Tiêu chuẩn thiết kế và vận hành Kho tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là di sản tri thức và minh chứng pháp lý quan trọng của mỗi cơ quan nhà nước. 

Kho tài liệu lưu trữ—bao gồm Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác—là trái tim bảo toàn giá trị thông tin của mỗi tổ chức. Bài viết này tổng hợp các yêu cầu, tiêu chí và gợi ý thực tiễn để thiết kế, vận hành kho lưu trữ an toàn, lâu dài và hiệu quả. Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành đã quy định chặt chẽ từ vị trí, quy mô đến thiết kế, trang thiết bị, hệ thống kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn, toàn vẹn, lâu dài và thuận tiện khai thác tài liệu. 

Nguyên tắc thiết kế

• Tiêu chuẩn thiết kế và vận hành kho lưu trữ tài liệu là một văn bản quy định chặt chẽ, nhằm đảm bảo sự an toàn, toàn vẹn và lâu dài cho các tài liệu lưu trữ. Văn bản này bao gồm các yêu cầu chi tiết cho cả kho tài liệu giấy và kho tài liệu trên vật mang tin khác (như băng từ, đĩa quang,...) 

• Mỗi bước thiết kế phải đảm bảo an toàn, linh hoạt mở rộng, bảo vệ tài liệu dài hạn và thuận tiện vận hành. Không gian chuyển động của con người và luồng di chuyển xe đẩy phải tách biệt với kho bảo quản. Mọi vật liệu sử dụng trong kho phải trung tính về pH, không sinh khí độc, chống ẩm mốc và chống cháy lan.

THEO LUẬT LƯU TRƯ 2024 QUY ĐỊNH TẠI ĐIÊU 21

• Kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác và kho lưu trữ số. 

• Kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, có công nghệ tiên tiến, trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

• Kho lưu trữ chuyên dụng phù hợp với yêu cầu công nghệ bảo quản và đặc thù của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ.

• Khu vực kho lưu trữ chuyên dụng được tổ chức bảo vệ chặt chẽ, an toàn, theo quy định của pháp luật; trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quan sát, giám sát, phòng, chống thiên tai, hỏng, mất, phòng cháy, chữa cháy và yếu tố khác có thể gây thiệt hại đến tài liệu lưu trữ. 

Yêu cầu chung về kho lưu trữ (Điều 8 Nghị định 113/NĐ-CP)

Đảm bảo an toàn và thuận tiện 

Mục tiêu cốt lõi của tiêu chuẩn là bảo vệ tài liệu khỏi mọi rủi ro về hư hỏng, mất mát, và đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng chúng. Kho tài liệu phải đảm bảo an toàn, toàn vẹn và thuận tiện cho khai thác, đáp ứng Luật Lưu trữ. 

Các nguyên tắc chủ đạo bao gồm:

1. Vị trí: Kho phải được xây dựng

   • 1. • • Ở nơi có giao thông thuận lợi nhưng phải cách xa khu công nghiệp, kênh rạch dễ ngập lụt

          • Xa nguồn nhiệt, nguồn nguy hiểm (xăng dầu, khí gas) tối thiểu 100 m

Điều này giúp giảm thiểu rủi ro từ bên ngoài và tạo điều kiện dễ dàng cho việc vận chuyển, tiếp cận.

2. Thiết kế: Bố cục tổng thể của kho cần được thiết kế một cách hợp lý và liên hoàn:

   • 1. • Lối đi một chiều: phòng tiếp nhận → xử lý → kho bảo quản → khu phục vụ

        • Hành lang rộng tối thiểu 1,5 m giữa các kệ để di chuyển xe đẩy

Điều này giúp các khâu nghiệp vụ kết nối với nhau một cách logic, tạo thành một quy trình thông suốt không chỉ giúp việc bảo quản trở nên hiệu quả mà còn tăng cường khả năng bảo vệ tài liệu.

3. An ninh: Kho lưu trữ cần được bảo vệ 24/7 với các biện pháp an ninh nghiêm ngặt, bao gồm:

   • Cửa kính chịu lực, cửa thép chống cháy cấp A60 (chống nhiệt 60 phút)

   • Hệ thống camera với chế độ ghi đêm, nhận diện chuyển động

   • Thẻ từ kiểm soát ra vào mọi khu vực, lưu log ít nhất 90 ngày 

4. Các khu vực chính: Một kho lưu trữ tiêu chuẩn được chia thành nhiều khu vực chuyên biệt:

   • Khu vực bảo quản: Nơi lưu giữ tài liệu.

   • Khu vực phục vụ công chúng: Nơi tài liệu được khai thác, sử dụng.

   • Khu vực hành chính: Nơi làm việc của cán bộ lưu trữ.

   • Các khu vực khác: Các phòng xử lý nghiệp vụ, kỹ thuật,...

Xác định quy mô Kho tài liệu giấy

Dựa trên số mét giá 

1. Quy mô kho được xác định dựa trên tổng số mét giá tài liệu cần lưu trữ, được phân thành 4 mức độ:

• • • Mức độ 1: dưới 3.000 mét giá tài liệu.

    • Mức độ 2: từ 3.000 mét giá tài liệu đến dưới 6.000 mét giá tài liệu.

    • Mức độ 3: từ 6.000 mét giá tài liệu đến dưới 10.000 mét giá tài liệu.

    • Mức độ 4: từ 10.000 mét giá tài liệu trở lên.

Việc xác định quy mô này dựa trên các yếu tố: số lượng tài liệu hiện có, tài liệu sắp được nộp đến hạn, tài liệu ước tính sẽ hình thành trong tương lai và cả tài liệu lưu trữ tư nhân. 

2. Căn cứ xác định số lượng mét giá tài liệu cần bảo quản bao gồm:

• • • Số lượng (mét giá) tài liệu thực tế đang bảo quản thực tế.

    • Số lượng (mét giá) tài liệu thực tế đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp tài liệu đã đến hạn nộp. 

    • Số lượng (mét giá) tài liệu dự kiến hình thành ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp tài liệu sẽ thu về theo quy định tại khoản 3 Điều 17 Luật Lưu trữ. 

    • Số lượng (mét giá) tài liệu tư liệu, tặng, ký gửi từ bên ngoài (lưu trữ tư) ước tính sẽ sưu tầm hoặc được cho, tặng, ký gửi của các tổ chức và cá nhân. 

3. Thực hành:

• • Tổng hợp danh sách và đo chiều dài kệ chứa. 

  • Lập bảng tính quy mô kho tối thiểu, dự trù diện tích mở rộng 3 năm tới.

  • Xác định cấp phép đầu tư kệ, hộp lưu trữ phù hợp mức độ.

Thiết kế khu vực kho bảo quản tài liệu

Trái tim của kho lưu trữ 

Đây là khu vực quan trọng nhất và có những yêu cầu kỹ thuật cao nhất. 

1. Khu bảo quản cần bố trí độc lập, kiểm soát lối ra vào, hạn chế tiếp xúc với bên ngoài:

Điều 10 Nghị định 113/2025/NĐ-CP yêu cầu về khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

• Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí độc lập với các khu vực khác, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập, phù hợp với từng loại hình tài liệu. 

2. Diện tích sàn và tính toán tối thiểu:

Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: 

• Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu lưu trữ giấy tính tối thiểu bằng 1/5 tổng số mét giá tài liệu lưu trữ giấy cần bảo quản. 

• Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tối thiểu bằng diện tích đặt trang thiết bị bảo quản và bảo đảm không gian thực hiện nghiệp vụ bảo quản. 

3. Kết cấu sàn, tường chịu tải cao, chống động đất, thiên tai.

• Sản kho phải bảo đảm khả năng chịu tải của tài liệu lưu trữ và thiết bị lưu trữ; khả năng chống động đất, thiên tai, thảm họa. 

• Thiết kế tường kho, mái kho, cửa ra vào, cửa sổ, cầu thang của kho bảo quản phải đáp ứng các điều kiện bảo đảm an toàn tài liệu và thiết bị lưu trữ. 

• Thiết kế tường kho, mái kho, cửa ra vào, cửa sổ, cầu thang của kho bảo quản phải đáp ứng các điều kiện bảo đảm an toàn tài liệu và thiết bị lưu trữ. 

4. Hệ thống điều hòa duy trì nhiệt độ, độ ẩm:

• Điều hòa: Hệ thống trung tâm duy trì 18–22 °C, RH 45–55 %RH; công suất tính toán theo khối lượng tài liệu và thể tích phòng.

• Máy hút ẩm: Công suất ≥ 20 lít/ngày cho mỗi 100 m² sàn; đặt cách tường ≥ 0,5 m để thông gió.

• Thông gió: Quạt cấp – hút đảm bảo trao đổi không khí 8–12 lần/giờ, sử dụng bộ lọc bụi MERV 8–13.

• Cảm biến và ghi log: Nhiệt độ ±0,5 °C, độ ẩm ±3 %RH; dữ liệu lưu trữ trung tâm, tự động cảnh báo khi vượt ngưỡng.

5. Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ gồm:

• Giá, tủ chuyên dùng trong kho phù hợp với số lượng, loại hình, kho cỡ tài liệu và đáp ứng các yêu cầu về vật liệu, ngoại quan, cấu tạo và độ chịu tải theo tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ;

• Bìa, hộp (cặp) bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ;

• Phương tiện thao tác: Xe đẩy hồ sơ có phanh, bàn thao tác inox, đèn chiếu sáng di động cho quy trình kiểm kê.

6. Các hệ thống trang thiết bị khác được khuyến khích sử dụng:

• Các hệ thống bảo vệ, bảo quản tự động gồm hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động chống đột nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm thông minh;

• Hệ thống thiết bị mã vạch/mã QR/điện từ nhằm tự động hóa quá trình quản lý và khai thác tài liệu. 

Khu vực xử lý nghiệp vụ và phụ trợ

Khu xử lý nghiệp vụ: Xử lý nghiệp vụ lưu trữ gồm hàng loạt phòng chuyên biệt, đặt gần kho bảo quản để thuận tiện vận hành:

• • Phòng tiếp nhận, khử trùng, khử axit, xử lý tài liệu.

  • Phòng lưu trữ tài liệu hết giá trị, tu bổ – phục chế.

  • Phòng số hóa, lập cơ sở dữ liệu.

  • Phòng thiết bị kỹ thuật: làm mát, giám sát an ninh, chữa cháy, cảnh báo.

  • Phòng hành chính và phục vụ công chúng: tùy quy mô kho, có thể gộp hoặc tách riêng theo mức độ (mức 1–2 gộp, mức 3–4 tách).

Khu kỹ thuật: Bố trí đủ diện tích để lắp đặt hệ thống làm mát; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm soát tình trạng bảo vệ, xử lý trong trường hợp xảy ra cháy, nổ và các thiết bị cần thiết khác để bảo đảm an toàn trong quá trình vận hành kho lưu trữ.

Khu hành chính và phục vụ công chúng:

• • Đối với kho tài liệu giấy mức độ 1 hoặc mức độ 2 có thể bố trí hợp nhất khu vực hành chính và khu vực phục vụ công chúng theo nhu cầu thực tế của từng cơ quan, tổ chức.

  • Đối với kho tài liệu giấy mức độ 3 hoặc mức độ 4 phải bố trí riêng biệt giữa khu vực hành chính và khu vực phục vụ công chúng. 

Hệ thống điện – nước – phòng cháy chữa cháy

Một kho lưu trữ an toàn không thể thiếu hạ tầng kỹ thuật chuẩn mực:

• Điện chiếu sáng riêng biệt cho từng khu vực, có biện pháp đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi khu vực kho. Đường điện trong kho phải thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện.

• Cấp thoát nước riêng, đường ống nước bảo đảm độ kín không rò rỉ, không đi qua khu bảo quản; không đặt thiết bị cấp nước trên tầng kho.

• Thiết kế Phòng cháy, chữa chát:

• • • • Đảm bảo tính năng thiết kế, giải pháp phù hợp với công năng. Đặc điểm kho của công trình và bảo đảm các yêu cầu theo quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ. 

      • Hệ thống chữa cháy bảo đảm phù hợp với tính chất vật lý của từng loại tài liệu lưu trữ được bảo quản theo quy định của pháp luật.

      • Kế hoạch cứu nạn, cứu hộ rõ ràng.

Thời hạn bảo quản kho và tài liệu lưu trữ

1. Công tác bảo quản thường xuyên kho lưu trữ tài liệu thực hiện hằng ngày, quy trình bảo quản được quy định tại Điều 33 Thông tư này.

2. Công tác bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy trình bảo quản quy định tại Điều 33, Điều 34, Điều 35 Thông tư này và được cấp có thẩm quyền phê duyệt

a) Thời gian bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu: 06 tháng/lần đối với kho chuyên dụng; 04 tháng/lần đối với kho thông thường; 03 tháng/lần đối với kho tạm.

b) Thời gian bảo quản định kỳ tài liệu trong kho lưu trữ: 03 năm/lần đối với tài liệu trong kho tạm; 04 năm/lần đối với tài liệu trong kho thông thường; 05 năm/lần đối với tài liệu trong kho chuyên dụng.

3. Công tác bảo quản đột xuất được thực hiện trong trường hợp kho lưu trữ có hiện tượng tài liệu bị hư hỏng do nấm mốc, chuột, côn trùng, mối mọt xâm nhập phá hoại hoặc xảy ra sự cố thiên tai, hỏa hoạn và do cấp có thẩm quyền quyết định.