📘 Cơ sở pháp lý chuyên ngành

Để khôi phục giá trị và kéo dài vòng đời sử dụng, công tác tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ giấy đang được triển khai theo hướng bài bản, chuyên sâu và mang tính kỹ thuật cao. Đây cũng là nội dung được pháp luật điều chỉnh chặt chẽ thông qua Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường, chính thức có hiệu lực từ ngày 15/4/2022.

 📘 Mục đích tu bổ, phục chế tài liệu

Mục đích của công tác tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu lưu trữ nhằm gia cố kéo dài tuổi thọ của tài liệu, khắc phục nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp; đồng thời, phục vụ số hóa tài liệu và lập bản sao bảo hiểm tài liệu, đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, giữ được nội dung, thông tin được đầy đủ và chính xác để đáp ứng cho nhu cầu của tồ chức, công dân trong và ngoài tỉnh đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử 

🔧 Các bước thực hiện chuyên môn

1. Khảo sát tài liệu

Quá trình phục chế bắt đầu bằng việc khảo sát chi tiết để xác định tình trạng vật lý của tài liệu: có bị rách, mốc, mục nát, giòn gãy hay phai chữ không. Từ đó, cán bộ lưu trữ lập danh mục tài liệu cần xử lý, phân loại theo mức độ hư hỏng và tính cấp thiết.

2. Lập biên bản bàn giao và vận chuyển

Đối với tài liệu cần phục chế, đơn vị lưu trữ phải lập biên bản bàn giao xuất kho theo mẫu nghiệp vụ và chuyển đến nơi xử lý chuyên môn. Quá trình vận chuyển phải sử dụng bao bì chống ẩm, chống sốc, đảm bảo không làm tổn hại thêm tài liệu gốc.

3. Vệ sinh tài liệu

Trước khi phục chế, tài liệu được làm sạch bằng bàn chải mềm, máy hút bụi chuyên dụng. Việc loại bỏ bụi, nấm mốc, côn trùng là bước quan trọng nhằm đảm bảo bề mặt giấy đủ điều kiện phục hồi. Đồng thời, chuyên viên kiểm tra loại mực in, tính chất giấy để quyết định phương pháp xử lý phù hợp.

4. Thực hiện tu bổ, phục chế kỹ thuật

• • Những vùng rách, sứt mẻ được vá, dán bằng giấy thủ công tương đồng với bản gốc, không chứa axit.

  • Những vùng giấy giòn, mục nát được bồi nền bằng lớp lót giấy chuyên dụng, ép tay từng lớp để tạo độ phẳng và độ kết dính cao.

  • Việc phục chế phải đảm bảo không làm sai lệch nội dung, không ghi chú hoặc viết đè lên phần thông tin gốc.

5. Kiểm tra chất lượng sau phục chế

Sau khi xử lý xong, tài liệu được kiểm tra lại để đánh giá chất lượng phục chế: độ chắc chắn của vật liệu mới, khả năng bảo vệ thông tin, độ nguyên bản và khả năng lưu giữ lâu dài. Mọi kết quả được lập biên bản kiểm tra và xác nhận của chuyên viên kỹ thuật.

6. Bàn giao lưu kho và báo cáo kết quả

Tài liệu được bàn giao lại kho lưu trữ kèm biên bản nhập kho theo đúng nghiệp vụ. Đồng thời, đơn vị thực hiện phục chế lập báo cáo kết quả phục chế để lưu hồ sơ kỹ thuật, phục vụ tra cứu sau này. Tài liệu được đưa trở lại đúng vị trí ban đầu và tiếp tục được quản lý định kỳ như các tài liệu lưu trữ khác.

📑 Hệ thống biểu mẫu chuyên ngành

💡 Khuyến nghị chuyên môn

• ✅ Nhân lực thực hiện cần có chuyên môn về vật liệu giấy, kỹ thuật phục chế và lưu trữ học.

• ✅ Vật tư sử dụng phải thân thiện môi trường, không chứa axit hoặc chất gây lão hóa giấy.

• ✅ Sau phục chế nên số hóa tài liệu, đưa vào hệ thống dữ liệu quản lý giúp phòng tránh rủi ro mất mát vật lý.