên khung kệ/hộp;

    • Thu dọn bàn, lưu sổ nhật ký vào hồ sơ tổng hợp.

6. Định mức lao động

• 144,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Hồ sơ xếp gọn gàng, chính xác theo thứ tự phiếu tin trên kệ/hộp;

    • Sổ nhật ký xếp hồ sơ (TL-NKHS01) ghi đầy đủ, có chữ ký Trưởng nhóm;

    • Sẵn sàng cho bước 11: Biên mục hồ sơ.

Bước 11: Biên mục hồ sơ

1. Mục đích

Hoàn thiện chỉ số, tiêu đề và cấu trúc hồ sơ để đảm bảo tính đầy đủ, dễ tra cứu và tuân thủ quy định bảo quản.

2. Thành phần tham gia

1. • • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 (thực hiện đánh số trang).

       • Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 (thực hiện soạn mục lục, in bìa).

       • Trưởng nhóm chỉnh lý (duyệt kết quả).

3. Biểu mẫu & công cụ

• • • Phiếu tin TL-PT01 (có cột “Số trang”).

    • Mẫu mục lục TL-MC01.

    • Bìa hồ sơ chuyên dụng, giấy in A4 định lượng > 80 g/m².

    • Bút chì kỹ thuật, bút mực, thước kẻ, máy in laser.

4. Trình tự thực hiện

• Đánh số trang (11a)

  • • Dùng bút chì, đánh số trang lên góc phải từng tờ văn bản.

    • Tổng hợp số trang vào cột “Số trang” trên phiếu tin.

    • Nhân sự: Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12

    • Định mức: 610 phút/mét tài liệu

• Biên soạn & in mục lục (11b)

  • • Mở mẫu TL-MC01, liệt kê từng văn bản: số trang, tiêu đề, niên đại.

    • Định dạng mục lục theo trình tự trang.

    • In 01 bản mục lục, kiểm tra khớp dữ liệu.

    • Nhân sự: Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12

    • Định mức: 1 219 phút/mét tài liệu

• Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc (11c)

• • • Trên bìa hồ sơ ghi tiêu đề, thẻ tài liệu, niên đại, hạn bảo quản, số trang.

    • In trang “Chứng từ kết thúc” ghi ngày, chữ ký người lập và duyệt.

    • Lưu ý dùng giấy bìa dày ≥ 250 gsm.

    • Nhân sự: Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12

    • Định mức: 790 phút/mét tài liệu

5. Kiểm tra & duyệt

• • • Trưởng nhóm chọn ngẫu nhiên 10% hồ sơ đã biên mục: đối chiếu số trang, mục lục, bìa, chứng từ.

    • Ký xác nhận vào phiếu tin và sổ nhật ký biên mục.

6. Kết quả đầu ra

• • • Hồ sơ có số trang đầy đủ, ghi vào phiếu tin.

    • Mục lục văn bản chính xác, in hoàn chỉnh.

    • Bìa hồ sơ và trang chứng từ kết thúc hoàn thiện, có chữ ký duyệt.

    • Sẵn sàng cho bước 12: Kiểm tra & chỉnh sửa việc biên mục.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

1. Mục đích

Đảm bảo toàn bộ công việc biên mục (đánh số trang, mục lục, in bìa, chứng từ kết thúc) đã thực hiện đúng quy định, chính xác về số trang, tiêu đề và khớp với phiếu tin trước khi chuyển sang bước ghi số hồ sơ chính thức.

2. Thành phần tham gia

• Lưu trữ viên bậc 3/9 thực hiện kiểm tra chi tiết.

• Trưởng nhóm chỉnh lý duyệt lần cuối và ký xác nhận.

3. Biểu mẫu & công cụ

• • • Sổ nhật ký kiểm tra biên mục (mẫu TL-KN11).

    • Hồ sơ đã biên mục kèm mục lục và bìa hoàn chỉnh.

    • Phiếu tin TL-PT01 có cột “Số trang” đã được điền.

    • Bút đỏ để ghi chú, bút mực đen để sửa nội dung.

    • Máy tính (đối chiếu dữ liệu điện tử nếu có).

4. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị

  • • Lấy lần lượt mỗi hồ sơ đã biên mục (Bước 11) và phiếu tin liên quan.

    • Mở Sổ KN11, ghi số hồ sơ, ngày kiểm tra.

• Đối chiếu số trang

  • • Kiểm tra số trang đã đánh chì trên góc trang so với cột “Số trang” trong phiếu tin.

    • Đối với hồ sơ nhóm A (bảo quản ≥ 20 năm), kiểm đếm từng trang để đảm bảo không thiếu/trùng.

• Đối chiếu mục lục

  • • So sánh mục lục in ra (TL-MC01) với danh sách văn bản trong hồ sơ: tiêu đề, niên đại, thứ tự trang.

    • Phát hiện sai chính tả tiêu đề, sai thứ tự trang, thiếu tiêu đề/mục mục lục.

• Đối chiếu bìa & chứng từ

  • • Kiểm tra bìa hồ sơ: tiêu đề, niên đại, nhóm phân loại, hạn bảo quản. Kiểm tra trang “Chứng từ kết thúc”: ngày lập, chữ ký người lập và người duyệt.

• Ghi chú & chỉnh sửa

• • • Ghi chú lỗi hoặc thiếu sót vào Sổ KN11; trên hồ sơ dùng bút đỏ đánh dấu trang, mục lục, bìa cần sửa.

    • Thực hiện chỉnh sửa: bổ sung trang, sửa tiêu đề mục lục, in lại trang bìa hoặc chứng từ kết thúc.

• Phê duyệt hoàn thiện

• • • Trưởng nhóm rà soát các ghi chú, kiểm tra lại sau khi chỉnh sửa; ký xác nhận “Đã kiểm tra biên mục” trên Sổ KN11 và phiếu tin.

• Lưu hồ sơ

• • • Đánh dấu “BM-OK-12” lên bìa hồ sơ.

    • Chuyển hồ sơ cùng Sổ KN11 sang Bước 13 (ghi số hồ sơ chính thức).

5. Định mức lao động

• 191,81 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên bậc 3/9 đảm nhiệm.

6. Kết quả đầu ra

• • • Sổ kiểm tra biên mục (TL-KN11) có ghi chép đầy đủ các lỗi và biện pháp khắc phục, có chữ ký Trưởng nhóm. Hồ sơ đã được biên mục chính xác, chức năng mục lục, số trang và bìa hồ sơ khớp hoàn toàn với phiếu tin.

    • Sẵn sàng cho Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức.

Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ

1. Mục đích

Chuyển mã “số tạm” sang “số chính thức” ổn định suốt vòng đời hồ sơ, đảm bảo sự đồng nhất khi trích xuất, tra cứu và bàn giao.

2. Thành phần tham gia

• Lưu trữ viên trung cấp, bậc 2/12: thực hiện ghi số chính thức.

• Thủ kho hoặc cán bộ quản lý hồ sơ: cung cấp dải số chính thức, kiểm soát thứ tự cấp số.

• Trưởng nhóm chỉnh lý: giám sát, ký xác nhận sau cùng.

3. Hồ sơ, biểu mẫu & công cụ

• • • Danh sách dải số hồ sơ chính thức (theo quy định nội bộ).

    • Phiếu tin TL-PT01 (bản gốc đã ký duyệt Bước 8).

    • Hồ sơ giấy kẹp ngoài (bìa hồ sơ).

    • Bút mực không tẩy xóa (màu đen) và tem/chữ ký chức danh.

    • Sổ cấp phát số hồ sơ chính thức (mẫu TL-CSHS01).

4. Quy tắc cấp số

• Cấu trúc số hồ sơ:

[Mã đơn vị]-[Năm]-[Phông]-[Nhóm]-[Số thứ tự]
Ví dụ KT-2023-ABC-A-012

• Thứ tự: tuần tự tăng, không làm tròn hoặc bỏ chẵn.

• Nhóm bảo quản: A (vĩnh viễn), B (10–20 năm), C (<10 năm) được gắn vào ký tự trước số thứ tự.

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị

  • • Lưu trữ viên lấy Danh sách dải số từ Sổ TL-CSHS01.

    • Xác định hồ sơ cần cấp số – theo Phiếu tin TL-PT01.

• Lập Sổ cấp số

  • • Ghi ngày cấp, số hồ sơ tạm, số chính thức, tiêu đề hồ sơ (TL-CSHS01).

    • Thủ kho hoặc cán bộ quản lý ký xác nhận dải số đã cấp.

• Ghi số chính thức lên Phiếu tin

  • • Mở TL-PT01, gạch bỏ “số tạm” (bút đỏ), viết “số chính thức” ở cột “Số hồ sơ” (mực đen).

    • Thêm ghi chú “Chính thức” và ngày cấp số.

• Ghi số chính thức lên bìa hồ sơ

  • • Trên bìa hồ sơ, góc trên bên phải: gõ hoặc viết thẳng hàng số chính thức.

    • Dán tem “Số chính thức” (nếu có) và ký tên, đóng dấu đơn vị.

• Kiểm tra & ký duyệt

  • • Trưởng nhóm rà soát 5% hồ sơ ngẫu nhiên: kiểm tra khớp giữa TL-CSHS01, TL-PT01 và bìa hồ sơ.

    • Ký “Đã cấp số chính thức” trên TL-CSHS01 và bìa hồ sơ.

• Hoàn thiện

• • • Lưu bản gốc TL-CSHS01, TL-PT01 vào hồ sơ tổng hợp.

    • Dán nhãn “Bước 13 – Số chính thức” lên kệ phân loại.

6. Định mức lao động

• 75,50 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Phiếu tin TL-PT01 có “số chính thức” rõ ràng.

    • Bìa hồ sơ ghi số chính thức, có ký, đóng dấu.

    • Sổ TL-CSHS01 cập nhật đầy đủ dải số, ngày cấp và xác nhận.

    • Hồ sơ sẵn sàng cho Bước 14: vệ sinh lần cuối và đóng gói.

Bước 14: Vệ sinh, tháo ghim – kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

1. Mục đích:
Lần cuối loại bỏ hoàn toàn kim ghim, kẹp, bụi bẩn và làm phẳng giấy trước khi đóng tập tài liệu vào bìa, đảm bảo hồ sơ an toàn, nguyên vẹn và sẵn sàng đóng gói.

2. Thành phần thực hiện:

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 (thực hiện chính)

    • Trợ lý chỉnh lý hoặc nhân viên kho (hỗ trợ di chuyển)

3. Công cụ, vật tư cần chuẩn bị:

• • • Nhíp thép không gỉ (nhổ kim ghim)

    • Dập ghim tháo rời (nếu có)

    • Chổi lông mềm, khăn khô không xơ

    • Thanh nẹp phẳng hoặc miếng bìa cứng mỏng

    • Giấy chống ẩm hoặc vải không xơ

    • Bút chì đánh số trang (nếu chưa hoàn thiện)

    • Bìa hồ sơ chuyên dụng (đã chuẩn bị bìa cứng acid-free)

4. Biểu mẫu, hồ sơ:

• • • Sổ nhật ký vệ sinh lần cuối (mẫu TL-VS02)

    • Phiếu tin (TL-PT01) kèm hồ sơ

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị khu vực

  • • Trải khăn khô hoặc giấy chống ẩm lên bàn thao tác.

Xếp sẵn dụng cụ: nhíp, chổi, khăn, thanh nẹp phẳng, giấy/bìa hồ sơ.

• Nhổ kim ghim và tháo kẹp

  • • Dùng nhíp nhẹ nhàng nhổ hết kim ghim cũ ra một khay riêng.

    • Mở kẹp nhựa/kim loại, thu gom vào khay.

    • Ghi lại số lượng kim ghim kẹp thu hồi trong sổ TL-VS02.

• Quét và lau bề mặt

• • • Dùng chổi lông mềm quét dọc theo mép gáy và các lớp giấy để loại bỏ bụi.

    • Chấm nhẹ khăn khô lên vết bẩn cứng đầu, không làm ướt giấy.

• Làm phẳng giấy

• • • Xếp chồng tối đa 10–20 tờ một lúc, đặt thanh nẹp phẳng lên trên, giữ nguyên 2–3 phút.

    • Lặp lại cho đến hết tập, đảm bảo mọi trang nằm song song, không cong vênh.

• Kiểm tra và đánh số trang (nếu cần)

• • • Quan sát lại xem có trang nào bị sót kim ghim hoặc còn gấp góc.

    • Dùng bút chì ghi số trang góc phải (trường hợp chưa đánh số).

    • Đối chiếu với phiếu tin, cập nhật sổ nhật ký vệ sinh.

• Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

• • • Mở bìa hồ sơ, xếp nhẹ tập giấy vào;

    • Dùng giấy chống ẩm hoặc vải không xơ chèn giữa bìa và tập tài liệu;

    • Đóng gáy bìa, kiểm tra độ khít, đảm bảo tài liệu không bị xô lệch.

• Hoàn thiện và lưu hồ sơ

• • • Ghi “Vệ sinh lần cuối – Bước 14” cùng ngày và chữ ký lưu trữ viên lên sổ TL-VS02. Chuyển hồ sơ sang bước 15 để đưa vào hộp (cặp).

6. Định mức lao động:

155,30 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 thực hiện.
Kết quả:

• • • Tài liệu sạch, phẳng và không còn kim ghim kẹp.

    • Hồ sơ được đóng bìa chuyên dụng, bảo đảm nguyên vẹn, sẵn sàng cho bước đóng hộp.