Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Hiểu về thời hạn lưu giữ hồ sơ và tài liệu 

Thời hạn lưu trữ là khoảng thời gian mà hồ sơ hoặc tài liệu phải được lưu trữ, theo quy định của pháp luật và các quy định cụ thể của ngành. Việc xác định thời hạn này là một phần quan trọng trong quản lý lưu trữ, đảm bảo tuân thủ pháp luật, tính minh bạch và hiệu quả. 

Cơ sở pháp lý và tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu

1. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ, tài liệu

Việc quản lý hồ sơ, tài liệu là một nghiệp vụ cốt lõi, mang tính sống còn đối với mọi tổ chức, từ doanh nghiệp tư nhân đến cơ quan nhà nước. Nó không chỉ đơn thuần là cất giữ giấy tờ mà còn là một công cụ chiến lược để đảm bảo hoạt động hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật.

a. Hồ sơ là bằng chứng pháp lý và tài sản tri thức

Tài liệu đã nhấn mạnh rằng hồ sơ là "bằng chứng của các giao dịch, quyết định, cam kết". Đây là một trong những vai trò quan trọng nhất của hồ sơ, vì nó mang lại giá trị pháp lý.

• • Bằng chứng của giao dịch: Hồ sơ giúp xác nhận một hành động đã xảy ra.

    • Ví dụ: Một hợp đồng kinh tế đã được ký kết không chỉ là một văn bản giấy, mà là bằng chứng pháp lý cho cam kết giữa hai bên. Khi có tranh chấp, hồ sơ hợp đồng là căn cứ để tòa án xem xét và giải quyết.

  • Tài sản tri thức: Hồ sơ là nguồn dữ liệu quý báu, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức.

    • Ví dụ: Hồ sơ nhân sự không chỉ chứa thông tin cá nhân mà còn lưu lại quá trình làm việc, thành tích, đóng góp của nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá, đào tạo và phát triển nhân lực một cách bền vững. Tương tự, hồ sơ về các dự án đã thực hiện là nguồn kinh nghiệm quý giá cho các dự án tương lai.

b. Nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định

Quản lý hồ sơ hiệu quả giúp các tổ chức nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định.

• • Xác định và giải quyết vấn đề kịp thời: Khi hồ sơ được tổ chức khoa học, việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng.

    • Ví dụ: Khi phát sinh một sự cố về môi trường, các cơ quan trong ngành Nông nghiệp và Môi trường cần truy xuất ngay các báo cáo giám sát chất lượng nước, không khí trước đó để đánh giá nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý kịp thời.

  • Tăng cường minh bạch và tuân thủ pháp luật: Hệ thống quản lý hồ sơ tốt giúp các tổ chức đáp ứng các yêu cầu kiểm toán, thanh tra. Nó giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi truy xuất dữ liệu, từ đó đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan đến lưu trữ thông tin, tránh rủi ro pháp lý.

c. Vai trò của công nghệ trong quản lý hồ sơ hiện đại

Tài liệu cũng đề cập đến vai trò của DMS (Hệ thống quản lý tài liệu điện tử) trong việc tự động hóa. Đây là xu hướng tất yếu của quản lý hồ sơ hiện đại. DMS giúp:

• • Tự động hóa: Thay vì xác định thời hạn lưu giữ thủ công, hệ thống DMS có thể tự động áp dụng các quy tắc đã được lập trình sẵn.

    • Ví dụ: Một hồ sơ kế toán sau khi được nhập vào hệ thống, DMS sẽ tự động gán thời hạn bảo quản 10 năm theo quy định của Thông tư 01/2024/TT-BTC và tự động đưa ra cảnh báo khi hồ sơ đến hạn tiêu hủy.

  • Tăng cường độ chính xác và bảo mật: Hệ thống DMS giúp giảm thiểu sai sót do con người, đồng thời cung cấp các công cụ bảo mật như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, đảm bảo thông tin luôn an toàn.

Tóm lại, việc quản lý hồ sơ không chỉ là một nhiệm vụ hành chính mà là một hoạt động chiến lược. Đầu tư vào nó là đầu tư vào sự minh bạch, hiệu quả và bền vững của tổ chức.

2. Cơ sở pháp lý hiện hành

Việc xác định thời hạn bảo quản không còn mang tính chủ quan mà được quy định chi tiết trong một hệ thống văn bản pháp luật. Cán bộ lưu trữ phải nắm vững những văn bản này để thực hiện đúng nghiệp vụ.

• Thông tư 10/2022/TT-BNV: Đây là văn bản nền tảng, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động chung của các cơ quan, tổ chức. Thông tư này áp dụng cho các hồ sơ phát sinh từ ngày 15/02/2023.

• Các thông tư chuyên ngành: Theo Luật Lưu trữ 2024, Bộ trưởng các bộ, thủ trưởng cơ quan ngang bộ được giao trách nhiệm quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý. Điều này dẫn đến sự ra đời của các văn bản như:

  • Thông tư 08/2025/TT-BNV: Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực Nội vụ.

  • Thông tư 01/2024/TT-BTC: Áp dụng cho ngành Tài chính.

  • Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT: Áp dụng cho ngành Giáo dục và Đào tạo ....

Phân loại thời gian lưu trữ 

Theo Luật Lưu trữ 2024, tài liệu được phân thành hai nhóm chính dựa trên giá trị và tầm quan trọng của chúng. Điều này giúp các cơ quan, tổ chức có cơ sở khoa học để quyết định tài liệu nào cần giữ lại vô thời hạn, và tài liệu nào có thể xem xét để tiêu hủy sau một thời gian nhất định:

1. Lưu trữ vĩnh viễn (lâu dài): Đây là những tài liệu có giá trị đặc biệt, được coi là di sản quốc gia và phải được bảo tồn vô thời hạn. Giá trị của chúng không chỉ dừng lại ở phạm vi cơ quan, tổ chức mà còn có ý nghĩa đối với toàn bộ lịch sử, khoa học, chính trị, kinh tế hoặc văn hóa của đất nước. 

• • • Đặc điểm nhận biết: Tài liệu vĩnh viễn thường liên quan đến các sự kiện chính trị trọng đại, quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức lớn, hoặc những thành tựu mang tầm quốc gia.

Ví dụ chi tiết:

• • • Nghị quyết của Bộ Chính trị về một chính sách lớn: Tài liệu này phản ánh chủ trương, đường lối phát triển của Đảng và Nhà nước, có giá trị vĩnh viễn.

    • Hồ sơ về sự ra đời của một tập đoàn nhà nước: Ghi lại lịch sử thành lập và quá trình hoạt động của một đơn vị kinh tế quan trọng.

    • Tài liệu gốc về một chiến dịch lịch sử: Thước phim, hình ảnh, văn bản về chiến dịch Điện Biên Phủ sẽ được nộp vào Lưu trữ lịch sử để bảo quản lâu dài

2. Lưu trữ có thời hạn (ngắn hạn): Nhóm này bao gồm các tài liệu chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó có thể được tiêu hủy để tránh lãng phí không gian và nguồn lực. Thời hạn cụ thể được chia thành nhiều mức độ khác nhau, tùy thuộc vào giá trị sử dụng .

• • • Lưu trữ ngắn hạn (1-5 năm): Áp dụng cho các tài liệu mang tính chất hành chính, tác nghiệp hàng ngày và không có giá trị pháp lý lâu dài.

Ví dụ: Hồ sơ về các dự án xây dựng nhỏ, chứng từ tài chính đã qua kiểm toán, hoặc hồ sơ nhân sự sau khi nhân viên đã thôi việc.

• • • Lưu trữ trung hạn (10-20 năm): Áp dụng cho các tài liệu có giá trị về mặt nghiệp vụ, tài chính trong một giai đoạn.

Ví dụ: Hồ sơ về các dự án xây dựng nhỏ, chứng từ tài chính đã qua kiểm toán, hoặc hồ sơ nhân sự sau khi nhân viên đã thôi việc.

• • • Lưu trữ dài hạn (trên 20 năm): Áp dụng cho các tài liệu có giá trị pháp lý và chứng cứ lâu dài, cần được bảo quản để đối chứng khi cần.

Ví dụ: Hồ sơ về các vụ việc thanh tra, khiếu nại, tố cáo quan trọng; hồ sơ của các công trình xây dựng lớn.