Embedded Files
Trước bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và công cuộc chuyển đổi số quốc gia đang diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong công tác văn thư, lưu trữ không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết. Đây không chỉ là xu thế tất yếu mà còn là bước đột phá chiến lược, giúp ngành lưu trữ nâng cao hiệu quả, bảo toàn tài liệu quốc gia và phát huy giá trị di sản dân tộc.
Định hướng pháp lý – Mở đường cho kỷ nguyên số hóa tài liệu
Định hướng pháp lý – Mở đường cho kỷ nguyên số hóa tài liệu
Sự phát triển của công nghệ phải luôn song hành với hành lang pháp lý vững chắc. Ngành lưu trữ đang được tạo điều kiện thuận lợi hơn bao giờ hết nhờ các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước.
Theo Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị, việc phát triển dữ liệu và ứng dụng công nghệ số là một trong những nhiệm vụ trọng tâm để thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội. Thêm vào đó, Đề án 06/CP của Chính phủ đã xác định việc phát triển dữ liệu và dịch vụ số là yếu tố cốt lõi trong xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số.
Đối với lĩnh vực chuyên ngành, Luật Lưu trữ năm 2024 cùng với các văn bản hướng dẫn chi tiết như Thông tư số 05/2025/TT-BNV và Thông tư số 06/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã chính thức tạo nền tảng pháp lý cho công tác lưu trữ số. Các quy định này đã cho phép áp dụng các công nghệ mới, trong đó có AI, để giải quyết các bài toán nghiệp vụ phức tạp.
Đặc biệt, Kế hoạch Chuyển đổi số năm 2025 của Bộ Nội vụ đặt ra mục tiêu chiến lược: “Nghiên cứu, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý, vận hành và xây dựng các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đúng, đủ, sạch, sống.” Đây là lời khẳng định rõ ràng về tầm nhìn và quyết tâm của cơ quan quản lý nhà nước trong việc hiện đại hóa ngành.
Ứng dụng AI – Đổi mới toàn diện công tác nghiệp vụ
Ứng dụng AI – Đổi mới toàn diện công tác nghiệp vụ
Việc áp dụng AI không chỉ dừng lại ở số hóa tài liệu, mà còn tác động mạnh mẽ đến mọi khâu trong quy trình công tác văn thư, lưu trữ, từ xử lý ban đầu cho đến khai thác giá trị tài liệu.
Tự động hóa công tác nghiệp vụ: AI có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ với tốc độ và độ chính xác vượt trội. AI tự động nhận dạng và phân loại văn bản, lập chỉ mục, và phát hiện tài liệu trùng lặp. Thay vì phải mất hàng giờ làm thủ công, giờ đây công việc này được thực hiện trong vài phút, giúp cán bộ lưu trữ tập trung vào các nhiệm vụ chuyên môn sâu hơn.
Nâng cao khả năng bảo quản tài liệu: AI đóng vai trò như một “người bảo vệ” tài liệu thông minh.
Với tài liệu vật lý, AI kết hợp với cảm biến môi trường để giám sát nhiệt độ, độ ẩm, và ánh sáng. Khi phát hiện bất thường, AI sẽ tự động đưa ra cảnh báo để cán bộ kịp thời can thiệp, ngăn ngừa hư hỏng.
Đối với tài liệu số, AI có thể kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu, phát hiện sai lệch và chặn đứng các truy cập trái phép. Hệ thống an ninh mạng thông minh sẽ giúp bảo vệ tuyệt đối kho dữ liệu quốc gia.
Phát huy tối đa giá trị tài liệu: AI không chỉ giúp bảo quản, mà còn làm cho tài liệu trở nên sống động hơn. AI có thể cải thiện công cụ tìm kiếm, giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác. Hơn nữa, AI có thể phân tích dữ liệu để gợi ý các chủ đề triển lãm, giúp tài liệu lưu trữ tiếp cận gần hơn với công chúng và các nhà nghiên cứu. Việc này góp phần hiện thực hóa mục tiêu mà Đại hội Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhiệm kỳ 2025–2030 đã đề ra: “Từng bước ứng dụng AI vào hoạt động nghiệp vụ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu quốc gia.”
Giải pháp trọng tâm để bứt phá
Giải pháp trọng tâm để bứt phá
Để thành công trong việc ứng dụng AI vào ngành lưu trữ, cần có một chiến lược toàn diện, tập trung vào ba giải pháp trọng tâm: hạ tầng kỹ thuật, nguồn nhân lực, và quản lý dữ liệu.
1. Hạ tầng kỹ thuật và Dữ liệu
1. Hạ tầng kỹ thuật và Dữ liệu
Đầu tiên, ngành lưu trữ cần đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật hiện đại. Việc này bao gồm thiết lập các kho lưu trữ số và hệ thống máy chủ AI đủ mạnh để xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ. Tuy nhiên, chỉ có hạ tầng thôi là chưa đủ. Dữ liệu là "thức ăn" của AI. Nếu không có dữ liệu tốt, AI sẽ không thể hoạt động hiệu quả. Do đó, việc chuẩn hóa dữ liệu là yếu tố then chốt. Ngành lưu trữ cần đẩy mạnh công tác số hóa, xây dựng các cơ sở dữ liệu "đúng, đủ, sạch, sống." Dữ liệu "sạch" có nghĩa là dữ liệu không bị lỗi, không bị trùng lặp, và được chuẩn hóa theo một định dạng nhất quán. Chỉ khi có dữ liệu chất lượng cao, các thuật toán AI mới có thể học và đưa ra kết quả chính xác.
2. Nguồn nhân lực chất lượng cao
2. Nguồn nhân lực chất lượng cao
Thứ hai, việc phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao là yếu tố quyết định. Dù AI có thông minh đến đâu, con người vẫn là người vận hành và kiểm soát. Ngành lưu trữ cần tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin, dữ liệu lớn và AI cho đội ngũ cán bộ. Các khóa học này sẽ giúp họ hiểu rõ về cách thức hoạt động của AI, cách quản lý và bảo trì các hệ thống lưu trữ số, và cách sử dụng các công cụ AI để nâng cao hiệu quả công việc. Việc nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự không chỉ đảm bảo ứng dụng công nghệ thành công mà còn giúp họ thích nghi với những thay đổi trong tương lai.
3. Thí điểm và Hợp tác
3. Thí điểm và Hợp tác
Việc thí điểm ứng dụng AI trong các bài toán cụ thể là cách tiếp cận thực tế và hiệu quả. Thay vì triển khai đồng loạt, ngành lưu trữ có thể bắt đầu với các dự án nhỏ như nhận dạng chữ viết tay hoặc lập metadata tự động. Những dự án này sẽ giúp đánh giá hiệu quả của AI, rút kinh nghiệm và điều chỉnh quy trình trước khi nhân rộng. Việc hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ và viện nghiên cứu cũng sẽ giúp ngành tiếp cận được những giải pháp tiên tiến nhất, từ đó đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số. Đây là một cuộc cách mạng không chỉ về công nghệ mà còn về tư duy quản lý.
Page updated
Google Sites
Report abuse