CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU NỀN GIẤY TRONG KHO LƯU TRỮ
Hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết theo Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản mới nhất

VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY  

Tài liệu lưu trữ giấy – di sản thông tin quốc gia

• Trong kho tàng tri thức của mỗi quốc gia, tài liệu lưu trữ giữ một vị trí đặc biệt. Không chỉ đơn thuần là giấy tờ hành chính hay văn bản pháp quy, tài liệu lưu trữ còn là chứng cứ pháp lý, bằng chứng lịch sử và nguồn thông tin khoa học phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu và phát triển xã hội.

• Ở Việt Nam, trong suốt nhiều thập kỷ, tài liệu lưu trữ giấy vẫn chiếm tỷ lệ áp đảo về khối lượng so với các dạng tài liệu số, phim ảnh, ghi âm hay dữ liệu điện tử. Điều này bắt nguồn từ đặc điểm của bộ máy hành chính truyền thống: mọi hoạt động quản lý nhà nước, giao dịch kinh tế, quan hệ xã hội đều để lại dấu ấn trên giấy tờ. Hàng triệu mét giá tài liệu hiện đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, lưu trữ bộ ngành, tỉnh, thành phố, cũng như tại các cơ quan, tổ chức cơ sở.

Tài liệu giấy có thể phản ánh:

• • Các quyết định của Đảng và Nhà nước qua từng thời kỳ.

  • Các hiệp ước quốc tế, văn bản pháp luật.

  • Hồ sơ cá nhân, hộ tịch, tư liệu dân cư.

  • Các báo cáo nghiên cứu khoa học, công nghệ, kinh tế – xã hội.

  • Bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ thiết kế công trình.

Với vai trò đó, tài liệu giấy được coi là một bộ phận của tài sản quốc gia, có giá trị không chỉ về phương diện quản lý hiện tại mà còn về lâu dài, khi phục vụ công tác kiểm chứng lịch sử và nghiên cứu xã hội học.

Bối cảnh pháp lý mới về bảo quản tài liệu giấy 

Trước đây, Luật Lưu trữ năm 2011 đã đặt nền móng cho việc hình thành các quy định cơ bản về bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, bước vào kỷ nguyên chuyển đổi số, yêu cầu bảo quản tài liệu – đặc biệt là tài liệu giấy – trở nên cấp thiết hơn, đòi hỏi một khung pháp lý đầy đủ, hiện đại và tiệm cận chuẩn mực quốc tế.

Ngày 21/6/2024, Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Tại Điều 20 và Điều 21, luật quy định cụ thể về bảo quản tài liệu, bao gồm:

• • Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho kho lưu trữ.

  • Yêu cầu về an toàn, phòng cháy chữa cháy, chống ẩm mốc, mối mọt.

  • Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ giấy.

Cùng với đó, Thông tư 06/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật bảo quản: từ quy trình tiếp nhận, chỉnh lý, đóng gói, sắp xếp trên giá, đến kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và phòng ngừa sinh vật gây hại. Bộ tiêu chuẩn TCVN 9250:2012 tiếp tục được áp dụng như một chuẩn mực về thiết kế kho lưu trữ, đảm bảo môi trường ổn định cho tài liệu giấy.

Như vậy, có thể thấy rằng pháp luật Việt Nam đang chuyển từ khung quy định mang tính nguyên tắc sang cụ thể hóa bằng quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng, tạo cơ sở để các cơ quan, đơn vị thực hiện đồng bộ.

Những thách thức trong bảo quản tài liệu giấy tại Việt Nam 

Dù đã có bước tiến về pháp lý và nhận thức, thực tế cho thấy công tác bảo quản tài liệu giấy ở nước ta vẫn tồn tại nhiều vấn đề:

• Cơ sở vật chất chưa đạt chuẩn: Nhiều kho lưu trữ tận dụng phòng làm việc cũ, không có hệ thống điều hòa nhiệt độ – độ ẩm chuyên dụng.

• Thiếu trang thiết bị bảo quản: Giá kệ, hộp đựng, máy hút ẩm, hệ thống cảnh báo còn hạn chế.

• Nguồn nhân lực chưa chuyên sâu: Cán bộ lưu trữ nhiều nơi kiêm nhiệm, chưa được đào tạo bài bản về kỹ thuật bảo quản.

• Nguy cơ hư hỏng từ môi trường tự nhiên: Khí hậu nhiệt đới nóng ẩm của Việt Nam là điều kiện thuận lợi cho nấm mốc, côn trùng gây hại phát triển.

• Khối lượng tài liệu quá lớn: Tốc độ hình thành tài liệu tăng nhanh, trong khi kho lưu trữ và biện pháp bảo quản không theo kịp.

Những thách thức này đặt ra yêu cầu cấp bách: phải kết hợp biện pháp kỹ thuật hiện đại với quy trình nghiệp vụ khoa học để bảo vệ tài liệu giấy – di sản thông tin của quốc gia.

Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu giấy 

Công tác bảo quản tài liệu giấy có ý nghĩa nhiều mặt:

• • Pháp lý: Tài liệu giấy là bằng chứng phục vụ thanh tra, kiểm tra, giải quyết tranh chấp, tố tụng. Nếu tài liệu hư hỏng, mất mát, hậu quả pháp lý sẽ rất nghiêm trọng.

  • Lịch sử: Các hồ sơ, tư liệu được gìn giữ để tái hiện quá trình phát triển của đất nước, là cơ sở cho công tác biên soạn lịch sử, tổng kết kinh nghiệm.

  • Khoa học và văn hóa: Tài liệu là nguồn dữ liệu quý báu cho nghiên cứu khoa học, văn hóa, xã hội.

  • Quản lý hiện hành: Hồ sơ lưu trữ vẫn thường xuyên được khai thác để giải quyết công việc hằng ngày của cơ quan.

  • Giá trị lâu dài: Bảo quản tài liệu giấy chính là bảo vệ một phần ký ức quốc gia, phục vụ cho thế hệ hiện tại và mai sau

Có thể khẳng định rằng công tác bảo quản tài liệu giấy không chỉ là một hoạt động nghiệp vụ thuần túy, mà còn là trách nhiệm pháp lý và đạo đức của cơ quan, tổ chức trước Nhà nước và xã hội. Trong bối cảnh mới, khi Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 06/2025/TT-BNV chính thức có hiệu lực, việc triển khai nghiêm túc, khoa học các quy định này sẽ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ an toàn, lâu dài khối tài liệu giấy khổng lồ của quốc gia.