📚 Ngành lưu trữ: Xưa và nay

Từ “chồng hồ sơ cao ngất” đến “hệ thống dữ liệu số hóa thông minh”

 Trong thời đại dữ liệu lên ngôi, ngành lưu trữ – từng bị xem là "hậu cần giấy tờ" – đang vươn lên trở thành mắt xích chiến lược trong quản trị quốc gia. Hành trình chuyển mình của ngành lưu trữ Việt Nam là minh chứng rõ nét cho sự kết hợp giữa truyền thống và đổi mới, giữa gìn giữ ký ức và kiến tạo tương lai số.

🔎 Từ tủ hồ sơ thủ công đến hệ thống dữ liệu điện tử

         Trở về nửa sau thế kỷ 20, ngành lưu trữ Việt Nam vận hành chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Hồ sơ được đánh máy, phân loại theo mục lục giấy, cất giữ trong tủ thép, và việc tra cứu phụ thuộc phần lớn vào kinh nghiệm cá nhân của cán bộ lưu trữ.

“Không có tài liệu lưu trữ, lịch sử sẽ đứt gãy; không có quy trình lưu trữ, tổ chức sẽ lạc lối.”
— PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Viện Khoa học tổ chức nhà nước

       Mặc dù điều kiện vật chất thời kỳ này còn nhiều hạn chế, nhưng đây chính là giai đoạn đặt nền móng cho nghiệp vụ lưu trữ hiện đại. Các quy trình như phân loại hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, lập hồ sơ ngay từ khi phát sinh đã được hình thành và duy trì, tạo tiền đề vững chắc cho công cuộc hiện đại hóa và số hóa sau này.

💻 Bước vào kỷ nguyên số hóa toàn diện

         Bước sang thế kỷ 21, ngành lưu trữ Việt Nam không còn dừng lại ở việc bảo quản tài liệu giấy, mà đã chính thức bước vào thời kỳ hiện đại hóa và số hóa toàn diện. Sự xuất hiện của phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống lưu trữ điện tử, và quy trình số hóa đồng bộ đã mở ra một chương mới – nơi thông tin được lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch và an toàn hơn bao giờ hết.

“Số hóa không còn là lựa chọn – đó là yêu cầu bắt buộc nếu muốn tài liệu được bảo quản và khai thác hiệu quả.”
— Bà Nguyễn Thu Hương, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

         Không chỉ dừng lại ở các loại hồ sơ hành chính, nhiều cơ quan, địa phương còn đẩy mạnh số hóa thư tịch cổ, sắc phong, bản đồ di sản và các loại tài liệu quý hiếm, đưa lên thư viện số phục vụ người dân, nhà nghiên cứu và thế hệ trẻ. Đây không chỉ là bước tiến kỹ thuật mà còn là hành động thiết thực trong bảo tồn di sản và lan tỏa giá trị văn hóa dân tộc trong kỷ nguyên số.

🧠 Người làm lưu trữ – Từ “thủ thư hồ sơ” đến “kỹ sư dữ liệu”

        Cùng với sự phát triển của công nghệ, vai trò và năng lực của người làm công tác lưu trữ cũng đang thay đổi nhanh chóng. Nếu trước đây, họ được ví như những “thủ thư hồ sơ” – âm thầm, tỉ mỉ sắp xếp tài liệu giấy – thì nay, họ đang trở thành những “kỹ sư dữ liệu” thực thụ.

Người làm lưu trữ hiện đại cần không chỉ sự cẩn trọng mà còn phải có:

• Tư duy hệ thống, để tổ chức dữ liệu hiệu quả và khoa học;

• Thành thạo công nghệ, từ các phần mềm lưu trữ, số hóa đến nền tảng dữ liệu lớn (big data);

• Hiểu biết pháp luật thông tin, để đảm bảo tính hợp pháp, bảo mật và minh bạch trong khai thác dữ liệu.

“Người làm lưu trữ hiện đại là người giữ dữ liệu – tài sản vô hình nhưng vô giá của quốc gia.”
— TS. Trần Văn Hậu, Học viện Hành chính Quốc gia

       Từ các thao tác kỹ thuật như số hóa, phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu đến quản trị và khai thác thông tin – người làm lưu trữ ngày nay chính là mắt xích quan trọng trong bộ máy chính quyền số, góp phần xây dựng nền quản trị hiện đại, minh bạch và hiệu quả.