KIẾN THỨC - LƯU TRỮ - Định mức kỹ thuật Bảo quản kho, tài liệu lưu trữ ngành TN&MT

Định mức kỹ thuật và cơ cấu nhân sự

TRONG CÔNG TÁC BẢO QUẢN KHO LƯU TRỮ TÀI LIỆU

Ngành Tài nguyên và Môi trường theo Thông tư số 03/2022/TT-BTN&MT

Định mức lao động và phương pháp tính công

Vai trò của tài liệu lưu trữ và yêu cầu bảo quản

Trong quản lý nhà nước và hoạt động hành chính sự nghiệp, tài liệu lưu trữ không chỉ là nguồn thông tin phản ánh quá trình hình thành, phát triển, mà còn là chứng cứ pháp lý, cơ sở để đưa ra quyết định quản lý, đồng thời mang giá trị khoa học, văn hóa và lịch sử.

Khác với sách báo thông thường, tài liệu lưu trữ có giá trị lâu dài, thậm chí vĩnh viễn. Vì vậy, công tác bảo quản đòi hỏi phải tuân thủ điều kiện kỹ thuật và môi trường nghiêm ngặt. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến mất mát thông tin quý giá hoặc thiệt hại pháp lý.

Nhận thức được tầm quan trọng này, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Thông tư 03/2022/TT-BTNMT ngày 30/01/2022 về định mức kinh tế – kỹ thuật trong lĩnh vực lưu trữ. Văn bản đưa ra chuẩn mực định mức về lao động, thiết bị, dụng cụ, vật liệu và năng lượng, giúp các cơ quan:

- - Lập kế hoạch nhân sự, ngân sách khoa học.
  - Giám sát đồng bộ toàn hệ thống.
  - Nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp trong bảo quản.

Nguyên tắc chung trong bảo quản kho lưu trữ

Công tác bảo quản là hệ thống tổng hợp gồm vệ sinh – kỹ thuật – an toàn môi trường, chứ không đơn thuần là lao động thủ công.

Các định mức được chia thành 5 nhóm:

- Định mức lao động: nhân công, kỹ thuật viên, kỹ sư.
- Định mức máy móc, thiết bị: điều hòa, hút ẩm, quạt, đèn, thiết bị đo.
- Định mức dụng cụ: bảo hộ lao động, thang, dụng cụ vệ sinh.
- Định mức vật liệu tiêu hao: hóa chất, khăn lau, giấy, mực in.
- Định mức năng lượng: điện năng cho thiết bị và vận hành.

Áp dụng định mức giúp cơ quan:

- Tránh thiếu hụt hoặc dư thừa.
- Lập dự toán ngân sách sát thực tế.
- Duy trì chuẩn đồng bộ và dễ kiểm tra giám sát.

Nội dung công việc bảo quản

(theo Thông tư 03/2022/TT-BTNMT)

Vệ sinh kho lưu trữ: Vệ sinh trần, tường, sàn, cửa, và hệ thống thông gió; loại bỏ bụi bẩn, tạp chất, mối nguy vật lý.
Vệ sinh, kiểm tra, vận hành các trang thiết bị trong kho: Điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió, thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ, hệ thống chiếu sáng, báo cháy, đảm bảo các điều kiện môi trường bảo quản tài liệu.
Vệ sinh giá, tủ và bên ngoài hộp (cặp) bảo quản tài liệu: Làm sạch bề mặt, kiểm tra tình trạng bìa, chèn/tạo bộ đệm chống ẩm, bố trí theo mã, niêm phong khi cần.
Kiểm tra hiện trạng kho và xử lý côn trùng, mối, mọt, chuột xâm nhập định kỳ: Kiểm tra định kỳ, triển khai biện pháp phòng ngừa và xử lý khi phát hiện mối mọt, côn trùng, chuột.
Ghi nhật ký bảo quản hằng ngày (BM.17): Ghi nhật ký bảo quản hằng ngày (mô tả công việc, điều kiện nhiệt-ẩm, phát hiện); lập báo cáo định kỳ/quý/năm và báo cáo đột xuất khi có sự cố.
Báo cáo định kỳ/quý/năm hoặc đột xuất (BM.15): Kiểm kê, cấp phát trang thiết bị bảo hộ, hóa chất, vật liệu vệ sinh, và theo dõi tồn kho tiêu hao.

👉 Công việc được thiết kế theo quy trình chuẩn, đảm bảo không bỏ sót khâu nào.

Định biên lao động và cơ cấu nhân sự

1. Bảo quản trực tiếp

Mô hình ba tầng kết hợp lao động thủ công và chuyên môn kỹ thuật:

- KTV1 (vệ sinh, ghi nhật ký): thực hiện công vệ sinh, ghi nhật ký hàng ngày, phối hợp di chuyển tài liệu.
- KTV2 (giám sát thao tác, xử lý kỹ thuật đơn giản): kiểm tra quy trình thao tác, xử lý sự cố nhỏ về môi trường và thiết bị.
- KS2: (kỹ sư phụ trách chuyên môn): giám sát môi trường kho, lập kế hoạch bảo trì, phân tích số liệu, ký duyệt báo cáo và xử lý sự cố phức tạp.

Đối với kho lớn: chia nhóm 3 người cho từng khu vực; đối với quy trình báo cáo: nhóm 2 người (1 người tổng hợp, 1 người phân tích ký duyệt).

2. Lập báo cáo bảo quản

Mỗi nhóm 02 người:

- KTV1: tổng hợp số liệu, hỗ trợ văn bản.
- KS2: phân tích, đánh giá, ký báo cáo.

👉 Ý nghĩa: mô hình kết hợp giữa lao động thủ công và chuyên môn kỹ thuật, bảo đảm tính toàn diện và an toàn.

Định mức lao động và phương pháp tính công

Nguyên tắc áp dụng

Tính theo khung thời gian mong muốn: nếu cần hoàn thành công việc trong 1 tháng, dùng FTE tháng; nếu phân bổ đều trong 1 năm, dùng FTE năm.
Khi kho chưa đạt chuẩn, nhân công và thiết bị phải tăng theo hệ số kho.
Lưu ý cộng thêm thời gian đào tạo, nghỉ phép, công tác bất thường khi quy hoạch nhân lực.

Bảo quản kho: 0,168 công/m².
Báo cáo tình hình bảo quản: 0,1 công/báo cáo.

1. Hệ số điều chỉnh

- Hệ số kho:
  - - Kho chuyên dụng: 1,0.
    - Kho thông thường: 1,2.
    - Kho tạm: 1,5.
- Quy đổi:
  - - 01 công = 01 ngày công = 8 giờ;
    - 01 tháng = 22 ngày;
    - 01 năm = 260 ngày.

2. Phương pháp quy đổi

- Định mức bảo quản: 0,168 công/m²

Công (ngày công) = 0,168 × Diện tích × Hệ số kho.

- Định mức báo cáo: 0,1 công/báo cáo.

01 công = 01 ngày công (8h).

- 01 nhân sự toàn thời gian = 22 ngày/tháng ≈ 260 ngày/năm.
- FTE (Full-Time Equivalent):
  - Tháng = Công ÷ 22.
  - Năm = Công ÷ 260.

Định mức thiết bị, dụng cụ, vật liệu và năng lượng

I. Thiết bị chính

1. Máy điều hòa:

- - Công thức = 0,02 × diện tích kho;
  - Dự phòng bảo dưỡng: +10% → tổng số lượng = (0,02 × diện tích kho) + 10%

2. Đèn neon

- - = 0,13 × diện tích kho; đảm bảo chiếu sáng theo tiêu chuẩn bảo quản.

3. Máy hút bụi

- - 01 máy = diện tích/≈98–100 m² hoặc 01 máy/02–03 dãy kệ;
  - Dự phòng bảo dưỡng/hỏng: +15% → = diện tích/≈98–100 m² + 15%; ;
  - 01–02 máy chuyên dụng cho khu làm sạch sâu/dịch vụ.

4. Máy hút ẩm = theo khu nhạy ẩm; Đặt ở phòng trung tâm, kho lạnh và khu lưu trữ có nhu cầu cao.

5. Nhiệt kế – ẩm kế

- - = 01 điểm/≈ 50 m²; ưu tiên bộ có ghi log;
  - Tăng mật độ tại góc, dưới mái, gần cửa, khu cửa hàng/tiếp nhận.

II. Dụng cụ và bảo hộ lao động (theo năm)

1. Dụng cụ vệ sinh dùng chung

Dụng cụ và bảo hộ có thể chia làm hai nhóm: dụng cụ vệ sinh dùng chung (tính theo diện tích kho) và bảo hộ cá nhân (tính theo số nhân viên kho).

- - - Hệ số tiêu hao = Số lượng cần dụng trong kỳ/ Số nhân viên.
Thang nhôm = 01 thang ≈ 98–100 m² hoặc 01 thang/02 → 03 dãy kệ;
- - - Dự phòng 10–15%
    - Phân bố cho từng dãy kệ và khu vực bảo trì.
Cây lau nhà = 01 cây cho 20–25 m²; Dự phòng hao mòn 15%

Bảo hộ cá nhân

- Găng tay cotton: mỗi nhân viên cần khoảng 04 đôi/năm (do trung bình 03 tháng phải thay một đôi).
- Khẩu trang y tế: mỗi nhân viên cần khoảng 240 chiếc/năm (tính trung bình 20 chiếc/tháng).
- Giày bảo hộ: trung bình 02 năm thay 1 đôi, nên hệ số tiêu hao là 0,5 đôi/người/năm.
- Quần áo bảo hộ: mỗi nhân viên cần 1 bộ/năm.
- Kính bảo hộ: trung bình 02 năm thay một lần, tương đương 0,5 cái/người/năm.
- Mũ bảo hộ: trung bình 03 năm thay một lần, tương đương 0,33 cái/người/năm.

b) Ví dụ cụ thể :

Quần áo BHLĐ = Số bộ/chu kỳ quý = Số nhân sự × (01 bộ mặc + 0,5 → 01 bộ dự phòng) × (01 + tỷ lệ hao mòn chu kỳ). Đảm bảo thay thế, vệ sinh định kỳ.

III. Vật liệu tiêu hao (năm)

Công thức tổng quát:

Lượng tiêu hao = Hệ số tiêu hao trên 01 m² × Diện tích kho (m²)
Hệ số tiêu hao (trên 01 m²) = Tổng lượng tiêu hao thực tế trong kỳ/Tổng số diện tích kho (m²)

Ví dụ:

- Một kho diện tích 200 m² sử dụng 20 lít thuốc tẩy rửa trong 01 năm: Hệ số = 20/200 = 0,1 lít/m²/năm

👉 Cách xác định hệ số tiêu hao: Tùy loại vật liệu hoặc thiết bị, cách xác định hơi khác nhau:

Vật liệu tiêu hao (khăn lau, thuốc tẩy, hóa chất…)

Khảo sát thực tế: Theo dõi 03 → 06 tháng lượng tiêu hao, lấy trung bình.
Chia cho diện tích kho → ra hệ số tiêu hao/m².
Chuẩn hóa: Có thể tham khảo định mức vệ sinh kho của ngành (ví dụ: Bộ Tài chính, Bộ Xây dựng có định mức vệ sinh, bảo dưỡng công trình).

IV. Năng lượng tiêu hao (điều hòa, máy hút bụi…)

Công thức chi tiết hơn:

Hệ số tiêu hao (kWh/m²/chu kỳ) = Công suất thiết bị (KW) × Thời gian hoạt động (giờ/chu kỳ)/Diện tích kho (m²)

Ví dụ: Hệ số = 05 × 08/100 = 0,4 kWh/m²/ngày

Máy điều hòa công suất 05 kW, chạy 08 giờ/ngày, cho kho diện tích 100 m².

Nguyên tắc khi chọn hệ số

Thực tế đo lường (quan trọng nhất).
Tiêu chuẩn ngành/ISO (nếu có).
Điều kiện kho: nhiệt độ, độ ẩm, tần suất vệ sinh, loại vật liệu bảo quản.
Dự phòng: nên cộng thêm 05 → 10% để tránh thiếu.

Chi phí năng lượng:

Tổng kWh × giá điện thực tế.
Ví dụ: 1.500 kWh × 3.000 đ/kWh ≈ 4,5 triệu đồng/chu kỳ.
Kiểm chứng: lập bảng theo tuần/quý; lệch >10% → điều tra nguyên nhân.

Ngưỡng cảnh báo và hành động

- Độ ẩm mục tiêu 45% ±5%; cảnh báo khi >55% hoặc <35% → kích hoạt hút ẩm/thoáng khí và báo KS2.
- Nhiệt độ mục tiêu theo loại tài liệu; ngưỡng cảnh báo cần được quy định rõ trong SOP.
- Mối mọt hoặc chuột: phong tỏa khu vực, chụp ảnh, ghi nhật ký, tiến hành xử lý và báo cáo đột xuất.

Giám sát hiệu quả và KPI

- - Tuân thủ lịch kiểm tra (%) = Số kiểm tra thực hiện / Số kiểm tra kế hoạch.
  - Tỷ lệ sự cố môi trường = Số sự cố/Quý.
  - Tiêu thụ năng lượng so với định mức (%) = Thực tế ÷ Định mức.
  - Tỷ lệ tài liệu hư hỏng (%) = Số tài liệu cần phục hồi ÷ Tổng tài liệu.

Quy trình xử lý sự cố nhanh và biểu mẫu nghiệp vụ

Bước 1 Ngay khi phát hiện
- Cách ly khu vực, dừng mọi thao tác không cần thiết, bảo toàn hiện trạng.
- Ghi nhật ký sự cố chi tiết: thời gian, vị trí, mô tả ban đầu, người phát hiện.
Bước 2 Thông báo
- Thông báo ngay đến KS2 và quản lý kho. Nếu nghiêm trọng, báo cấp trên theo quy định.
Bước 3 Ứng phó khẩn cấp
- Nếu là nước hoặc cháy: kích hoạt quy trình an toàn, chữa cháy, cứu tài liệu theo SOP.
- Nếu là sâu bọ: tiến hành xử lý chuyên dụng, cách ly luồng không khí để tránh lan rộng.
Bước 4 Phục hồi và báo cáo
- Thu thập chứng cứ, tiến hành phục hồi tài liệu nếu có thể, lập báo cáo đột xuất BM.15.
- Rà soát nguyên nhân, cập nhật biện pháp phòng ngừa, điều chỉnh định mức nếu cần.
Mẫu biểu cần có

- Nhật ký bảo quản hằng ngày BM.17.
- Biên bản sự cố nhanh tóm tắt nguyên nhân và hành động.
- Báo cáo đột xuất BM.15.

Ví dụ minh họa: Kho chuyên dụng 2.543,53 m²

1. Tính tổng ngày công năm cho kho chuyên dụng

Đối với kho chuyên dụng diện tích 2.543,53 m², định mức lao động bảo quản là 0,168 công/m². Tổng ngày công năm được tính bằng tích của định mức, diện tích kho và hệ số kho:

Ngày công = 0,168 × 2.543,53 × 1,0 = 427,31 công/năm.

Chuyển sang nhân sự toàn thời gian tương đương (FTE) sẽ phụ thuộc vào khung thời gian thực hiện:

Nếu hoàn thành trong 1 tháng, FTE tháng = 427,31 ÷ 22 ngày/tháng ≈ 19,4 FTE, làm tròn là khoảng 20 người cho 1 tháng.
Nếu phân bổ đều trong 1 năm, FTE năm = 427,31 ÷ 260 ngày/năm ≈ 1,64 FTE, tương đương 2 nhân sự chuyên trách.

Trường hợp kho thông thường, hệ số điều chỉnh 1,2, tổng ngày công = 0,168 × 2.543,53 × 1,2 = 512,77 công. FTE tháng ≈ 24 người, FTE năm ≈ 2–3 người.
Trường hợp kho tạm, hệ số điều chỉnh 1,5, tổng ngày công = 0,168 × 2.543,53 × 1,5 = 640,97 công. FTE tháng ≈ 30 người, FTE năm ≈ 3 người.

Đối với báo cáo tình hình bảo quản, mỗi báo cáo định mức 0,1 công. Với 4 báo cáo/năm (theo quý), tổng công = 0,4 công/năm, mức rất nhỏ, có thể để KS2 hoặc nhân sự chuyên trách kiêm nhiệm.

2. Định mức thiết bị, dụng cụ, vật liệu và năng lượng

2.1. Thiết bị chính

Máy điều hòa: 0,02 cái/m² × 2.543,53 m² = 51 cái. Phân bổ theo khu vực, cộng dự phòng 10% cho bảo dưỡng, nâng tổng số lên khoảng 56 cái.
Đèn neon: 0,13 bộ/m² × 2.543,53 m² ≈ 331 bộ, đảm bảo chiếu sáng đạt chuẩn kỹ thuật bảo quản.
Máy hút bụi: Trung bình 1 máy cho 90–100 m² → cần 26 máy, cộng thêm 1–2 máy chuyên dụng cho khu vệ sinh sâu hoặc dịch vụ.
Máy hút ẩm: Cần 3 cái, đặt tại phòng trung tâm, kho lạnh và khu lưu trữ nhạy ẩm.
Nhiệt kế – ẩm kế: 1 điểm/50 m² → 51 bộ, bố trí đều khắp kho, tăng mật độ tại góc, dưới mái, gần cửa, khu tiếp nhận tài liệu.

2.2. Dụng cụ và bảo hộ lao động

Quần áo bảo hộ lao động: 331 bộ/chu kỳ quý, đảm bảo thay thế và vệ sinh định kỳ.
Thang nhôm: 26 cái, phân bố đều theo các dãy kệ và khu vực bảo trì.
Cây lau nhà: 102 cái, tính dự phòng hao mòn và thay thế luân phiên.

Bảo hộ cá nhân gồm găng tay cotton, khẩu trang, giày bảo hộ, kính và mũ bảo hộ được cấp theo định mức tiêu hao hằng năm, đảm bảo an toàn cho nhân sự kho.

2.3. Vật liệu tiêu hao

Hằng năm, kho 2.543,53 m² sử dụng:

- Khăn lau: 26 cái.
- Thuốc tẩy rửa: 36 lít.
- Thuốc diệt mối: 26 kg.
- Thuốc diệt côn trùng: 11 hộp.
- Thuốc diệt vi sinh vật: 11 lít.

Các vật liệu được tiêu hao theo định mức trên diện tích kho, đảm bảo đủ cho việc vệ sinh, xử lý côn trùng, mối mọt và duy trì môi trường kho tiêu chuẩn.

2.4. Năng lượng tiêu hao

Năng lượng tiêu hao được tính dựa trên công suất thiết bị và thời gian vận hành:

- Máy điều hòa: ~895 kWh/chu kỳ.
- Máy hút bụi: ~407 kWh/chu kỳ.
- Tổng sơ bộ tiêu thụ: ~1.500 kWh/chu kỳ.

Chi phí vận hành = tổng kWh × giá điện thực tế. Ví dụ với giá điện 3.000 đồng/kWh → chi phí ≈ 4.500.000 đồng/chu kỳ.

Để kiểm chứng, cần lập bảng tổng hợp tiêu thụ thực tế theo tuần/quý, so sánh với định mức. Nếu lệch >10%, điều tra nguyên nhân như vận hành không đúng, hỏng hóc hoặc lãng phí.

3. Hướng dẫn triển khai thực tế kiểm tra giám sát và mẫu lịch trình vận hành

3.1. Bố trí nhân lực

Trường hợp ngắn hạn (1 tháng):

- Toàn thời gian: 20–22 người.
- 01 KS2 đảm nhiệm quản lý và giám sát chuyên môn.
- 3–4 KTV2 phụ trách giám sát kỹ thuật.
- 12–14 KTV1 thực hiện vệ sinh, vận hành thiết bị.
- 3–4 lao động phục vụ dọn dẹp, vận chuyển.

Trường hợp dài hạn (1 năm):

- - 02–03 người chuyên trách: 01 KS2 và 01–02 KTV.
  - Thuê dịch vụ ngoài định kỳ cho vệ sinh tổng thể, diệt mối và chống ẩm mốc.

3.2. Nguyên tắc vận dụng

- Xác định khung thời gian hoàn thành (tháng, quý, năm) để bố trí nhân lực hợp lý.
- Luôn có tối thiểu 01 KS2 giám sát kỹ thuật và xử lý sự cố.
- Áp dụng hệ số điều chỉnh (1,2–1,5) nếu kho chưa đạt chuẩn.
- Chia ca làm việc cho kho lớn để tránh gián đoạn các hoạt động khác.
- Kết hợp ngân sách tổng thể, bao gồm nhân sự, thiết bị, vật tư và năng lượng.

4. Kết luận

👉 Với kho chuyên dụng diện tích 2.543,53 m², tổng nhu cầu lao động là 427,31 ngày công/năm.

- - Nếu xử lý trong 1 tháng → cần khoảng 20 nhân sự.
  - Nếu phân bổ trong 1 năm → cần khoảng 2 nhân sự chuyên trách.

Trang thiết bị, dụng cụ, vật liệu và năng lượng đều có định mức rõ ràng, giúp cơ quan xây dựng kế hoạch nhân sự, ngân sách và quyết định phân công khoa học, tiết kiệm và đồng bộ.

NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Định mức lao động trong bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy ngành TN&MT

Định mức lao động trong tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy ngành TN

Định mức kinh tế - kỹ thuật

QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KTKT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY THEO TT16/2023/TT-BNV

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 01)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 02)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 03)

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY NGÀNH TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

SỔ TAY THỰC HÀNH Chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu

BIỂU MẪU THÔNG TƯ 03/2022/TT-BTN&MT

THÔNG TƯ Số: 03/2022/TT-BTNMT BAN HÀNH QUY ĐỊNH KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT VỀ CÔNG TÁC THU NHẬN, LƯU TRỮ, BẢO QUẢN VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG