QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Khung pháp lý & phân công trách nhiệm

• Cơ sở pháp lý:

  • 1. 1. 1. • Điều 7, Luật Lưu trữ 2024:  Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ tại đơn vị.

             • Điều 4, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Việc xác định giá trị tài liệu phải được tổ chức theo quy chế nội bộ, bảo đảm tuân thủ Danh mục thời hạn bảo quản.

• Công việc:

  • 1. 1. 1. • Người chịu trách nhiệm cao nhất: Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm chỉ đạo, phê duyệt Danh mục và quyết định cuối cùng; giao một cán bộ phụ trách lưu trữ làm đầu mối. (Luật/TT xác định trách nhiệm người đứng đầu).

             • Thành lập/ban hành Quy chế nội bộ ngắn gọn (mô tả nhiệm vụ văn thư, hội đồng, mẫu hồ sơ bắt buộc). Output: Quyết định phân công; Lưu ý: mọi quyết định phải phù hợp với Danh mục thời hạn bảo quản do Bộ/UBND cấp trên ban hành

• Sản phẩm đầu ra: Quyết định phân công; Quy chế nội bộ.

TRÌNH TỰ CÁC BƯỚC THỰC HIỆN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Bước 1. Kiểm kê và lập Mục lục hồ sơ

Mục tiêu: có bản kê đầy đủ từng phông/công trình/hồ sơ để làm căn cứ đánh giá.

• Cơ sở pháp lý:

  • Điều 3, 4, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Hồ sơ, tài liệu phải được lập Mục lục theo mẫu trước khi nộp lưu trữ lịch sử.

  • Phụ lục I, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu giấy.

• Nội dung Mục lục hồ sơ, tài liệu theo mẫu (tối thiểu cần: mã phông, tiêu đề hồ sơ, thời gian, số lượng đơn vị bảo quản, tình trạng vật lý, tóm tắt nội dung, người lập). (Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định mẫu mục lục và thủ tục đăng ký nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử).

• Trách nhiệm: cán bộ phụ trách lưu trữ phối hợp với đơn vị chuyên môn.

• Thời gian: hoàn thành trước khi bước xét duyệt/hội đồng.

• Sản phẩm đầu ra: Bộ Mục lục hồ sơ (bản giấy + bản điện tử).

Bước 2. Phân loại sơ bộ theo Danh mục thời hạn bảo quản

• • Cơ sở pháp lý:

    • Điều 23,  Luật Lưu trữ 2024: Thời hạn lưu trữ tài liệu phải căn cứ vào Danh mục thời hạn bảo quản do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

    • Điều 6, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Không được quy định thời hạn ngắn hơn thời hạn tối thiểu.

  • Công việc:

    • So sánh từng hồ sơ với Danh mục thời hạn bảo quản (do Bộ Nội vụ, bộ quản lý ngành, UBND cấp tỉnh ban hành).

    • Ghi nhãn tạm thời:

      • • “Lưu trữ hiện hành — X năm”

        • “Nộp lưu trữ lịch sử — Vĩnh viễn”

        • “Đề xuất xét hủy”

  • Sản phẩm đầu ra: Bảng phân loại sơ bộ (excel) — cơ sở cho Hội đồng.

Bước 3. Áp dụng tiêu chí đánh giá giá trị (đánh giá chi tiết từng tài liệu/hồ sơ)

Sử dụng tiêu chí nghiệp vụ/lưu trữ (áp dụng theo Luật & thực hành)

Cơ sở pháp lý:

• • Điều 24,  Luật Lưu trữ 2024: Nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.

  • Điều 5, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Tiêu chí thẩm định hồ sơ.

  • Điều 7, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Tiêu chuẩn tài liệu số (mã định danh, metadata, chữ ký số, logs, checksum).

• Các tiêu chí chính:

1. Giá trị pháp lý: Tài liệu chứng minh quyền, nghĩa vụ, giao dịch (hợp đồng, quyết định, văn bản pháp quy).

2. Giá trị lịch sử, khoa học, văn hóa: Liên quan sự kiện, nhân vật, bước ngoặt phát triển.

3. Vị trí của cơ quan, cá nhân hình thành: Tài liệu của cơ quan trung ương, UBND tỉnh, nhà khoa học, lãnh đạo cao cấp thường có giá trị lâu dài.

4. Mức độ toàn vẹn: Phông hồ sơ càng đầy đủ, liên tục càng có giá trị.

5. Hình thức & tính độc đáo: Bản đồ, phim ảnh, ghi âm, dữ liệu số gốc có giá trị hơn bản sao.

6. Tình trạng vật lý & khả năng phục chế.

7. Tính trùng lặp/dư thừa: Chỉ giữ bản chính hoặc bản quan trọng nhất.

8. Đối với tài liệu số: tính xác thực, chữ ký số, metadata, kiểm tra checksum, logs (Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định cấu trúc dữ liệu: mã phông, mã hồ sơ, mã định danh tài liệu, thời hạn, mức độ tiếp cận, tệp tin tài liệu, chữ ký số, tên tệp tối thiểu...).

• Cách thực hiện: Lập Phiếu đánh giá cho mỗi hồ sơ/tài liệu lập Phiếu đánh giá (mẫu ở phần phụ lục phía dưới) theo các tiêu chí trên; gán điểm/ghi nhận nhận xét chuyên gia.

• Sản phẩm đầu ra: Bộ phiếu đánh giá chi tiết.

Bước 4. Lập Danh mục đề nghị (giữ / nộp / hủy) kèm Bản thuyết minh

• • Cơ sở pháp lý: Điều 9, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Phải có Bản thuyết minh kèm Danh mục khi trình Hội đồng.

  • Công việc:

    • • Với kết quả phiếu đánh giá, lập Danh mục tài liệu chia 3 nhóm:
        (A) Giữ lại (thời hạn X năm)
        (B) Nộp lưu trữ lịch sử (vĩnh viễn)
        (C) Hết giá trị đề nghị hủy

      • Soạn Bản thuyết minh: nêu rõ cơ sở pháp lý, nội dung, lý do giữ/nộp/hủy. (Thông tư 06/2025/TT-BNV yêu cầu Bản thuyết minh khi trình lưu trữ lịch sử / xét hủy).

  • Sản phẩm đầu ra: Danh mục + Bản thuyết minh + Hồ sơ hợp pháp kèm theo

Bước 5. Thành lập Hội đồng xét/định giá & tổ chức họp

Cơ sở pháp lý:

• • • Điều 10, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Hội đồng xác định giá trị tài liệu cấp cơ sở tối thiểu 05 người.

    • Điều 11, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Hội đồng xác định giá trị đặc biệt do Bộ trưởng hoặc Chủ tịch UBND tỉnh thành lập, tối thiểu 07 người.

Thành phần:

- Hội đồng xét hủy (ở cơ quan/đơn vị): tối thiểu 05 người

• • • • Chủ tịch: Lãnh đạo cơ quan

      • Thư ký: Cán bộ lưu trữ

      • Ủy viên: Lãnh đạo đơn vị có hồ sơ, chuyên gia lĩnh vực

- Hội đồng xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt (nếu đề xuất công nhận ở cấp tỉnh/Trung ương) do Bộ trưởng/Chủ tịch UBND tỉnh thành lập; thành phần tối thiểu 07 người (có chuyên gia, Cục VTLT tham gia).

- Hồ sơ trình cho Hội đồng: Danh mục, Bản thuyết minh, Phiếu đánh giá, Mục lục hồ sơ.

Sản phẩm đầu ra: Biên bản họp, Nghị quyết/Huỷ/Đề nghị công nhận, Tờ trình trình lên người có thẩm quyền.

Bước 6. Thẩm định & phê duyệt (trình cấp trên, Cục hoặc Sở khi cần)

Cơ sở pháp lý:

• • • Điều 12,Thông tư 06/2025/TT-BNV: Thời hạn thẩm định tối đa 25 ngày.

    • Điều 5, 6, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Lưu trữ lịch sử có ý kiến bằng văn bản chậm nhất 30 ngày.

Công việc: Nếu tài liệu thuộc diện nộp lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh/trung ương hoặc đề xuất công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt:

• • • Trình hồ sơ đến Lưu trữ lịch sử / Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước / Sở Nội vụ để thẩm định.

    • Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định thời hạn thẩm định: không quá 25 ngày kể từ ngày nhận đề nghị; lưu trữ lịch sử có ý kiến bằng văn bản chậm nhất 30 ngày đối với việc kiểm tra Mục lục.

    • Người đứng đầu cơ quan ra Quyết định phê duyệt cuối cùng (phê duyệt nộp/hủy/giữ).

Sản phẩm đầu ra: Quyết định phê duyệt.

Bước 7. Thực hiện nộp lưu / bàn giao / tiếp nhận

Cơ sở pháp lý:

• • • Điều 3–6, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Trình tự thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

    • Điều 4, Thông tư 06/2025/TT-BNV: Quy định về nộp lưu tài liệu số.

Công việc:

Nộp vào lưu trữ hiện hành hoặc nộp vào lưu trữ lịch sử theo trình tự:

• • Đăng ký nộp → Gửi văn bản đề nghị kèm Mục lục.

  • Lưu trữ lịch sử kiểm tra mục lục & tài liệu.

  • Vận chuyển, bàn giao; lập Biên bản thu nộp (ghi rõ phông, thời gian, số lượng, công cụ tra cứu).

  • Lưu trữ lịch sử đưa vào kho bảo quản.

Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết mẫu Mục lục, thủ tục kiểm tra, tiếp nhận.

Yêu cầu: nộp cả bản giấy và bản điện tử (nếu có); kèm theo biên bản bàn giao, biên bản kiểm kê và hồ sơ thuyết minh.

• Sản phẩm đầu ra: Biên bản thu nộp; tài liệu được tiếp nhận chính thức.

Lưu trữ hồ sơ quyết định & kiểm tra định kỳ:

• Lưu biên bản họp, quyết định, danh mục, bản thuyết minh, biên bản hủy trong kho lưu trữ hiện hành tối thiểu theo thời hạn do cơ quan quy định; bảo đảm truy xuất khi cần (phục vụ thanh tra/kiểm toán/giải quyết khiếu nại).

• Thiết lập kiểm tra nội bộ định kỳ (1–2 năm) để rà soát danh mục: phát hiện sai sót, tài liệu bị bỏ sót, điều chỉnh thời hạn nếu có căn cứ pháp lý mới.

Ghi chú kỹ thuật cho hồ sơ điện tử (áp dụng TT05)

• Cấu trúc dữ liệu phải theo quy định: dữ liệu phông, hồ sơ, tài liệu (mã phông, mã hồ sơ, mã định danh, tiêu đề, thời hạn, mức độ tiếp cận, tệp tin, ghi chú…). Việc số hóa phải đạt tỉ lệ 100% (không cắt xén thông tin) và đảm bảo an toàn thông tin, sao lưu dự phòng.

• Chữ ký số & tên tệp: Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định chữ ký số hiển thị thông tin đơn vị/người ký (ISO 8601 cho thời gian) và tên tệp tối thiểu phải chứa mã hồ sơ + số thứ tự.

• Gói trao đổi: khi chuyển giữa hệ thống lưu trữ dùng SIP/AIP/DIP (như trong chuẩn OAIS) — chuẩn bị gói theo mẫu để bảo toàn metadata & provenance.

Khi nào cần báo cáo/kiện toàn (tình huống đặc biệt)

• Giải thể/Phá sản/Chuyển đổi tổ chức: đóng phông, nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn trước khi giải thể; tài liệu khác bàn giao cho cơ quan cấp trên/chủ sở hữu (Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định cụ thể).

Đề nghị công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt: chuẩn bị hồ sơ theo Khoản 3 Điều 29 Thông tư 06/2025/TT-BNV; trình Hội đồng tỉnh/Trung ương. 

✅ Kết luận: 

Quy trình trên là một khung nghiệp vụ đầy đủ, có thể áp dụng ngay tại cơ quan — từ lập mục lục, đánh giá chi tiết, tổ chức hội đồng, thẩm định đến nộp/hủy, và lưu trữ hồ sơ quyết định. Mọi quyết định phải có bằng chứng nghiệp vụ (Phiếu đánh giá + Biên bản Hội đồng + Bản thuyết minh) để chống rủi ro pháp lý và phục vụ kiểm tra, thanh tra. Các phần liên quan tài liệu số cần thực hiện nghiêm theo Thông tư 05/2025/TT-BNV (metadata, chữ ký số, bảo mật, SIP/AIP/DIP).

Mẫu Mục lục hồ sơ