Trong hệ thống quản lý nhà nước, tài liệu lưu trữ không chỉ là bằng chứng pháp lý, mà còn là di sản văn hóa, lịch sử vô giá của dân tộc. Mỗi văn bản, hồ sơ đều chứa đựng thông tin phản ánh quá trình hình thành, phát triển của bộ máy nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế – xã hội và quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.

“Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn, toàn vẹn, lâu dài; không được hủy hoại, làm mất mát hoặc để hư hỏng.” Điều này cho thấy công tác bảo quản tài liệu là nhiệm vụ vừa mang tính pháp lý, vừa mang tính khoa học – kỹ thuật, đòi hỏi sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ lưu trữ.

Trong bối cảnh biến đổi khí hậu, thiên tai cực đoan, nguy cơ cháy nổ, ẩm mốc và sự xuống cấp của cơ sở vật chất, việc áp dụng các quy định pháp luật hiện hành để nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu lưu trữ trở thành yêu cầu cấp thiết.

1. Khái niệm

“Bảo quản tài liệu lưu trữ” là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học và kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, đảm bảo an toàn và tính bảo mật cho tài liệu trong suốt thời gian lưu giữ tại kho.

Công tác này bao gồm nhiều nội dung cụ thể:

• Thiết lập và quản lý kho lưu trữ: Xây dựng hoặc cải tạo kho bãi, trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dụng.

• Sắp xếp tài liệu khoa học: Phân loại, sắp xếp tài liệu một cách có hệ thống để dễ dàng tra cứu và bảo quản.

• Xử lý kỹ thuật định kỳ: Điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, khử trùng, chống nấm mốc và côn trùng gây hại để bảo vệ tài liệu khỏi các tác nhân gây hại từ môi trường.

Ngoài ra, công tác bảo quản hiệu quả còn giúp phòng ngừa các rủi ro đáng tiếc như mất mát tài liệu hoặc rò rỉ thông tin, đặc biệt đối với những tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý hoặc chứa thông tin mật.

Các yếu tố cấu thành bảo quản bao gồm:

• Điều kiện kho tàng: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, phòng cháy chữa cháy.

• Phương tiện, thiết bị bảo quản: giá, tủ, hộp, bìa, máy điều hòa, hệ thống chống cháy.

• Biện pháp kỹ thuật: chống ẩm, chống nấm mốc, khử axít, tu bổ, phục chế.

• Quản lý nghiệp vụ: chế độ kiểm tra, quy trình xuất – nhập, nội quy kho.

Nói cách khác, bảo quản tài liệu lưu trữ là sự kết hợp giữa khoa học kỹ thuật hiện đại và kỷ luật nghiệp vụ lưu trữ.

2. Ý nghĩa

Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa chính trị, pháp lý, khoa học và xã hội:

• Giữ gìn chứng cứ pháp lý và lịch sử:
  Tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lý trong hoạt động quản lý nhà nước, chứng minh quyền lợi của cơ quan, tổ chức, công dân. Nếu tài liệu bị hư hỏng hoặc thất lạc, quyền lợi và sự thật lịch sử sẽ bị ảnh hưởng.

• Bảo vệ di sản văn hóa – trí tuệ dân tộc 

• Phục vụ nghiên cứu và phát triển xã hội
  Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin gốc, trung thực, có giá trị lâu dài cho nghiên cứu khoa học, hoạch định chính sách, phát triển kinh tế – xã hội.

• Bảo đảm tính minh bạch, hiệu lực quản lý nhà nước:
  Việc quản lý hồ sơ, tài liệu khoa học giúp giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiểm toán, thanh tra nhanh chóng, chính xác.

• Ý nghĩa đặc thù ở Việt Nam:
  Nước ta nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, dễ phát sinh vi sinh vật, côn trùng, nấm mốc phá hoại tài liệu. Do đó, công tác bảo quản tài liệu ở Việt Nam có tính cấp thiết và khó khăn đặc biệt so với nhiều quốc gia ôn đới.

3. Cơ sở pháp lý mới về bảo quản tài liệu lưu trữ

• • Luật Lưu trữ 2024 (Luật số 33/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/7/2025, mở rộng phạm vi điều chỉnh đến cả tài liệu lưu trữ tư có giá trị. Luật quy định rõ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm, tạo hành lang pháp lý chặt chẽ cho quản lý tài liệu.

  • Nghị định 113/2025/NĐ-CP cụ thể hóa các yêu cầu về kho tàng, thiết bị, điều kiện bảo quản và quy trình xử lý tài liệu trong môi trường số.

  • Thông tư 06/2025/TT-BNV hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ: từ thủ tục nộp lưu tài liệu hiện hành, tài liệu lịch sử, đến quy trình hủy tài liệu hết thời hạn, cấp bản sao, phục vụ người sử dụng.

  • Thông tư 05/2025/TT-BNV đặt ra tiêu chuẩn mới cho công tác lưu trữ tài liệu số, trong đó nổi bật là yêu cầu tuân thủ chuẩn gói tin, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực dữ liệu, đồng thời sao lưu tối thiểu 2 bản trên thiết bị độc lập.

Nội dung công tác bảo quản

Nội dung cơ bản của công tác bảo quản tài liệu bao gồm:

• • Xây dựng, cải tạo, quản lý kho lưu trữ

    • • Kho phải đảm bảo tiêu chuẩn an toàn (kết cấu, vị trí, phòng cháy, chống ẩm).

      • Có trang thiết bị bảo quản: giá, tủ, hộp, bìa, hệ thống điều hòa, báo cháy.

  • Xử lý kỹ thuật bảo quản

    • • Kiểm soát nhiệt độ (18–22°C) và độ ẩm (45–60%).

      • Tránh ánh sáng trực tiếp; hạn chế bụi, côn trùng.

      • Vệ sinh định kỳ, khử trùng kho.

  • Tổ chức sắp xếp, quản lý tài liệu trong kho

    • • Phân loại, lập mục lục, bố trí trên giá theo nguyên tắc khoa học.

      • Có bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu.

      • Thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ.

  • Tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm

    • • Tu bổ tài liệu rách, mủn, mờ chữ.

      • Phục chế tài liệu quý hiếm đã hư hỏng nặng.

      • Sao chụp bảo hiểm, tạo bản sao phục vụ sử dụng.

  • Áp dụng công nghệ hiện đại

    • • Số hóa tài liệu lưu trữ.

      • Xây dựng kho lưu trữ điện tử.

      • Sao lưu dữ liệu ở nhiều vị trí khác nhau.

  • Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo quản

    • • Nội quy kho, quy trình xuất – nhập tài liệu.

      • Chế độ kiểm tra, thống kê, báo cáo.

      • Phân định trách nhiệm của cán bộ lưu trữ.

✅ Kết luận:
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cốt lõi của hoạt động lưu trữ, kết hợp biện pháp khoa học kỹ thuật và chế độ pháp lý chặt chẽ. Trong điều kiện khí hậu nóng ẩm, nhiều nguy cơ phá hủy tự nhiên và con người, công tác này ở Việt Nam càng mang tính khẩn thiết và phức tạp, đòi hỏi sự chuyên môn hóa, hiện đại hóa và tuân thủ nghiêm túc quy định pháp luật.