Quy đổi định mức trong thực tiễn bảo quản tài liệu tại các cơ quan

Ứng dụng quy đổi định mức trong thực tiễn bảo quản tài liệu tại các cơ quan, tổ chức 

1. Quy đổi định mức khi tính toán nhân sự bảo quản trực tiếp

Một trong những nội dung thường gặp nhất là xác định số lượng nhân sự cần thiết để thực hiện bảo quản trực tiếp. Trong định mức gốc, ví dụ mỗi 1.000 mét tài liệu bảo quản cố định cần 03 người (gồm 02 kỹ thuật viên và 01 kỹ sư). Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế, không phải đơn vị nào cũng có đúng khối lượng tròn 1.000 mét tài liệu. Vì vậy, quy đổi định mức được sử dụng như công cụ điều chỉnh.

Ví dụ:

• • Một chi cục có 2.500 mét giá tài liệu. Áp dụng định mức:

    • 1.000 mét = 3 người

    • 2.000 mét = 6 người

    • Phần 500 mét còn lại = 1,5 nhóm, làm tròn thành 2 người bổ sung.

    • Tổng nhân sự cần có = 8 người.

Như vậy, quy đổi định mức cho phép tính toán linh hoạt, không rơi vào tình trạng hoặc thiếu nhân lực hoặc dư thừa nhân lực.

2. Quy đổi định mức trong công tác vệ sinh, bảo quản phòng ngừa

Các nhiệm vụ vệ sinh kho, diệt nấm mốc, khử trùng định kỳ thường được quy định theo diện tích (m²) hoặc theo số mét giá tài liệu. Trong khi đó, nhiều cơ quan lại thường chỉ biết số lượng hộp tài liệu hoặc số lượng phông tài liệu.

Nguyên tắc quy đổi:

• • 1 mét giá tài liệu trung bình chứa 8–10 hộp tài liệu chuẩn.

  • 1 phông tài liệu (ở cấp huyện) thường dao động từ 100 đến 300 hộp tài liệu.

Ví dụ:

• • Kho A có 5.000 hộp tài liệu. Muốn tính định mức theo mét giá:

    • 1 mét giá ≈ 9 hộp.

    • 5.000 : 9 ≈ 555 mét giá.

  • Nếu định mức vệ sinh yêu cầu 1 kỹ thuật viên/200 mét giá, thì cần khoảng 3 người.

Cách quy đổi này đặc biệt hữu ích cho những đơn vị chưa có số liệu chính xác về mét giá, chỉ quản lý bằng số hộp tài liệu.

3. Quy đổi định mức cho lập báo cáo bảo quản

Trong nhiều trường hợp, công tác lập báo cáo không diễn ra liên tục, mà chỉ thực hiện theo kỳ (quý, năm). Do đó, không thể duy trì nguyên nhóm nhân sự như khi bảo quản trực tiếp. Cần quy đổi định mức theo khối lượng báo cáo hoặc số lần thực hiện.

Ví dụ:

• • Một đơn vị cấp huyện có 10 phông tài liệu, mỗi năm báo cáo tình trạng bảo quản 2 lần.

  • Định mức chuẩn: 1 kỹ thuật viên + 1 kỹ sư cho 5 phông báo cáo.

  • Như vậy, để báo cáo 10 phông cần 2 nhóm nhân sự (4 người). Tuy nhiên, do báo cáo chỉ 2 lần/năm, có thể quy đổi thành 1 nhóm chính thức, 1 nhóm kiêm nhiệm từ bộ phận nghiệp vụ.

Điều này giúp tiết kiệm nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu báo cáo định kỳ.

4. Quy đổi định mức cho công tác xử lý sự cố

Sự cố như cháy, ẩm mốc, ngập nước thường không thể tính trước. Tuy nhiên, Thông tư và các tài liệu hướng dẫn vẫn cho phép quy đổi định mức dự phòng.

Nguyên tắc:

• • Căn cứ vào mức rủi ro môi trường kho (theo đánh giá hàng năm).

  • Nếu kho nằm ở vùng ngập úng, ẩm thấp, định mức dự phòng tăng thêm 30–50% nhân lực so với mức chuẩn.

  • Nếu kho đạt chuẩn kỹ thuật, chỉ cần duy trì 10–15% nhân lực dự phòng.

Ví dụ:

• • Kho B có 1.200 mét giá, theo định mức chuẩn cần 4 người.

  • Tuy nhiên, kho đặt ở khu vực thường xuyên mưa lớn, nguy cơ ngập cao → bổ sung thêm 2 người dự phòng.

  • Tổng cộng cần 6 người trong kế hoạch bảo quản.

Quy đổi này giúp cơ quan không bị động khi sự cố xảy ra.

5. Quy đổi định mức khi kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ

Một thực tế phổ biến tại các đơn vị nhỏ là cán bộ lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều việc, không chỉ thuần túy bảo quản tài liệu. Trong trường hợp này, quy đổi định mức phải tính đến tỷ lệ thời gian dành cho bảo quản.

Ví dụ:

• • 1 cán bộ văn thư – lưu trữ làm việc 8 giờ/ngày.

  • Chỉ dành trung bình 40% thời gian cho bảo quản tài liệu (3,2 giờ/ngày).

  • Nếu định mức chuẩn yêu cầu 2 người toàn thời gian, thì cần 5 người kiêm nhiệm ở mức 40% thời gian để đáp ứng tương đương.

Như vậy, quy đổi định mức không chỉ tính theo khối lượng tài liệu mà còn dựa vào thời gian thực tế cán bộ có thể dành cho công việc bảo quản.

6. Quy đổi định mức theo công nghệ áp dụng

Khi cơ quan đã đầu tư công nghệ bảo quản hiện đại (máy hút ẩm, hệ thống giám sát môi trường tự động, robot di chuyển giá tài liệu), thì định mức nhân lực có thể được điều chỉnh giảm.

Ví dụ:

• • Kho C có 2.000 mét giá, định mức chuẩn là 6 người.

  • Tuy nhiên, do sử dụng hệ thống robot di chuyển giá tài liệu, công việc bốc xếp thủ công giảm 60%.

  • Do đó, có thể quy đổi còn 4 người (giảm 2 nhân sự).

Tuy nhiên, vẫn cần duy trì tối thiểu 1 kỹ sư chuyên môn để theo dõi hệ thống thiết bị.

7. Kết hợp nhiều phương pháp quy đổi

Trong thực tế, một đơn vị có thể đồng thời phải áp dụng nhiều phương pháp quy đổi khác nhau. Ví dụ: vừa quy đổi theo số hộp tài liệu sang mét giá, vừa tính thêm tỷ lệ kiêm nhiệm, vừa điều chỉnh do áp dụng công nghệ.

Tình huống thực tế:

• • Kho D có 7.500 hộp tài liệu.

  • Quy đổi ra mét giá: 7.500 : 9 ≈ 833 mét giá.

  • Định mức chuẩn: 1.000 mét = 3 người → 833 mét ≈ 2,5 người, làm tròn thành 3 người.

  • Tuy nhiên, 2/3 số tài liệu đã được số hóa, giảm 30% công việc → còn 2 người.

  • Trong đó, 1 người toàn thời gian, 2 người kiêm nhiệm 50% thời gian → tương đương 2 người chuẩn.

Kết quả: chỉ cần 1 người chuyên trách + 2 người kiêm nhiệm.

Các tình huống thực hành cụ thể về quy đổi định mức 

Tình huống 1: Quy đổi nhân sự cho kho tài liệu nhỏ lẻ cấp xã

Hoàn cảnh:

• • Kho lưu trữ của một UBND xã có 1.200 hộp tài liệu.

  • Chưa có thống kê chính xác mét giá, chỉ biết số lượng hộp.

  • Nhân sự văn thư – lưu trữ chỉ có 1 người kiêm nhiệm nhiều việc.

Áp dụng định mức gốc:

• • 1 mét giá ≈ 9 hộp.

  • 1.200 hộp ≈ 133 mét giá.

  • Định mức: 1 kỹ thuật viên/200 mét giá → cần khoảng 1 người.

Quy đổi thực tế:

• Vì nhân sự hiện có chỉ làm việc 50% thời gian cho lưu trữ → năng lực thực tế = 0,5 người.

• Để đủ định mức, cần 1 nhân viên hỗ trợ (có thể từ đoàn thể hoặc cán bộ kiêm nhiệm).

Kết quả:

• 1 cán bộ văn thư + 1 cán bộ hỗ trợ thời vụ → tương đương 1 nhân sự chuẩn.

• Không cần tuyển thêm, chỉ cần phân công lại nhiệm vụ.

Tình huống 2: Quy đổi định mức cho kho cấp huyện có nhiều phông tài liệu

Hoàn cảnh:

• • Kho lưu trữ huyện có 15 phông, khoảng 8.000 hộp tài liệu.

  • Kho được trang bị giá di động nhưng chưa có hệ thống hút ẩm tự động.

Áp dụng định mức gốc:

• • 8.000 : 9 ≈ 888 mét giá.

  • Định mức 1.000 mét = 3 người → cần 2,7 người, làm tròn thành 3 người.

Quy đổi thực tế:

• • Do kho có giá di động (tiết kiệm diện tích, dễ vận hành), công việc bốc xếp giảm 20%.

  • Có thể quy đổi 03 người chuẩn còn 2,5 người → vẫn phải bố trí 3 người nhưng phân công linh hoạt:

    • 01 người chuyên trách.

    • 02 người kiêm nhiệm (40–60% thời gian).

Kết quả:

• • 01 cán bộ lưu trữ toàn thời gian + 2 cán bộ văn phòng hỗ trợ theo kế hoạch.

Tình huống 3: Quy đổi định mức cho đơn vị có rủi ro thiên tai

Hoàn cảnh:

• • Kho tỉnh X có 3.000 mét giá tài liệu.

  • Nằm ở vùng thường xuyên bão lũ, ngập úng.

Áp dụng định mức gốc:

• • 3.000 mét = 09 người (theo tỷ lệ 1.000 mét = 03 người).

Quy đổi thực tế:

• • Vì vùng rủi ro cao, cần tăng nhân lực dự phòng 30%.

  • 09 + 30% = 11,7 người → làm tròn 12 người.

Kết quả:

• • Duy trì 09 người thường trực.

  • Bổ sung thêm 03 nhân sự dự phòng (có thể huy động từ lực lượng PCCC, bảo vệ hoặc hợp đồng ngắn hạn mùa mưa bão).

Tình huống 4: Quy đổi định mức cho đơn vị đã số hóa tài liệu

Hoàn cảnh:

• • Kho C có 2.500 mét giá.

  • 50% số tài liệu đã được số hóa, chỉ cần bảo quản tối thiểu bản gốc.

Áp dụng định mức gốc:

• • 2.500 mét = 7,5 nhóm → 08 người.

Quy đổi thực tế:

• • Do 50% số tài liệu đã số hóa, khối lượng công việc giảm 40%.

  • 08 × 0,6 = 4,8 người → làm tròn thành 5 người.

Kết quả:

• • 05 nhân sự là đủ, gồm 03 người chuyên trách, 02 người kiêm nhiệm.

Tình huống 5: Quy đổi khi công việc được chia theo quý

Hoàn cảnh:

• • Đơn vị cấp sở, mỗi quý thực hiện báo cáo tình trạng bảo quản cho 10 phông tài liệu.

  • Mỗi lần báo cáo mất trung bình 10 ngày làm việc.

Áp dụng định mức gốc:

• • 01 nhóm (01 kỹ sư + 1 kỹ thuật viên) cho 05 phông.

  • 10 phông cần 02 nhóm = 04 người.

Quy đổi thực tế:

• • Do chỉ làm 04 lần/năm, không cần duy trì đủ 04 người cố định.

  • Có thể quy đổi thành 02 người thường trực (01 kỹ sư, 01 kỹ thuật viên), khi đến kỳ báo cáo huy động thêm 02 người hỗ trợ tạm thời.

Kết quả:

• • • Giảm nhân sự cố định từ 04 còn 02, nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu khi cần.

Tình huống 6: Quy đổi khi có sự cố bất ngờ

Hoàn cảnh:

• • Kho D có 500 mét tài liệu.

  • Bị dột mái, ngấm nước, cần xử lý khẩn cấp.

Áp dụng định mức gốc:

• • 500 mét ≈ 1,5 nhóm → 02 người.

Quy đổi thực tế:

• • Xử lý sự cố đòi hỏi cường độ cao, cần tăng 200% nhân lực trong 01 tuần.

  • 02 × 200% = 06 người.

Kết quả:

• • Trong giai đoạn sự cố, huy động 06 nhân sự (gồm cả cán bộ bảo vệ, nhân viên kho, lao động hợp đồng ngắn hạn).

  • Sau khi khắc phục, quay về 02 người thường trực.

Tình huống 7: Quy đổi định mức tại cơ quan trung ương

Hoàn cảnh:

• • Kho lưu trữ bộ có 20.000 mét tài liệu, chia thành 04 khu bảo quản riêng.

  • Trang bị hệ thống điều hòa trung tâm, hút ẩm, giám sát môi trường tự động.

Áp dụng định mức gốc:

• • 20.000 mét = 60 người (theo 1.000 mét = 03 người).

Quy đổi thực tế:

• • Do có hệ thống công nghệ hiện đại, giảm 40%công việc thủ công.

  • 60 × 0,6 = 36 người.

  • Tuy nhiên, vẫn cần duy trì ít nhất 1 kỹ sư/khu để vận hành hệ thống → 04 kỹ sư.

Kết quả:

• • Tổng nhân sự cần 36 người, trong đó:

  • 04 kỹ sư chuyên môn.

  • 32 kỹ thuật viên, chia thành ca trực.

Tình huống 8: Quy đổi khi tài liệu có giá trị đặc biệt

Hoàn cảnh:

• • Kho E chỉ có 300 mét tài liệu nhưng toàn là hồ sơ mật, tài liệu quý hiếm.

Áp dụng định mức gốc:

• • 300 mét = 01 nhóm (03 người).

Quy đổi thực tế:

• • Do tài liệu có giá trị đặc biệt, cần tăng cường 100% nhân lực giám sát.

  • 3 × 2 = 6 người.

Kết quả:

• • 06 nhân sự (trong đó 02 cán bộ an ninh, 01 cán bộ kỹ thuật, 03 lưu trữ viên).

  • Mặc dù khối lượng nhỏ, nhưng yêu cầu đặc thù khiến nhân sự tăng gấp đôi.

Thực hiện quy đổi định mức lao động trong bảo quản tài liệu lưu trữ giấy 

1. Tình huống 1 – Kho lưu trữ cấp xã với quy mô nhỏ

• Đặc điểm:

  • Diện tích kho chỉ khoảng 20m².

  • Số giá tài liệu khoảng 100 mét giá.

  • Tài liệu chủ yếu là hồ sơ địa chính, sổ sách hộ tịch, biên bản hành chính.

  • Kho không có máy hút ẩm, chỉ có quạt và cửa thông gió.

• Quy đổi định mức:

  • Định mức cơ bản: 2,534 công/mét giá/năm.

  • Khối lượng công việc: 100 × 2,534 = 253,4 công.

  • Làm tròn thành 254 công/năm.

• Tính nhân sự:

  • Một người làm việc 264 công/năm (22 công/tháng × 12 tháng).

  • Như vậy chỉ cần 1 nhân sự bán chuyên trách là đủ.

• Phân công thực tế:

  • Cán bộ văn phòng – thống kê của UBND xã kiêm nhiệm công tác bảo quản.

  • Công việc được dàn đều trong năm: mỗi tháng làm khoảng 21 công việc nhỏ (254 công / 12 tháng).

• Nhận xét:

  • Do quy mô nhỏ, không cần kỹ sư chuyên ngành, chỉ cần được tập huấn cơ bản về vệ sinh tài liệu và ghi chép nhật ký.

  • Khi gặp sự cố nấm mốc lớn hoặc hỏng hóc, xã phải báo cáo và nhờ sự hỗ trợ từ cấp huyện.

2. Tình huống 2 – Kho lưu trữ cấp huyện quy mô trung bình

• Đặc điểm:

  • Kho rộng 50m², bố trí 500 mét giá.

  • Tài liệu gồm hồ sơ đất đai, tài nguyên môi trường, các quyết định hành chính.

  • Kho có máy hút ẩm và quạt thông gió.

• Quy đổi định mức:

  • 500 × 2,534 = 1.267 công/năm.

• Tính nhân sự:

  • Một người 264 công/năm.

  • Nhân sự cần thiết = 1.267 / 264 ≈ 4,8 người.

  • Thực tế phải bố trí ít nhất 5 người, trong đó:

    • 3 KTV trực tiếp,

    • 1 KS chuyên trách,

    • 1 NV phụ trợ.

• Phân công thực tế:

  • 3 KTV chia nhau 3 khu vực giá tài liệu.

  • KS theo dõi môi trường, vận hành máy hút ẩm, định kỳ kiểm tra báo cáo.

  • NV phụ trợ lo vận chuyển, vệ sinh hành lang, hỗ trợ kỹ thuật khi tổng vệ sinh.

• Nhận xét:

  • Với khối lượng 1.267 công, nếu chỉ có 3 người làm thì sẽ quá tải.

  • Nhờ có định mức, huyện dễ dàng lập kế hoạch xin thêm biên chế hoặc hợp đồng lao động.

3. Tình huống 3 – Kho lưu trữ cấp tỉnh quy mô lớn

• • Đặc điểm:

    • Kho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, diện tích 300m², có 2.000 mét giá.

    • Tài liệu phong phú: hồ sơ địa chính, hồ sơ môi trường, hồ sơ xây dựng cơ bản, tài liệu chuyên ngành nông – lâm – thủy sản.

    • Trang thiết bị hiện đại: hệ thống điều hòa, máy hút ẩm công suất lớn, hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động.

  • Quy đổi định mức:

    • 2.000 × 2,534 = 5.068 công/năm.

  • Tính nhân sự:

    • 5.068 / 264 = 19,2 người.

    • Thực tế cần bố trí 20–22 nhân sự để đảm bảo xoay ca.

  • Phân công thực tế:

    • 12–14 KTV bảo quản trực tiếp, chia thành nhiều nhóm phụ trách từng tầng/khu vực.

    • 4 KS chuyên môn: 2 giám sát môi trường, 1 vận hành thiết bị, 1 phụ trách lập báo cáo.

    • 3–4 NV phụ trợ: vệ sinh, vận chuyển, bảo dưỡng thiết bị.

  • Nhận xét:

    • Quy mô lớn đòi hỏi cơ cấu nhân sự tương tự một trung tâm vận hành chuyên nghiệp.

    • Nếu không áp dụng quy đổi định mức, sẽ rất khó thuyết phục cơ quan quản lý cấp trên chấp thuận biên chế trên 20 người.

4. Tình huống 4 – Kho chuyên ngành quốc gia

• • Đặc điểm:

    • Kho thuộc Bộ hoặc Lưu trữ quốc gia, chứa 10.000 mét giá.

    • Nhiều loại tài liệu quý hiếm, có nguy cơ xuống cấp nhanh.

    • Trang thiết bị đầy đủ, quản lý bằng phần mềm tích hợp.

  • Quy đổi định mức:

    • 10.000 × 2,534 = 25.340 công/năm.

  • Tính nhân sự:

    • 25.340 / 264 = 96 người.

    • Phải có khoảng 100 nhân sự chuyên trách, chia thành nhiều bộ phận.

  • Phân công thực tế:

    • 60–70 KTV trực tiếp, tổ chức theo phòng ban.

    • 20 KS chuyên môn, chia nhóm kỹ thuật môi trường, tu bổ tài liệu, số hóa.

    • 10 NV phụ trợ.

  • Nhận xét:

    • Đây là quy mô rất lớn, tương đương một đơn vị sự nghiệp độc lập.

    • Định mức là cơ sở khoa học để xây dựng đề án biên chế và dự toán ngân sách.

5. Tình huống 5 – Kho tạm, chưa đủ điều kiện chuẩn

• • Đặc điểm:

    • Kho của một đơn vị sự nghiệp, diện tích 30m², 200 mét giá.

    • Không có máy hút ẩm, chỉ có quạt thông gió.

    • Nhiều tài liệu lộn xộn, chưa được lập hồ sơ khoa học.

  • Quy đổi định mức:

    • 200 × 2,534 = 506,8 công/năm.

    • Nhưng do kho chưa đạt chuẩn, phải nhân hệ số tăng thêm (ví dụ 1,2 theo hướng dẫn).

    • Tổng cộng ≈ 608 công/năm.

  • Tính nhân sự:

    • 608 / 264 = 2,3 người.

    • Thực tế cần 3 người làm việc thường xuyên.

  • Phân công thực tế:

    • 2 KTV vừa bảo quản vừa chỉnh lý tài liệu.

    • 1 KS kiêm giám sát và hướng dẫn nghiệp vụ.

  • Nhận xét:

    • Kho tạm thường phát sinh công việc nhiều hơn do điều kiện kém.

    • Định mức giúp minh chứng cho yêu cầu hỗ trợ kinh phí và thiết bị.

Ví dụ minh họa chi tiết việc quy đổi định mức bảo quản tài liệu 

Bước 1: Xác định quy mô và đặc điểm kho lưu trữ

Trước hết, cần khảo sát và ghi nhận các yếu tố cơ bản:

• Khối lượng tài liệu: Tính bằng mét giá hoặc quy đổi từ số hộp tài liệu (01 mét ≈ 07 hộp).

• Loại kho: Kho chuyên dụng, kho tạm, kho kết hợp văn phòng…

• Trang thiết bị hỗ trợ: Giá di động, hút ẩm, điều hòa, camera, máy hút bụi, hệ thống PCCC.

• Tình trạng tài liệu: Bình thường, xuống cấp, bị nấm mốc, hoặc thuộc diện tài liệu quý hiếm, mật.

• Yếu tố môi trường: Nhiệt độ, độ ẩm, khả năng chống cháy, nguy cơ thiên tai (lũ, bão, động đất…).

👉 Đây là cơ sở đầu tiên để lựa chọn cách tính định mức chuẩn hoặc phải cộng thêm hệ số quy đổi.

Bước 2: Xác định định mức gốc theo Thông tư 03/2022/TT-BTNMT

Định mức gốc được quy định dựa trên công/mét giá và số nhân lực tương ứng với từng khối lượng tài liệu.

• • 01 mét giá = 2,534 công lao động (gồm vệ sinh, sắp xếp, kiểm tra, ghi nhật ký).

  • 1.000 mét giá cần khoảng 03 người thường trực.

👉 Đây là mức chuẩn cho kho chuyên dụng có điều kiện bảo quản đầy đủ.

Bước 3: Xác định hệ số quy đổi

Tùy tình huống thực tế, áp dụng hệ số điều chỉnh:

• • Theo loại kho:

    • • Kho chuyên dụng: hệ số 1,0.

      • Kho tạm (kém điều kiện): hệ số 1,2 – 1,5.

      • Kho kết hợp (vừa làm kho, vừa văn phòng): hệ số 1,1.

  • Theo thiết bị công nghệ:

    • • Có hệ thống tự động (hút ẩm, điều hòa, giám sát môi trường): giảm 30–40% → hệ số 0,6 – 0,7.

      • Trang bị cơ bản (quạt, đèn, hút bụi thủ công): hệ số 1,0.

  • Theo tình trạng tài liệu:

    • • Bình thường: hệ số 1,0.

      • Xuống cấp, mốc, rách: tăng 20–30% → hệ số 1,2 – 1,3.

      • Tài liệu quý, mật: tăng 50–100% → hệ số 1,5 – 2,0.

  • Theo yếu tố môi trường:

    • • Vùng ổn định: hệ số 1,0.

      • Vùng thiên tai, độ ẩm cao: hệ số 1,3 – 1,5.

👉 Có thể cộng nhiều hệ số hoặc lấy mức cao nhất, tùy quy định quản lý của đơn vị.

Bước 4: Tính toán nhân lực cần thiết

Áp dụng công thức quy đổi:

Số nhân lực thực tế = (Khối lượng tài liệu × Định mức gốc / Năng suất 1 người) × Hệ số quy đổi

Ví dụ:

• • Kho có 2.000 mét giá.

  • Định mức chuẩn: 3 người/1.000 mét → 6 người.

  • Kho tạm, độ ẩm cao → hệ số 1,3.

  • Số nhân lực thực tế = 6 × 1,3 = 7,8 người → làm tròn thành 8 người.

Bước 5: Phân công theo nhóm nhân sự

Sau khi tính số người cần thiết, phải phân bổ đúng cơ cấu:

• Kỹ thuật viên lưu trữ (KTV1, KTV2): Trực tiếp vệ sinh, sắp xếp, xử lý kỹ thuật.

• Kỹ sư lưu trữ (KS2): Giám sát chuyên môn, kiểm tra môi trường, lập báo cáo.

• Nhân viên hỗ trợ: Vệ sinh, di chuyển, công việc giản đơn.

👉 Nguyên tắc:

• • Mỗi 3–5 người cần ít nhất 1 kỹ sư để giám sát.

  • Công việc thường nhật có thể giao cho KTV, nhưng công tác báo cáo, xử lý kỹ thuật phức tạp cần KS phụ trách.

Bước 6: Lập kế hoạch bảo quản theo chu kỳ

Định mức lao động không phải lúc nào cũng tính đều cho 12 tháng, mà có thể phân bổ:

• • Thường xuyên (hàng ngày): Kiểm tra kho, vệ sinh cơ bản, đo nhiệt ẩm độ.

  • Định kỳ (hàng tháng): Vệ sinh tổng thể, kiểm tra toàn bộ giá, thiết bị.

  • Đột xuất (sự cố): Khi tài liệu bị ẩm, cháy, côn trùng.

👉 Khi quy đổi, cần tính cả thời gian cao điểm (ví dụ mùa mưa, tháng nồm) để bố trí thêm lao động tạm thời.

Bước 7: Kiểm chứng và điều chỉnh thực tế

Sau khi áp dụng định mức:

• • Theo dõi trong 03–06 tháng, ghi nhật ký về thời gian, khối lượng công việc, tình trạng tài liệu.

  • Nếu thấy nhân sự quá tải hoặc dư thừa, phải điều chỉnh hệ số.

  • Điều chỉnh cần dựa trên số liệu, không dựa vào cảm tính.

Bước 8: Hoàn thiện báo cáo và chuẩn hóa quy trình

Mỗi cơ quan sau khi áp dụng định mức nên:

• • Lập báo cáo tổng hợp: khối lượng tài liệu, nhân sự, dụng cụ, vật liệu, năng lượng tiêu hao.

  • Đề xuất lãnh đạo phê duyệt nhân sự phù hợp.

  • Chuẩn hóa thành quy trình nội bộ để cán bộ mới có thể áp dụng ngay, tránh lúng túng.

👉 Với 8 bước trên, việc quy đổi định mức trở nên dễ hiểu, dễ vận dụng cho mọi cấp, từ xã, huyện đến bộ ngành.

Ví dụ tính toán quy đổi định mức trong bảo quản tài liệu lưu trữ giấy 

Ví dụ 1: Kho chuyên dụng của Bộ, ngành trung ương

• Mô tả tình huống:

 Kho chuyên dụng đạt chuẩn, có hệ thống điều hòa trung tâm, máy hút ẩm, camera giám sát, báo cháy tự động. Khối lượng 5.000 mét giá tài liệu hành chính (không mật, không quý hiếm).

• Định mức gốc:

• • • 1.000 mét giá cần 03 người.

    • 5.000 mét giá → 15 người.

• Hệ số quy đổi:

• • • Loại kho: chuyên dụng → 1,0.

    • Thiết bị công nghệ đầy đủ → 0,7.

    • Tài liệu bình thường → 1,0.

    • Môi trường ổn định → 1,0.

Hệ số chung = 1,0 × 0,7 × 1,0 × 1,0 = 0,7.

• • Tính toán: 15 × 0,7 = 10,5 người → làm tròn thành 11 người.

• Kết quả: Kho chuyên dụng có thể giảm nhân lực so với định mức gốc nhờ thiết bị tự động. Chỉ cần 11 người thay vì 15.

Ví dụ 2: Kho lưu trữ cấp huyện (kho tạm)

• Mô tả tình huống: Kho xây dựng tận dụng từ phòng làm việc cũ, không có điều hòa, chỉ dùng quạt thông gió. Khối lượng 1.200 mét giá, tài liệu nhiều mốc, cũ.

• Định mức gốc:

• • • 1.000 mét giá → 03 người.

    • 1.200 mét giá → 3,6 người.

• Hệ số quy đổi:

• • • Loại kho: kho tạm → 1,3.

    • Thiết bị cơ bản → 1,0.

    • Tài liệu xuống cấp → 1,2.

    • Môi trường ẩm (vùng nồm ẩm): 1,3.

Hệ số chung = 1,3 × 1,0 × 1,2 × 1,3 = 2,028.

• Tính toán: 3,6 × 2,028 = 7,3 người → làm tròn thành 8 người.

• Kết quả: Dù chỉ có 1.200 mét giá, kho này cần tới 8 người do điều kiện kém và tài liệu xuống cấp.

Ví dụ 3: Kho lưu trữ kết hợp văn phòng tại cấp xã

• Mô tả tình huống: Kho nhỏ (200 mét giá), đặt trong phòng làm việc chung với UBND xã. Không có thiết bị chuyên dụng, chỉ có quạt trần.

• Định mức gốc:

• • • 1.000 mét giá → 3 người.

    • 200 mét giá → 0,6 người (theo định mức gốc).

• Hệ số quy đổi:

• • • Kho kết hợp văn phòng → 1,1.

    • Thiết bị rất hạn chế → 1,2.

    • Tài liệu hỗn hợp, tình trạng trung bình → 1,0.

    • Môi trường chưa ổn định → 1,1.

Hệ số chung = 1,1 × 1,2 × 1,0 × 1,1 = 1,452.

• Tính toán: 0,6 × 1,452 = 0,87 người → làm tròn thành 1 người.

• Kết quả: Chỉ cần bố trí 1 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm, nhưng phải tập huấn nghiệp vụ và có hỗ trợ định kỳ từ cấp huyện.

Ví dụ 4: Kho đặc biệt – tài liệu quý, mật

• Mô tả tình huống: Kho lưu trữ tài liệu mật của tỉnh, 1.000 mét giá, có điều hòa và hút ẩm, nhưng tài liệu có giá trị đặc biệt (bản đồ, sổ gốc).

• Định mức gốc: 1.000 mét giá → 3 người.

• Hệ số quy đổi:

• • • Loại kho: chuyên dụng → 1,0.

    • Thiết bị cơ bản → 1,0.

    • Tài liệu quý, mật → 1,8.

    • Môi trường ổn định → 1,0.

Hệ số chung = 1,0 × 1,0 × 1,8 × 1,0 = 1,8.

• Tính toán: 3 × 1,8 = 5,4 người → làm tròn thành 6 người.

• Kết quả: Kho chỉ 1.000 mét giá nhưng cần tới 6 người để đảm bảo tính bảo mật và bảo tồn đặc thù.

Ví dụ 5: Kho trong vùng thiên tai (lũ lụt thường xuyên)

• Mô tả tình huống: Kho tỉnh ven biển, 3.000 mét giá, xây mới nhưng vùng thường xuyên ngập lụt, cần dự phòng cứu hộ tài liệu.

• Định mức gốc:

• • • 1.000 mét giá → 3 người.

    • 3.000 mét giá → 9 người.

• Hệ số quy đổi:

• • • Loại kho: chuyên dụng → 1,0.

    • Thiết bị trung bình → 1,0.

    • Tài liệu bình thường → 1,0.

    • Môi trường rủi ro cao (thiên tai): 1,5.

Hệ số chung = 1,0 × 1,0 × 1,0 × 1,5 = 1,5.

• Tính toán: 9 × 1,5 = 13,5 người → làm tròn thành 14 người.

• Kết quả: Do nguy cơ thiên tai, cần bố trí thêm nhân lực dự phòng, ngoài công tác thường nhật còn phải trực phòng chống, xử lý sự cố.

Quy đổi định mức theo nhân lực (phân công lao động trong nhóm bảo quản) 

1. Phân loại nhân lực trong bảo quản tài liệu

Trong mô hình bảo quản hiện nay, nhân lực thường chia thành ba cấp độ chính:

• • Kỹ thuật viên bảo quản (KTV1): Thực hiện công việc trực tiếp như vệ sinh, phân loại, ghi chép nhật ký, thao tác xử lý kỹ thuật đơn giản. Đây là lực lượng chiếm tỷ trọng lao động cao nhất, thường tiếp xúc nhiều nhất với tài liệu.

  • Kỹ thuật viên bảo quản (KTV2): Đóng vai trò trung gian, vừa trực tiếp tham gia một phần công việc, vừa giám sát thao tác, hướng dẫn kỹ thuật và xử lý sự cố đơn giản trong quá trình bảo quản.

  • Kỹ sư bảo quản/kiểm soát (KS2): Phụ trách chuyên môn, kiểm soát môi trường, thiết bị, tổng hợp số liệu, lập báo cáo và chịu trách nhiệm về chất lượng toàn bộ hoạt động bảo quản.

Mỗi cấp độ nhân lực đều có định mức lao động riêng. Quy đổi định mức cần làm rõ tỷ trọng công việc mà từng người gánh vác, tránh tình trạng phân bổ không hợp lý dẫn đến lãng phí nguồn lực.

2. Nguyên tắc quy đổi định mức theo nhân lực

• • Đảm bảo tính cân bằng: Mỗi nhóm phải có sự kết hợp hài hòa giữa nhân lực trực tiếp (KTV) và nhân lực giám sát, quản lý (KS). Nếu số lượng kỹ sư quá ít, công việc giám sát, báo cáo sẽ bị quá tải; ngược lại, nếu số lượng kỹ thuật viên thiếu, khối lượng xử lý trực tiếp không thể hoàn thành.

  • Căn cứ vào tính chất công việc: Các công việc đòi hỏi kỹ thuật cao (ví dụ: khử nấm mốc bằng hóa chất, tu bổ tài liệu hư hỏng nặng) thường cần tỷ trọng tham gia nhiều hơn của kỹ sư và kỹ thuật viên cấp 2, trong khi công việc thường nhật như vệ sinh, ghi nhật ký, sắp xếp tài liệu chủ yếu do kỹ thuật viên cấp 1 đảm nhận.

  • Gắn liền với trách nhiệm: Người ở vị trí cao hơn thường chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả, do đó định mức quy đổi cho họ không tính theo số lượng tài liệu xử lý, mà theo khối lượng công việc giám sát, hướng dẫn và báo cáo.

3. Mô hình quy đổi định mức điển hình

Một nhóm bảo quản trực tiếp tài liệu thường gồm 3 người:

• • KTV1: đảm nhận 50–60% khối lượng lao động trực tiếp (vệ sinh, ghi nhật ký, phân loại).

  • KTV2: đảm nhận 25–30% khối lượng lao động, chủ yếu là giám sát thao tác, hỗ trợ xử lý kỹ thuật phức tạp, cùng lúc trực tiếp xử lý một phần tài liệu.

  • KS2: đảm nhận 15–20% khối lượng lao động, chủ yếu là quản lý môi trường kho, kiểm tra chất lượng, tổng hợp số liệu và lập báo cáo.

Trong trường hợp công việc thiên về xử lý kỹ thuật chuyên sâu (ví dụ: khử nấm mốc hàng loạt, tu bổ giấy mục nát, xử lý tài liệu bị dính kết), tỷ trọng quy đổi sẽ thay đổi:

• • KTV1: giảm xuống 40–45% (do không đủ kỹ năng thực hiện toàn bộ công việc).

  • KTV2: : tăng lên 35–40% (do tham gia nhiều vào xử lý kỹ thuật).

  • KS2: giữ ở mức 20–25% (do phải giám sát chặt chẽ, kiểm soát hóa chất, đảm bảo an toàn).

Ngược lại, trong công việc thường nhật như vệ sinh định kỳ, kiểm kê kho, ghi nhật ký, tỷ trọng quy đổi nghiêng nhiều về KTV1 (60–70%), trong khi KS2 chỉ chiếm khoảng 10–15%.

4. Quy đổi định mức theo nhóm và theo cá nhân

• • Theo nhóm: Định mức được quy đổi theo năng lực tổng hợp của cả nhóm, ví dụ: một nhóm 3 người có thể xử lý 10 mét giá tài liệu/ngày.

  • Theo cá nhân: Định mức được quy đổi theo chức danh

  • ví dụ:

    • KTV1 xử lý 05–06 mét giá/ngày.

    • KTV2 xử lý 03–04 mét giá/ngày (bao gồm giám sát).

    • KS2 quản lý và giám sát tối đa 02 nhóm bảo quản cùng lúc.

Quy đổi định mức theo thời gian (giờ, ngày, tháng, năm) 

1. Quy đổi định mức theo giờ

Trong công tác bảo quản, việc tính toán theo giờ thường áp dụng cho các công việc ngắn hạn, cần xử lý tức thì, 

ví dụ:

• • Vệ sinh một hộp tài liệu trung bình: 20–30 phút.

  • Khử nấm mốc nhẹ cho một tập hồ sơ: 45–60 phút.

  • Ghi nhật ký tình trạng tài liệu của một mét giá: 15 phút.

Tính theo giờ cho phép các nhà quản lý xác định rõ: một ca làm việc 8 giờ có thể thực hiện bao nhiêu lượt vệ sinh, bao nhiêu lượt khử nấm hoặc bao nhiêu mét giá được ghi chép tình trạng.

2. Quy đổi định mức theo ngày

Ngày là đơn vị thời gian phổ biến nhất khi tính định mức. Một ngày làm việc thường kéo dài 8 giờ (trừ trường hợp tăng ca hoặc rút ngắn).

Ví dụ:

• • Một nhóm 03 người (02 KTV + 01 KS) có thể vệ sinh và kiểm kê được trung bình 10 mét giá tài liệu/ngày.

  • Một kỹ thuật viên có thể tu bổ đơn giản 03–05 hồ sơ bị rách/ngày.

  • Một kỹ sư có thể hoàn thành giám sát và lập báo cáo về tình trạng môi trường kho/ngày.

Quy đổi theo ngày thường được dùng khi xây dựng tiến độ tuần, kế hoạch tháng, vì dễ kiểm soát và so sánh.

3. Quy đổi định mức theo tháng

Khi tính theo tháng, cơ quan sẽ dựa trên số ngày làm việc thực tế (trung bình 22 ngày/tháng, trừ thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ).

Ví dụ:

• • Một nhóm bảo quản 3 người có thể xử lý 200–220 mét giá tài liệu/tháng.

  • Nếu tập trung vào công việc khử nấm, con số có thể giảm xuống còn 120–150 mét giá/tháng do tính chất phức tạp.

  • Việc lập báo cáo tổng hợp bảo quản theo tháng có thể cần 2–3 ngày lao động chuyên môn của một kỹ sư.

Quy đổi theo tháng giúp lập kế hoạch định kỳ, ví dụ: trong quý I phải hoàn thành bảo quản 600 mét giá, tức trung bình mỗi tháng 200 mét giá.

4. Quy đổi định mức theo năm

Định mức năm được sử dụng khi xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn hoặc đề xuất ngân sách.

Ví dụ:

• Một kho lưu trữ có 2.400 mét giá cần vệ sinh định kỳ hàng năm. Với năng lực 200 mét giá/tháng của một nhóm 03 người, thì chỉ cần 12 tháng để hoàn thành.

• Nếu bổ sung thêm một nhóm 03 người nữa, thời gian có thể rút ngắn xuống 06 tháng, phần thời gian còn lại dành cho các công việc đặc thù như khử nấm, tu bổ tài liệu hư hỏng, số hóa tài liệu quan trọng.

Quy đổi theo năm cũng cho thấy tổng chi phí nhân công và vật liệu cần thiết, từ đó cơ quan có thể lập kế hoạch ngân sách phù hợp.

5. Tính toán kết hợp theo thời gian và nhân lực

Một điểm quan trọng khi quy đổi định mức theo thời gian là luôn phải gắn liền với số lượng nhân lực. Ví dụ:

• • Nếu một nhóm 03 người xử lý được 10 mét giá/ngày, thì một năm (220 ngày làm việc) nhóm đó xử lý được 2.200 mét giá.

  • Nếu chỉ có 02 người trong nhóm, năng suất giảm 25–3%, tức chỉ còn 7 mét giá/ngày, tương đương 1.540 mét giá/năm.

Quy đổi định mức trong các tình huống đặc thù 

1. Quy đổi trong kho chuyên dụng

Kho chuyên dụng là loại kho được thiết kế đúng tiêu chuẩn lưu trữ: có hệ thống điều hòa, thông gió, hút ẩm, giá đỡ tiêu chuẩn, đèn chiếu sáng phù hợp, và các thiết bị phụ trợ.

• • Đặc điểm: Điều kiện môi trường ổn định, tài liệu ít hư hỏng, công việc chủ yếu là vệ sinh, kiểm kê, bổ sung hồ sơ.

  • Định mức quy đổi: Theo Thông tư 03/2022/TT-BTNMT, 1 mét giá bảo quản tài liệu trong kho chuyên dụng thường tính 2,534 công/mét giá. Điều này được coi là chuẩn cơ sở.

2. Quy đổi trong kho tạm hoặc kho không chuyên dụng

Kho tạm hoặc kho không chuyên dụng có thể là phòng làm việc, tầng hầm, kho chứa tạp vật được cải tạo. Những kho này thường thiếu các thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.

• • Đặc điểm: 

    • Tài liệu dễ bị ẩm mốc, côn trùng, chuột bọ.

    • Công tác vệ sinh và bảo quản phải tiến hành nhiều bước bổ sung, ví dụ khử mùi, chống nấm, sấy khô tài liệu.

  • Định mức quy đổi: Thường cao hơn kho chuyên dụng từ 1,2 đến 1,5 lần.

    • Nếu kho chuyên dụng cần 2,534 công/mét giá, thì kho tạm có thể lên tới 3,0–3,8 công/mét giá.

  • Ứng dụng thực tế:

    • Một cơ quan có 500 mét giá lưu tại kho tạm, nếu áp dụng định mức chuẩn thì cần 1.267 công. Nhưng thực tế, do điều kiện khó khăn, phải quy đổi thành khoảng 1.500–1.900 công.

3. Quy đổi trong kho xen ghép (vừa lưu tài liệu, vừa lưu vật dụng khác)

Nhiều cơ quan cấp huyện, cấp xã chưa có kho riêng, nên tài liệu lưu trữ chung với hồ sơ hành chính, thiết bị văn phòng hoặc vật dụng khác.

• • Đặc điểm:

    • Không gian chật chội, khó thao tác.

    • Mất thêm thời gian phân loại, tách tài liệu trước khi bảo quản.

  • Định mức quy đổi: Cao hơn kho chuyên dụng khoảng 1,3–1,6 lần.

    • 2,534 công/mét giá × 1,5 = 3,801 công/mét giá (trung bình).

4. Quy đổi khi kết hợp với công tác số hóa

Khi vừa bảo quản vừa số hóa, định mức thay đổi mạnh do phải thao tác nhiều công đoạn.

• • Đặc điểm:

    • Ngoài vệ sinh và sắp xếp, phải tách bìa, quét số hóa, nhập dữ liệu, phục hồi file số.

    • Công việc đòi hỏi kỹ năng cao, nhiều khâu kiểm tra chất lượng.

  • Định mức quy đổi: Có thể cao gấp 2–3 lần so với bảo quản thông thường.

    • Một mét giá tài liệu giấy nếu chỉ bảo quản cần 2,534 công, nhưng nếu kết hợp số hóa có thể cần tới 5–7 công/mét giá.

Ví dụ: Một kho 1.000 mét giá tài liệu vừa bảo quản vừa số hóa, định mức lao động có thể lên đến 6.000–7.000 công.

5. Quy đổi trong tình huống khẩn cấp (sau thiên tai, hỏa hoạn, ngập lụt)

Đây là trường hợp đặc biệt, khi tài liệu bị hư hỏng hàng loạt do thiên tai hoặc sự cố.

• • Đặc điểm:

    • Tài liệu bị ướt, mốc, biến dạng, rách nát.

    • Công việc không chỉ là bảo quản mà còn có tính chất "cứu hộ".

  • Định mức quy đổi Cao hơn nhiều, từ 2 đến 4 lần so với điều kiện bình thường.

Ví dụ, 1 mét giá tài liệu bị ngập nước cần 6–10 công để xử lý, bao gồm sấy khô, khử nấm, ép phẳng, phân loại, ghi chép.

Ví dụ áp dụng thực tế – Mô tả chi tiết các tình huống, từng bước tính quy đổi 

Ví dụ 1: Bảo quản tài liệu trong kho chuyên dụng

• • Tình huống: Một cơ quan lưu trữ cấp tỉnh có 300 mét giá tài liệu, kho được xây dựng đúng chuẩn, có điều hòa nhiệt độ, hút ẩm, quạt thông gió và giá sắt chuyên dụng.

  • Cách tính:

    • Định mức chuẩn: 2,534 công/mét giá.

    • Tổng số công = 300 × 2,534 = 760,2 công.

  • Diễn giải:

    • Với 300 mét giá, nếu bố trí 3 kỹ thuật viên, mỗi người làm 20 công/tháng, thì cần khoảng 13 tháng để hoàn thành toàn bộ công việc bảo quản một lượt.

    • Nếu tăng cường 6 kỹ thuật viên, thời gian giảm xuống còn khoảng 7 tháng.

Ví dụ 2: Bảo quản tài liệu trong kho tạm

• Tình huống: Một Chi cục trực thuộc Bộ có 150 mét giá tài liệu, kho lưu trữ chỉ là phòng làm việc cải tạo, thường xuyên ẩm thấp.

• Cách tính:

  • Định mức kho tạm = 2,534 × 1,4 = 3,5476 công/mét giá.

  • Tổng số công = 150 × 3,5476 = 532,14 công.

• Diễn giải:

  • So với kho chuyên dụng, mức công tăng thêm gần 40%.

  • Nếu chỉ dự toán theo định mức chuẩn, kết quả sẽ thiếu khoảng 150 công, dẫn đến thiếu hụt nhân lực.

Ví dụ 3: Bảo quản kết hợp số hóa

• Tình huống: Một Trung tâm lưu trữ có 200 mét giá tài liệu cần vừa bảo quản, vừa số hóa.

• Cách tính:

  • Định mức bảo quản + số hóa = 2,534 × 2,5 = 6,335 công/mét giá.

  • Tổng số công = 200 × 6,335 = 1.267 công.

• Diễn giải:

  • Nếu chỉ tính bảo quản giấy, cần 507 công; nhưng khi kết hợp số hóa, nhu cầu tăng gấp 2,5 lần.

  • Phần chênh lệch phản ánh các công đoạn bổ sung như tháo tài liệu, quét, nhập dữ liệu, kiểm tra chất lượng.

Ví dụ 4: Bảo quản trong kho xen ghép

• Tình huống: Một UBND cấp huyện lưu trữ tài liệu 100 mét giá trong phòng hành chính, chung với thiết bị văn phòng.

• Cách tính:

  • Định mức kho xen ghép = 2,534 × 1,5 = 3,801 công/mét giá.

  • Tổng số công = 100 × 3,801 = 380,1 công.

• Diễn giải:

  • Kho xen ghép làm tăng khối lượng công việc, do cán bộ phải tách riêng tài liệu trước khi bảo quản.

  • Nếu vẫn tính định mức chuẩn, sẽ thiếu khoảng 127 công.

Ví dụ 5: Bảo quản tài liệu sau ngập lụt

• Tình huống: Sau một đợt mưa lớn, kho lưu trữ một cơ quan cấp xã với 50 mét giá tài liệu bị ngập nước, giấy bị ẩm, một phần nấm mốc.

• Cách tính:

  • Định mức khẩn cấp = 2,534 × 3 = 7,602 công/mét giá.

  • Tổng số công = 50 × 7,602 = 380,1 công.

• Diễn giải:

  • Công việc bao gồm: sấy khô, khử nấm, ép phẳng, phân loại tài liệu bị hư hỏng.

  • So với bảo quản chuẩn, khối lượng công việc tăng gấp 3 lần.

6. Nhận xét tổng quát từ các ví dụ

• • Định mức chuẩn 2,534 công/mét giá chỉ là cơ sở lý tưởng, áp dụng cho kho chuyên dụng.

  • Trong thực tế, cần hệ số quy đổi để phản ánh điều kiện cụ thể:

    • Kho tạm: × 1,3 đến × 1,5. 

    • Kho xen ghép: × 1,4 đến × 1,6.

    • Kết hợp số hóa: × 2 đến × 3.

    • Khẩn cấp (thiên tai, hỏa hoạn): × 2 đến × 4.

Ví dụ điển hình về quy đổi định mức trong các loại tài liệu chuyên ngành

Để minh họa rõ ràng cách áp dụng quy đổi định mức trong công tác bảo quản, dưới đây là một số ví dụ thực tế gắn với các loại hồ sơ, tài liệu đặc thù trong ngành nông nghiệp và môi trường. Những ví dụ này giúp cán bộ lưu trữ không chỉ hình dung được lý thuyết mà còn vận dụng được ngay trong thực tế.

1. Tài liệu hành chính thông thường (hồ sơ giấy khổ A4, A3)

• • • Thực tế hình thành: Hồ sơ công văn đến – đi, hồ sơ nhân sự, hồ sơ kế hoạch công tác năm, báo cáo chuyên môn.

    • Đơn vị gốc: Thường tính theo số tập hồ sơ, mỗi tập từ 200 – 300 tờ.

    • Quy đổi định mức: Theo hướng dẫn, 1 mét giá tài liệu giấy ≈ 50 tập hồ sơ khổ A4 hoặc A3, tương đương 10.000 – 12.000 tờ.

Ví dụ: Nếu Chi cục Trồng trọt và BVTV có 250 tập hồ sơ hành chính năm 2023, thì quy đổi ra: 250 : 50 = 05 mét giá. Khi báo cáo, cán bộ lưu trữ ghi “Khối lượng bảo quản năm 2023: 5 mét giá hồ sơ giấy”.

2. Hồ sơ bản đồ, bản vẽ kỹ thuật (khổ lớn, dạng cuộn hoặc tờ rời)

• • • Thực tế hình thành:  Hồ sơ đo đạc địa chính, bản đồ quy hoạch thủy lợi, bản vẽ thiết kế đập, hồ sơ khảo sát công trình.

    • Đơn vị gốc: Tờ bản đồ khổ lớn (A0, A1), cuộn bản vẽ.

    • Quy đổi định mức: 01 mét giá bản đồ khổ A0 tương đương khoảng 200 – 250 tờ (tùy độ dày giấy).

Ví dụ: Một Ban Quản lý dự án thủy lợi có 600 bản đồ khổ A0. Khi quy đổi: 600 : 250 ≈ 2,4 mét giá. Cán bộ lưu trữ ghi tròn: 2,5 mét giá bản đồ.

3. Hồ sơ phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình

• • • Thực tế hình thành: Hình ảnh tư liệu về kiểm ngư, phim ghi nhận hiện trạng rừng, băng ghi âm hội nghị ngành nông nghiệp.

    • Đơn vị gốc: Cuộn phim, đĩa CD, DVD, băng cassette, thẻ nhớ.

    • Quy đổi định mức: 

      • 100 cuộn phim ảnh tương đương khoảng 1 mét giá.

      • 200 băng cassette hoặc đĩa CD/DVD tương đương 1 mét giá.

Ví dụ: Trung tâm Khuyến nông có 350 đĩa DVD về mô hình trồng lúa hữu cơ. Khi quy đổi: 350 : 200 = 1,75 mét giá. Báo cáo thành “02 mét giá tài liệu phim ảnh, băng hình”.

4. Hồ sơ tài liệu điện tử (tài liệu số hóa hoặc hình thành gốc số)

• • • Thực tế hình thành: Hồ sơ địa chính số, dữ liệu quan trắc môi trường, báo cáo định kỳ dạng PDF, Word.

    • Đơn vị gốc: Dung lượng tính bằng GB hoặc TB.

    • Quy đổi định mức: 

      • 01 mét giá hồ sơ giấy (10.000 tờ A4) tương đương khoảng 30 GB dữ liệu số hóa (tùy độ phân giải và định dạng file).

Ví dụ: Một Sở Nông nghiệp quản lý kho dữ liệu số hóa 600 GB hồ sơ đất đai. Khi quy đổi: 600 : 30 = 20 mét giá. Ghi trong báo cáo: “20 mét giá tài liệu số hóa”.

5. Hồ sơ chuyên ngành về môi trường

• • • Thực tế hình thành: Hồ sơ báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM), báo cáo quan trắc môi trường định kỳ, hồ sơ xử lý vi phạm môi trường.

    • Đơn vị gốc: Tập báo cáo, mỗi tập dày 100 – 200 tờ.

    • Quy đổi định mức: Tương tự hồ sơ hành chính, 50 tập hồ sơ = 1 mét giá.

Ví dụ: Năm 2024, Sở TN&MT có 120 báo cáo ĐTM. Khi quy đổi: 120 : 50 = 2,4 mét giá. Báo cáo thành “2,5 mét giá hồ sơ môi trường”.

6. Hồ sơ quản lý đê điều và phòng, chống thiên tai

• Thực tế hình thành: Hồ sơ ứng phó bão lụt, nhật ký vận hành cống đập, bản đồ phân vùng ngập lụt, biên bản diễn tập PCTT.

• Đơn vị gốc: Tập hồ sơ giấy kết hợp bản đồ khổ lớn.

• Quy đổi định mức:

  • Hồ sơ giấy tính như mục (1).

  • Bản đồ bổ sung tính như mục (2).

Ví dụ: Một Chi cục PCTT có 100 tập hồ sơ giấy và 300 bản đồ A0. Quy đổi:

• • 100 tập hồ sơ giấy = 2 mét giá.

  • 300 bản đồ A0 = 1,2 mét giá.
    → Tổng cộng: 3,2 mét giá.

7. Hồ sơ đất đai, địa chính

• • • Thực tế hình thành: Hồ sơ cấp GCNQSDĐ, bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai, hồ sơ chuyển nhượng.

    • Đơn vị gốc: Tập hồ sơ giấy và sổ sách khổ lớn.

    • Quy đổi định mức:

      • 20 sổ mục kê khổ lớn (dày 500 trang) tương đương 1 mét giá.

Ví dụ: Một Văn phòng Đăng ký đất đai có 60 sổ mục kê. Khi quy đổi: 60 : 20 = 3 mét giá.

8. Hồ sơ thủy sản và kiểm ngư

• • • Thực tế hình thành: Hồ sơ đăng ký tàu cá, hồ sơ cấp phép khai thác, biên bản kiểm tra hoạt động nghề cá, báo cáo sản lượng đánh bắt.

    • Đơn vị gốc: Tập hồ sơ giấy.

    • Quy đổi định mức: 50 tập hồ sơ giấy = 1 mét giá.

Ví dụ: Chi cục Thủy sản có 400 hồ sơ đăng ký tàu cá. Khi quy đổi: 400 : 50 = 8 mét giá.

Các sai sót thường gặp trong quy đổi định mức và cách khắc phục

Trong thực tiễn, không ít cơ quan, đơn vị khi thực hiện quy đổi định mức bảo quản tài liệu gặp phải những sai sót dẫn đến số liệu không chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập kế hoạch, dự toán và báo cáo thống kê. Dưới đây là những lỗi phổ biến và hướng khắc phục:

1. Nhầm lẫn giữa đơn vị tính gốc và đơn vị quy đổi

• Sai sót thường gặp: Nhiều cán bộ lưu trữ mới chỉ quen tính số tập hồ sơ, số cuốn sổ, số tờ bản đồ… nhưng khi lập báo cáo lại nhầm lẫn ghi trực tiếp con số đó mà không quy đổi về mét giá.

• Hậu quả: Báo cáo thống kê bị phóng đại hoặc thu nhỏ so với thực tế, dẫn đến sai lệch trong dự toán nhân lực và kinh phí.

• Cách khắc phục: Luôn đối chiếu bảng định mức chuẩn của Bộ Nội vụ, thực hiện quy đổi trung gian trước khi lập báo cáo. Nên có sổ theo dõi riêng cho việc quy đổi để tránh nhầm lẫn.

2. Quy đổi cứng nhắc, không tính đến đặc thù tài liệu

• Sai sót thường gặp: Cứ áp công thức chung (ví dụ: 50 tập hồ sơ = 1 mét giá) mà không xét đến hồ sơ dày hay mỏng, chất liệu đặc biệt (giấy dó, bản đồ vẽ tay, giấy nến).

• Hậu quả: Khối lượng bảo quản thực tế chênh lệch so với báo cáo; khi đưa vào chỉnh lý, số liệu không khớp, gây khó khăn cho quản lý kho.

• Cách khắc phục: Kết hợp định mức chung với khảo sát thực tế. Nếu có khác biệt đáng kể, cần có ghi chú kèm theo trong báo cáo.

3. Không tách riêng từng loại tài liệu trước khi quy đổi

• Sai sót thường gặp: Gom tất cả hồ sơ vào chung một đơn vị tính (mét giá) mà không phân biệt tài liệu giấy, bản đồ, phim ảnh, tài liệu số.

• Hậu quả: Không phản ánh đúng cơ cấu tài liệu, gây khó khăn trong công tác bảo quản chuyên biệt (ví dụ: bản đồ cần giá treo, tài liệu số cần máy chủ).

• Cách khắc phục: Khi lập báo cáo phải tách riêng từng loại: hồ sơ giấy, hồ sơ bản đồ, hồ sơ phim ảnh, hồ sơ điện tử… Mỗi loại áp công thức quy đổi riêng.

4. Lạm dụng làm tròn số liệu

• Sai sót thường gặp: Thay vì ghi chính xác 2,4 mét giá thì cán bộ lưu trữ làm tròn thành 2 mét hoặc 3 mét.

• Hậu quả: Sai lệch tích lũy qua nhiều năm khiến số liệu tổng hợp của cơ quan bị vênh lớn so với thực tế.

• Cách khắc phục: Chỉ làm tròn ở mức một chữ số thập phân (ví dụ: 2,4 mét giá → 2,4 mét; 2,36 → 2,4 mét). Không làm tròn nguyên khi số liệu chưa đủ lớn.

5. Không cập nhật định mức mới ban hành

• Sai sót thường gặp: Vẫn sử dụng các văn bản cũ (như Quyết định 05/2007/QĐ-BNV) mà chưa chuyển sang Thông tư 09/2011/TT-BNV hay Thông tư 05/2025/TT-BNV.

• Hậu quả: Cách tính lạc hậu, không còn phù hợp với thực tiễn quản lý, dẫn đến báo cáo không được chấp nhận.

• Cách khắc phục: Thường xuyên theo dõi văn bản mới, cập nhật kịp thời vào quy trình quy đổi. Mỗi khi có thay đổi, phải tổ chức tập huấn nội bộ để đồng bộ cách tính.

6. Thiếu ghi chép minh chứng quy đổi

• Sai sót thường gặp: Chỉ ghi kết quả cuối cùng trong báo cáo mà không lưu lại cách tính, số liệu đầu vào.

• Hậu quả: Khi thanh tra, kiểm tra, cán bộ không giải trình được tại sao có con số đó → mất uy tín nghiệp vụ.

• Cách khắc phục: Lập sổ theo dõi quy đổi, lưu kèm file excel tính toán. Khi gửi báo cáo, nên có phụ lục tóm tắt cách tính để minh bạch.

7. Quy đổi theo ước lượng chủ quan

• Sai sót thường gặp: Một số cán bộ lưu trữ quen mắt, ước lượng “khoảng 5 mét giá” mà không đo đếm hoặc quy đổi theo chuẩn.

• Hậu quả: Số liệu thiếu chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch nhân lực – kinh phí.

• Cách khắc phục: Luôn đo đạc thực tế bằng thước mét hoặc kiểm đếm theo tập hồ sơ. Không sử dụng ước lượng chủ quan trong báo cáo chính thức.

8. Không thống nhất số liệu giữa các bộ phận

• Sai sót thường gặp: Bộ phận lưu trữ quy đổi ra 10 mét giá, bộ phận tài chính lại tính thành 12 mét giá do cách hiểu khác nhau.

• Hậu quả: Báo cáo tổng hợp gửi lên cấp trên bị trả lại, mất thời gian hiệu chỉnh.

• Cách khắc phục: Phải thống nhất cách quy đổi ngay từ đầu, có biên bản phối hợp giữa bộ phận lưu trữ và tài chính.

Quy trình 5 bước thực hiện quy đổi định mức bảo quản tài liệu

Để bảo đảm công tác quy đổi định mức lao động trong bảo quản tài liệu lưu trữ được thống nhất, chính xác và dễ áp dụng trong thực tế, cán bộ lưu trữ nên thực hiện theo một quy trình chuẩn gồm 5 bước sau:

Bước 1. Khảo sát và phân loại tài liệu cần quy đổi

• Trước hết, cán bộ lưu trữ phải tiến hành kiểm kê sơ bộ khối lượng tài liệu hiện có trong kho hoặc chuẩn bị đưa vào bảo quản.

• Việc khảo sát phải làm rõ: loại tài liệu (giấy, bản đồ, phim ảnh, tài liệu số), hình thức tài liệu (tập hồ sơ, cuốn sổ, tờ rời), và tình trạng vật lý của tài liệu (mới, cũ, xuống cấp).

• Đây là bước quan trọng vì mỗi loại tài liệu có cách quy đổi khác nhau. Nếu phân loại sai ngay từ đầu, toàn bộ quy đổi sau sẽ bị sai lệch.

Bước 2. Xác định đơn vị tính gốc

• Mỗi loại tài liệu có đơn vị tính gốc riêng: hồ sơ giấy thường tính theo tập hồ sơ, sổ sách tính theo cuốn, bản đồ theo tờ hoặc bó, phim ảnh theo cuộn, tài liệu số theo gigabyte (GB).

• Cán bộ lưu trữ phải thống kê chính xác số lượng theo đơn vị gốc. Ví dụ: 250 tập hồ sơ, 120 cuốn sổ, 80 tờ bản đồ.

• Tất cả số liệu này phải được ghi chép đầy đủ vào sổ kiểm kê hoặc biểu mẫu thống kê để làm căn cứ quy đổi.

Bước 3. Áp dụng công thức quy đổi sang mét giá chuẩn

• Dựa vào các thông tư, quyết định hiện hành của Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên & Môi trường, áp dụng các công thức quy đổi đã ban hành.

• Ví dụ:

  • Hồ sơ giấy: 50 tập hồ sơ = 1 mét giá.

  • Sổ sách: 30 cuốn sổ = 1 mét giá.

  • Bản đồ khổ lớn: 80 tờ = 1 mét giá.

  • Tài liệu điện tử: 10 GB = 1 mét giá tương đương (quy đổi theo chuẩn lưu trữ số).

• Nếu tài liệu không khớp với công thức chuẩn (ví dụ tập hồ sơ quá dày hoặc quá mỏng), cần có ghi chú điều chỉnh cụ thể.

Bước 4. Ghi chép và lập bảng thống kê quy đổi

• Sau khi có kết quả quy đổi, cán bộ lưu trữ lập bảng thống kê quy đổi, trong đó phải có các cột:

  • Loại tài liệu.

  • Số lượng đơn vị gốc.

  • Công thức quy đổi áp dụng.

  • Kết quả tính ra mét giá.

• Bảng thống kê này phải được lưu kèm trong hồ sơ báo cáo và có chữ ký của cán bộ thực hiện.

• Đây là bước đảm bảo tính minh bạch, có căn cứ để giải trình khi cơ quan cấp trên hoặc cơ quan thanh tra, kiểm tra yêu cầu.

Bước 5. Thẩm định và đưa vào báo cáo chính thức

• Trước khi đưa vào báo cáo tổng hợp, số liệu quy đổi phải được kiểm tra chéo giữa cán bộ lưu trữ và cán bộ phụ trách kế hoạch – tài chính.

• Nếu có chênh lệch, cần đối chiếu lại sổ thống kê, đo đạc lại thực tế để thống nhất con số cuối cùng.

• Sau đó, số liệu này mới được đưa vào báo cáo chính thức gửi lãnh đạo cơ quan hoặc cơ quan quản lý cấp trên.

Ví dụ thực tiễn chi tiết về quy đổi định mức trong cơ quan ngành Tài nguyên & Môi trường 

Bước 1. Khảo sát tài liệu hiện có

Qua kiểm kê sơ bộ, kho lưu trữ hiện hành của chi cục có các loại tài liệu sau:

• • • 4.500 tập hồ sơ địa chính (tài liệu giấy, dạng hồ sơ).

    • 1.200 cuốn sổ đăng ký biến động đất đai (tài liệu giấy, dạng sổ).

    • 320 tờ bản đồ địa chính khổ lớn (tài liệu bản đồ).

    • 80 hộp tài liệu môi trường (mỗi hộp khoảng 25 tập).

    • 150 GB dữ liệu đo đạc số hóa (tài liệu điện tử).

Như vậy, đây là một phông tài liệu đa dạng, bao gồm cả giấy, sổ, bản đồ, hồ sơ hộp và dữ liệu số.

Bước 2. Xác định đơn vị tính gốc

• • • Hồ sơ giấy: tính theo tập.

    • Sổ đăng ký: tính theo cuốn.

    • Bản đồ địa chính: tính theo tờ.

    • Hồ sơ môi trường: tính theo hộp (sau đó quy đổi ra mét giá theo chuẩn).

    • Tài liệu số: tính theo GB.

Việc xác định đơn vị tính gốc rõ ràng giúp việc quy đổi không bị nhầm lẫn.

Bước 3. Quy đổi sang mét giá chuẩn

Áp dụng công thức định mức:

• Hồ sơ giấy: 50 tập = 1 mét giá.

  • • 4.500 tập = 4.500 : 50 = 90 mét giá.

• Sổ đăng ký: 30 cuốn = 1 mét giá.

  • • 1.200 cuốn = 1.200 : 30 = 40 mét giá.

• Bản đồ địa chính: 80 tờ = 1 mét giá.

  • • 320 tờ = 320 : 80 = 4 mét giá.

• Hồ sơ môi trường (theo hộp): 25 tập = 0,5 mét giá.

  • • 80 hộp x 0,5 = 40 mét giá.

• Tài liệu điện tử: 10 GB = 1 mét giá.

  • • 150 GB = 150 : 10 = 15 mét giá.

Tổng cộng: 90 + 40 + 4 + 40 + 15 = 189 mét giá.

Bước 4. Tính toán định mức lao động

Theo quy định, 1 mét giá tài liệu giấy = 2,534 công lao động.

=> 189 mét giá x 2,534 = 478,926 công lao động.

Nếu tính trung bình mỗi cán bộ lưu trữ làm việc 250 ngày công/năm, thì cần khoảng:

=> 478,926 : 250 ≈ 1,9 người-năm công lao động.

Điều này có nghĩa, để hoàn thành khối lượng công việc bảo quản 189 mét giá tài liệu, đơn vị cần ít nhất 2 cán bộ lưu trữ làm việc toàn thời gian trong 1 năm.

Bước 5. Ghi chép và báo cáo

Cán bộ lưu trữ lập báo cáo tổng hợp với nội dung sau:

• • • Tổng số lượng tài liệu: 4.500 tập hồ sơ, 1.200 sổ, 320 tờ bản đồ, 80 hộp hồ sơ môi trường, 150 GB dữ liệu số.

    • Tổng số quy đổi: 189 mét giá.

    • Tổng số công lao động: 478,926 công ≈ 2 cán bộ/năm.

    • Kiến nghị: bố trí đủ nhân lực, kinh phí vật tư (găng tay, khẩu trang, cây lau nhà, thiết bị hỗ trợ như quạt, đèn, máy hút ẩm) theo định mức.

Báo cáo này được trình lãnh đạo chi cục phê duyệt, sau đó gửi Sở Tài nguyên & Môi trường để tổng hợp báo cáo toàn ngành.

Một số lưu ý trong thực hành quy đổi định mức bảo quản tài liệu 

• Lưu ý về đặc điểm tài liệu

  • • Tài liệu giấy in offset, giấy thường, có độ bền vật lý khác so với tài liệu giấy dó, giấy thủ công hoặc tài liệu trên da, lụa. Khi quy đổi định mức cần xem xét yếu tố này, tránh việc đánh đồng.

    • Tài liệu có hình ảnh, bản đồ, bản vẽ kỹ thuật thường lớn, cồng kềnh, khó thao tác hơn, vì vậy cần quy đổi sang khối lượng công việc lớn hơn so với hồ sơ giấy A4 thông thường.

    • Tài liệu bị hư hỏng (ẩm mốc, mục rách, mực phai) yêu cầu xử lý bảo quản tốn nhiều thời gian hơn, phải được nhân đôi hoặc nhân ba định mức khi quy đổi.

• Lưu ý về quy mô kho lưu trữ

• • • Kho nhỏ (dưới 1.000 mét giá tài liệu): nhân lực ít nhưng công việc phân tán, việc quy đổi định mức có thể áp dụng trực tiếp theo văn bản hướng dẫn.

    • Kho trung bình (1.000–5.000 mét giá): nên áp dụng quy đổi định mức theo nhóm công việc (ví dụ: 1 cán bộ phụ trách vệ sinh định kỳ cho 500 mét giá, 1 cán bộ phụ trách báo cáo số liệu cho toàn bộ kho).

    • Kho lớn (trên 5.000 mét giá): cần chia thành các phân khu và tính định mức theo từng khu để tránh tình trạng thiếu đồng đều, bảo đảm có sự giám sát chặt chẽ.

• Lưu ý về yếu tố môi trường và thiết bị

• • • Kho có trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ, hút ẩm, báo cháy, camera giám sát thì khối lượng công việc trực tiếp của nhân viên bảo quản có thể giảm, nhưng đổi lại khối lượng kiểm tra vận hành, ghi chép nhật ký và lập báo cáo tăng lên.

    • Kho không có trang thiết bị hiện đại, công việc thủ công nhiều, cần quy đổi định mức cao hơn, vì việc vệ sinh, kiểm tra, ghi chép đều làm thủ công.

• Lưu ý về năng lực và kinh nghiệm nhân sự

• • • Kỹ thuật viên mới vào nghề thường cần thời gian thao tác lâu hơn so với người có kinh nghiệm, vì vậy khi xây dựng định mức nên tính theo mặt bằng chung, nhưng trong thực tế phân công nên ưu tiên ghép nhóm có cả người kinh nghiệm và người mới để bảo đảm hiệu suất.

    • Kỹ sư hoặc cán bộ phụ trách chuyên môn thường kiêm nhiệm nhiều việc (giám sát, lập báo cáo, xử lý tình huống), nên định mức quy đổi cho vị trí này cần linh hoạt và được dự phòng thêm thời gian so với kỹ thuật viên.

• Lưu ý về tần suất và chu kỳ công việc

• • • Công việc vệ sinh, lau chùi thường theo chu kỳ tuần/tháng, trong khi công việc báo cáo, thống kê thường theo chu kỳ quý/năm. Khi quy đổi định mức, cần phân biệt để tránh tính gộp hoặc bỏ sót.

    • Một số công việc chỉ phát sinh đột xuất (xử lý sự cố nấm mốc, chống dột trần kho, di chuyển tài liệu khi xây dựng cơ sở mới), không thể đưa vào định mức thường xuyên, nhưng cần có quỹ dự phòng nhân lực.

• Lưu ý về sự phối hợp giữa các nhóm

• 1. • Trong một số trường hợp, nhóm bảo quản trực tiếp và nhóm lập báo cáo có thể chồng chéo (ví dụ: kỹ thuật viên vừa ghi nhật ký vừa hỗ trợ tổng hợp số liệu). Khi quy đổi định mức, phải làm rõ đâu là phần công việc chính, đâu là hỗ trợ, để tránh “nhân đôi” hoặc bỏ sót khối lượng lao động.

     • Nên xác định rõ trách nhiệm cá nhân trong nhóm ba người hay hai người. Trường hợp một người vắng mặt (nghỉ phép, ốm đau), cần có cơ chế quy đổi định mức bổ sung để tránh ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình bảo quản.

• Lưu ý về sự thay đổi định kỳ

• • • Định mức bảo quản không phải là con số cố định bất biến. Thực tế mỗi 2–3 năm cần xem xét, đánh giá lại để điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của khối lượng tài liệu, tình trạng kho, thiết bị và năng lực nhân sự.

    • Quy đổi định mức cũng cần linh hoạt theo giai đoạn. Ví dụ: giai đoạn đầu tiếp nhận một khối tài liệu mới thường cần nhiều nhân lực hơn giai đoạn kho đã ổn định.

• Lưu ý về pháp lý và chuẩn mực nghiệp vụ

• • • Khi quy đổi định mức, phải tuân thủ các hướng dẫn, thông tư, tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến công tác lưu trữ và bảo quản. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ người thực hiện, tránh sai phạm khi thanh tra, kiểm tra.

    • Nếu cơ quan tự xây dựng định mức riêng, cần ban hành thành văn bản nội bộ, được lãnh đạo phê duyệt, để làm căn cứ chính thức khi áp dụng.

Các ví dụ thực tiễn về quy đổi định mức trong cơ quan lưu trữ 

Ví dụ 1: Vệ sinh, bảo quản định kỳ tại kho 1.500 mét giá tài liệu

Một chi cục trực thuộc Bộ quản lý có kho tài liệu với tổng dung tích 1.500 mét giá. Kho được chia thành 3 phòng, mỗi phòng khoảng 500 mét giá.

• • Khối lượng công việc thực tế:

    • • Vệ sinh bề mặt giá, hộp, bìa hồ sơ.

      • Hút bụi nền, trần, lau cửa sổ, quạt thông gió.

      • Kiểm tra nhanh tình trạng mốc, côn trùng.

      • Ghi nhật ký tình trạng từng phòng.

  • Quy đổi định mức:

    • • Theo chuẩn định mức, 1 kỹ thuật viên có thể vệ sinh, ghi chép khoảng 300–400 mét giá trong một tuần làm việc.

      • Như vậy, để bảo đảm vệ sinh toàn bộ kho 1.500 mét giá trong 1 tháng, cần ít nhất 3 kỹ thuật viên (mỗi người phụ trách 500 mét giá/tháng).

      • Bố trí: 02 KTV chuyên vệ sinh, 01 KTV vừa vệ sinh vừa ghi nhật ký.

  • Bài học rút ra: Nếu chỉ tính chung “mỗi kho cần 02 KTV” sẽ không đủ cho khối lượng công việc thực tế. Phải dựa vào số mét giá và khả năng thao tác mới quy đổi đúng.

Ví dụ 2: Lập báo cáo bảo quản định kỳ hàng quý

Một trung tâm lưu trữ của sở có nhiệm vụ lập báo cáo quý gửi về Bộ.

• • Khối lượng công việc thực tế:

    • • Tổng hợp số liệu về tình trạng tài liệu (mốc, hư hỏng, biến động số lượng).

      • Tổng hợp nhật ký vệ sinh, nhật ký nhiệt ẩm.

      • Soạn báo cáo khoảng 15–20 trang, kèm phụ lục số liệu.

  • Quy đổi định mức:

    • • Thông thường, 01 kỹ thuật viên chỉ đủ sức hỗ trợ tổng hợp số liệu, không thể đồng thời phân tích và viết báo cáo.

      • Vì vậy, cần ít nhất 02 người: 01 KTV (tổng hợp) và 01 kỹ sư (phân tích, soạn báo cáo).

      • Định mức lao động quy đổi là 0,5 tháng công/01 báo cáo (02 người chia đều).

  • Bài học rút ra: Nhóm 02 người là tối thiểu, nếu chỉ giao cho 01 người, chất lượng báo cáo sẽ thấp và dễ chậm hạn nộp.

Ví dụ 3: Xử lý sự cố nấm mốc đột xuất

Tại một cơ quan huyện, sau đợt mưa lớn, kho tài liệu bị thấm nước gây mốc trên khoảng 200 mét giá.

• • Khối lượng công việc thực tế:

    • • Di chuyển toàn bộ hồ sơ bị ảnh hưởng.

      • Phơi khô, khử mốc bằng dung dịch bảo quản.

      • Lập biên bản, báo cáo sự cố.

  • Quy đổi định mức:

    • • Bình thường, 01 KTV xử lý mốc chỉ có thể làm khoảng 10–15 mét giá/ngày.

      • Với 200 mét giá, cần ít nhất 15 ngày công. Nếu chỉ có 02 KTV, sẽ mất khoảng 1 tháng.

      • Để đảm bảo khẩn cấp, phải quy đổi bổ sung: huy động thêm 03–04 người, chia thành các nhóm thao tác song song.

  • Bài học rút ra: Khi sự cố phát sinh, định mức bình thường không còn phù hợp. Cần quy đổi linh hoạt, tăng cường nhân sự tạm thời để xử lý nhanh.

Ví dụ 4: Lập hồ sơ chỉnh lý, phân loại tài liệu tồn đọng

Một kho cấp tỉnh có 500 mét giá tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, cần hoàn thành trong 01 năm.

• • Khối lượng công việc thực tế:

    • • Khảo sát, phân loại.

      • Sắp xếp theo phông, mục lục.

      • Biên mục hồ sơ.

  • Quy đổi định mức:

    • • Theo kinh nghiệm, 01 KTV xử lý chỉnh lý được 02–03 mét giá/ngày.

      • Với 500 mét giá, cần khoảng 200 ngày công (tương đương 10 tháng cho 1 người).

      • Muốn hoàn thành trong 12 tháng, cần ít nhất 02 người làm toàn thời gian.

  • Bài học rút ra: Quy đổi định mức dựa vào khối lượng công việc và thời gian yêu cầu giúp xác định số nhân sự hợp lý, tránh tình trạng “quá tải” cho 01 người.

Ví dụ 5: Bảo quản tài liệu đặc thù (bản đồ, bản vẽ khổ lớn)

Một viện nghiên cứu lưu trữ 2.000 bản đồ khổ A0 và A1.

• • Khối lượng công việc thực tế:

    • • Vệ sinh, ép plastic bảo quản, cho vào ống/hộp bản đồ.

      • Lập danh mục, số hóa hình ảnh.

  • Quy đổi định mức:

    • • 1 KTV chỉ có thể xử lý 20–30 bản/ngày vì thao tác cồng kềnh.

      • Với 2.000 bản, cần 80–100 ngày công.

      • Nếu chỉ có 1 KTV, sẽ mất gần 5 tháng. Muốn hoàn thành trong 2 tháng, cần ít nhất 3 KTV.

  • Bài học rút ra: Định mức với tài liệu khổ lớn phải quy đổi khác hẳn so với hồ sơ A4, không thể áp dụng máy móc.

Ví dụ 6: Lập báo cáo tổng kết 5 năm công tác bảo quản

Một cơ quan cấp bộ cần lập báo cáo tổng kết công tác bảo quản tài liệu 5 năm, bao gồm: thống kê toàn bộ khối lượng tài liệu, tình trạng kho, nhân lực, thiết bị.

• • Khối lượng công việc thực tế:

    • • Thu thập số liệu từ 10 đơn vị trực thuộc.

      • Tổng hợp, phân tích, đánh giá.

      • Soạn thảo báo cáo dài 50 trang kèm phụ lục chi tiết.

  • Quy đổi định mức:

    • • Nhóm 2 người chắc chắn không đủ, cần ít nhất 4 người (2 KTV tổng hợp số liệu, 1 KS phân tích, 1 KS viết báo cáo).

      • Thời gian cần ít nhất 2 tháng.

  • Bài học rút ra: Định mức bảo quản ngắn hạn (theo quý/năm) không thể áp dụng cho báo cáo tổng kết dài hạn, cần quy đổi sang mức cao hơn, có thêm nhân sự phân tích chuyên sâu.

Khung phương pháp quy đổi định mức áp dụng riêng cho ngành Tài nguyên và Môi trường 

Ngành Tài nguyên và Môi trường là một trong những ngành có khối lượng hồ sơ, tài liệu đồ sộ và đa dạng nhất ở Việt Nam. Các loại tài liệu bao gồm hồ sơ đất đai, bản đồ địa chính, hồ sơ môi trường, hồ sơ thủy lợi, hồ sơ về đê điều, hồ sơ lâm nghiệp, hồ sơ thủy sản, hồ sơ trồng trọt, chăn nuôi và nhiều nhóm hồ sơ khác. Đặc thù này đòi hỏi công tác bảo quản không chỉ tuân thủ quy định chung của ngành lưu trữ mà còn phải có hệ thống định mức và quy đổi định mức phù hợp với từng loại tài liệu chuyên ngành. 

Bước 1: Xác định khối lượng công việc ban đầu

Mỗi cơ quan cần thống kê, đo lường chính xác số mét giá tài liệu lưu trữ.

• • • Đo theo số thùng, hộp hoặc mét giá hồ sơ.

    • Đo theo diện tích tủ bản đồ hoặc mét giá bản đồ.

    • Đo theo mét giá tài liệu tương tự hồ sơ giấy thông thường.

Việc xác định khối lượng ban đầu là điều kiện tiên quyết để quy đổi định mức chính xác.

Bước 2: Xác định định mức chuẩn theo quy định

Theo Thông tư 03/2022/TT-BNNMT, định mức bảo quản tài liệu giấy hiện nay là 2,534 công/mét giá. Đây là con số cơ bản, áp dụng cho điều kiện thông thường, tài liệu còn tốt và kho bảo quản đạt tiêu chuẩn.

Bước 3: Xác định hệ số điều chỉnh theo tình trạng tài liệu

Tình trạng tài liệu quyết định trực tiếp đến khối lượng lao động thực tế. Đề xuất các hệ số điều chỉnh:

• Tài liệu bình thường: hệ số = 1,0.

• Tài liệu cũ, xuống cấp (rụng gáy, quăn mép, ố mốc nhẹ): hệ số = 1,2.

• Tài liệu hư hỏng nặng, cần tu bổ, khử nấm mốc: hệ số = 1,5–2,0.

• Tài liệu đặc thù như bản đồ khổ lớn, giấy dó: hệ số = 1,3–1,5.

Ví dụ: 100 mét giá tài liệu đất đai cũ, mốc nhẹ → 100 × 2,534 × 1,2 = 304,08 công.

Bước 4: Xác định hệ số theo môi trường và kho bảo quản

Điều kiện kho ảnh hưởng lớn đến công tác bảo quản:

• Kho chuyên dụng đạt chuẩn (nhiệt độ, độ ẩm, thiết bị): hệ số = 1,0.

• Kho tạm, kho thiếu thiết bị hút ẩm, thông gió: hệ số = 1,2.

• Kho ẩm thấp, bụi nhiều, thường xuyên bị ngập hoặc dột: hệ số = 1,5.

Ví dụ: 50 mét giá hồ sơ môi trường lưu trữ trong kho tạm → 50 × 2,534 × 1,2 = 152,04 công.

Bước 5: Xác định hệ số theo mức độ tổ chức nhân sự

Việc bố trí nhân sự ảnh hưởng đến năng suất lao động:

• Làm việc nhóm đủ 3 người (2 KTV, 1 KS giám sát): hệ số = 1,0.

• Làm việc nhóm thiếu người, chỉ có 2 nhân sự: hệ số = 1,1.

• Chỉ có 1 nhân sự đơn lẻ thực hiện: hệ số = 1,3.

Ví dụ: 30 mét giá tài liệu đê điều do 1 người làm → 30 × 2,534 × 1,3 = 98,89 công.

Bước 6: Quy đổi theo thời gian thực hiện

Tổng công sau khi tính khối lượng và hệ số điều chỉnh cần quy đổi thành thời gian thực hiện. Giả sử một công tương đương một ngày làm việc 8 giờ:

• Tổng công ÷ số nhân sự = số ngày cần thiết.

• Có thể tính ngược lại: khối lượng ÷ số ngày mong muốn = số nhân sự cần bổ sung.

Ví dụ: 200 mét giá tài liệu đất đai (tài liệu bình thường, kho chuẩn) → 200 × 2,534 = 506,8 công.
Nếu có 5 nhân sự → 506,8 ÷ 5 = 101,36 ngày.
Nếu muốn hoàn thành trong 50 ngày → 506,8 ÷ 50 = 10,13 → cần 10 nhân sự.

Bước 7: Tích hợp thiết bị hỗ trợ để điều chỉnh định mức

Nếu áp dụng máy hút bụi, máy hút ẩm, thiết bị hiện đại, có thể giảm bớt sức lao động. Đề xuất:

• Có thiết bị vệ sinh, hút bụi, hút ẩm đầy đủ: giảm 10% công lao động.

• Có hệ thống quản lý môi trường tự động: giảm thêm 5%.

• Có phần mềm quản lý hồ sơ điện tử hỗ trợ: giảm 5–7%.

Ví dụ: 100 mét giá tài liệu đất đai, 2,534 × 100 = 253,4 công. Có thiết bị hút ẩm và vệ sinh → giảm 10% còn 228,06 công.

Bước 8: Tổng hợp công thức quy đổi đề xuất

Công quy đổi = Khối lượng tài liệu (mét giá) × Định mức chuẩn (2,534) × Hệ số tình trạng tài liệu × Hệ số kho × Hệ số nhân sự × Hệ số công nghệ

Trong đó:

• • • Hệ số tình trạng tài liệu: 1,0 – 2,0

    • Hệ số kho: 1,0 – 1,5

    • Hệ số nhân sự: 1,0 – 1,3

    • Hệ số công nghệ: 0,85 – 1,0

Chi phí, dự toán ngân sách dựa trên quy đổi định mức bảo quản tài liệu 

1. Nguyên tắc chung trong tính chi phí bảo quản tài liệu

• Dựa trên định mức quy đổi lao động chuẩn: toàn bộ công việc bảo quản được quy đổi về số công chuẩn, làm căn cứ cho tính toán.

• Xác định đơn giá lao động: mỗi công lao động được gắn với chi phí nhân công theo quy định hiện hành (ví dụ: theo thang bảng lương nhà nước hoặc hợp đồng dịch vụ).

• Bổ sung chi phí vật tư, hóa chất, thiết bị: ngoài chi phí nhân công, công tác bảo quản đòi hỏi thêm nhiều khoản chi khác, phải được tính đủ, tính đúng.

• Có hệ số điều chỉnh dự phòng: để ứng phó các tình huống phát sinh (dịch côn trùng, sự cố kho, hư hỏng bất thường), thường cộng thêm 5–10% chi phí dự phòng.

2. Cấu trúc chi phí cơ bản

Chi phí bảo quản tài liệu thường chia thành 04 nhóm chính:

• Chi phí nhân công (C1) = số công quy đổi x đơn giá công lao động.

• Chi phí vật tư tiêu hao (C2): gồm khăn lau, găng tay, khẩu trang, dung dịch vệ sinh, hóa chất khử nấm mốc, giấy bọc, hồ dán, chỉ khâu, bìa cứng, hộp lưu trữ.

• Chi phí sử dụng và bảo dưỡng thiết bị (C3): gồm điện, nước, bảo dưỡng máy hút ẩm, máy hút bụi, tủ chống ẩm, tủ lạnh bảo quản đặc biệt, hệ thống điều hòa.

• Chi phí dự phòng phát sinh (C4) = 05–10% tổng (C1 + C2 + C3).

Tổng chi phí bảo quản (CT) = C1 + C2 + C3 + C4

3. Ví dụ tính toán thực tế

Giả định kho lưu trữ một Chi cục trực thuộc Sở có 1.000 mét giá tài liệu. Khảo sát cho thấy:

• • 700 mét giá cần vệ sinh định kỳ.

  • 200 mét giá cần xử lý hóa chất chống mốc.

  • 100 mét giá cần tu sửa, gia cố.

Áp dụng định mức:

• • Vệ sinh: 700 x 0,5 = 350 công.

  • Xử lý hóa chất: 200 x 1 = 200 công.

  • Tu sửa: 100 x 2 = 200 công.

Tổng cộng: 750 công chuẩn.

Giả sử:

• • Đơn giá công lao động = 250.000 đồng/công (theo hợp đồng dịch vụ).

  • Chi phí vật tư tiêu hao trung bình = 50.000 đồng/công.

  • Chi phí thiết bị, điện nước = 10% chi phí nhân công.

  • Chi phí dự phòng = 5% tổng (C1 + C2 + C3).

Tính toán:

• • C1 = 750 x 250.000 = 187.500.000 đồng.

  • C2 = 750 x 50.000 = 37.500.000 đồng.

  • C3 = 10% x 187.500.000 = 18.750.000 đồng.

  • C4 = 5% x (187.500.000 + 37.500.000 + 18.750.000) = 12.187.500 đồng.

Tổng chi phí dự toán CT = 255.937.500 đồng.

Đây là số tiền cần đưa vào kế hoạch ngân sách năm, kèm theo thuyết minh chi tiết để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

4. Một số lưu ý trong tính chi phí

• Không chỉ dựa vào lao động: nếu bỏ qua vật tư và chi phí thiết bị, kế hoạch sẽ thiếu thực tế, dẫn đến thiếu hụt trong triển khai.

• Chú ý yếu tố khấu hao: máy hút ẩm, máy lọc khí, tủ lạnh bảo quản mẫu giấy hiếm đều có tuổi thọ, cần trích khấu hao hằng năm.

• Chi phí vận chuyển: trong nhiều trường hợp phải chuyển tài liệu từ kho đến nơi xử lý bảo quản, cần bổ sung chi phí này.

• Phân biệt chi phí thường xuyên và đột xuất: vệ sinh, kiểm tra là thường xuyên; phục chế tài liệu quý là đột xuất, nên lập kế hoạch riêng.

5. Kinh nghiệm lập dự toán ngân sách hiệu quả

• Lập dự toán theo giai đoạn: thay vì tính gộp một lần, có thể chia theo quý hoặc nửa năm để dễ kiểm soát.

• Đưa vào kế hoạch chi tiết: mỗi loại công việc (vệ sinh, xử lý mốc, phục chế) phải có dòng chi phí riêng, không gộp chung.

• Bám sát giá thị trường: đơn giá lao động, hóa chất, vật tư thay đổi theo thời gian, cần khảo sát giá thực tế trước khi lập dự toán.

• Có sự phối hợp giữa chuyên môn và tài chính: cán bộ lưu trữ lập thuyết minh kỹ thuật, cán bộ tài chính tính toán cân đối, từ đó tạo dự toán chính xác.

NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Định mức lao động trong bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy ngành TN&MT 

QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KTKT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY THEO TT16/2023/TT-BNV 

Định mức kỹ thuật Bảo quản kho, tài liệu lưu trữ ngành TN&MT 

Định mức kinh tế - kỹ thuật 

Định mức lao động trong tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy ngành TN 

CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ, NGHE NHÌN, PHIM ẢNH VÀ TÀI LIỆU ĐẶC  

QUY ĐỊNH KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH TN&MT

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 01)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 02) 

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 03) 

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ DẠNG GIẤY NGÀNH TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 

SỔ TAY THỰC HÀNH  Chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu