Tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Thế nào là hủy tài liệu

Hủy tài liệu lưu trữ là việc tiêu hủy toàn bộ tài liệu đã hết giá trị sử dụng hoặc bị trùng lặp, bảo đảm không thể khôi phục lại thông tin. Đây là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ, nhằm giảm tải dung lượng kho, bảo mật thông tin, đồng thời giúp hệ thống tài liệu trong cơ quan luôn tinh gọn, dễ quản lý và khai thác.

Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu

Có hai nhóm cơ quan liên quan đến thẩm quyền:

• Tại lưu trữ hiện hành: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc hủy tài liệu.

• Nếu cơ quan thuộc diện phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử Trung ương, việc hủy chỉ được thực hiện sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

• Nếu cơ quan thuộc diện phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, việc hủy phải có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

• Nếu cơ quan, tổ chức không thuộc diện nộp lưu trữ lịch sử, người đứng đầu có quyền quyết định hủy theo quy định.

• Tại lưu trữ lịch sử: Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử Trung ương.
  Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước cấp tỉnh.

Trình tự và thủ tục hủy tài liệu 

1. Lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

Bước đầu tiên, cơ quan lưu trữ (hiện hành hoặc lịch sử) phải rà soát, xác định những tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ hoặc bị trùng lặp. Sau đó, lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo mẫu quy định, kèm theo Bản thuyết minh để nêu rõ lý do hủy.
Ví dụ: Hồ sơ công văn hành chính năm 2000–2005 đã hết hạn lưu 10 năm, hoặc các bản photocopy trùng với bản gốc.

Đối với tài liệu lưu trữ số, việc lập Danh mục phải tuân thủ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025.

2. Thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu tại lưu trữ hiện hành

Cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ, gồm ít nhất 05 thành viên:

• • Lãnh đạo cơ quan làm Chủ tịch Hội đồng,

  • Cán bộ lưu trữ làm Thư ký Hội đồng,

  • Đại diện các đơn vị có tài liệu cần hủy và chuyên gia am hiểu lĩnh vực liên quan làm Ủy viên.

Hội đồng có nhiệm vụ xem xét Danh mục, đối chiếu với mục lục hồ sơ, quy định về thời hạn lưu trữ và kiểm tra trực tiếp tài liệu. Các quyết định đưa ra phải dựa trên thảo luận tập thể, biểu quyết theo đa số và lập biên bản ghi đầy đủ ý kiến của các thành viên.

Ví dụ: Bộ phận lưu trữ Sở Tài chính đề xuất hủy 200 tập hồ sơ quyết toán từ 1990–2000. Hội đồng sẽ đối chiếu với quy định (lưu 10 năm), kiểm tra hồ sơ, xác nhận đã hết giá trị, sau đó lập biên bản.

3. Thẩm định Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ

Sau khi Hội đồng xét hủy họp, cơ quan lập hồ sơ gửi đề nghị thẩm định đến cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ bao gồm:

• • • Quyết định thành lập Hội đồng,

    • Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp,

    • Bản thuyết minh,

    • Biên bản họp Hội đồng.

    • Nếu cơ quan thuộc diện nộp lưu trữ Trung ương → gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để thẩm định.

    • Nếu cơ quan thuộc diện nộp lưu trữ cấp tỉnh → gửi Sở Nội vụ để thẩm định.

Cơ quan thẩm định sẽ kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu Danh mục và có thể trực tiếp kiểm tra tài liệu. Ý kiến thẩm định phải được trả lời bằng văn bản, chậm nhất trong 25 ngày kể từ khi nhận hồ sơ.

4. Xem xét hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử

Khi việc hủy được đề xuất ở cấp lưu trữ lịch sử:

• • Lưu trữ lịch sử Trung ương gửi hồ sơ đề nghị kèm Danh mục và Bản thuyết minh đến Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

  • Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gửi hồ sơ đến Sở Nội vụ.

Sau khi kiểm tra và xem xét, cơ quan thẩm định sẽ có văn bản phản hồi, làm căn cứ để trình người có thẩm quyền (Bộ trưởng Bộ Nội vụ hoặc Chủ tịch UBND tỉnh) quyết định hủy.

5. Tổ chức hủy tài liệu

Sau khi có quyết định hủy, cơ quan, tổ chức tiến hành hủy tài liệu theo trình tự:

• Đóng gói và vận chuyển tài liệu đến nơi hủy.

• Lập biên bản bàn giao giữa quản lý kho lưu trữ và đơn vị thực hiện hủy.

• Tiến hành hủy tài liệu bằng phương pháp phù hợp (máy hủy, nghiền, đốt, xóa dữ liệu điện tử…).

• Lập biên bản hủy tài liệu với đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và đóng dấu xác nhận.

Thời hạn hoàn thành việc hủy chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền.

6. Lập và lưu hồ sơ về việc hủy

Mọi hoạt động hủy tài liệu phải được lập thành một hồ sơ hoàn chỉnh, gồm:

• • • • Danh mục tài liệu hết hạn,

      • Bản thuyết minh,

      • Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy,

      • Biên bản họp Hội đồng,

      • Văn bản thẩm định,

      • Quyết định hủy của người có thẩm quyền,

      • Biên bản bàn giao và biên bản hủy,

      • Các tài liệu liên quan khác.

Hồ sơ này phải được lưu giữ tại cơ quan ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy để làm căn cứ pháp lý và phục vụ thanh tra, kiểm tra.

7. Hủy tài liệu lưu trữ số

Đối với hồ sơ điện tử, việc hủy phải tuân thủ Thông tư số 05/2025/TT-BNV và thực hiện các bước tương tự như hủy hồ sơ giấy, nhưng thay phương pháp tiêu hủy bằng xóa dữ liệu bằng phần mềm chuyên dụng, đảm bảo không thể phục hồi.

Ví dụ: Cơ quan có 5TB dữ liệu công văn điện tử của giai đoạn 2010–2013 đã hết thời hạn lưu. Hội đồng xét hủy thông qua Danh mục, sau đó tiến hành xóa sạch bằng phần mềm được cấp phép, có biên bản xác nhận.

👉 Trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ là một quy trình nhiều bước, chặt chẽ, có sự tham gia của Hội đồng, cơ quan thẩm định và người có thẩm quyền ra quyết định. Việc này nhằm đảm bảo chỉ hủy những tài liệu thực sự hết giá trị, tránh thất thoát hoặc làm mất đi những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, pháp lý quan trọng.

Trường hợp đặc biệt đối với tài liệu mật

Nếu tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, việc hủy phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Ví dụ: hồ sơ về kế hoạch quốc phòng, phương án nhân sự cấp cao. Những tài liệu này thường phải hủy bằng phương pháp đặc biệt, có giám sát chặt chẽ và có biên bản ghi nhận.

Ví dụ minh họa

• 1. Ví dụ 1: Một sở ban ngành của tỉnh có hàng trăm tập hồ sơ công văn đi – đến giai đoạn 2000 – 2005. Các hồ sơ này chỉ có thời hạn lưu 5 năm. Sau khi cơ quan tham mưu của UBND tỉnh thẩm định, Giám đốc sở ra quyết định hủy và tổ chức Hội đồng hủy tài liệu. Hồ sơ được cắt vụn bằng máy hủy giấy, lập biên bản và lưu lại quyết định.

  2. Ví dụ 2: Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia, phát hiện một số bản sao trùng lặp với hồ sơ gốc về Hiệp định Paris 1973. Sau khi Bộ Nội vụ thẩm định, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký quyết định hủy các bản sao, chỉ giữ lại bản gốc vĩnh viễn. Hồ sơ bị hủy được tiêu hủy bằng công nghệ đặc biệt để không còn dấu vết.

Kết luận

Hủy tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng trong công tác quản lý hồ sơ, nhằm tinh gọn kho lưu trữ, bảo mật thông tin và tiết kiệm chi phí bảo quản. Tuy nhiên, để tránh rủi ro mất mát tài liệu có giá trị, cơ quan, tổ chức phải tuân thủ đúng thẩm quyền, quy trình và thủ tục. Đặc biệt, tài liệu liên quan đến bí mật Nhà nước phải được xử lý theo chế độ đặc biệt, đảm bảo an toàn tuyệt đối.