HƯỚNG DẪN

Quản lý hồ sơ, tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng, gắn kết trực tiếp công tác văn thư với công tác lưu trữ. Thực hiện tốt hoạt động này không chỉ bảo đảm cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho hoạt động quản lý, điều hành mà còn góp phần giữ gìn bí mật Nhà nước, phát huy giá trị lịch sử – pháp lý của tài liệu. Bài viết phân tích những yêu cầu, nguyên tắc và quy trình nghiệp vụ cốt lõi trong quản lý hồ sơ, tài liệu, trên cơ sở các quy định mới của Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, Thông tư 05/2025/TT-BNV, Thông tư 06/2025/TT-BNV và tiêu chuẩn TCVN 9250:2012. 

Vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu 

Quản lý hồ sơ khoa học giúp cơ quan:

• • Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác, phục vụ giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.

  • Đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và đơn vị theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

  • Gắn kết chặt chẽ công tác văn thư với công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý.

Đối với công chức, viên chức:

• • Việc lập và quản lý hồ sơ đầy đủ là căn cứ khoa học để đề xuất, xử lý công việc, nâng cao chất lượng và trách nhiệm.

Đối với cơ quan:

• • Quản lý hồ sơ tốt giúp nắm chắc tiến độ, chất lượng công việc, quản lý chặt chẽ tài liệu; tránh tình trạng nộp lưu lộn xộn, bó gói, gây khó khăn cho lưu trữ.

  • Góp phần xây dựng nền nếp khoa học, hiện đại trong công tác văn thư – lưu trữ.

Chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu 

Theo Điều 23 Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 05/2025/TT-BNV, công tác quản lý hồ sơ bao gồm:

Đăng ký, thu thập, bảo đảm an toàn và phát huy giá trị tài liệu từ khi hình thành đến khi tiêu hủy hoặc chuyển vào lưu trữ lịch sử.

Quy định đối với cá nhân (công chức, viên chức):

• • Giữ gìn bí mật, không mang tài liệu về nhà hoặc đến nơi không liên quan.

  • Hồ sơ, tài liệu hết giờ làm việc phải cất trong tủ có khóa; ngày nghỉ, lễ phải niêm phong.

  • Hồ sơ mật phải bảo quản riêng, theo đúng chế độ.

Quy định đối với đơn vị, phòng ban:

• • Phân loại, sắp xếp hồ sơ khoa học, có cặp, hộp riêng.

  • Thực hiện giao nộp hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hàng năm.

  • Không được tự ý tiêu hủy hồ sơ; việc tiêu hủy phải tuân thủ quy trình, có Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Quy định đối với Bộ phận Lưu trữ:

• • Quản lý trực tiếp kho lưu trữ; bảo quản thường xuyên, định kỳ.

  • Tu bổ, phục chế hồ sơ có nguy cơ hư hỏng; bảo hiểm tài liệu quý hiếm.

  • Phòng, chống cháy nổ, thiên tai, nấm mốc, côn trùng.

  • Tham mưu bố trí cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí bảo quản.

Các công việc trong quản lý hồ sơ, tài liệu 

6. Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu

• Cán bộ tra cứu hồ sơ phải tuân thủ nội quy.

• Tài liệu mật chỉ được khai thác theo đúng thẩm quyền.

• Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, kết hợp số hóa để nâng cao hiệu quả tra cứu.