Các phương pháp bảo quản tài liệu giấy trong kho lưu trữ

1. Sắp xếp tài liệu trong kho 

1.1. Nguyên tắc

Việc sắp xếp tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu: khoa học – hợp lý – dễ tra tìm – an toàn.

• Mỗi hồ sơ, mỗi hộp tài liệu cần có ký hiệu lưu trữ duy nhất.

• Tài liệu cùng một phông phải được đặt liền nhau, tuyệt đối không xếp lẫn phông.

1.2. Phương pháp sắp xếp

Có thể áp dụng một số phương pháp chủ yếu sau:

a) Sắp xếp theo phông – mục lục – hồ sơ: Mỗi phông có ký hiệu riêng (ví dụ: VP-TU-01). Trong phông, xếp theo mục lục (cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động). Trong mục lục, sắp xếp theo số thứ tự hồ sơ.

• Sắp xếp theo phông – mục lục – hồ sơ dựa trên nguồn gốc và chức năng của tài liệu. Mỗi phông tương ứng với một đơn vị, phòng ban hoặc lĩnh vực công tác, giúp nhận diện nhanh tài liệu theo cây cấu trúc tổ chức.

• Trong mỗi phông, tài liệu được chia thành mục lục (như các chương, lĩnh vực, bộ phận) để phân nhóm nhỏ hơn. Cuối cùng, hồ sơ cụ thể được xếp theo thứ tự số hồ sơ hoặc ngày tháng, đảm bảo tính tuần tự và dễ tra cứu.

Ưu điểm:

• Dễ quản lý khi có nhiều đơn vị tham gia và khi cần phân quyền truy cập.

• Hạn chế nhầm lẫn giữa các bộ hồ sơ khác nhau.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi việc gán mã phông, mục lục và số hồ sơ phải chặt chẽ ngay từ đầu.

• Cần cập nhật sơ đồ kho mỗi khi thêm phông mới hoặc điều chỉnh cơ cấu tổ chức.

b) Theo niên đại: Phù hợp với cơ quan có khối lượng tài liệu lớn. Xếp theo năm (2000, 2001, 2002…), trong từng năm lại sắp xếp theo mục lục.

Phương pháp này xếp tài liệu theo trình tự năm phát sinh trước – sau, thường áp dụng với cơ quan có khối lượng hồ sơ rất lớn. Tài liệu của mỗi năm được gom chung thành từng nhóm, rồi trong nhóm năm, chia theo mục lục hoặc số hồ sơ.

Ưu điểm:

• Giúp đánh giá nhanh khối lượng công việc theo từng giai đoạn.

• Tiện theo dõi tiến trình dự án, nắm bắt lịch sử phát sinh hồ sơ.

Nhược điểm:

• Khi cần tìm hồ sơ theo chủ đề hoặc phòng ban, phải tra qua nhiều năm.

• Có thể phát sinh khoảng trống gian đoạn nếu một số năm ít tài liệu.

c) Theo hình thức bảo quản:

Phương pháp này phân loại tài liệu dựa trên đặc tính vật lý và yêu cầu lưu trữ riêng biệt.

• • Tài liệu thông thường: Lưu trong hộp giấy chuyên dụng, kệ gỗ hoặc tủ kim loại thông thường.

  • Tài liệu đặc biệt; tài liệu nhạy cảm với axít, độ ẩm: Cần hộp chống axít, vỏ túi Mylar hoặc tủ kín kiểm soát ẩm.

  • Phim, ảnh, băng đĩa: bảo quản trong tủ lạnh chuyên dụng hoặc giá chuyên dụng có kiểm soát nhiệt độ.

Ưu điểm:

• Bảo vệ tối đa chất lượng tài liệu, kéo dài tuổi thọ.

• Giảm thiểu hư hỏng do môi trường, côn trùng, hóa chất.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư thiết bị bảo quản cao.

• Phải có quy trình xét duyệt phân loại và điều kiện kiểm soát nghiêm ngặt.

Kết hợp linh hoạt và lựa chọn phương pháp

Trong thực tế, kho tài liệu thường áp dụng đồng thời nhiều phương pháp. Ví dụ, xếp trước theo phông – mục lục, sau đó trong mỗi mục nhỏ sắp xếp theo năm. Tài liệu đặc biệt trong phông sẽ được chuyển vào túi Mylar hoặc hộp chống axít ngay sau khi phân nhóm.

Việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào:

• • Quy mô và cơ cấu tổ chức của đơn vị.

  • Khối lượng tài liệu và tần suất khai thác.

  • Ngân sách đầu tư trang thiết bị bảo quản.

Áp dụng linh hoạt, kết hợp ưu điểm của mỗi cách sắp xếp sẽ giúp quản lý kho tài liệu hiệu quả, giảm thiểu rủi ro mất mát và rút ngắn thời gian tra cứu.

1.3. Quy trình sắp xếp tài liệu

• • • Tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị nộp lưu.

    • Đóng hộp, ghi nhãn và ký hiệu theo phông – mục lục – hồ sơ.

    • Đặt lên giá/kệ theo sơ đồ kho.

    • Lập vasơ đồ kho và sổ đăng ký vị trí để tra cứu.

2. Bảng chỉ dẫn và công cụ tra cứu 

2.1. Bảng chỉ dẫn trong kho

• Bảng sơ đồ kho: đặt tại cửa, chỉ rõ vị trí từng phông.

• Bảng ký hiệu giá/kệ: đánh số, ký hiệu rõ ràng (ví dụ: G1-H2-K3: Giá 1, Hàng 2, Khoang 3).

• Bảng thời hạn bảo quản: niêm yết quy định cho từng loại hồ sơ.

2.2. Công cụ tra cứu

• Mục lục hồ sơ nộp lưu (theo mẫu quy định).

• Sổ đăng ký phông, hồ sơ.

• Phần mềm quản lý tài liệu: số hóa, QR code, cơ sở dữ liệu điện tử.

3. Công tác vệ sinh kho và tài liệu

3.1. Yêu cầu

Kho phải luôn sạch sẽ, không để bụi bẩn, nấm mốc, côn trùng xâm hại.

• • Vệ sinh định kỳ hằng tuần (quét, lau), tổng vệ sinh hằng tháng.

3.2. Quy trình vệ sinh

• • Lau chùi giá bằng khăn ẩm có cồn sát khuẩn 70%.

  • Hút bụi nền kho, hành lang.

  • Kiểm tra hệ thống điều hòa, hút ẩm.

  • Kiểm tra bẫy côn trùng, chuột.

  • Lập biên bản vệ sinh có chữ ký cán bộ lưu trữ.

4. Công tác sử dụng tài liệu 

4.1. Quy định chung

• • Chỉ cán bộ được phân công mới trực tiếp lấy, cất tài liệu.

  • Người khai thác phải có giấy giới thiệu, phiếu yêu cầu.

  • Tài liệu quý hiếm chỉ phục vụ qua bản sao hoặc bản số hóa.

4.2. Quy trình khai thác

• • Người dùng lập phiếu yêu cầu.

  • Cán bộ lưu trữ đối chiếu mục lục, lấy tài liệu.

  • Ghi sổ giao nhận, bàn giao.

  • Khi trả, kiểm tra tình trạng, ký xác nhận hoàn trả.

5. Công tác kiểm tra, kiểm kê tài liệu 

5.1. Kiểm tra định kỳ

• • 6 tháng/lần: kiểm tra vi khí hậu (nhiệt độ, độ ẩm).

  • 1 năm/lần: kiểm tra tình trạng tài liệu (ẩm mốc, côn trùng, rách hỏng).

5.2. Kiểm kê toàn bộ

• • 5 năm/lần: kiểm kê toàn bộ kho.

  • Nội dung: số lượng, vị trí, tình trạng, đối chiếu mục lục.

5.3. Quy trình kiểm kê

• • Lập kế hoạch kiểm kê (phông, năm, đơn vị).

  • Đếm và đối chiếu từng hồ sơ, hộp.

  • Ghi kết quả vào biên bản kiểm kê.

  • Báo cáo lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên.

6. Chế độ báo cáo và giám sát 

Bảo quản tài liệu giấy trong kho là nhiệm vụ cơ bản nhưng hết sức quan trọng của ngành lưu trữ. Việc tuân thủ đúng nguyên tắc, quy trình chuẩn không chỉ giúp tài liệu an toàn, dễ tra cứu mà còn phát huy giá trị của chúng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và lưu giữ ký ức lịch sử.