Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy [Phần 03]

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

1. Mục đích

Bảo vệ hồ sơ đã hoàn thiện khỏi ẩm, bụi và va chạm, gọn gàng trong hộp (cặp) chuyên dụng, chuẩn bị cho bước ghi nhãn và lưu trữ lâu dài.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 (thực hiện chính)

    • Trợ lý kho hoặc nhân viên chỉnh lý (hỗ trợ giữ hộp, di chuyển)

3. Công cụ, vật tư

• • • Hộp (cặp) đựng hồ sơ chuẩn acid-free, kích thước phù hợp

    • Găng tay vải sạch

    • Tấm lót chống ẩm hoặc giấy không xơ

    • Xe đẩy nhỏ (nếu khối lượng lớn)

4. Biểu mẫu

• • • Sổ nhật ký đóng gói hồ sơ (mẫu TL-DG01)

    • Danh mục hồ sơ kèm mã số hộp (trích từ Phiếu tin TL-PT01)

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị hộp

  • • Mở hộp, kiểm tra bên trong sạch, tấm lót chống ẩm không rách.

• Bảo quản tấm lót

  • • Đặt tấm lót vào đáy hộp, trải phẳng.

• Xếp hồ sơ

  • • Đeo găng tay, nhẹ nhàng đặt hồ sơ đã đóng bìa vào chính giữa hộp.

    • Không để gáy hồ sơ ép sát thành hộp, giữ khoảng trống 1–2 cm ở các cạnh để dễ đóng nắp.

• Điều chỉnh vị trí

  • • Dùng tay chỉnh hồ sơ thẳng đứng, khoảng cách giữa hồ sơ và thành hộp đều nhau.

• Ghi sổ

  • • Mở Sổ TL-DG01, ghi ngày, mã số hồ sơ, số hộp, số mét tài liệu, người thực hiện.

• Đóng hộp tạm

• • • Gấp nắp hộp, giữ khít nhưng không quá chặt; kiểm tra hồ sơ không bị xô lệch.

6. Định mức lao động

• • • 40,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Hồ sơ nằm gọn trong hộp (cặp) chống ẩm, sẵn sàng cho bước 16: ghi/in và dán nhãn hộp.

    • Sổ TL-DG01 cập nhật mã số hộp, người thực hiện, đảm bảo truy xuất đối chiếu nhanh.

Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp)

1. Mục đích

Gắn nhãn hộp chứa hồ sơ với thông tin đầy đủ—số hộp, số hồ sơ, tiêu đề, niên đại, nhóm bảo quản—để nhận diện nhanh và bảo đảm lưu trữ, truy xuất thuận tiện.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 (thực hiện chính)

    • Trưởng nhóm chỉnh lý (giám sát, ký duyệt)

3. Công cụ, vật tư

• • • Máy in laser hoặc máy in nhãn chuyên dụng

    • Giấy nhãn tự dính (acid-free), kích thước 70×30 mm

    • Bút mực không tẩy xóa (màu đen)

    • Thước kẻ, kéo, thẻ nhựa bảo vệ nhãn (nếu có)

4. Biểu mẫu, hồ sơ

• • • Mẫu nhãn hộp (TL-NH01) có các trường:

• Số hộp;
• Số hồ sơ chính thức;
• Tiêu đề hồ sơ;
• Niên đại (từ–đến);
• Nhóm bảo quản (A/B/C).

• • • Phiếu tin TL-PT01 (để đối chiếu thông tin)

    • Sổ ghi nhãn hộp TL-DG01

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị dữ liệu nhãn

  • • Mở TL-PT01, lấy các trường “Số hồ sơ”, “Tiêu đề”, “Niên đại”, “Nhóm bảo quản”.

• Soạn nhãn trên máy in

  • • Nhập dữ liệu vào mẫu TL-NH01 trên phần mềm soạn nhãn;

    • Kiểm tra vị trí, font chữ, không bị cắt cụt.

• In và cắt nhãn

  • • In thử một tấm nhãn để kiểm tra nội dung;

    • In số lượng nhãn bằng số hộp cần dán; cắt theo viền thẳng.

• Ghi tay (nếu cần)

  • • Với nhãn viết tay, dùng bút mực đen điền trực tiếp lên nhãn đã cắt.

• Dán nhãn lên hộp

  • • Vệ sinh bề mặt hộp;

    • Căn chỉnh nhãn ở góc trên mặt trước hộp, dán phẳng, không để bọt khí.

• Đối chiếu & ký xác nhận

  • • Đối chiếu nhãn với TL-PT01; ghi “Đã dán nhãn” cùng ngày và ký vào Sổ TL-DG01.

• Hoàn thiện

• • • Kiểm tra mẫu ngẫu nhiên 10% hộp đảm bảo nhãn dán thẳng, nội dung chính xác;

    • Bàn giao sang Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho.

6. Định mức lao động

• 35,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 thực hiện.

7. Kết quả đầu ra

• • • Hộp (cặp) hồ sơ có nhãn rõ ràng, đầy đủ thông tin

    • Sổ TL-DG01 cập nhật ngày dán nhãn, số hộp, người thực hiện, chữ ký Trưởng nhóm

    • Chuẩn bị đưa vào kho 

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

1. Mục đích

Bảo đảm các hộp hồ sơ sau khi đóng gói, gắn nhãn được đưa an toàn trở lại kho lưu trữ và xếp đúng vị trí theo nhóm, mã số để dễ dàng quản lý, truy xuất sau này.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 (thực hiện chính)

    • Nhân viên kho hoặc trợ lý chỉnh lý (hỗ trợ bốc xếp)

3. Công cụ, phương tiện

• • • Xe đẩy chuyên dụng (tải trọng phù hợp)

    • Găng tay vải sạch, khẩu trang (nếu cần)

    • Thang di động hoặc ghế trèo (khi xếp lên giá cao)

    • Đèn chiếu sáng khu vực kho

    • Sổ nhật ký xếp giá (mẫu TL-NKXS01)

4. Biểu mẫu

• • • Phiếu vận chuyển tài liệu (TL-VT02)

    • Sổ nhật ký xếp giá kho (TL-NKXS01)

    • Danh sách vị trí kệ/hộp (bảng mã kho)

5. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị trước

  • • Kiểm tra lối đi kho thông suốt, ánh sáng đầy đủ.

    • Chuẩn bị xe đẩy, găng tay; đối chiếu danh sách hộp cần xếp (TL-VT02).

• Bốc xếp lên xe đẩy

  • • Đeo găng tay, nhẹ nhàng nâng từng hộp; đặt cố định trên xe.

• Di chuyển vào khu vực giá

  • • Đẩy chậm, không rung lắc; tuân thủ lộ trình đã định.

• Xếp lên giá

  • • Theo nhóm (A/B/C) và thứ tự số hộp: nhóm A ở tầng thấp nhất, B tầng giữa, C tầng cao hơn.

    • Nếu cần cao, dùng thang để đặt hộp lên giá trên; đảm bảo an toàn.

• Ghi nhật ký

  • • Mở TL-NKXS01, ghi ngày, mã số hộp, vị trí giá (dãy-kệ-tầng), người thực hiện.

• Kiểm tra & hoàn thiện

• • • Lấy ảnh mẫu 5% vị trí xếp để lưu chứng; ký xác nhận “Đã xếp kho” trên TL-VT02.

    • Quét mã vạch (nếu kho ứng dụng hệ thống điện tử).

6. Định mức lao động

• 30,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 đảm nhiệm.

7. Kết quả đầu ra

• • • Hồ sơ được lưu trữ gọn gàng, đúng vị trí theo mã nhóm và số hộp trên giá.

    • Phiếu vận chuyển và sổ nhật ký xếp giá cập nhật đầy đủ ngày giờ, vị trí, chữ ký.

    • Sẵn sàng giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý.

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản

1. Mục đích

Hoàn tất vòng đời chỉnh lý bằng việc bàn giao hồ sơ đã xử lý về đơn vị quản lý, ghi nhận đầy đủ chứng từ pháp lý, đảm bảo trách nhiệm chịu giữ và truy xuất sau này.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 (thực hiện chính)

    • Đại diện kho lưu trữ hoặc Thủ kho (bên nhận)

    • (Nếu cần) Lãnh đạo đơn vị yêu cầu hoặc Trưởng phòng Chỉnh lý (chứng kiến)

3. Công cụ, biểu mẫu

• • • Biên bản giao, nhận tài liệu (mẫu TL-GN01)

    • Phiếu tin TL-PT01 (có ghi số chính thức, nhãn nhóm)

    • Danh mục kèm mã số hộp (trích từ sổ TL-DG01)

    • Bút ký, con dấu đơn vị, máy in (in biên bản)

4. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị hồ sơ

  • • Kiểm đếm hộp (cặp) và đối chiếu số lượng, mã số hồ sơ.

• Lập biên bản

  • • Điền thông tin: ngày giờ, địa điểm, danh sách hồ sơ (mã hộp; số hồ sơ; tiêu đề; niên đại).

    • Ghi rõ trạng thái tài liệu (nguyên vẹn, sạch, dán nhãn đầy đủ).

• Ký xác nhận

  • • Người bàn giao (lưu trữ viên) và người nhận (Thủ kho/đại diện đơn vị) ký vào biên bản.

    • Dấu xác nhận đơn vị yêu cầu (nếu có) vào “Xác nhận đã nhận đủ, đúng chất lượng”.

• Phát hành biên bản

  • • In 02 bản: 1 bản lưu đơn vị nhận, 1 bản lưu phòng Chỉnh lý (lưu trữ nội bộ).

• Cập nhật hồ sơ quản lý

• • • Ghi “Đã bàn giao” vào sổ nhật ký giao nhận kho (TL-NKXS01) cùng số biên bản.

    • Dán tem “Đã giao” lên nhãn hộp.

5. Định mức lao động

• • • 75,00 phút/mét tài liệu do lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 thực hiện.

6. Kết quả đầu ra

• • • Hồ sơ hoàn chỉnh bàn giao cho đơn vị quản lý, có biên bản giao nhận ký xác nhận.

    • Phiếu tin kèm theo có đóng dấu “Đã giao”.

    • Sổ nhật ký giao nhận kho cập nhật đầy đủ ngày, giờ, số biên bản, người thực hiện.

Bước 19: Lập mục lục hồ sơ

1. Mục đích

Hoàn thiện “bộ chỉ mục” mô tả nội dung, cấu trúc và phạm vi từng hồ sơ, giúp người dùng tra cứu nhanh chóng và đầy đủ.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên chính (bậc 2/8) hoặc lưu trữ viên (bậc 7/9) viết lời nói đầu.

    • Lưu trữ viên trung cấp (bậc 2/12) biên soạn, in và đóng quyển mục lục.

    • Trưởng nhóm chỉnh lý duyệt bản cuối cùng.

3. Hồ sơ, biểu mẫu & công cụ

• • • Mẫu “Mục lục hồ sơ” TL-MC01

    • Máy tính cài phần mềm soạn thảo văn bản

    • Máy in laser khổ A4, giấy in ≥ 80 g/m²

    • Máy đóng gáy (kẹp gáy, keo gáy hoặc bấm ghim gáy)

    • Sổ nhật ký lập mục lục TL-NK19 hoặc file quản lý điện tử

    • Bút mực đen, bút đỏ để ký duyệt

4. Trình tự thực hiện

• Chuẩn bị dữ liệu

  • • Mở phiếu tin TL-PT01 để thu thập: số hồ sơ, tiêu đề, niên đại, hạn bảo quản.

    • Kiểm đếm số văn bản, trang của hồ sơ để ghi vào mục lục.

• Viết lời nói đầu (19a)

  • • Trình bày mục đích, phạm vi hồ sơ, phương pháp lập mục lục.

    • Ghi tên đơn vị, phông lưu trữ, ngày tháng lập mục lục.

    • Lưu bản thảo cho Trưởng nhóm duyệt.

• Biên soạn mục lục (19b)

  • Theo TL-MC01, liệt kê tuần tự từng văn bản: tiêu đề, niên đại, số trang bắt đầu.

    • Định dạng rõ ràng: đánh số mục con, căn lề.

    • Chèn lời nói đầu vào trang đầu trong file mục lục.

• In mục lục

  • • In thử 1 bộ, đối chiếu tiêu đề, trang ngắt dòng.

    • In đủ 03 bộ (bản chính lưu kho, bản giao đơn vị, bản tham khảo).

• Đóng quyển mục lục

  • Đặt lần lượt 3 bộ vào máy đóng gáy:

• Với gáy keo: ráp gáy, ép nóng để keo kết dính;
• Với gáy kẹp hoặc ghim: căn chỉnh gáy, ghim/máy kẹp.

• • Dán tem “Mục lục” lên bìa trước.

• Kiểm tra & ký duyệt

• • • Trưởng nhóm duyệt ngẫu nhiên 1 bộ: so sánh nội dung với hồ sơ, ký vào trang duyệt.

    • Đánh dấu “MC-OK-19” lên gáy mục lục khi hoàn thành.

5. Định mức lao động

• • • Viết lời nói đầu: 14,40 phút/mét tài liệu

    • Biên soạn, in và đóng mục lục 03 bộ: 211,32 phút/mét tài liệu

6. Kết quả đầu ra

• • • 03 bộ mục lục hồ sơ hoàn chỉnh, có lời nói đầu, liệt kê đầy đủ văn bản.

    • Bản chính được lưu kho, bản giao đơn vị, bản tham khảo có chữ ký duyệt.

    • Hồ sơ sẵn sàng để thống kê, bó gói và lập danh mục tài liệu loại.

Bước 20: Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

1. Mục đích

Tổng hợp và đóng gói tài liệu loại (nhóm C) chuẩn bị báo cáo, lập danh mục chi tiết, soạn thuyết minh làm cơ sở phê duyệt tiêu hủy hoặc xuất trả đơn vị.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên bậc 3/9 (thực hiện chính)

    • Trưởng nhóm chỉnh lý hoặc Trưởng phòng Lưu trữ (duyệt)

    • Đại diện đơn vị sử dụng (xác nhận số liệu, nếu cần)

3. Biểu mẫu & công cụ

• • • Phiếu thống kê tài liệu loại TL-TH01

    • Phiếu danh mục tài liệu loại TL-DM20

    • Mẫu thuyết minh tài liệu loại TL-TT20

    • Túi/bó tài liệu, giấy chống ẩm, dây buộc

    • Máy tính, phần mềm soạn thảo văn bản

    • Bút mực, thước kẻ, máy in

4. Trình tự thực hiện

4.1. Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại

• • • • Tập hợp toàn bộ tài liệu nhóm C theo phiếu tin TL-PT01.

      • Đối chiếu danh sách phê duyệt tài liệu loại (nếu có).

      • Sắp xếp theo đơn vị, năm, tiêu đề hồ sơ.

      • Đóng gói mỗi bó không quá 1 mét tài liệu, sử dụng giấy chống ẩm, buộc dây chắc chắn.

      • Gắn nhãn “Tài liệu loại – Bó số X”: ghi số bó, mét tài liệu, niên đại, đơn vị.

      • Ghi tổng số bó và mét tài liệu vào phiếu TL-TH01, mục “Ghi chú” nêu tình trạng vật lý.

4.2. Viết thuyết minh tài liệu loại

• • • • Mở mẫu TL-TT20, phần lời nói đầu: ghi căn cứ pháp lý, mục đích lập thuyết minh.

      • Nội dung thuyết minh:

        • • Tổng khối lượng: số bó, mét tài liệu

          • Đặc điểm: niên đại, loại tài liệu, tình trạng bảo quản

          • Phương án xử lý: tiêu hủy, trả đơn vị, chuyển giao

          • Kiến nghị: thời gian, đơn vị thực hiện

      • Đính kèm phiếu TL-TH01 và TL-DM20, soạn “Danh mục chi tiết” từng hồ sơ: mã, tiêu đề, số trang/met.

      • In 03 bộ: bản lưu phòng Lưu trữ, bản gửi cấp quản lý, bản lưu đơn vị sử dụng.

      • Trưởng phòng Lưu trữ duyệt, ký tên, đóng dấu.

5. Kiểm tra & ký duyệt

Chọn ngẫu nhiên 10% bó tài liệu và thuyết minh, đối chiếu nội dung; Trưởng phòng ký xác nhận “Đã kiểm tra” trên TL-TH01 và TL-TT20.

6. Định mức lao động

• • • Thống kê, bó gói: 60 phút/mét tài liệu

    • Soạn thuyết minh: 180 phút/mét tài liệu

7. Kết quả đầu ra

• • • Các bó tài liệu loại được đóng gọn, thống kê chính xác.

    • Phiếu TL-TH01, danh mục TL-DM20 và thuyết minh TL-TT20 có chữ ký duyệt.

    • Chuẩn bị tổ chức tiêu hủy hoặc chuyển giao tài liệu loại.

Bước 21: Kết thúc chỉnh lý

1. Mục đích

Hoàn tất toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu của một phông, chính thức bàn giao hồ sơ cho đơn vị quản lý lưu trữ và đánh giá, tổng kết toàn bộ kết quả đã thực hiện.

2. Thành phần tham gia

• • • Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 (chủ trì hoàn thiện phông)

    • Thủ kho hoặc cán bộ quản lý hồ sơ (nhận bàn giao)

    • Trưởng phòng Lưu trữ (duyệt bàn giao và báo cáo)

3. Biểu mẫu & công cụ

• • • Biên bản bàn giao hồ sơ phông (mẫu TL-BG21)

    • Mẫu báo cáo tổng kết chỉnh lý (TL-BCTK21)

    • Danh mục hồ sơ phông (phiếu tin TL-PT01 tổng hợp)

    • Máy tính, phần mềm soạn thảo văn bản

    • Bút ký, con dấu đơn vị, máy in

4. Trình tự thực hiện

a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông

• Kiểm tra tổng quan

  • • Đối chiếu danh mục hồ sơ phông (tổng hợp từ TL-PT01) với hiện trạng các hộp/phông đã xếp.

    • Kiểm tra tem, nhãn, số chính thức, mục lục và biên mục đã đầy đủ.

• Soạn biên bản bàn giao

  • • Mở mẫu TL-BG21, ghi đầy đủ thông tin: tên phông, mã phông, phạm vi niên đại, khối lượng/hộp.

    • Ghi ngày giờ, địa điểm và tình trạng hồ sơ khi bàn giao.

• Ký xác nhận

• • • Người bàn giao (lưu trữ viên) và người nhận (Thủ kho/đại diện đơn vị) ký, đóng dấu.

    • Lưu 02 bản biên bản: 1 bản lưu phòng Lưu trữ, 1 bản giao đơn vị.

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

• Thu thập dữ liệu

  • • Số lượng hồ sơ, mét tài liệu, nhóm A/B/C, tỷ lệ hoàn thành theo kế hoạch.

    • Danh sách các lỗi đã phát hiện, điều chỉnh; kết quả kiểm tra ngẫu nhiên.

• Soạn báo cáo (mẫu TL-BCTK21)

  • Lời nói đầu: mục tiêu và phạm vi chỉnh lý.

  • Nội dung chính:

• Phương pháp và quy trình thực hiện từng bước;
• Thống kê khối lượng và nhóm bảo quản;
• Những khó khăn, phát sinh;
• Kiến nghị hoàn thiện quy trình, nâng cao chất lượng.

• • Kết luận: đánh giá tổng thể, đề xuất lịch kiểm tra định kỳ.

• Hoàn thiện & duyệt

• • • In 02 bản báo cáo: 1 bản lưu phòng Lưu trữ, 1 bản gửi lãnh đạo đơn vị.

    • Trưởng phòng Lưu trữ duyệt, ký xác nhận và đóng dấu.

5. Định mức lao động

• • • Hoàn thiện phông và bàn giao: 90,00 phút/mét tài liệu

    • Soạn thảo báo cáo tổng kết: 160,00 phút/mét tài liệu

6. Kết quả đầu ra

• • • Biên bản bàn giao hồ sơ phông đầy đủ chữ ký, dấu xác nhận.

    • Báo cáo tổng kết chỉnh lý có nội dung rõ ràng, số liệu chính xác và đề xuất cụ thể.

    • Phông tài liệu chính thức được tiếp nhận, lưu trữ lâu dài theo đúng quy định.

[1] Thu thập tài liệu hết giá trị

                       ↓

[2] Xác định giá trị tài liệu & lập danh mục loại

                       ↓

[3] Loại bỏ tài liệu loại khỏi khối chỉnh lý

                       ↓

[4] Lập kế hoạch & phân công chỉnh lý

                       ↓

[5] Tập hợp phông, rà soát tổng thể, loại trùng

                       ↓

[6] Soạn thảo hồ sơ: xác định thẩm quyền, thời hạn bảo quản

                       ↓

[7] Lập phiếu tin (số tạm; tiêu đề; niên đại; hạn bảo quản)

                       ↓

[8] Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin

                       ↓

[9] Hệ thống hóa phiếu tin theo nhóm A/B/C & số hồ sơ

                       ↓

[10] Hệ thống hóa hồ sơ theo thứ tự phiếu tin

                       ↓

[11] Biên mục hồ sơ

                       ├─[11a] Đánh số trang (hồ sơ ≥ 20 năm), ghi cột “Số trang”

                       ├─[11b] Biên soạn & in mục lục (hồ sơ vĩnh viễn)

                       └─[11c] Viết/in bìa hồ sơ & chứng từ kết thúc

                        ↓

[12] Kiểm tra & chỉnh sửa việc biên mục

                        ↓

[13] Ghi số hồ sơ chính thức lên phiếu tin & bìa hồ sơ

                        ↓

[14] Vệ sinh: tháo ghim, kẹp; làm phẳng; đóng bìa

                        ↓

[15] Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) chuyên dụng

                        ↓

[16] Viết/in & dán nhãn hộp (cặp)

                        ↓

[17] Vận chuyển tài liệu vào kho & xếp giá

                        ↓

[18] Giao nhận tài liệu sau chỉnh lý; lập biên bản

                        ↓

[19] Lập mục lục hồ sơ

                         ├─[19a] Viết lời nói đầu

                         └─[19b] Biên soạn, in & đóng quyển mục lục (03 bộ)

                         ↓

[20] Thống kê, bó gói & lập danh mục tài liệu loại

                         └─Viết thuyết minh tài liệu loại

                         ↓

[21] Kết thúc chỉnh lý

                         ├─Bàn giao hồ sơ phông

                         └─Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý