Tài liệu Kế toán và quy định mới nhất về Thời hạn bảo quản tài liệu Kế toán trong cơ quan nhà nước 2025

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn các loại tài liệu kế toán sau, được phân theo nhóm chức năng nghiệp vụ: 

🔸 A. Tài Liệu Kế Toán Tổng Hợp

Là các tài liệu phản ánh tình hình tài chính chung của đơn vị, là căn cứ quan trọng trong việc lập và công bố báo cáo tài chính.

• • • • Báo cáo tài chính năm: Báo cáo bắt buộc theo quy định, gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh Báo cáo tài chính.

      • Báo cáo quyết toán ngân sách/tài chính: Dành cho đơn vị sử dụng ngân sách hoặc quản lý tài chính công (ví dụ như: Báo cáo quyết toán dự án đầu tư công năm 2024)

      • Sổ kế toán tổng hợp: phản ánh toàn bộ dòng luân chuyển tài chính trong năm, bao gồm: 

        • • Sổ cái tài khoản kế toán; 

          • Sổ nhật ký chung; 

          • Sổ nhật ký đặc biệt. 

      • Bảng cân đối tài khoản: Tổng hợp toàn bộ phát sinh và số dư các tài khoản kế toán (ví dụ như: Bảng cân đối tài khoản năm 2024)

📌Thời hạn lưu trữ: 20 năm hoặc Vĩnh viễn tùy mức độ sử dụng ngân sách nhà nước hoặc giá trị pháp lý – lịch sử. 

🔸 B. Tài Liệu Kế Toán Chi Tiết

Ghi chép theo từng nghiệp vụ, từng đối tượng cụ thể (nhà cung cấp, tài sản, tài khoản ngân hàng...): 

• • • Sổ chi tiết tài khoản: Ghi rõ từng khoản phát sinh theo đối tượng cụ thể như nhà cung cấp, khách hàng, tài sản (Ví dụ như: Sổ chi tiết công nợ khách hàng A, nhà cung cấp B).

    • Thẻ kế toán chi tiết: Dùng để theo dõi từng loại tài sản, công cụ, dụng cụ, vật tư (Ví dụ như: Thẻ theo dõi máy tính mã TS-001).

    • Sổ quỹ tiền mặt: Theo dõi biến động tiền tại quỹ và tài khoản ngân hàng (Ví dụ như: Sổ quỹ tiền mặt tháng 6/2024).

    • Sổ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi biến động tài khoản ngân hàng (Ví dụ như: Sổ tiền gửi ngân hàng BIDV tài khoản 123456);

    • Nhật ký thu – chi tiền mặt: Ghi nhận dòng tiền (Ví dụ như: Nhật ký chi tiền mua vật tư, thu tiền bán hàng);

    • Nhật ký chứng từ: Kết hợp giữa chứng từ và sổ nhật ký theo hình thức kế toán chứng từ – ghi sổ (Ví dụ như: Nhật ký chứng từ tháng 5/2024 theo hình thức CT–GS).

📌Thời hạn lưu trữ: 10 năm

🔸 C. Chứng Từ Kế Toán

Là cơ sở pháp lý gốc để ghi sổ kế toán và lập báo cáo, có giá trị pháp lý trong kiểm tra, thanh tra và xử lý tranh chấp.

• • Hóa đơn GTGT, chứng từ hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử (Ví dụ như: Hóa đơn điện tử số 0000123 ngày 15/06/2024)

  • Phiếu thu, phiếu chi: Giao dịch tiền mặt (Ví dụ như: Phiếu chi mua văn phòng phẩm ngày 10/07/2024)

  • Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho: Quản lý hàng tồn kho (Ví dụ như: Phiếu nhập kho vật tư mã VT-001)

  • Biên bản kiểm kê tài sản, kiểm kê vật tư, hàng tồn kho (Ví dụ như: Biên bản kiểm kê tài sản cố định quý IV/2024)

  • Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ với đối tác (Ví dụ như: Biên bản đối chiếu công nợ với Công ty ABC tháng 12/2024)

  • Chứng từ thanh toán: Lệnh chi, ủy nhiệm chi (UNC), bảng kê thanh toán, bảng lương, bảng phụ cấp, bảng thanh toán tiền thưởng… (Ví dụ như: UNC thanh toán tiền thuê văn phòng tháng 6/2024)

  • Hợp đồng kinh tế: hợp đồng thuê ngoài, hợp đồng mua bán/cung cấp dịch vụ, phụ lục hợp đồng (Ví dụ như: Hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống IT)

📌Thời hạn lưu trữ: 

• 10 năm–20 năm tùy loại chứng từ; 

• Lưu trữ vĩnh viễn nếu liên quan đến tài sản công hoặc hồ sơ mang tính chiến lược, tiền lệ pháp lý 

🔸 D. Tài Liệu Kế Toán Khác Có Giá Trị Pháp Lý

Đây là nhóm văn bản, tài liệu mang tính điều hành phản ánh yếu tố chính sách, quyết định/quy định nội bộ và các văn bản liên quan đến tài sản, công nợ và nguồn vốn.

• • Quy chế tài chính, quy chế kế toán nội bộ: Văn bản nội bộ quy định quy trình tài chính (Ví dụ như: Quy chế tài chính ban hành ngày 01/01/2024)

  • Quyết định giao dự toán, phân bổ ngân sách, phê duyệt chi phí (Ví dụ như: Quyết định phân bổ ngân sách marketing quý III/2024)

  • Biên bản xử lý tài sản hư hỏng, mất mát (Ví dụ như: Biên bản xử lý máy in hỏng mã TS-005)

  • Biên bản thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ (Ví dụ như: Biên bản thanh lý bàn ghế văn phòng)

  • Hồ sơ, tài liệu xử lý công nợ khó đòi (không thu hồi được), công nợ thanh lý (Ví dụ như: Hồ sơ xử lý công nợ khách hàng XYZ năm 2023)

  • Hồ sơ liên quan đến tranh chấp tài chính hoặc phục vụ điều tra, kiểm toán (nếu có) (Ví dụ như: Hồ sơ tranh chấp hợp đồng dịch vụ với đối tác X)

📌Thời hạn lưu trữ: 

• 10 năm – 20 năm, tùy mức độ ảnh hưởng tài chính

• Vĩnh viễn nếu liên quan đến tranh chấp, kết luận kiểm toán, hoặc mang giá trị sử liệu.

🎯 Ghi chú quan trọng:

• • • • Các loại tài liệu kế toán cần được phân loại rõ theo nhóm thời hạn:
        📁 05 năm – hỗ trợ nghiệp vụ thông thường
        📁 10 năm – tài liệu có giá trị pháp lý, kiểm toán
        📁 Vĩnh viễn – tài liệu liên quan tài sản công, tài chính chiến lược, tranh chấp lớn

      • Chứng từ điện tử phải:

        • Có chữ ký số hợp lệ

        • Đảm bảo tính toàn vẹn, không chỉnh sửa

        • Lưu trữ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 30/2020/NĐ-CP

📌 Ví dụ thực tế cho từng nhóm:

Tổng hợp: Báo cáo tài chính năm 2024; Sổ cái tài khoản 511 👉 20 năm hoặc vĩnh viễn

Chi tiết: Sổ chi tiết tiền gửi BIDV; Thẻ kế toán TS-001 👉 10 năm

Chứng từ; Hóa đơn điện tử số 0000123; Phiếu chi 10/7/2024 👉 10–20 năm

Pháp lý: Hồ sơ xử lý nợ xấu khách hàng ABC; Biên bản thanh lý TS-005 👉 10 năm–vĩnh viễn

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản "Vĩnh viễn hoặc tối thiểu 20 năm" 

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản "10 năm" 

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản "05 năm"