Công tác lưu trữ - những điều cần biết

Quy định về việc sử dụng và mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử 

1. Hoạt động lưu trữ là gì?

📜 Căn cứ Điều 2 Luật lưu trữ số 33/2024/QH15:

Hoạt động lưu trữ là quá trình tạo lập, thu thập, tiếp nhận, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, khai thác, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ; bao gồm cả việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Điểm mới so với Luật 2011:

• • • Bổ sung rõ “tạo lập” và “tiếp nhận” tài liệu là một phần của hoạt động lưu trữ.

    • Ghi nhận luôn “tiêu hủy tài liệu lưu trữ” như một khâu hợp pháp khi hết giá trị.

    • Nhấn mạnh quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ngang hàng với tài liệu giấy.

2. Trong hoạt động lưu trữ, Nhà nước có chính sách gì?

📜 Điều 4 Luật lưu trữ số 33/2024/QH15 quy định:

1. 1. 1. Bảo đảm nguồn lực (kinh phí, nhân lực, cơ sở vật chất, công nghệ) để bảo quản an toàn, khai thác hiệu quả tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia.

      2. Ưu tiên hiện đại hóa hoạt động lưu trữ, đặc biệt là ứng dụng chuyển đổi số, bảo quản số, an toàn thông tin.

      3. Bảo hộ quyền sở hữu hợp pháp đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích hiến tặng, ký gửi, chuyển nhượng cho Nhà nước.

      4. Khuyến khích xã hội hóa dịch vụ lưu trữ.

      5. Mở rộng hợp tác quốc tế, trao đổi chuyên gia, kỹ thuật, tài liệu lưu trữ theo điều ước quốc tế.

Điểm mới: Chính sách nhấn mạnh chuyển đổi số và bảo quản tài liệu điện tử, đồng thời bổ sung yếu tố xã hội hóa dịch vụ lưu trữ.

3. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

📜 Điều 30 Luật lưu trữ số 33/2024/QH15:

Quyền:

• • • Được tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và nhu cầu chính đáng khác.

    • Yêu cầu cơ quan lưu trữ cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định.

Nghĩa vụ:

• • • Ghi rõ nguồn (ký hiệu lưu trữ, độ gốc, cơ quan lưu trữ) khi công bố, trích dẫn.

    • Bảo đảm tính nguyên bản, không xuyên tạc nội dung.

    • Không sử dụng tài liệu để xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

    • Tuân thủ nội quy của cơ quan lưu trữ.

    • Nộp phí khai thác, sao chụp (nếu có).

Điểm mới: Luật 2024 ghi nhận quyền yêu cầu chứng thực bản sao tài liệu và quy định rõ hơn nghĩa vụ bảo vệ tính nguyên bản.

4. Quy định về việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

📜 Điều 35 Luật lưu trữ số 33/2024/QH15:

• 1. • Chỉ được mang ra ngoài khi:

       • • Có văn bản cho phép của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền.

         • Mục đích: phục vụ công tác, nghiên cứu, triển lãm hoặc nhu cầu chính đáng khác.

     • Tài liệu đưa ra nước ngoài:

       • • Do Bộ trưởng Bộ Nội vụ hoặc cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định (đối với Lưu trữ lịch sử).

         • Người đứng đầu cơ quan quyết định đối với Lưu trữ cơ quan.

     • Bắt buộc lập bản sao bảo hiểm trước khi đưa ra nước ngoài.

     • Thời hạn mượn phải rõ ràng, phải hoàn trả nguyên vẹn.

     • Bổ sung mới: Áp dụng biện pháp bảo vệ an ninh thông tin đối với tài liệu điện tử được mang ra sử dụng bên ngoài hệ thống lưu trữ.

Điểm mới: Luật 2024 bổ sung quy định bảo vệ dữ liệu khi tài liệu ở dạng điện tử và yêu cầu thời hạn mượn cụ thể.