Nguyên nhân gây hư hỏng, thất lạc hồ sơ, tài liệu

Khái niệm, ý nghĩa và nội dung

• • Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các biện pháp khoa học – kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt nhất để giữ an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu, phục vụ cho khai thác, sử dụng.

  • Ý nghĩa:

    1. • Giữ gìn di sản văn hóa, lịch sử của dân tộc.

       • Ngăn chặn tác động từ môi trường tự nhiên (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vi sinh vật, côn trùng) và con người (mất cắp, phá hoại, bất cẩn).

       • Giúp nâng cao ý thức xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ.

  • Nội dung bảo quản:

    1. • Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.

       • Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho.

       • Áp dụng các biện pháp kỹ thuật chống ẩm, nấm mốc, mối mọt.

       • Tu bổ, phục chế, sao chụp bảo hiểm tài liệu.

Ví dụ: Ở Việt Nam, nhiều tài liệu Hán Nôm cổ đã được bảo quản bằng phương pháp bồi giấy dó và làm phông bảo hiểm vi phim tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.

Cơ sở pháp lý quan trọng năm 2025

• Luật Lưu trữ 2024 (Luật số 33/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/7/2025, mở rộng phạm vi điều chỉnh đến cả tài liệu lưu trữ tư có giá trị. Luật quy định rõ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm, tạo hành lang pháp lý chặt chẽ cho quản lý tài liệu.

• Nghị định 113/2025/NĐ-CP cụ thể hóa các yêu cầu về kho tàng, thiết bị, điều kiện bảo quản và quy trình xử lý tài liệu trong môi trường số.

• Thông tư 06/2025/TT-BNV hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ: từ thủ tục nộp lưu tài liệu hiện hành, tài liệu lịch sử, đến quy trình hủy tài liệu hết thời hạn, cấp bản sao, phục vụ người sử dụng.

• Thông tư 05/2025/TT-BNV đặt ra tiêu chuẩn mới cho công tác lưu trữ tài liệu số, trong đó nổi bật là yêu cầu tuân thủ chuẩn gói tin, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực dữ liệu, đồng thời sao lưu tối thiểu 2 bản trên thiết bị độc lập

• Thông tư 08/2025/TT-BNV — quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực Nội vụ. Có hiệu lực từ 01/7/2025.

• Các thông tư chuyên ngành, ví dụ Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT của Bộ Nông nghiệp và Môi trường; Thông tư 07/2025/TT-BXD của Bộ Xây dựng về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng.

Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, và theo quy định của pháp luật, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối. Việc bảo quản tài liệu hiệu quả sẽ: 

Bảo vệ tài sản quốc gia

Theo Luật Lưu trữ 2024, tài liệu lưu trữ là tài sản đặc biệt của quốc gia (Điều 4). Mỗi hồ sơ, văn bản là bằng chứng pháp lý quan trọng, phản ánh hoạt động quản lý, điều hành của Nhà nước, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, công dân. Nếu tài liệu bị thất lạc hoặc hư hỏng sẽ gây thiệt hại trực tiếp đến lợi ích quốc gia và xã hội.

Kéo dài tuổi thọ tài liệu

Tài liệu giấy thường chịu tác động xấu của môi trường như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, nấm mốc, côn trùng. Nếu không có biện pháp bảo quản khoa học, tài liệu sẽ nhanh chóng xuống cấp, mất giá trị sử dụng. Đối với tài liệu số, nguy cơ mất dữ liệu, tấn công mạng, virus, lỗi phần cứng hoặc phần mềm luôn hiện hữu, đòi hỏi cơ quan phải có cơ chế sao lưu, bảo mật, và duy trì khả năng truy cập lâu dài (Thông tư 05/2025/TT-BNV).

Đáp ứng nhu cầu khai thác nhanh chóng, chính xác

Luật Lưu trữ 2024 quy định quyền tiếp cận thông tin lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác bảo quản tốt giúp đảm bảo tài liệu nguyên vẹn, dễ tìm kiếm, dễ khai thác, phục vụ kịp thời, minh bạch cho các yêu cầu quản lý, nghiên cứu, học tập và đời sống xã hội.

👉 Bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ chuyên môn của ngành lưu trữ, mà còn là trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ chính trị của mỗi cơ quan nhà nước trong việc giữ gìn di sản của dân tộc.

Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 

Mặc dù công tác lưu trữ ở nước ta đã có nhiều tiến bộ, song thực tế cho thấy không ít tài liệu quý vẫn đang bị xuống cấp, hư hỏng, thậm chí thất lạc. Một số kho lưu trữ chưa đạt chuẩn, điều kiện bảo quản thiếu đồng bộ, nhân lực chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn.

Theo báo cáo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2024, khoảng 30% tài liệu tại một số cơ quan, đơn vị đã có dấu hiệu xuống cấp, trong đó chủ yếu do môi trường bảo quản không phù hợp và thiếu các biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc. Đây là hồi chuông cảnh báo về nguy cơ mất mát một phần ký ức quốc gia.

Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ

1. Nguyên nhân từ bản chất vật liệu cấu thành tài liệu

Mỗi loại tài liệu lưu trữ được tạo nên từ những vật liệu khác nhau: giấy, mực, phim ảnh, băng từ, đĩa CD/DVD, tài liệu điện tử. Chính đặc điểm vật lý và hóa học của những vật liệu này quyết định “tuổi thọ tự nhiên” của tài liệu.

• Tài liệu giấy: Giấy sản xuất từ sợi cellulose, dễ bị phân hủy do tác động của môi trường axit, độ ẩm, vi sinh vật. Các loại mực sắt–gallat (iron-gall ink) có tính axit cao dễ ăn mòn giấy theo thời gian.

• Tài liệu ảnh, phim: Gồm hai phần chính: lớp nền (cellulose acetate, polyester) và lớp nhũ tương bạc. Cellulose acetate dễ bị “vinegar syndrome” (mùi giấm chua, co rút, giòn vỡ).

• Tài liệu ghi âm, ghi hình trên băng từ: Bị hư hỏng do từ trường yếu dần, lớp keo dính bong tróc, nấm mốc phát triển khi ẩm.

• Tài liệu điện tử: Có tuổi thọ ngắn hơn nhiều, phụ thuộc vào phần cứng, phần mềm và chuẩn định dạng. Nguy cơ mất dữ liệu do hỏng ổ cứng, lỗi định dạng, virus hoặc công nghệ lỗi thời.

➡️ Điều 21 Luật Lưu trữ 2024 khẳng định: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản phù hợp với vật liệu cấu thành, đảm bảo duy trì tình trạng ổn định, hạn chế tối đa sự hư hỏng tự nhiên.”

2. Nguyên nhân từ môi trường tự nhiên

Theo QCVN 03:2022/VTLT – Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về bảo quản tài liệu lưu trữ, các yếu tố môi trường gây hư hỏng bao gồm:

a) Độ ẩm và nhiệt độ

Giấy là vật liệu hữu cơ rất nhạy cảm với môi trường. Khi độ ẩm trong kho vượt ngưỡng 70%, vi sinh vật, nấm mốc dễ dàng phát triển, gây loang lổ, mục nát. Ngược lại, khi độ ẩm quá thấp, giấy giòn, dễ gãy vụn.

Luật Lưu trữ 2024 và các quy chuẩn kỹ thuật (TCVN 9257:2022) đều yêu cầu phải duy trì nhiệt độ 18–22°C và độ ẩm 45–55% trong kho lưu trữ tài liệu giấy. Tuy nhiên, nhiều cơ quan chưa có máy điều hòa, máy hút ẩm chuyên dụng, dẫn đến môi trường kho biến động theo thời tiết, gây hại lâu dài cho tài liệu.

 b) Ánh sáng và bụi bẩn

Ánh sáng tự nhiên, đặc biệt là tia cực tím, làm giấy ố vàng, chữ phai mực. Bụi bẩn tích tụ lâu ngày không chỉ gây mất mỹ quan mà còn là môi trường cho vi sinh vật phát triển. Một số kho vẫn để tài liệu gần cửa sổ hoặc không có rèm chắn sáng, vi phạm quy định tại Điều 21 Nghị định 113/2025/NĐ-CP về “bảo đảm chế độ ánh sáng và thông gió phù hợp”.

• Độ ẩm: Nếu độ ẩm vượt 70%, nấm mốc và vi khuẩn phát triển mạnh; dưới 30%, giấy giòn, dễ gãy.

• Ánh sáng: Tia UV phá hủy liên kết hóa học trong giấy và mực in, làm mờ chữ, phai màu ảnh.

• Không khí ô nhiễm: Khí SO₂, NO₂, O₃ gây phản ứng hóa học, dẫn tới ố vàng, mực bay màu.

Nghị định 113/2025/NĐ-CP (Điều 19) yêu cầu: “Kho lưu trữ phải được trang bị thiết bị theo dõi, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và chất lượng không khí, có hệ thống cảnh báo khi vượt ngưỡng.”

3. Nguyên nhân do sinh vật gây hại

• Côn trùng: Mối, mọt, gián, bọ giấy ăn cellulose làm hỏng giấy, hộp bìa.

• Chuột: Gặm nhấm tài liệu, cáp điện, gây cháy nổ.

• Nấm mốc: Xuất hiện trên tài liệu giấy, ảnh khi độ ẩm cao, để lại vết ố, làm yếu sợi giấy.

Điều 18 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định rõ: “Tài liệu lưu trữ trước khi nhập kho phải được xử lý khử trùng, loại bỏ nguy cơ nhiễm nấm mốc, côn trùng, đảm bảo không mang nguồn lây nhiễm vào kho.”

4. Nguyên nhân từ thiên tai, thảm họa

Việt Nam là quốc gia nhiệt đới gió mùa, thường xuyên hứng chịu bão, lũ, ngập úng, hỏa hoạn. Thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2023) cho thấy: gần 20% kho lưu trữ cấp tỉnh từng bị ảnh hưởng bởi lũ lụt, thấm dột; 5% có nguy cơ cháy nổ cao.

Do đó, Điều 21 Nghị định 113/2025/NĐ-CP yêu cầu:

• Kho lưu trữ phải đặt ở vị trí cao ráo, không bị ngập úng, xa nguồn cháy nổ, ô nhiễm.

• Có phương án phòng chống thiên tai, phương án chữa cháy, diễn tập định kỳ.

5. Nguyên nhân từ yếu tố con người

• Sử dụng tài liệu không đúng quy định (xếp chồng, làm rách, gấp nếp).

• Thiếu kiến thức nghiệp vụ khi vận chuyển, phục vụ khai thác.

• Sao chụp, số hóa không đúng kỹ thuật, gây hỏng tài liệu gốc.

• Bỏ bê, thiếu trách nhiệm quản lý dẫn đến mất mát.

Luật Lưu trữ 2024 (Điều 30) đã nâng trách nhiệm pháp lý: “Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ nếu vi phạm quy định bảo quản, gây mất mát, hư hỏng tài liệu, thì tùy mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.”

2. Nguyên nhân tự nhiên – “kẻ thù vô hình”

a) Độ ẩm và nhiệt độ

Giấy là vật liệu hữu cơ rất nhạy cảm với môi trường. Khi độ ẩm trong kho vượt ngưỡng 70%, vi sinh vật, nấm mốc dễ dàng phát triển, gây loang lổ, mục nát. Ngược lại, khi độ ẩm quá thấp, giấy giòn, dễ gãy vụn.

Luật Lưu trữ 2024 và các quy chuẩn kỹ thuật (TCVN 9257:2022) đều yêu cầu phải duy trì nhiệt độ 18–22°C và độ ẩm 45–55% trong kho lưu trữ tài liệu giấy. Tuy nhiên, nhiều cơ quan chưa có máy điều hòa, máy hút ẩm chuyên dụng, dẫn đến môi trường kho biến động theo thời tiết, gây hại lâu dài cho tài liệu.

b) Ánh sáng và bụi bẩn

Ánh sáng tự nhiên, đặc biệt là tia cực tím, làm giấy ố vàng, chữ phai mực. Bụi bẩn tích tụ lâu ngày không chỉ gây mất mỹ quan mà còn là môi trường cho vi sinh vật phát triển. Một số kho vẫn để tài liệu gần cửa sổ hoặc không có rèm chắn sáng, vi phạm quy định tại Điều 21 Nghị định 113/2025/NĐ-CP về “bảo đảm chế độ ánh sáng và thông gió phù hợp”.

c) Sinh vật gây hại

Chuột, mối, gián, mọt giấy từ lâu đã là “kẻ thù truyền kiếp” của tài liệu lưu trữ. Chúng có thể gặm nhấm, phá hủy toàn bộ tập hồ sơ chỉ trong vài ngày. Nhiều vụ việc đã ghi nhận tình trạng tài liệu quý bị chuột cắn nát do kho không có biện pháp phòng chống chuột hiệu quả.

3. Nguyên nhân chủ quan – “lỗ hổng con người”

a) Thiếu ý thức bảo quản

Không ít cán bộ, công chức coi lưu trữ là công việc “hậu cần”, chưa thấy hết giá trị đặc biệt của tài liệu. Việc xếp tài liệu lộn xộn, để ngoài kho, hoặc mượn tài liệu mà không hoàn trả đúng quy định vẫn diễn ra. Đây là nguyên nhân trực tiếp gây thất lạc, mất mát tài liệu.

Điều 7 Luật Lưu trữ 2024 đã nêu rõ:

“Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; nghiêm cấm hành vi làm hư hỏng, thất lạc hoặc hủy trái phép tài liệu.”

Tuy nhiên, chế tài xử lý chưa đủ mạnh, dẫn đến một số nơi chưa nghiêm túc chấp hành.

b) Năng lực chuyên môn hạn chế

Công tác bảo quản tài liệu đòi hỏi kiến thức về hóa học, vi sinh học, kỹ thuật điều hòa không khí… Trong khi đó, nhiều đơn vị chỉ bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm, chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ bảo quản. Điều này khiến các biện pháp bảo quản thiếu tính khoa học, thậm chí phản tác dụng.

c) Điều kiện cơ sở vật chất chưa đảm bảo

Một số kho lưu trữ vẫn tận dụng trụ sở cũ, phòng làm việc cải tạo, không đáp ứng tiêu chuẩn chịu lực, chống ẩm, chống cháy. Khi xảy ra sự cố, hậu quả thường rất nghiêm trọng. Vụ cháy kho lưu trữ tại một sở ngành ở miền Trung năm 2022 đã thiêu rụi hơn 2.000 hồ sơ gốc, trong đó có nhiều tài liệu quan trọng về đất đai, gây khó khăn lớn cho công tác quản lý.

4. Nguyên nhân khách quan – tác động xã hội và thiên tai

Ngoài yếu tố tự nhiên và chủ quan, tài liệu lưu trữ còn chịu tác động từ thiên tai, hỏa hoạn và biến đổi khí hậu. Việt Nam là quốc gia thường xuyên hứng chịu bão, lũ, ngập úng. Chỉ cần một trận ngập lụt, hàng nghìn hồ sơ có thể hỏng vĩnh viễn nếu không được sao lưu và bảo hiểm.

Luật Phòng cháy chữa cháy 2020 đã quy định:

“Kho lưu trữ phải được trang bị phương tiện chữa cháy phù hợp, bố trí lối thoát hiểm, bảo đảm khả năng tiếp cận của lực lượng chữa cháy chuyên nghiệp.”

Tuy nhiên, không ít kho vẫn thiếu bình chữa cháy chuyên dụng (CO₂, bột khô) cho khu vực tài liệu. Khi hỏa hoạn xảy ra, việc sử dụng nước để dập lửa lại càng khiến tài liệu hư hỏng nặng hơn.

5. Bài học cảnh báo từ những sự cố

a) Vụ cháy kho tài liệu ở Hải Phòng (2019)

Một kho tài liệu của đơn vị ngành giao thông bị cháy, hơn 1.000 hồ sơ liên quan đến quy hoạch, đầu tư bị hủy hoại. Nguyên nhân là hệ thống điện trong kho cũ kỹ, không có kiểm tra định kỳ. Đây là minh chứng cho thấy không tuân thủ quy định về an toàn điện có thể dẫn đến mất mát tài liệu vô giá.

b) Vụ ngập lụt tại Quảng Bình (2020)

Mưa lũ lịch sử đã khiến nhiều phòng lưu trữ của cấp huyện ngập sâu, hàng trăm mét giá tài liệu bị ướt nặng. Do không có kế hoạch sao lưu và phông bảo hiểm, việc phục hồi gặp rất nhiều khó khăn. Bài học rút ra: cần xây dựng kho lưu trữ tại vị trí cao ráo, có biện pháp chống ngập từ đầu.

c) Sự cố mối mọt ở Tây Nguyên (2021)

Một đơn vị quản lý đất đai đã phát hiện hàng loạt sổ đỏ lưu trữ bị mối ăn, gây khó khăn trong giải quyết tranh chấp. Nguyên nhân là kho không có biện pháp phòng chống mối ngay từ khi xây dựng. Đây là lời cảnh tỉnh về việc phòng ngừa từ sớm, từ xa.

6. Bảo quản tài liệu – trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý

Từ các nguyên nhân trên, có thể thấy: công tác bảo quản tài liệu không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ, mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Luật Lưu trữ 2024, Điều 22 quy định:

“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc để xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.”

Quy định này cho thấy trách nhiệm bảo quản không thể khoán trắng cho cán bộ lưu trữ, mà phải là sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

7. Kết luận phần III

Những nguyên nhân gây hư hỏng, mất mát tài liệu – từ tự nhiên, chủ quan đến khách quan – đều để lại hậu quả nghiêm trọng, thậm chí không thể khắc phục. Bài học rút ra là phải tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật, đầu tư đúng mức cho công tác bảo quản, và nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức.

Chỉ khi nhận diện rõ nguy cơ và bài học từ thực tế, chúng ta mới có thể xây dựng giải pháp bảo quản hiệu quả, bảo vệ tài sản vô giá của dân tộc.