Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Cơ sở pháp lý

• • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 là văn bản gốc quy định quyền, nghĩa vụ và hoạt động lưu trữ.

  • Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó đề cập đến điều kiện cấp chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

  • Nghị định 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Nội vụ trong quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ.

  • Thông tư 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 hướng dẫn quản lý phôi chứng chỉ, thẩm quyền cấp, biểu mẫu và quy trình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

  • Thông tư 02/2020/TT-BNV (14/7/2020) và Thông tư 01/2023/TT-BNV (09/3/2023) bổ sung, điều chỉnh quy định về điều kiện, hồ sơ và thẩm quyền cấp chứng chỉ.

  • Văn bản hợp nhất 1/VBHN-BNV/2023 tổng hợp Thông tư 09/2014, 02/2020 và 01/2023, làm rõ toàn bộ quy trình, biểu mẫu và trách nhiệm liên quan đến cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2. Đối tượng và điều kiện cấp Chứng chỉ

• • Công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không đang trong thời gian bị cấm đảm nhận chức vụ, hoạt động trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ.

  • Có chứng chỉ hoặc văn bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Lưu trữ hoặc ngành có đào tạo phù hợp theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

  • Hoàn thành kỳ sát hạch do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, bao gồm kiểm tra kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ xử lý tài liệu, bảo quản, khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo Thông báo số 1006/TB-CVT<NN ngày 18/7/2025.

3. Thủ tục đề nghị cấp Chứng chỉ

3.1. Hồ sơ đề nghị

• • Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo mẫu do Bộ Nội vụ ban hành.

  • Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân (Chứng minh thư hoặc Căn cước công dân).

  • Bản sao chứng thực văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Lưu trữ.

  • Giấy chứng nhận đã hoàn thành chương trình sát hạch (nếu có trước).

  • Ảnh màu chân dung cỡ 4×6 cm, nền trắng, mới chụp trong 6 tháng gần nhất.

3.2. Nơi nộp và thời hạn

• • Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn và chọn lĩnh vực “Lưu trữ – Cấp chứng chỉ hành nghề”.

  • Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, Bộ Nội vụ (số 8 Tôn Thất Thuyết, Hà Nội). Khi nộp trực tiếp, cần xuất trình bản gốc để đối chiếu.

  • Thời hạn giải quyết hồ sơ không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Lệ phí cấp Chứng chỉ

Lệ phí cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025. Cá nhân nộp lệ phí đồng thời khi nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng chỉ. Mức thu cụ thể dao động tùy từng thời kỳ, thường được công bố kèm theo Thông tư trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tài chính.

5. Kỳ sát hạch hành nghề lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức kỳ sát hạch theo thông báo hàng năm, bao gồm các nội dung:

• • Kiến thức pháp luật về lưu trữ, quy trình quản lý, xử lý, bảo quản và khai thác hồ sơ tài liệu.

  • Thực hành một số nghiệp vụ cơ bản như lập và quản lý hồ sơ, phân loại tài liệu, lập bảng kê, bảo quản tài liệu.

  • Hình thức thi trắc nghiệm kết hợp tự luận và thực hành.

Thí sinh đăng ký dự sát hạch khi nộp hồ sơ cấp chứng chỉ. Thông báo cụ thể về lịch thi, địa điểm và hướng dẫn đăng ký được gửi qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

6. Cấp lại, điều chỉnh chứng chỉ và các lưu ý khác

• • Trường hợp chứng chỉ bị mất hoặc hư hỏng, cá nhân nộp đơn đề nghị cấp lại, kèm theo biên bản mất/hỏng và 02 ảnh 4×6 cm. Thời gian giải quyết không quá 10 ngày làm việc.

  • Khi thay đổi họ tên, nơi công tác hoặc nội dung trên chứng chỉ, người được cấp cần gửi văn bản xác nhận của cơ quan quản lý và bản chứng chỉ gốc để được điều chỉnh.

  • Chứng chỉ hành nghề có giá trị vô thời hạn, nhưng cá nhân phải tuân thủ quy định về bồi dưỡng, cập nhật kiến thức hàng năm do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.

Nếu cần tài liệu hướng dẫn chi tiết các biểu mẫu, quy trình hoặc khung chương trình sát hạch, bạn có thể truy cập trang web chính thức của Bộ Nội vụ hoặc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để tải về Văn bản hợp nhất 1/VBHN-BNV/2023 và các phụ lục kèm theo.

7. Bảng so sánh các Văn bản quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ