Theo khoản 3 Điều 52 Luật Lưu trữ 2024, Nhà nước có trách nhiệm hỗ trợ chủ sở hữu trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu khi có yêu cầu. Nội dung hỗ trợ bao gồm:

a. Hỗ trợ bảo quản và phát huy giá trị (Khoản 3, Điều 52)

• • Khi tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có yêu cầu, Nhà nước sẽ hỗ trợ:

  • Trang thiết bị, phương tiện để bảo đảm an toàn và tính toàn vẹn của tài liệu (điểm a).

  • Hướng dẫn, hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ, giúp chủ sở hữu thực hiện đúng quy trình bảo quản (điểm b).

  • Phối hợp triển khai các hình thức phát huy giá trị tài liệu như trưng bày, triển lãm, xuất bản, nghiên cứu (điểm c).

  • Quy định này khẳng định sự quan tâm của Nhà nước trong việc chung tay gìn giữ ký ức dân tộc và biến những tài liệu quý hiếm thành nguồn lực phục vụ phát triển văn hóa, khoa học, giáo dục.

b. Ký gửi, tặng cho, mua bán tài liệu (Khoản 4, Điều 52)

Luật quy định rõ:

• • Nhà nước khuyến khích hành vi tặng cho hoặc bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt cho Nhà nước. Việc mua bán được thực hiện trên nguyên tắc tự nguyện và thỏa thuận (điểm a).

  • Tổ chức, cá nhân có thể ký gửi miễn phí tài liệu vào lưu trữ lịch sử để bảo đảm an toàn lâu dài, trên cơ sở thỏa thuận với cơ quan lưu trữ (điểm b).

Đây là cơ chế mở, vừa tôn trọng quyền sở hữu hợp pháp của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, vừa tạo điều kiện để Nhà nước có thể bảo vệ, khai thác những tài liệu có giá trị đặc biệt.

c. Trách nhiệm thông báo (Khoản 5, Điều 52)

Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ ngay sau khi:

• • Thực hiện giao dịch trao đổi, tặng cho, bán, để lại thừa kế tài liệu (trừ trường hợp tặng cho, bán cho Nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 4).

  • Khi tài liệu bị mất hoặc hư hỏng.

Quy định này nhằm đảm bảo Nhà nước có thể theo dõi, quản lý và kịp thời có biện pháp bảo vệ tài liệu trong các tình huống rủi ro hoặc thay đổi quyền sở hữu.

4. Điều kiện mang tài liệu ra nước ngoài (Khoản 6, Điều 52)

Luật Lưu trữ 2024 cũng chặt chẽ quy định về việc đưa tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt ra nước ngoài. Việc này chỉ được thực hiện khi:

• • Không gây ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc (điểm a).

  • Có văn bản đồng ý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trừ trường hợp đặc biệt quy định tại khoản 2 Điều 3 Luật Lưu trữ (điểm b).

Đây là rào chắn pháp lý quan trọng nhằm ngăn chặn thất thoát tài liệu quý hiếm ra ngoài lãnh thổ, đồng thời vẫn tạo điều kiện cho việc hợp tác quốc tế trong nghiên cứu, triển lãm khi có sự quản lý chặt chẽ.

Tại sao cần chú trọng bảo quản?

Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt thường mang dấu ấn lịch sử, văn hóa, khoa học và có thể là bản gốc, bản duy nhất. Nếu không được bảo quản tốt, tài liệu có nguy cơ hư hỏng, mất mát hoặc bị xâm hại bởi điều kiện môi trường, sinh vật gây hại hay tác động từ con người. Do đó, bảo quản không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là trách nhiệm gìn giữ di sản tinh thần cho thế hệ mai sau.

Bên cạnh sự hỗ trợ từ Nhà nước theo khoản 3 Điều 52 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có thể chủ động áp dụng các biện pháp sau để bảo đảm an toàn cho tài liệu quý hiếm:

1. Kiểm soát môi trường lưu trữ

• • Duy trì nhiệt độ ổn định trong khoảng 18–22°C và độ ẩm tương đối 45–60%.

  • Tránh ánh sáng trực tiếp, đặc biệt là tia cực tím có thể làm phai mực và hư hỏng giấy.

2. Sử dụng vật liệu bảo quản phù hợp

• • Dùng hộp, túi, giấy không chứa axit (acid-free) để lưu giữ tài liệu.

  • Hạn chế sử dụng bao bì nhựa PVC hoặc các chất liệu dễ sinh hóa chất gây hại.

3. Phòng ngừa sinh vật gây hại

• • Định kỳ vệ sinh, kiểm tra khu vực lưu trữ.

  • Có biện pháp chống mối, mọt, nấm mốc.

4. Số hóa tài liệu

• • Quét, chụp để tạo bản điện tử, giảm tần suất sử dụng bản gốc.

  • Lưu trữ dữ liệu số trên nhiều phương tiện khác nhau (ổ cứng, đám mây) để dự phòng.

5. Hạn chế tác động trực tiếp

• • Không viết, gấp, ghim hoặc dán keo lên tài liệu.

  • Sử dụng găng tay cotton sạch khi tiếp xúc với tài liệu quý hiếm.

Kết luận

Bảo quản tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt là trách nhiệm chung, không chỉ của Nhà nước mà còn của mỗi tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đang sở hữu tài liệu. Việc chủ động bảo quản tốt hôm nay sẽ giúp gìn giữ kho tàng di sản quốc gia và truyền lại nguyên vẹn cho các thế hệ mai sau.

Bảo quản tốt tài liệu hôm nay chính là gìn giữ ký ức dân tộc cho ngày mai.