📌 Dấu – công cụ khẳng định pháp lý của văn bản

       Theo quy định tại Điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, con dấu là công cụ pháp lý thể hiện thẩm quyền, vị trí pháp lý và giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền ban hành.

Con dấu được sử dụng trong:

• Cơ quan nhà nước;

• Tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp;

• Đơn vị vũ trang;

• Cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;

• Một số chức danh nhà nước.

2. Dấu treo và dấu giáp lai: Công cụ pháp lý bảo vệ toàn vẹn văn bản

Dấu treo và dấu giáp lai là hai hình thức đóng dấu cơ bản trong công tác văn thư, đóng vai trò quan trọng để xác thực phụ lục và ngăn chặn việc thay đổi trang tài liệu. Việc áp dụng đúng quy định không chỉ bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản mà còn minh bạch hóa thủ tục hành chính.

Dấu giáp lai – Bảo đảm tính toàn vẹn văn bản nhiều trang

🔍 Khái niệm

Dấu giáp lai là con dấu được đóng trùm lên mép trái hoặc mép phải của từ hai trang tài liệu trở lên, nhằm xác nhận sự liên kết và tránh hiện tượng tráo đổi, thêm bớt, hoặc chỉnh sửa nội dung văn bản sau khi ký kết.

🎯 Mục đích

• • Ngăn chặn giả mạo, sửa chữa nội dung;

  • Xác lập sự toàn vẹn giữa các trang tài liệu;

  • Bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch của văn bản hành chính – pháp lý.

📌 Cách đóng dấu giáp lai (Khoản đ, Điều 33 – Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

• • Bước 1: Xếp các tờ tài liệu cần đóng dấu theo dạng thẳng mép hoặc xòe hình cánh quạt;

  • Bước 2: Đóng dấu trùm lên từ 2 đến tối đa 5 tờ/lần đóng ở mép trái hoặc phải;

  • Bước 3: Nếu số trang vượt quá 5, cần tiếp tục đóng thêm dấu để bảo đảm liên kết;

  • Bước 4: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, không làm mờ hoặc che nội dung chính;

  • Bước 5: Dùng mực đỏ, đúng chiều, không bị nhòe.

📖 Văn bản bắt buộc đóng dấu giáp lai

• • • Văn bản công chứng có từ 2 trang trở lên (Điều 49, Luật Công chứng 2014).

    • Bản sao chứng thực nhiều trang (Khoản 2, Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

    • Quyết định xử phạt hành chính nhiều trang (Thông tư liên tịch 03/2008/TTLT-BTP-BNV).

📖 Căn cứ pháp lý bổ sung

• • Điều 49 – Luật Công chứng 2014: Bắt buộc đóng giáp lai với văn bản công chứng từ 2 trang trở lên;

  • Khoản 2 Điều 5 – Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Bản sao chứng thực từ 2 trang trở lên phải đóng giáp lai;

  • Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BTP-BNV: Quyết định xử lý vi phạm hành chính có nhiều trang cũng phải đóng dấu giáp lai.

DẤU TREO – XÁC NHẬN PHỤ LỤC HOẶC VĂN BẢN KÈM THEO

🔍 Khái niệm

Dấu treo là dấu được đóng lên góc trái phía trên của trang đầu văn bản kèm theo hoặc phụ lục, nhằm xác nhận tài liệu đó là một phần không thể tách rời của văn bản chính.

📘 Căn cứ: Khoản c, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

📖  Cách sử dụng dấu treo

• Đóng trùm một phần tên cơ quan/tên phụ lục.

• Chỉ áp dụng với tài liệu đi kèm không có chữ ký hoặc dấu riêng.

• Việc sử dụng dấu treo phải được người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền quyết định.