Trong mọi cơ quan, tổ chức, hồ sơ và tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin vô giá, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động, quản lý và điều hành. Đặc biệt, đối với các hồ sơ đã giải quyết xong, việc bảo quản cẩn thận, khoa học là yêu cầu tất yếu nhằm phục vụ tra cứu, tham khảo khi cần thiết. Do đó, công tác sắp xếp hồ sơ, tài liệu giấy có ý nghĩa quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đảm bảo tính pháp lý và giá trị lịch sử của tài liệu. 

THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu không chỉ là phương tiện ghi lại hoạt động quản lý, điều hành mà còn là bằng chứng pháp lý, là ký ức của đơn vị và là một phần quan trọng của di sản quốc gia. Tuy nhiên, tài liệu chỉ thực sự phát huy giá trị khi được thu thập, lập hồ sơ và bảo quản đúng quy trình.

Trong công tác lưu trữ, khâu thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành luôn được coi là bước đi đầu tiên và có ý nghĩa quyết định. Một hồ sơ chỉ có giá trị khi phản ánh đầy đủ, trung thực và có hệ thống về hoạt động của cơ quan, đơn vị. Việc thu thập thiếu sót hoặc sắp xếp tùy tiện sẽ làm giảm đáng kể giá trị khai thác, thậm chí gây khó khăn cho quản lý về sau.

Không ngẫu nhiên mà các văn bản pháp luật về lưu trữ của Nhà nước đều đặt yêu cầu chặt chẽ về thu thập và lập hồ sơ hiện hành, coi đây là trách nhiệm hàng đầu của cán bộ, công chức. Nói cách khác, làm tốt bước đầu này chính là “đặt móng” vững chắc cho toàn bộ tòa nhà lưu trữ.

Vai trò của thu thập tài liệu

Thu thập tài liệu là quá trình tập hợp, lựa chọn, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ ngay từ khi công việc còn đang diễn ra. Đây không chỉ là thao tác kỹ thuật mà còn mang tính chất khoa học và pháp lý.

Một hồ sơ được thu thập đầy đủ, logic và chính xác sẽ:

• • • • • Phản ánh trung thực mọi hoạt động của cơ quan.

        • Bảo đảm giá trị pháp lý, tránh tranh chấp, khiếu nại sau này.

        • Giúp lãnh đạo tra cứu nhanh chóng khi cần ra quyết định.

        • Tạo nền tảng cho lưu trữ lâu dài và nghiên cứu lịch sử.

Ngược lại, nếu thu thập sai quy trình – chẳng hạn để thất lạc văn bản gốc, lẫn lộn tài liệu quan trọng với giấy tờ vụn vặt – thì đến giai đoạn chỉnh lý, bảo quản sẽ gặp nhiều rủi ro, thậm chí không thể khắc phục được. Có những trường hợp hồ sơ quan trọng bị thiếu văn bản chỉ đạo, khiến việc đánh giá và tổng kết công tác không đầy đủ, làm giảm giá trị tham khảo cho những thế hệ sau.

Vì vậy, có thể khẳng định: thu thập tài liệu chính là “cửa ngõ” bảo đảm chất lượng hồ sơ lưu trữ.

Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong thu thập tài liệu 

Đây là bước đầu tiên và quyết định chất lượng hồ sơ. Cán bộ, công chức có trách nhiệm:

• • • • • Tiếp nhận đầy đủ văn bản gốc do văn thư cơ quan phát hành.

        • Thu thập văn bản chỉ đạo của Trung ương, tỉnh gửi về.

        • Nhận hồ sơ công việc do chuyên viên, cán bộ trong cơ quan giao nộp.

        • Lập hồ sơ bảo đảm phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

        • Sắp xếp văn bản trong hồ sơ phải liên quan chặt chẽ, hợp lý và có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

        • Khi công việc kết thúc, hồ sơ phải được hoàn thiện: bổ sung tài liệu còn thiếu, loại bỏ bản trùng, bản nháp, sách báo không cần thiết.

Nói cách khác, người cán bộ lưu trữ không chỉ làm nhiệm vụ “thu gom giấy tờ” mà thực sự là người gác cổng thông tin, bảo đảm cho dòng chảy tài liệu của cơ quan được trong sáng, chính xác và trật tự.

🔹 Các nguồn tài liệu thu thập:

Để hồ sơ có giá trị toàn diện, cán bộ, công chức khi lập hồ sơ phải chú ý tập hợp đủ các loại tài liệu sau:

• • • • • Văn bản gốc do văn thư cơ quan phát hành
          Đây là nguồn chính thống, mang tính pháp lý cao, phản ánh trực tiếp quyết định quản lý của cơ quan. Nếu bỏ sót, hồ sơ sẽ mất đi tính pháp lý cần thiết.

        • Văn bản chỉ đạo từ cấp trên (Trung ương, tỉnh, bộ, ngành)
          Những văn bản này thể hiện bối cảnh và định hướng hoạt động của cơ quan. Ví dụ: chỉ thị của Thủ tướng, nghị quyết của Tỉnh ủy, công văn của Bộ chuyên ngành.

        • Hồ sơ công việc do cán bộ, chuyên viên giao nộp
          Đây là lớp tài liệu phản ánh chi tiết quá trình thực thi nhiệm vụ. Nếu coi văn bản gốc và văn bản chỉ đạo là “khung xương”, thì hồ sơ công việc chính là “cơ bắp” tạo nên sức sống cho toàn bộ tập hồ sơ.

        • Tư liệu liên quan (sách, báo, ảnh, bản đồ…)
          Loại tài liệu này tuy không mang tính pháp lý cao, nhưng lại giúp làm rõ bối cảnh và minh chứng cho sự kiện. Ví dụ: ảnh chụp hội nghị, bản đồ quy hoạch đi kèm quyết định của UBND tỉnh…

Việc tập hợp đủ bốn nguồn trên giúp hồ sơ trở nên đa chiều, khách quan và giàu giá trị khai thác.

🔹Trách nhiệm của người lập hồ sơ 

Người lập hồ sơ đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm tính đầy đủ và logic của tài liệu. Các công việc trọng tâm gồm:

• • • • • • Thu thập đầy đủ: Không bỏ sót văn bản quan trọng, đặc biệt là tài liệu gốc.

          • Sắp xếp hợp lý: Có thể theo thứ tự thời gian, theo diễn biến công việc hoặc theo loại hình văn bản, miễn sao bảo đảm dễ tra cứu.

          • Kiểm tra và bổ sung: Phát hiện thiếu sót để bổ sung kịp thời trước khi hồ sơ hoàn tất.

          • Loại bỏ tài liệu thừa: Bản trùng, bản nháp, sách báo không liên quan cần được loại bỏ để tránh cồng kềnh.

Trách nhiệm này không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn gắn liền với trách nhiệm pháp lý và đạo đức nghề nghiệp. Một cán bộ lưu trữ cẩn trọng, trung thực sẽ không để tình trạng “hồ sơ đẹp nhưng thiếu thực chất”, hoặc cố ý loại bỏ những văn bản có thể bất lợi cho báo cáo..

🔹 Yêu cầu đối với hồ sơ hồ sơ lưu trữ hiện hành:

Một hồ sơ hoàn chỉnh không chỉ dừng lại ở việc đủ số lượng văn bản mà còn phải đạt các yêu cầu chất lượng sau:

• • • Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
      Hồ sơ phải “nói lên” được hoạt động chính yếu của cơ quan, chứ không lẫn lộn với chức năng của đơn vị khác.

    • Liên kết chặt chẽ
      Các tài liệu trong hồ sơ phải bổ trợ lẫn nhau, tạo thành chuỗi logic về diễn biến công việc. Ví dụ: một hồ sơ về “Dự án xây dựng trường học” phải có đủ từ văn bản chỉ đạo, báo cáo khảo sát, thiết kế, phê duyệt đến quyết toán.

    • Giá trị bảo quản tương đối đồng đều
      Tránh tình trạng trong cùng một hồ sơ có tài liệu cực kỳ quan trọng xen lẫn nhiều tư liệu ngắn hạn. Nếu không, việc phân loại bảo quản về sau sẽ khó khăn, dễ dẫn tới sai sót.

Đây chính là ba tiêu chí “vàng” để đánh giá chất lượng một hồ sơ lưu trữ hiện hành.

Có thể nói, thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành là bước “đặt móng” cho toàn bộ công tác lưu trữ. Nếu làm tốt, hồ sơ sẽ trở thành nguồn sử liệu tin cậy, phục vụ quản lý, điều hành và nghiên cứu trong nhiều năm sau. Nếu làm chưa tốt, việc bổ sung, chỉnh lý ở giai đoạn lưu trữ lâu dài sẽ tốn nhiều thời gian, công sức, thậm chí không thể khắc phục hoàn toàn.

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc thu thập tài liệu càng đòi hỏi phải song hành giữa nghiệp vụ truyền thống và ứng dụng công nghệ hiện đại. Hồ sơ điện tử, cơ sở dữ liệu số, hệ thống quản lý văn bản… đều cần được khai thác để bảo đảm thu thập tài liệu một cách toàn diện, an toàn và hiệu quả.

Nói cách khác, thu thập tài liệu không chỉ là nhiệm vụ thường nhật, mà chính là nền tảng để bảo tồn ký ức, gìn giữ tri thức và nâng cao hiệu quả quản lý.

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Phân loại là khâu quan trọng để tổ chức tài liệu thành hệ thống khoa học, dễ quản lý và khai thác.

1. Mục đích:

   • • Tổ chức khoa học phông lưu trữ, giúp việc quản lý, sắp xếp hiệu quả.

     • Thuận lợi trong tra tìm, khai thác thông tin theo phông, nhóm vấn đề hoặc chủ đề.

2. Yêu cầu:

   • Đảm bảo tính khoa học: 

     • • Tài liệu được sắp xếp logic, dễ bảo quản và tra tìm. 

       • Phản ánh đầy đủ nội dung, thành phần, chức năng, cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông.

   • Đảm bảo tính triệt để: 

     • • Phân loại mạch lạc theo từng cấp độ lớn – nhỏ.

       • Không để sót tài liệu ngoài hệ thống phân loại đã chọn.

3. Nguyên tắc: Phân loại phải thống nhất với công tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu, tránh tình trạng phân loại xong mới phát hiện tài liệu hết giá trị.

NGUYÊN TẮC PHÂN LOẠI VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

2️⃣ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu 

📂 Các mức bảo quản:

4️⃣ Biên mục hồ sơ

Các bước thực hiện:

• Đánh số tờ: Dùng bút chì đen hoặc máy dập số, đánh liên tục từ trang đầu đến cuối. Nếu sai số, sửa bằng cách thêm chữ cái a, b, c…

• Viết mục lục văn bản: Ghi đầy đủ thông tin từng văn bản vào tờ mục lục (in riêng hoặc in sẵn trên bìa).

• Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ, đặc điểm tài liệu, tình trạng vật lý, ký xác nhận. 

Áp dụng cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc ≥ 20 năm.

5️⃣ Viết bìa hồ sơ

• • Ghi đầy đủ: tên phông, đơn vị, tiêu đề, thời gian, số lượng tờ, số phông/mục lục/hồ sơ, thời hạn bảo quản.

  • Tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông.

  • Chữ viết rõ ràng, đúng chính tả, dùng mực đen bền màu.

6️⃣ Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

• • Tập hợp theo nhóm, lập danh mục tài liệu hết giá trị.

  • Trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu thẩm định.

  • Lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy, trình cấp có thẩm quyền ra quyết định.

  • Tiêu hủy đúng quy định pháp luật.

7️⃣ Đánh số hồ sơ, vào hộp và dán nhãn

• • Đánh số chính thức bằng chữ số Ả Rập, liên tục trong toàn phông.

  • Ghi số lên thẻ tạm, phiếu tin, bìa hồ sơ.

  • Đưa hồ sơ vào hộp/cặp, viết và dán nhãn rõ ràng, đúng mẫu, mực đen bền màu.

8️⃣ Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm

Lập mục lục hồ sơ:

• • Viết lời nói đầu, bảng chỉ dẫn (vấn đề, tên người, địa danh, chữ viết tắt).

  • In bảng thống kê hồ sơ từ phiếu tin hoặc CSDL.

  • Đóng ít nhất 3 bộ mục lục phục vụ khai thác.

Xây dựng CSDL tự động hóa:

• • Thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

9️⃣ Sắp xếp hồ sơ lên giá, tủ

• • Tài liệu thường: xếp lên giá

  • Tài liệu mật: cất vào tủ có khóa

  • Phân chia theo thời hạn bảo quản, loại phông, thời gian

  • Xếp hộp theo thứ tự rích rắc từ tầng cao xuống thấp, sang giá bên cạnh khi hết tầng

Kết luận

Sắp xếp và bảo quản hồ sơ, tài liệu giấy là khâu nghiệp vụ có tính quyết định đến hiệu quả lưu trữ. Thực hiện đúng quy trình sẽ giúp tài liệu được quản lý an toàn, phục vụ tra cứu nhanh chóng, đồng thời giữ gìn lâu dài giá trị pháp lý, lịch sử của cơ quan, tổ chức.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, chấp hành nghiêm túc quy định, để “Hồ sơ được sắp xếp khoa học – Tài liệu được bảo quản bền lâu”, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý và sự phát triển chung.