1. Bảo quản tài liệu lưu trữ số

1.1. Đặc điểm và nguy cơ

Tài liệu lưu trữ số được hình thành từ quá trình số hóa hoặc tạo lập trực tiếp bằng công nghệ thông tin. Ưu điểm là lưu giữ khối lượng lớn, tra cứu nhanh, nhưng rủi ro cao về an ninh mạng, sự cố kỹ thuật và lỗi thời công nghệ.

Các nguy cơ phổ biến:

• Mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc sự cố điện.
  
  

• Nhiễm vi-rút, mã độc, tấn công mạng.
  
  

• Lỗi định dạng hoặc công nghệ lỗi thời khiến tài liệu không đọc được.
  
  

• Sai lệch dữ liệu trong quá trình sao lưu hoặc chuyển đổi.
  
  

1.2. Yêu cầu kỹ thuật bảo quản

• Bảo mật và an toàn thông tin: áp dụng các phần mềm diệt vi-rút, tường lửa, hệ thống mã hóa dữ liệu.
  
  

• Sao lưu định kỳ: dữ liệu phải được sao lưu trên ít nhất hai phương tiện khác nhau (ổ cứng chuyên dụng, máy chủ, điện toán đám mây).
  
  

• Kiểm tra định kỳ: thường xuyên kiểm tra khả năng truy cập, đối chiếu với bản gốc để bảo đảm dữ liệu không bị hỏng.
  
  

• Tiêu chuẩn đầu vào: dữ liệu số phải được nhập kho theo chuẩn định dạng, có metadata mô tả để tra cứu, không chấp nhận tệp lỗi hoặc thiếu thông tin.
  
  

• Kế hoạch dự phòng: đơn vị phải có phương án ứng phó với các cuộc tấn công mạng, kế hoạch phục hồi dữ liệu khi có sự cố.
  
  

1.3. Quy trình thực hiện

1. Tiếp nhận dữ liệu, kiểm tra định dạng, xác nhận không nhiễm mã độc.
   
   

2. Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý tài liệu số, gắn metadata đầy đủ.
   
   

3. Sao lưu dự phòng ngay sau khi nhập kho.
   
   

4. Kiểm tra định kỳ 3 tháng một lần để phát hiện sớm lỗi dữ liệu.
   
   

5. Ghi nhật ký bảo quản điện tử, nêu rõ thời điểm và kết quả kiểm tra.
   
   

2. Bảo quản tài liệu nghe nhìn (băng, đĩa, thiết bị lưu trữ)

2.1. Đặc điểm và nguy cơ

Tài liệu nghe nhìn gồm băng từ, đĩa quang, ổ lưu trữ di động, có ưu thế về dung lượng và hình thức thể hiện, nhưng dễ hư hỏng do từ tính suy giảm, trầy xước bề mặt, hay lỗi thời công nghệ.

2.2. Yêu cầu bảo quản

• Môi trường lưu trữ: kho phải duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định, tránh ánh sáng trực tiếp và bụi bẩn.
  
  

• Đóng hộp bảo vệ: băng, đĩa cần để trong hộp nhựa kín, có nhãn dán thông tin.
  
  

• Số hóa: cần nhanh chóng chuyển đổi nội dung sang định dạng số để hạn chế sự xuống cấp vật lý và nguy cơ thiết bị đọc bị lỗi thời.
  
  

• Kiểm tra định kỳ: thường xuyên bật kiểm tra một số mẫu để bảo đảm dữ liệu chưa suy giảm.
  
  

2.3. Quy trình thực hiện

1. Vệ sinh băng, đĩa trước khi nhập kho.
   
   

2. Đặt trong hộp bảo vệ, xếp trên giá chuyên dụng.
   
   

3. Sắp xếp theo loại hình (âm thanh, hình ảnh, hỗn hợp).
   
   

4. Tiến hành số hóa theo lộ trình, bảo đảm định dạng mở và phổ biến.
   
   

5. Lập nhật ký bảo quản, ghi kết quả kiểm tra định kỳ.
   
   

3. Bảo quản tài liệu phim ảnh, vi phim, vi phiếu

3.1. Đặc điểm và nguy cơ

Tài liệu phim, vi phim, vi phiếu được lưu trữ trên nền phim nhựa hoặc vật liệu nhạy sáng. Các tài liệu này có tuổi thọ giới hạn, dễ bị giòn, mốc, hoặc dính chặt vào nhau khi môi trường không ổn định.

3.2. Yêu cầu bảo quản

• Kho lạnh: nhiệt độ thấp, độ ẩm phù hợp (thường 5–10°C và độ ẩm 30–40%) để kéo dài tuổi thọ.
  
  

• Hộp chứa chuyên dụng: phim và vi phim phải đặt trong hộp kín, có lỗ thoát khí.
  
  

• Kiểm tra định kỳ: thường xuyên quan sát dấu hiệu đổi màu, mốc, dính, để xử lý kịp thời.
  
  

• Ngăn ngừa lây nhiễm: phim bị mốc phải được cách ly để không lây sang tài liệu khác.
  
  

3.3. Quy trình thực hiện

1. Phân loại phim và vi phim theo loại nhựa, kích thước.
   
   

2. Đặt trong hộp bảo quản chuyên dụng, ghi nhãn rõ ràng.
   
   

3. Sắp xếp trong kho lạnh, có hệ thống giám sát nhiệt độ – độ ẩm.
   
   

4. Kiểm tra định kỳ, ít nhất 6 tháng một lần, lập báo cáo tình trạng.
   
   

5. Nếu phát hiện dấu hiệu hư hỏng, phải xử lý phục chế hoặc số hóa ngay.
   
   

4. Bảo quản tài liệu đặc thù (bản kẽm, mộc bản, tài liệu khác)

4.1. Đặc điểm và nguy cơ

Các dạng tài liệu này thường độc bản, có giá trị lịch sử – văn hóa đặc biệt. Nguy cơ chủ yếu là ăn mòn, cong vênh, mối mọt và biến dạng do môi trường.

4.2. Yêu cầu bảo quản

• Điều kiện môi trường ổn định: nhiệt độ và độ ẩm phù hợp, hạn chế biến động đột ngột.
  
  

• Ngăn ngừa tác nhân phá hoại: xử lý chống mối mọt, chống gỉ kim loại.
  
  

• Bảo quản theo đặc thù: mộc bản cần để trong hộp gỗ chống ẩm, bản kẽm cần bọc giấy chống gỉ và để trong kho khô ráo.
  
  

4.3. Quy trình thực hiện

1. Vệ sinh bề mặt bằng dụng cụ chuyên dụng.
   
   

2. Phân loại theo chất liệu và niên đại.
   
   

3. Đặt trong hộp hoặc bọc bảo vệ phù hợp.
   
   

4. Sắp xếp riêng biệt trong kho, không để lẫn với tài liệu giấy.
   
   

5. Ghi chép nhật ký bảo quản, theo dõi định kỳ hàng năm.
   
   

5. Dự phòng cho tài liệu đang phát sinh

Đối với những phông lưu trữ hoặc khối tài liệu vẫn tiếp tục phát sinh hồ sơ, đơn vị phải dự trù vị trí lưu trữ ít nhất cho khối lượng tài liệu phát sinh trong 05 năm. Đây là yêu cầu bắt buộc để tránh tình trạng quá tải kho và phải di chuyển nhiều lần, gây rủi ro hư hỏng tài liệu.

6. Cập nhật dữ liệu đặc tả vào hệ thống quản lý điện tử

Mọi tài liệu (giấy, số, phim, nghe nhìn, đặc thù) sau khi được bảo quản đều phải cập nhật dữ liệu đặc tả vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của ngành. Thông tin đặc tả bao gồm: mã phông, ký hiệu hồ sơ, số lượng, tình trạng vật lý, thời hạn bảo quản, và các biện pháp đã áp dụng.

Việc cập nhật này giúp quản lý tập trung, tra cứu nhanh chóng và phục vụ khai thác trực tuyến.