Tầm Quan Trọng Của Việc Thu Nộp Hồ Sơ, Tài Liệu Vào Lưu Trữ Lịch Sử

Lưu trữ lịch sử được ví như “ngôi nhà ký ức của quốc gia” – nơi bảo quản lâu dài những hồ sơ, tài liệu có giá trị đặc biệt về chính trị, pháp lý, khoa học và văn hóa. Đây là những “chứng nhân” sống động phản ánh quá trình dựng nước, giữ nước, phát triển đất nước qua từng giai đoạn.

Để bảo đảm tài liệu được thu nhận đầy đủ – chính xác – khoa học, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cùng các văn bản hướng dẫn đã quy định rõ trình tự, thủ tục thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Trong đó, Thông tư số 06/2025/TT-BNV và Thông tư số 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất, thuận lợi.

Quy Trình Thu Nộp Hồ Sơ, Tài Liệu Vào Lưu Trữ Lịch Sử

Để đảm bảo các hồ sơ, tài liệu được tiếp nhận đầy đủ, chính xác và có giá trị sử dụng lâu dài, quy trình thu nộp được thực hiện một cách chặt chẽ theo các bước sau:

2. Đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu (Điều 4)

Sau khi hoàn tất bước đăng ký, cơ quan, tổ chức phải gửi văn bản đề nghị nộp kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu đến lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Đây được coi là thủ tục chính thức nhằm xác nhận mong muốn bàn giao hồ sơ, đồng thời là căn cứ để cơ quan lưu trữ tiếp nhận và tổ chức kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu trước khi thu nộp.

Hướng dẫn

• 1. • Soạn văn bản đề nghị trên khổ A4, đóng dấu và ký tên người có thẩm quyền.

     • Đính kèm mục lục bản giấy và file Excel bản điện tử.

     • Lưu trữ lịch sử kiểm tra mục lục: đối chiếu tên, số lượng, định dạng.

     • Kiểm tra trực tiếp: đánh giá độ bền giấy, mực in, mức độ hư hỏng và tính xác thực nội dung.

     • Phản hồi kết quả trong 30 ngày: đạt yêu cầu hoặc yêu cầu bổ sung, sửa chữa.

Ví dụ: Sau khi đăng ký, một tỉnh ủy gửi văn bản đề nghị nộp kèm Mục lục hồ sơ nhiệm kỳ 2015–2020 (gồm báo cáo tổng kết, biên bản họp, chỉ thị, nghị quyết…) đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trên cơ sở đó, cơ quan lưu trữ sẽ kiểm tra chi tiết trước khi ra thông báo thu nhận chính thức.

3. Thu nộp chính thức và lập biên bản

Bước cuối cùng xác lập hoàn tất chuyển giao tài liệu. Biên bản thu nộp là văn bản pháp lý ghi nhận quyền sở hữu, trách nhiệm bảo quản. 

a. Thực hiện thu nộp

• • • Cơ quan, tổ chức: Đóng gói tài liệu trong hộp bảo quản hồ sơ phải đạt tiêu chuẩn quốc gia, đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc lưu trữ lâu dài (chống ẩm, mốc, va đập); 

    • Dán nhãn ghi rõ “Tên phông – Số hiệu – Niên đại”.;

    • Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến cơ quan lưu trữ lịch sử.

    • Hồ sơ nộp kèm theo Mục lục. Bàn giao bản giấy và bản điện tử mục lục tại đơn vị lưu trữ.

    • Hộp bảo quản hồ sơ phải đạt tiêu chuẩn quốc gia, đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc lưu trữ lâu dài.

b. Kiểm tra và lập biên bản

Sau khi tiếp nhận, cơ quan lưu trữ đối chiếu hồ sơ với Mục lục và lập Biên bản thu nộp, ghi rõ các thông tin sau:

• • • Tên phông hoặc công trình lưu trữ;

    • Thời gian của tài liệu;

    • Số lượng hồ sơ, tài liệu, đơn vị bảo quản;

    • Các công cụ tra cứu đi kèm (nếu có)

    • Thời gian thực hiện thu nộp;

    • Họ tên, chữ ký của các bên liên quan và dấu xác nhận của cơ quan lưu trữ.

c. Bảo quản sau tiếp nhận

Hồ sơ, tài liệu được vận chuyển vào kho chuyên dụng, đảm bảo điều kiện môi trường thích hợp cho bảo quản lâu dài. 

d. Hồ sơ, tài liệu số

Việc tiếp nhận và thu nộp hồ sơ điện tử thực hiện theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV, đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn dữ liệu và khả năng tra cứu, khai thác lâu dài. 

Ví dụ nghiệp vụ

 Trung tâm Bảo tồn Di tích Hội An vận chuyển 150 hiện vật lưu trữ bằng xe chuyên dụng, đóng gói hộp tiêu chuẩn. Khi bàn giao, cán bộ lưu trữ đối chiếu mục lục 150 mã hiện vật, kiểm tra an toàn và lập biên bản có chữ ký giám đốc Trung tâm và trưởng phòng Lưu trữ.