CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT CẦN THIẾT

Kiểm soát môi trường 

Môi trường lưu trữ có vai trò quyết định đến tuổi thọ của tài liệu giấy. Do đó, việc kiểm soát các yếu tố sau là rất quan trọng:

• Nhiệt độ và độ ẩm:

  • • Nhiệt độ: Lý tưởng nhất là duy trì nhiệt độ ổn định trong khoảng 18°C đến 22°C. Nhiệt độ cao làm tăng tốc độ phân hủy hóa học của giấy, trong khi nhiệt độ thấp có thể gây co giãn, nứt gãy.

    • Độ ẩm: Độ ẩm tương đối cần được giữ ở mức 45% đến 60%. Độ ẩm quá cao (trên 65%) tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển. Ngược lại, độ ẩm quá thấp (dưới 40%) làm giấy trở nên giòn, dễ gãy.

    • Thiết bị: Sử dụng hệ thống điều hòa không khí chuyên dụng và máy hút ẩm, cùng với các dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm chính xác (như nhiệt ẩm kế) để theo dõi thường xuyên.

• Ánh sáng:

• • • Ánh sáng mặt trời và ánh sáng chứa tia UV là "kẻ thù" lớn nhất của giấy, gây phai màu mực và làm giấy ố vàng, giòn.

    • Kho lưu trữ cần hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên. Nên sử dụng đèn chiếu sáng có bộ lọc UV hoặc đèn LED chuyên dụng, và chỉ bật khi cần thiết.

Xử lý tài liệu và phương tiện bảo quản 

Làm sạch tài liệu: Trước khi đưa vào kho, tài liệu cần được làm sạch bụi bẩn, đất cát bằng chổi lông mềm hoặc máy hút bụi chuyên dụng.

Khử trùng: Tài liệu bị nấm mốc hoặc côn trùng gây hại cần được xử lý bằng các phương pháp khử trùng hóa học (ví dụ: sử dụng ethylene oxide) hoặc khử trùng vật lý (như chiếu xạ hoặc làm lạnh sâu). Quá trình này phải được thực hiện trong buồng khử trùng chuyên dụng để đảm bảo an toàn.

Khử axit: Giấy có hàm lượng axit cao dễ bị lão hóa và trở nên giòn. Quá trình khử axit (deacidification) giúp trung hòa axit trong giấy, kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

Tu bổ, phục chế: Các tài liệu bị rách, hỏng, mục nát cần được tu bổ bằng các loại giấy, keo dán chuyên dụng và kỹ thuật phục chế phù hợp.

Bảo quản trong vật chứa:

• Hộp, bìa đựng: Sử dụng các loại hộp và bìa không axit (acid-free) để bảo vệ tài liệu khỏi tác động của môi trường và va chạm vật lý. Hộp tài liệu giúp sắp xếp tài liệu gọn gàng và ngăn bụi bẩn, ánh sáng.

• Giá tài liệu: Nên sử dụng giá kim loại chống gỉ sét, có khả năng chịu tải tốt và được sơn tĩnh điện. Giá phải được đặt cách tường và sàn để đảm bảo không khí lưu thông và tránh ẩm ướt.

Phòng chống cháy, nổ và côn trùng, nấm mốc 

Phòng cháy, chữa cháy (PCCC):

• • Trang bị hệ thống PCCC tự động sử dụng khí (như FM-200, Novec 1230) thay vì nước, để tránh gây hư hỏng tài liệu.

  • Lắp đặt hệ thống báo cháy, báo khói và bình chữa cháy ở các vị trí dễ tiếp cận.

  • Xây dựng kho cách biệt với các nguồn dễ gây cháy, nổ.

Phòng chống côn trùng và nấm mốc:

• • Sử dụng lưới chống côn trùng ở cửa sổ, cửa ra vào và hệ thống thông gió.

  • Thường xuyên vệ sinh kho, kiểm tra định kỳ tài liệu để phát hiện sớm dấu hiệu của nấm mốc hoặc côn trùng.

  • Tránh để các đồ vật bằng gỗ hoặc thực phẩm trong kho để không thu hút côn trùng.

Vệ sinh và kiểm tra định kỳ 

Vệ sinh kho: Vệ sinh sàn, giá, tường và trần kho thường xuyên để loại bỏ bụi bẩn, mạng nhện.

Kiểm tra tài liệu: Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ từng khối tài liệu để đánh giá tình trạng vật lý của chúng, phát hiện sớm các dấu hiệu hư hại và có biện pháp xử lý kịp thời.