Căn cứ pháp lý

📂Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp: là hệ thống sổ sách phản ánh toàn diện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại cơ quan nhà nước. Theo quy định tại Điều 24 và Điều 25 Luật Kế toán năm 2015, hệ thống sổ kế toán được chia thành sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

• • • • Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ cái, Nhật ký chung và các sổ tổng hợp khác theo chế độ kế toán. Đây là loại sổ phản ánh tổng quát tình hình tài sản, nguồn vốn, các khoản thu – chi ngân sách, kết quả hoạt động tài chính của cơ quan. Chẳng hạn, Sổ cái tài khoản 111 – Tiền mặt ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ thu, chi tiền mặt dựa trên phiếu thu, phiếu chi; còn Nhật ký chung phản ánh theo trình tự thời gian tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

      • Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ quỹ tiền mặt, bảng kê chi tiết phát sinh. Đây là công cụ để phản ánh cụ thể từng đối tượng kế toán (ví dụ: từng đối tượng nợ phải thu, từng hợp đồng, từng nguồn kinh phí). Chẳng hạn, khi cơ quan quản lý nhà nước chi kinh phí đào tạo cán bộ, chứng từ sẽ được phản ánh vào Sổ chi tiết TK 661 – Chi hoạt động, giúp kế toán theo dõi từng khoản chi theo từng đề án.

Việc phân loại và sắp xếp hệ thống sổ kế toán cần tuân thủ quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính (chế độ kế toán hành chính sự nghiệp) và các văn bản hướng dẫn bổ sung. Cụ thể:

Nguyên tắc sắp xếp: Các sổ kế toán phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác, lưu trữ theo niên độ kế toán; được đánh số trang, đóng dấu giáp lai và lưu trữ an toàn.

Thời hạn lưu trữ: Theo Luật Lưu trữ 2024 và Điều 41 Luật Kế toán 2015, sổ kế toán, báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, một số sổ tổng hợp quan trọng có thể được xác định là lưu trữ vĩnh viễn theo Quyết định số 458/QĐ-TTg năm 2020 về Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy và tài liệu có giá trị bảo quản.

Ví dụ thực tiễn: Tại một Sở Nông nghiệp và Môi trường cấp tỉnh, khi thực hiện chương trình hỗ trợ nông dân chuyển đổi số liệu sản xuất, kế toán lập Phiếu chi kinh phí, sau đó ghi nhận vào Nhật ký chung, đồng thời phản ánh chi tiết vào Sổ chi tiết TK 661 theo từng dự án. Cuối kỳ, dữ liệu từ sổ chi tiết được tổng hợp lên Sổ cái và lập Báo cáo quyết toán kinh phí gửi Sở Tài chính. Toàn bộ hệ thống chứng từ – sổ chi tiết – sổ tổng hợp này được lưu trữ theo đúng niên độ, đảm bảo cơ sở pháp lý phục vụ kiểm toán và thanh tra sau này.

📂Báo cáo tài chính: 

Theo Điều 29 Luật Kế toán 2015 và Thông tư số 107/2017/TT-BTC (chế độ kế toán hành chính sự nghiệp), hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị kế toán trong khu vực công gồm:

1. • Báo cáo kết quả hoạt động (kết quả kinh doanh đối với doanh nghiệp nhà nước):

     • • Phản ánh tổng hợp các khoản thu, chi trong năm; tình hình chênh lệch thu – chi hoặc lãi, lỗ.

Ví dụ: Trong năm 2024, một Trung tâm Dịch vụ công lập có thu từ hoạt động dịch vụ 10 tỷ đồng, chi phí hoạt động 9,5 tỷ đồng, kết quả thặng dư 0,5 tỷ đồng.

1. • Bảng cân đối kế toán:

     • • Ghi nhận toàn bộ tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn của cơ quan tại thời điểm cuối năm.

       • Đây là căn cứ quan trọng để đánh giá sức mạnh tài chính, khả năng thanh toán và mức độ an toàn tài chính.

   • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

     • • Phản ánh dòng tiền ra – vào theo hoạt động: hoạt động thường xuyên, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính.

       • Giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát tính thanh khoản và khả năng sử dụng ngân sách.

   • Thuyết minh báo cáo tài chính:

     • • Là phần giải trình chi tiết các chỉ tiêu trên báo cáo, cung cấp thông tin bổ sung về chính sách kế toán, nguồn kinh phí, tài sản và công nợ.

       • Đây là tài liệu bắt buộc, giúp người đọc hiểu rõ bản chất số liệu.

Nguyên tắc lưu trữ: Báo cáo tài chính phải được người đứng đầu cơ quan phê duyệt và gửi cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và kiểm toán theo thời hạn quy định (Điều 30 Luật Kế toán 2015).

Thời hạn lưu trữ: tối thiểu 10 năm (Điều 41 Luật Kế toán 2015; Thông tư 74/2025/TT-BTC). Một số báo cáo có giá trị đặc biệt được đưa vào diện bảo quản vĩnh viễn.

Ví dụ thực tiễn:
Tại một Sở Nông nghiệp và Môi trường, cuối năm 2024, Phòng Kế toán lập Báo cáo tài chính gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Sau khi được Giám đốc Sở ký duyệt, báo cáo được gửi về Sở Tài chính và đồng thời lưu trữ tại kho lưu trữ của cơ quan. Hồ sơ báo cáo tài chính này được bảo quản ít nhất 10 năm để phục vụ thanh tra, kiểm toán nhà nước.

📂Báo cáo kế toán quản trị: 

Theo Điều 4 và Điều 29 Luật Kế toán 2015, hệ thống kế toán trong cơ quan nhà nước gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị. Trong đó, báo cáo kế toán quản trị là báo cáo phục vụ nhu cầu quản lý nội bộ, không bắt buộc công khai bên ngoài.

Báo cáo kế toán quản trị bao gồm:

• • • Báo cáo lập kế hoạch tài chính – ngân sách: dự toán thu, chi, kế hoạch sử dụng ngân sách năm, quý, tháng.

    • Báo cáo phân tích chi phí: so sánh chi phí thực tế với dự toán, phân tích chênh lệch, xác định nguyên nhân.

    • Báo cáo hiệu quả hoạt động: đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, mức độ tiết kiệm chi phí, hiệu quả sử dụng ngân sách.

    • Báo cáo hỗ trợ điều hành: cung cấp dữ liệu cho lãnh đạo ra quyết định trong điều chỉnh kế hoạch, phân bổ kinh phí hoặc triển khai nhiệm vụ đột xuất.

Đặc điểm

• • • Chỉ phục vụ nội bộ cơ quan, không gửi cho cơ quan tài chính hoặc kiểm toán (trừ khi có yêu cầu).

    • Không có mẫu biểu cứng nhắc mà được thiết kế linh hoạt tùy nhu cầu quản lý.

    • Được lập định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc đột xuất theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan.

Nguyên tắc lưu trữ

• • • Theo Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 74/2025/TT-BTC, báo cáo quản trị là tài liệu có giá trị sử dụng trong quản lý, vì vậy cần được lưu trữ tối thiểu 5–10 năm.

    • Sắp xếp theo niên độ kế toán, theo lĩnh vực quản trị (ví dụ: báo cáo phân tích chi phí nhân sự, báo cáo hiệu quả dự án, báo cáo điều hành quý).

    • Nếu báo cáo quản trị liên quan trực tiếp đến quyết định tài chính quan trọng hoặc dự án đầu tư công, hồ sơ kèm theo phải được bảo quản lâu dài để phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán.

Ví dụ thực tiễn

Tại một Sở Giao thông Vận tải, phòng Kế toán lập Báo cáo phân tích chi phí duy tu, bảo dưỡng đường bộ năm 2024. Báo cáo này cho thấy chi phí thực tế cao hơn dự toán 15% do phát sinh mưa bão kéo dài. Từ dữ liệu này, lãnh đạo Sở kịp thời kiến nghị UBND tỉnh bổ sung kinh phí dự phòng. Hồ sơ báo cáo quản trị này được lưu trữ cùng với các tài liệu điều hành nội bộ trong thời hạn 10 năm, làm căn cứ tham khảo cho kế hoạch ngân sách các năm sau.

📂Báo cáo kiểm toán và kiểm tra kế toán: 

• Thành phần:

  • • Báo cáo kiểm toán nội bộ của đơn vị.

    • Báo cáo kiểm toán độc lập (nếu có thuê đơn vị kiểm toán).

    • Báo cáo kiểm toán nhà nước (nếu thuộc đối tượng kiểm toán).

    • Báo cáo kiểm tra, biên bản kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền (Thanh tra Tài chính, Kiểm toán Nhà nước, cơ quan Thuế…).

• Mục đích sử dụng: Đánh giá tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính; kiểm soát việc tuân thủ pháp luật, chế độ kế toán; làm căn cứ cho việc xử lý trách nhiệm hoặc kiến nghị khắc phục.

• Tính chất: Tài liệu quan trọng, phản ánh khách quan hiệu quả tài chính và quản trị của đơn vị.

• Thời hạn bảo quản:

  • • Báo cáo kiểm toán nhà nước: Vĩnh viễn (theo quy định của Luật Lưu trữ và Thông tư về thời hạn bảo quản tài liệu kế toán).

    • Báo cáo kiểm toán nội bộ, độc lập, kiểm tra kế toán: 10 năm (trường hợp có giá trị lịch sử hoặc liên quan đến xử lý trách nhiệm thì lưu vĩnh viễn).

📂Các tài liệu khác liên quan: 

Thành phần:

• • • Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng vay vốn, cùng phụ lục hợp đồng.

    • Hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, đặc biệt đối với dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A.

    • Biên bản kiểm kê, đánh giá lại tài sản; hồ sơ thanh lý, tiêu hủy tài sản.

    • Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn bảo quản.

    • Quyết định bổ sung vốn điều lệ từ lợi nhuận; hồ sơ phân phối quỹ, trích lập và sử dụng quỹ.

    • Hồ sơ giải thể, phá sản, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc hình thức sở hữu.

    • Hồ sơ về nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước.

Mục đích sử dụng:

• • • Cung cấp căn cứ pháp lý khi thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

    • Xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý – tài chính của đơn vị.

    • Phục vụ xử lý tranh chấp kinh tế, pháp lý; làm tư liệu cho tái cấu trúc hoặc chuyển đổi hoạt động doanh nghiệp.

Tính chất: Hỗn hợp, vừa có giá trị pháp lý lâu dài (như hồ sơ giải thể, phá sản, quyết toán dự án) vừa có giá trị nghiệp vụ ngắn hạn (biên bản kiểm kê, phân phối quỹ).

Thời hạn bảo quản:

• • • Vĩnh viễn: Hồ sơ quyết toán dự án quan trọng quốc gia; hồ sơ giải thể, phá sản, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; hồ sơ nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước.

    • Tối thiểu 10 năm: Hợp đồng, phụ lục hợp đồng; biên bản kiểm kê, đánh giá tài sản; quyết định phân phối quỹ; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.