Embedded Files
Việc xem xét giá trị của hồ sơ là một bước quan trọng để xác định thời hạn lưu trữ phù hợp, đặc biệt là khi các văn bản quy phạm pháp luật không có quy định cụ thể hoặc khi hồ sơ có những đặc điểm riêng biệt.
1. Cơ sở pháp lý:
1. Cơ sở pháp lý:
Luật Lưu trữ: Quy định chung về việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ: Hướng dẫn cụ thể về tiêu chí, phương pháp xác định giá trị tài liệu.
Quy chế của cơ quan, tổ chức: Quy định cụ thể về việc xác định giá trị tài liệu trong phạm vi của cơ quan, tổ chức đó.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Việc xem xét giá trị hồ sơ thường do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện.
Hội đồng này bao gồm các thành viên là lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn thư - lưu trữ, và các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan đến hồ sơ.
Hội đồng có trách nhiệm đánh giá khách quan, toàn diện giá trị của hồ sơ và đưa ra quyết định về thời hạn lưu trữ.
3. Phương pháp xem xét giá trị hồ sơ:
3. Phương pháp xem xét giá trị hồ sơ:
Phân tích nội dung: Nghiên cứu kỹ nội dung của hồ sơ để đánh giá giá trị của thông tin chứa đựng trong đó.
So sánh, đối chiếu: So sánh hồ sơ với các tài liệu khác có liên quan để xác định mức độ độc đáo, duy nhất của thông tin.
Tham khảo ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan để có được đánh giá khách quan, chính xác.
Sử dụng phương pháp thống kê: Thống kê số lượng, tần suất sử dụng hồ sơ để đánh giá mức độ quan trọng của hồ sơ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức.
4. Các tiêu chí xem xét giá trị hồ sơ:
4. Các tiêu chí xem xét giá trị hồ sơ:
Khi xem xét giá trị của hồ sơ, Hội đồng cần dựa trên các tiêu chí sau:
Giá trị lịch sử:
Hồ sơ phản ánh những sự kiện, giai đoạn lịch sử quan trọng của đất nước, của ngành, của địa phương?
Hồ sơ chứa đựng thông tin về các nhân vật lịch sử, các sự kiện chính trị, xã hội quan trọng?
Giá trị chính trị:
Hồ sơ thể hiện đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước?
Hồ sơ liên quan đến các quyết định chính trị quan trọng?
Giá trị kinh tế:
Hồ sơ chứa đựng thông tin về các hoạt động kinh tế quan trọng, các dự án lớn, các chính sách kinh tế?
Hồ sơ có tác động đến sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, của ngành, của địa phương?
Giá trị khoa học, công nghệ:
Hồ sơ chứa đựng những phát minh, sáng chế, công trình nghiên cứu khoa học có giá trị?
Hồ sơ liên quan đến các tiến bộ khoa học kỹ thuật?
Giá trị văn hóa, xã hội:
Hồ sơ phản ánh các giá trị văn hóa truyền thống, các phong tục tập quán tốt đẹp?
Hồ sơ liên quan đến các vấn đề xã hội quan trọng, các hoạt động nhân đạo, từ thiện?
Giá trị pháp lý:
Hồ sơ là căn cứ để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo?
Hồ sơ có giá trị chứng minh quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan?
Mức độ tin cậy của thông tin:
Thông tin trong hồ sơ có chính xác, đầy đủ, khách quan?
Hồ sơ có được lập theo đúng quy trình, thủ tục quy định?
Tình trạng vật lý của hồ sơ:
Hồ sơ có còn nguyên vẹn, rõ ràng, dễ đọc?
Hồ sơ có bị hư hỏng, xuống cấp?
5. Quyết định về thời hạn lưu trữ:
5. Quyết định về thời hạn lưu trữ:
Sau khi xem xét các tiêu chí và áp dụng các phương pháp trên, Hội đồng xác định giá trị tài liệu sẽ đưa ra quyết định về thời hạn lưu trữ của hồ sơ.
Quyết định này phải được lập thành văn bản và lưu giữ cùng với hồ sơ.
Thời hạn lưu trữ có thể là:
Vĩnh viễn: Nếu hồ sơ có giá trị đặc biệt quan trọng.
Có thời hạn: Nếu hồ sơ có giá trị sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.
Tiêu hủy: Nếu hồ sơ không còn giá trị sử dụng.
Ví dụ:
Hồ sơ về một dự án thí điểm mô hình trồng rau hữu cơ trên địa bàn tỉnh.
Nếu dự án thành công: Hồ sơ có giá trị khoa học, kinh tế, xã hội lớn, cần được lưu trữ vĩnh viễn để làm tài liệu tham khảo, nhân rộng mô hình.
Nếu dự án thất bại: Hồ sơ vẫn có giá trị lịch sử, kinh nghiệm, cần được lưu trữ có thời hạn (ví dụ: 20 năm) để nghiên cứu, rút kinh nghiệm.
Việc xem xét giá trị hồ sơ đòi hỏi sự cẩn trọng, khách quan và chuyên môn. Quá trình này giúp đảm bảo rằng những hồ sơ có giá trị thực sự được lưu giữ lâu dài, phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức và xã hội.
Page updated
Google Sites
Report abuse