Tài liệu lưu trữ dạng giấy đóng vai trò là “ký ức tri thức” trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường. Từ các bản đồ địa chất, hồ sơ cấp phép khai thác, báo cáo tác động môi trường đến các bản ghi khí tượng thủy văn... tất cả đều mang giá trị pháp lý, nghiên cứu và lịch sử. Tuy nhiên, theo thời gian, các tài liệu này không tránh khỏi tình trạng mục nát, giòn gãy, phai màu hay bị xâm hại bởi nấm mốc, côn trùng. Trong bối cảnh đó, công tác tu bổ và phục chế tài liệu chính là hoạt động kỹ thuật chuyên sâu nhằm khôi phục hình dạng ban đầu, bảo vệ nội dung và kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Để khôi phục giá trị và kéo dài vòng đời sử dụng, công tác tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ giấy đang được triển khai theo hướng bài bản, chuyên sâu và mang tính kỹ thuật cao. Đây cũng là nội dung được pháp luật điều chỉnh chặt chẽ thông qua Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường, chính thức có hiệu lực từ ngày 15/4/2022.
📘 Mục đích tu bổ, phục chế tài liệu
Mục đích của công tác tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu lưu trữ nhằm gia cố kéo dài tuổi thọ của tài liệu, khắc phục nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp; đồng thời, phục vụ số hóa tài liệu và lập bản sao bảo hiểm tài liệu, đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, giữ được nội dung, thông tin được đầy đủ và chính xác để đáp ứng cho nhu cầu của tồ chức, công dân trong và ngoài tỉnh đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử
1. Khảo sát tài liệu
Quá trình phục chế bắt đầu bằng việc khảo sát chi tiết để xác định tình trạng vật lý của tài liệu: có bị rách, mốc, mục nát, giòn gãy hay phai chữ không. Từ đó, cán bộ lưu trữ lập danh mục tài liệu cần xử lý, phân loại theo mức độ hư hỏng và tính cấp thiết.
2. Lập biên bản bàn giao và vận chuyển
Đối với tài liệu cần phục chế, đơn vị lưu trữ phải lập biên bản bàn giao xuất kho theo mẫu nghiệp vụ và chuyển đến nơi xử lý chuyên môn. Quá trình vận chuyển phải sử dụng bao bì chống ẩm, chống sốc, đảm bảo không làm tổn hại thêm tài liệu gốc.
3. Vệ sinh tài liệu
Trước khi phục chế, tài liệu được làm sạch bằng bàn chải mềm, máy hút bụi chuyên dụng. Việc loại bỏ bụi, nấm mốc, côn trùng là bước quan trọng nhằm đảm bảo bề mặt giấy đủ điều kiện phục hồi. Đồng thời, chuyên viên kiểm tra loại mực in, tính chất giấy để quyết định phương pháp xử lý phù hợp.
4. Thực hiện tu bổ, phục chế kỹ thuật
Những vùng rách, sứt mẻ được vá, dán bằng giấy thủ công tương đồng với bản gốc, không chứa axit.
Những vùng giấy giòn, mục nát được bồi nền bằng lớp lót giấy chuyên dụng, ép tay từng lớp để tạo độ phẳng và độ kết dính cao.
Việc phục chế phải đảm bảo không làm sai lệch nội dung, không ghi chú hoặc viết đè lên phần thông tin gốc.
5. Kiểm tra chất lượng sau phục chế
Sau khi xử lý xong, tài liệu được kiểm tra lại để đánh giá chất lượng phục chế: độ chắc chắn của vật liệu mới, khả năng bảo vệ thông tin, độ nguyên bản và khả năng lưu giữ lâu dài. Mọi kết quả được lập biên bản kiểm tra và xác nhận của chuyên viên kỹ thuật.
6. Bàn giao lưu kho và báo cáo kết quả
Tài liệu được bàn giao lại kho lưu trữ kèm biên bản nhập kho theo đúng nghiệp vụ. Đồng thời, đơn vị thực hiện phục chế lập báo cáo kết quả phục chế để lưu hồ sơ kỹ thuật, phục vụ tra cứu sau này. Tài liệu được đưa trở lại đúng vị trí ban đầu và tiếp tục được quản lý định kỳ như các tài liệu lưu trữ khác.
📑 Hệ thống biểu mẫu chuyên ngành
Công tác tu bổ tài liệu lưu trữ không đơn thuần là sửa chữa giấy cũ, mà là phục hồi giá trị thông tin gốc trong điều kiện gần nhất với nguyên bản. Do đó, hoạt động này cần đội ngũ nhân sự được đào tạo chuyên ngành về vật liệu lưu trữ, hiểu biết sâu về chất lượng giấy, mực in và quy trình bảo tồn.
Điều đáng lưu ý là vật tư sử dụng trong quá trình phục chế phải đạt tiêu chuẩn lưu trữ quốc tế, không chứa chất gây lão hóa hay ảnh hưởng xấu đến môi trường. Đồng thời, tuyệt đối không được sửa đổi nội dung, thêm bớt hoặc ghi chú lên tài liệu gốc trong suốt quá trình xử lý.
Một xu hướng mới trong ngành lưu trữ hiện nay là số hóa tài liệu sau phục chế, nhằm tạo bản sao điện tử phòng ngừa mất mát vật lý do thiên tai, hỏa hoạn hoặc hao mòn theo thời gian. Việc lưu trữ kép – vừa vật lý, vừa điện tử – đang được các trung tâm tài nguyên môi trường áp dụng nhằm tối ưu hóa khả năng tra cứu, chia sẻ và bảo mật dữ liệu.
Trong bối cảnh chuyển đổi số và phát triển bền vững, công tác tu bổ và phục chế tài liệu giấy là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý dữ liệu ngành tài nguyên và môi trường. Nếu được đầu tư đầy đủ và thực hiện nghiêm túc, hoạt động này sẽ không chỉ phục hồi tài liệu hư hỏng mà còn góp phần duy trì năng lực quản lý thông tin quốc gia, tạo nền tảng khoa học cho các thế hệ sau.
✅ Nhân lực thực hiện cần có chuyên môn về vật liệu giấy, kỹ thuật phục chế và lưu trữ học.
✅ Vật tư sử dụng phải thân thiện môi trường, không chứa axit hoặc chất gây lão hóa giấy.
✅ Sau phục chế nên số hóa tài liệu, đưa vào hệ thống dữ liệu quản lý giúp phòng tránh rủi ro mất mát vật lý.
Công tác phục chế ngày nay không chỉ dừng lại ở kỹ thuật bảo tồn vật lý mà còn gắn liền với các giải pháp công nghệ:
Tự động hóa phục chế bán thủ công: hỗ trợ tối ưu quy trình mà không xâm phạm nội dung.
Lưu trữ đám mây: kết nối dữ liệu phục chế với hệ thống quản lý tổng thể.
Phân tích vòng đời tài liệu: giúp lên kế hoạch tu bổ định kỳ khoa học hơn.
Tu bổ – phục chế tài liệu giấy là sự hòa quyện giữa kỹ thuật, nghệ thuật và trách nhiệm bảo tồn ký ức tri thức. Trong ngành tài nguyên và môi trường, công tác này càng có giá trị khi nhiều tài liệu cổ, bản đồ chuyên sâu, hồ sơ lưu trữ đóng vai trò pháp lý hoặc nghiên cứu chiến lược.
Đầu tư đúng mức cho công tác tu bổ phục chế chính là đầu tư cho sự bền vững của hệ thống dữ liệu ngành. Đó cũng là minh chứng cho sự trân trọng di sản thông tin – điều không thể thay thế trong kỷ nguyên số hóa và hội nhập.