Sưu tầm hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Sưu tầm tài liệu: Nghĩa vụ bảo tồn di sản lịch sử

Ngày nay, khi mỗi hiện vật, tư liệu dân tộc đang phải đối mặt với nguy cơ thất lạc, hư hỏng, công tác sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử trở thành nhiệm vụ cấp bách. Theo Thông tư hướng dẫn, từ Điều 7 đến Điều 10 đã quy định rõ nguyên tắc, đối tượng, phương thức và trình tự sưu tầm. Bài báo dưới đây sẽ giải thích thấu đáo từng điều khoản, đồng thời dẫn chứng thực tiễn để các cơ quan, tổ chức dễ dàng triển khai

Nguyên tắc sưu tầm (Điều 7)

Thông tư nhấn mạnh hai nguyên tắc cốt lõi.

- - Tài liệu phải có nguồn gốc rõ ràng, hợp pháp, không vướng tranh chấp hoặc khiếu kiện, phù hợp chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử.
    Ví dụ: Một bộ thư tịch của dòng họ tri thức trao tặng cho lưu trữ có kèm biên bản tặng cho công chứng, cam kết không tranh chấp.
  - Tuyệt đối không thu gom những tài liệu đang bảo quản tại kho nhà nước, bảo tàng hoặc thư viện công cộng nhằm tránh trùng lắp, lãng phí nguồn lực.
    Ví dụ: Một bản thảo hồi ký của Anh hùng Lực lượng Vũ trang Nhân dân vẫn đang lưu giữ tại Bảo tàng Lịch sử Quốc gia sẽ không được sưu tầm lại.

Đối tượng tài liệu sưu tầm (Điều 8)

Thông tư quy định ba nhóm tài liệu trọng tâm:

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu:
  - Nhà hoạt động chính trị – xã hội; cá nhân đoạt giải thưởng cấp nhà nước và quốc tế;
  - Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang; nhà khoa học, nhà văn, nghệ sĩ nổi tiếng; dòng họ có dấu ấn lịch sử.

Ví dụ: Nhật ký hành quân của một Anh hùng lực lượng vũ trang, gia phả của dòng họ Nguyễn tại Nam Định.

- - Tài liệu do cá nhân, gia đình, tổ chức trong nước đang lưu giữ:

Ví dụ: Sổ ghi chép thực địa của nhà khảo cổ độc lập tại Đồng Tháp.

- - Tài liệu về Việt Nam hiện đang lưu giữ tại nước ngoài (bảo tàng, thư viện, viện nghiên cứu, cá nhân):

Ví dụ: Bộ ảnh đô thị Sài Gòn thập niên 1920 lưu giữ tại Viện Nghiên cứu Pháp.

Phương thức sưu tầm (Điều 9)

Lưu trữ lịch sử có ba cách để thu về nguồn tư liệu:

- - Mua tài liệu của tổ chức, cá nhân thông qua hợp đồng mua bán, quy định rõ quyền sở hữu và điều khoản sử dụng.
  - Tiếp nhận tài trợ, tặng cho hoặc chuyển giao với biên bản xác nhận, đảm bảo minh bạch pháp lý.
  - Lập bản sao tài liệu gốc trong trường hợp bản thảo quá nhạy cảm, đang xuống cấp hoặc không thể trao trả.

Minh chứng: Nhiều bản di cảo quý của nhà văn, nhà thơ đã được sao chụp kỹ lưỡng trước khi bàn giao bản gốc cho lưu trữ, vừa đảm bảo an toàn vừa tạo thuận lợi cho nghiên cứu.

Trình tự thực hiện (Điều 10)

Quy trình sưu tầm chia thành bốn giai đoạn rõ ràng:

- - Khảo sát, thống kê
    Xây dựng danh mục tài liệu thiếu của từng phông; đánh giá nguồn lực và kinh phí dự kiến.
  - Nghiên cứu, lập kế hoạch
    Chọn tài liệu phù hợp theo thẩm quyền quản lý, đánh giá giá trị lịch sử – khoa học.
  - Thực hiện sưu tầm
    Ký kết hợp đồng, đàm phán, tiếp nhận hoặc mua bán; tổ chức vận chuyển, bảo quản tạm thời.
  - Tổ chức khoa học tài liệu
    Gắn nhãn, phân loại theo phông, chủ đề, niên đại; số hóa hồ sơ, nhập kho mềm để quản lý và tra cứu tiện lợi.

Ví dụ điển hình: Trong chiến dịch sưu tầm tư liệu về phong trào Đồng Khởi, cán bộ lưu trữ đã khảo sát dòng họ tại Bến Tre, lên kế hoạch chi tiết và hoàn thành hơn 200 hiện vật, giấy tờ trước thời hạn đề ra.

Kết luận

Sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử không chỉ là chấp hành quy định pháp luật mà còn là đóng góp quan trọng cho sự nghiệp bảo tồn di sản. Mỗi bút tích, hiện vật khi được gìn giữ cẩn trọng sẽ trở thành di sản tinh thần cho các thế hệ mai sau. Để triển khai hiệu quả, các cơ quan, tổ chức hãy vận dụng đúng Điều 7–10 Thông tư, chủ động phối hợp, minh bạch thủ tục và tận dụng các phương thức sưu tầm phù hợp.

Liên hệ Phòng Lưu trữ lịch sử để nhận biểu mẫu khảo sát, hợp đồng chuyển giao và hướng dẫn kỹ thuật số hóa, giúp hành trình sưu tầm của bạn trở nên nhanh chóng, an toàn và chuyên nghiệp.