Giữ gìn từng trang tài liệu trong những năm đầu xây dựng chính quyền cách mạng
Sau thắng lợi của Cách mạng Tháng Tám năm 1945, Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chính thức được thành lập. Trong hoàn cảnh đất nước còn non trẻ, công tác hành chính – văn thư – lưu trữ bước đầu được triển khai nhằm ghi nhận và bảo tồn các hoạt động của chính quyền cách mạng.
Ngày 8/9/1945, Chính phủ lâm thời đã ban hành Sắc lệnh số 21/SL, thành lập Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc. Đây được xem là dấu mốc đầu tiên về mặt thể chế trong lịch sử ngành lưu trữ Việt Nam. Tuy nhiên, tổ chức này chưa có cơ sở hoạt động rõ ràng, và chưa hình thành hệ thống lưu trữ độc lập.
Tài liệu chủ yếu là văn bản viết tay, giấy bản, giấy thủ công, một số được đánh máy sơ khai.
Phương tiện bảo quản rất đơn giản: tài liệu được để trên bàn làm việc, giá gỗ, hòm tôn hoặc tủ gỗ thô sơ.
Cán bộ lưu trữ chưa hình thành như một lực lượng chuyên trách; công tác lưu trữ do cán bộ văn thư kiêm nhiệm, không có hệ thống đào tạo nghiệp vụ.
Chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, cũng như chưa tồn tại quy chuẩn về phân loại, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản.
Dù hoạt động chưa bài bản, giai đoạn này vẫn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc giữ gìn tài liệu hành chính kháng chiến và làm nền cho công tác lưu trữ sau này.
Bản thảo Tuyên ngôn Độc lập (1945)
Các chỉ thị về kháng chiến chống Pháp
Tài liệu cải cách ruộng đất, hành chính dân sự, quân sự đầu tiên của chính quyền cách mạng
Những tài liệu này không chỉ có giá trị lịch sử sâu sắc mà còn là cơ sở pháp lý khẳng định chủ quyền, quá trình lập quốc và xây dựng nhà nước pháp quyền từ những ngày đầu.
Giai đoạn 1945–1959 có thể coi là “thời kỳ sơ khai” nhưng cũng là giai đoạn đặt nền móng quan trọng cho ngành lưu trữ. Trong hoàn cảnh thiếu thốn, cán bộ hành chính vẫn kiên trì gìn giữ từng văn bản, chứng từ – với tinh thần trách nhiệm và niềm tin bảo vệ ký ức dân tộc.
Đây cũng là giai đoạn định hình tư duy đầu tiên về công tác lưu trữ như một phần không thể thiếu trong quản lý nhà nước, mở đường cho việc thành lập Ty Lưu trữ Trung ương (1959) – khởi đầu quá trình chuyên môn hóa, hiện đại hóa ngành lưu trữ.
Tài liệu tham khảo:
Sắc lệnh 21/SL ngày 8/9/1945 của Chính phủ lâm thời
Tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I – Bộ Nội vụ
Nghị định 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ
Lịch sử ngành Văn thư – Lưu trữ Việt Nam (NXB Chính trị quốc gia Sự thật)
Đây là giai đoạn then chốt, đánh dấu sự ra đời tổ chức lưu trữ chuyên trách cấp quốc gia – đặt nền móng cho hệ thống lưu trữ hiện đại ngày nay. Trong bối cảnh chiến tranh ác liệt, công tác lưu trữ vẫn kiên cường phát triển, phục vụ song song xây dựng chính quyền và đấu tranh cách mạng.
Quyết định thành lập Ty Lưu trữ Trung ương thuộc Bộ Nội vụ – là tổ chức quản lý nhà nước đầu tiên về lưu trữ của Việt Nam Dân chủ Cộng hòa.
Ty có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trên toàn quốc, kiểm tra hồ sơ và tiếp nhận tài liệu từ các bộ, ngành.
📌 Đây chính là tiền thân của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (hiện nay thuộc Bộ Nội vụ).
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (Hà Nội): Khởi công từ đầu thập niên 1960, đặt tại phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm ngày nay.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (TP. Hồ Chí Minh): Chuẩn bị cơ sở tiếp nhận tài liệu lưu trữ chế độ cũ sau giải phóng miền Nam.
➡ Đây là hai trung tâm đầu tiên có chức năng bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia lâu dài, theo mô hình hiện đại thời đó (sử dụng nhà bê-tông, tường cách nhiệt, tủ thép chuyên dụng).
Từ năm 1962, Bộ Nội vụ kết hợp với các Trường Hành chính, Trường Đảng,... tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ sơ cấp, trung cấp.
Học viên chủ yếu là cán bộ hành chính các tỉnh, bộ đội chuyển ngành, hoặc cán bộ phòng văn thư – hành chính.
Giáo trình “Lưu trữ học” phiên bản Việt đầu tiên được biên soạn căn cứ tài liệu tham khảo từ Liên Xô và Trung Quốc.
📘 Từ đây hình thành thế hệ cán bộ lưu trữ đầu tiên được đào tạo bài bản.
Trước 1959, lưu trữ chỉ được coi là một phần của công tác văn thư.
Giai đoạn này, lần đầu tiên lưu trữ được tách ra thành ngành nghề chuyên biệt, với đội ngũ riêng, quy trình riêng, quy định nghiệp vụ rõ ràng.
Nhiều cán bộ nhận thức rằng:
“Lưu trữ không phải việc giữ giấy tờ, mà là giữ lịch sử của cơ quan, của dân tộc.”
Sau khi đất nước thống nhất, ngành lưu trữ bước vào thời kỳ khôi phục và xây dựng trong bối cảnh cả nước đang hàn gắn sau chiến tranh và chuyển sang cơ chế kế hoạch hóa tập trung. Đây là giai đoạn đặt nền móng vận hành thống nhất cho ngành lưu trữ toàn quốc, với trọng tâm là chuẩn hóa nghiệp vụ, mở rộng hệ thống kho, và tổ chức tra cứu khoa học.
Lần đầu tiên áp dụng đồng bộ quy trình lập hồ sơ: Cơ quan, đơn vị nhà nước các cấp bắt buộc phải phân loại công việc, mở hồ sơ từ đầu quy trình – không để tài liệu rời rạc như trước.
Quy định thời hạn bảo quản tài liệu được ban hành theo nhóm hồ sơ:
→ Hồ sơ hành chính, tài chính, xây dựng cơ bản, lao động, y tế,... đều có khung thời hạn riêng.
→ Đây là bước đi đầu tiên trong quản trị vòng đời tài liệu.
Các bộ ngành được hướng dẫn lập bảng thời hạn bảo quản phù hợp với đặc thù hoạt động.
Từ 1976, Bộ Nội vụ chỉ đạo các tỉnh thành lập kho lưu trữ chuyên trách để tiếp nhận, bảo quản hồ sơ của cả hai chế độ cũ – mới.
Các vùng mới giải phóng (miền Nam) như Cần Thơ, TP.HCM, Gia Lai – Kon Tum, Tây Ninh,... được ưu tiên tổ chức lưu trữ tỉnh đầu tiên.
Kho lưu trữ liên cơ được xây dựng bằng nguồn ngân sách tập trung, dù còn hạn chế về vật tư, đã đạt chuẩn thời kỳ:
→ Sử dụng tủ sắt sơn xanh, tủ thép dạng ngang, hộp bìa cứng phủ sơn, tem nhãn hồ sơ viết tay, gáy đánh mã chỉ mục.
Mục lục giấy theo thẻ, phân loại theo mã ngành, năm, loại hình tài liệu, được biên soạn bằng tay, đóng bìa cứng, lưu trong sổ tra cứu.
Sổ tay truy xuất hồ sơ do cán bộ lưu trữ ghi chép, đối chiếu theo từng yêu cầu khai thác của cơ quan sử dụng.
Một số đơn vị lớn (như Bộ Công nghiệp, Bộ Xây dựng, Bộ Giao thông) đã hình thành phòng đọc lưu trữ nội bộ, tiếp cận nhanh hồ sơ xây dựng, tài chính, kỹ thuật cho công trình lớn.
Hệ thống các trường hành chính (trong đó có Học viện Hành chính Quốc gia) tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ lưu trữ sơ cấp, trung cấp.
Một số cán bộ ưu tú được gửi đi học lưu trữ tại Liên Xô, Tiệp Khắc, Cuba – tiếp thu tư duy khoa học lưu trữ hiện đại.
Từ cuối thập niên 1980, khái niệm "nghiệp vụ lưu trữ chuyên ngành" được bắt đầu xây dựng tại các bộ, ngành trung ương.
Sau thời kỳ đổi mới, đất nước bước vào giai đoạn hội nhập và hiện đại hóa. Với ngành lưu trữ, đây là thập kỷ bản lề, nơi những chuẩn mực đầu tiên về pháp lý, kỹ thuật và hạ tầng chuyên dụng được thiết lập, làm cơ sở cho bước tiến dài sau này.
Ngày 04/4/1991, Hội đồng Nhà nước ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia – lần đầu tiên, ngành lưu trữ có cơ sở pháp lý thống nhất, đầy đủ và mang tính bắt buộc.
Pháp lệnh quy định:
Hệ thống tổ chức lưu trữ từ Trung ương đến địa phương.
Chế độ lập hồ sơ, thu nộp, phân loại, bảo quản và khai thác tài liệu.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân với công tác lưu trữ.
📌 Pháp lệnh 1991 là “kim chỉ nam” cho toàn bộ hoạt động nghiệp vụ suốt một thập kỷ tiếp theo.
Các kho lưu trữ chuyên dụng bắt đầu được thiết kế và xây dựng bài bản tại:
Các bộ ngành lớn như: Bộ Ngoại giao, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an...
UBND các tỉnh, thành phố trọng điểm: Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng...
Kho được xây theo tiêu chuẩn cơ bản:
Tường chống ẩm, nền nâng cách đất, cửa sắt an toàn, tủ thép chuyên dụng.
Thiết bị cơ bản: quạt thông gió, thiết bị đo độ ẩm, giá đỡ hồ sơ di động...
📌 Đây là giai đoạn chuyển từ kho tạm sang kho chuyên nghiệp – bảo đảm bảo quản lâu dài tài liệu có giá trị.
Bắt đầu đưa máy tính vào công tác lưu trữ, chủ yếu ở các bộ ngành Trung ương và trung tâm lưu trữ quốc gia.
Thử nghiệm các phần mềm nội bộ:
Nhập danh mục hồ sơ trên hệ máy IBM 386/486.
Tạo mục lục điện tử thay thế mục lục giấy truyền thống.
Nhiều cơ quan thí điểm xây dựng hệ thống truy xuất hồ sơ bán tự động – tiền đề cho hệ thống lưu trữ điện tử sau này.
📌 Công nghệ bước đầu “len lỏi” vào quy trình nghiệp vụ – đặt viên gạch đầu tiên cho hành trình chuyển đổi số.
Bước vào thế kỷ 21, ngành lưu trữ Việt Nam chính thức chuyển mình sang kỷ nguyên điện tử, khi công nghệ thông tin trở thành công cụ hỗ trợ nghiệp vụ không thể thiếu. Đây là giai đoạn chuyển tiếp từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ lai, đồng thời đặt nền tảng cho hành trình chuyển đổi số toàn diện sau này.
Lần đầu tiên, máy scan tài liệu chuyên dụng được trang bị cho các cơ quan Trung ương và địa phương trọng điểm.
Cán bộ lưu trữ được đào tạo sử dụng:
Máy quét tốc độ cao (A3, A4).
Phần mềm quản lý tài liệu số: nhập metadata, lập danh mục số, phân loại tự động.
Nhiều bộ ngành bắt đầu số hóa tài liệu hành chính, kế hoạch, bản đồ địa chính, hồ sơ cán bộ, tài liệu lịch sử...
📌 Số hóa không còn là khái niệm xa vời mà trở thành công việc hằng ngày của lưu trữ viên hiện đại.
Tài liệu điện tử được lưu trữ trên server nội bộ hoặc ổ cứng mạng cục bộ (NAS), với phân quyền truy cập từng cấp.
Gán metadata (siêu dữ liệu) cho mỗi tài liệu giúp:
Truy xuất nhanh theo tên, số hiệu, thời gian, lĩnh vực.
Quản lý vòng đời tài liệu hiệu quả.
Một số đơn vị triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tích hợp trong phần mềm quản lý hành chính công.
📌 Từ kho vật lý đến kho số – tư duy lưu trữ dần thay đổi theo hướng dữ liệu hóa và linh hoạt hóa.
Giai đoạn này ghi nhận sự xuất hiện phổ biến của khái niệm “lưu trữ lai” (Hybrid Records Management).
Tài liệu có thể tồn tại cả dưới dạng giấy lẫn bản số hóa.
Một hồ sơ hành chính có thể bắt đầu bằng giấy, sau đó số hóa để sử dụng nội bộ.
Lưu trữ viên vừa quản lý tài liệu vật lý, vừa sử dụng phần mềm để kiểm kê, phân loại, tra cứu và bảo quản bản số hóa.
📌 Lưu trữ lai là bước đệm bắt buộc trước khi tiến tới lưu trữ hoàn toàn điện tử ở thập kỷ sau.
Sau nhiều thập kỷ xây dựng và phát triển, giai đoạn 2011–2020 đánh dấu bước ngoặt lớn của ngành lưu trữ Việt Nam: từ chỗ là hoạt động kỹ thuật hành chính trở thành lĩnh vực có cơ sở pháp lý độc lập, có tính chất chiến lược trong xây dựng chính quyền điện tử và hội nhập quốc tế.
Ngày 01/7/2012, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 chính thức có hiệu lực, thay thế Pháp lệnh 1991.
Lần đầu tiên, ngành lưu trữ có:
Hệ thống khái niệm, nguyên tắc, quyền và nghĩa vụ được luật hóa đầy đủ.
Xác lập vị thế pháp lý độc lập của ngành trong hệ thống tổ chức nhà nước.
Cơ sở để kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ.
📌 Đây là nền móng pháp lý quan trọng để triển khai số hóa, hiện đại hóa và bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia trong thời kỳ mới.
Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được đầu tư xây dựng kho số, trung tâm dữ liệu (data center) chuyên biệt.
Hình thành các hệ thống thư viện số, tra cứu trực tuyến tài liệu hành chính, lịch sử, bản đồ, ảnh tư liệu…
Phát triển phần mềm nghiệp vụ:
Quản lý hồ sơ điện tử tích hợp metadata.
Tra cứu và sao lục tài liệu qua cổng dịch vụ công trực tuyến.
Hệ thống sao lưu và bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế.
📌 Lưu trữ không còn là “kho đóng” mà đã mở ra cộng đồng với khả năng khai thác từ xa, mọi lúc – mọi nơi.
Việt Nam là thành viên chính thức của ICA (International Council on Archives) – Hội đồng lưu trữ quốc tế.
Tổ chức và đăng cai các hội thảo quốc tế lớn về lưu trữ, số hóa, bảo tồn dữ liệu.
Hợp tác với nhiều nước (Pháp, Hàn Quốc, Nhật Bản, Hoa Kỳ...) để:
Chia sẻ kỹ thuật bảo quản số.
Đào tạo nhân lực theo chuẩn quốc tế.
Tiếp cận mô hình lưu trữ điện tử tập trung và liên thông chính phủ.
📌 Ngành lưu trữ Việt Nam bước vào giai đoạn "học hỏi – chuyển giao – làm chủ công nghệ" trong môi trường toàn cầu hóa.
Ban hành nhiều Thông tư, Quyết định hướng dẫn kỹ thuật:
Chuẩn định dạng tệp tin (.PDF/A, .XML).
Quy trình tạo bản sao y điện tử.
Tiêu chuẩn metadata và kiểm tra tính toàn vẹn tệp tin.
Triển khai mô hình Lưu trữ điện tử dài hạn (Long-term digital preservation) tại các trung tâm lớn.
📌 Tư duy "lưu trữ là giữ giấy" đã hoàn toàn thay đổi – thay vào đó là "lưu trữ là quản trị thông tin số bền vững".
Sau chặng đường 75 năm hình thành và phát triển, ngành lưu trữ Việt Nam bước vào kỷ nguyên mới – kỷ nguyên chuyển đổi số toàn diện, với vai trò không thể thiếu trong việc kiến tạo Chính phủ số, xã hội số và kinh tế số.
🔹 Lưu trữ là một phần trong hệ sinh thái Chính phủ số
Các cơ quan nhà nước tích hợp chức năng lưu trữ vào quy trình nghiệp vụ số hóa hành chính.
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QLVB) được kết nối liên thông giữa trung ương và địa phương, tự động tạo hồ sơ điện tử đúng chuẩn.
Thông tin lưu trữ được quản lý như một tài sản dữ liệu chiến lược quốc gia.
📌 Không còn phân tách giữa “lưu trữ” và “văn phòng” – mà là một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt, từ tạo lập đến khai thác.
AI được tích hợp để:
Tự động nhận diện, phân loại nội dung tài liệu số hoá.
Gán metadata theo chuẩn, hỗ trợ tìm kiếm ngữ nghĩa nâng cao.
Đề xuất thời hạn bảo quản, lập hồ sơ thông minh.
Một số đơn vị tiên phong đã thử nghiệm:
Chatbot trả lời truy xuất thông tin lưu trữ.
Tự động trích xuất văn bản từ hình ảnh, bản scan.
📌 AI đang dần thay thế thao tác thủ công trong xử lý hồ sơ – nâng hiệu suất và độ chính xác lên tầm mới.
Blockchain được đưa vào:
Ghi lại hành trình xử lý tài liệu (audit trail).
Xác minh bản gốc – bản sao điện tử không thể chỉnh sửa.
Bảo đảm tính toàn vẹn và chống giả mạo tài liệu lưu trữ.
Đặc biệt quan trọng trong lưu trữ các loại tài liệu có giá trị pháp lý và tài chính cao.
📌 “Lưu trữ không chỉ là giữ – mà là bảo vệ sự thật số” nhờ blockchain.
Tài liệu số được lưu trữ:
Trên các nền tảng cloud trong nước (VNPT, Viettel, CMC Cloud…).
Tích hợp với cổng dịch vụ công quốc gia, cho phép tra cứu từ xa, truy xuất đa nền tảng.
Áp dụng mô hình SaaS (Lưu trữ như một dịch vụ) cho cơ quan không có hạ tầng riêng.
📌 Từ kho vật lý kín đáo – nay là kho dữ liệu “mở an toàn” phục vụ mọi nhu cầu.
Trung tâm dữ liệu quốc gia đang được xây dựng với mục tiêu:
Tích hợp dữ liệu từ các ngành: giáo dục, y tế, tài nguyên, môi trường, tư pháp…
Thống nhất định dạng, bảo đảm lưu trữ dài hạn.
Tạo kho dữ liệu lịch sử quốc gia – di sản số cho các thế hệ sau.
Các trung tâm lưu trữ bộ/ngành được kết nối theo mô hình liên thông – phân quyền – chia sẻ dữ liệu.
📌 Lưu trữ ngày nay không chỉ là “giữ ký ức” – mà là “chia sẻ tri thức số” phục vụ quốc gia thông minh.
Từ những ngày đầu còn sơ khai, ngành lưu trữ Việt Nam đã không ngừng vươn mình mạnh mẽ, vượt qua thách thức chiến tranh, khó khăn hậu chiến, và bước vào thời đại công nghệ với những thành tựu mang tầm quốc gia.
🕰 Gần 80 năm hình thành và phát triển (1945 – 2025) là một chặng đường bền bỉ:
Từ bảo quản tài liệu thủ công bằng tủ gỗ, giấy mục lục...
Đến hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp với luật pháp, hạ tầng hiện đại...
Và nay, chuyển mình toàn diện sang lưu trữ số – lưu trữ thông minh tích hợp AI, blockchain, điện toán đám mây.
Lưu trữ là nơi bảo tồn ký ức dân tộc, lưu giữ những chứng tích về hành chính, chiến tranh, hòa bình, đổi mới và phát triển.
Lưu trữ phục vụ hiện tại, hỗ trợ điều hành, minh bạch hóa công quyền, bảo vệ quyền và lợi ích của công dân.
Lưu trữ hướng đến tương lai số, nơi dữ liệu được xem là “tài nguyên chiến lược” cho phát triển quốc gia.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Luật Lưu trữ 2011
Nghị định 113/2025/NĐ-CP về lưu trữ số và dữ liệu mở
Các báo cáo tổng kết ngành 1945 – 2025
Thực tiễn triển khai tại các Bộ, ngành và địa phương
“Lưu trữ không chỉ là công việc của ngày hôm qua – mà là nền tảng cho sự minh bạch hôm nay, và là tài sản tri thức cho ngày mai.”
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC