Bảo quản kho, tài liệu giấy là một quá trình đòi hỏi sự kết hợp của nhiều biện pháp kỹ thuật nhằm đảm bảo tài liệu được lưu giữ an toàn, bền vững theo thời gian. Dưới đây là các biện pháp quan trọng và phổ biến nhất: 

I. Bảo quản kho lưu trữ tài liệu

1. Các bước thực hiện

a) Bảo quản kho lưu trữ tài liệu

1. Vệ sinh kho lưu trữ

   • 1. 1. • Lau chùi trần, tường và góc trần để loại bỏ mạng nhện và bụi bẩn bám lâu ngày

           • Vệ sinh cửa sổ, khung cửa và cửa ra vào để đảm bảo kín khít, ngăn ẩm mốc

           • Quét và lau sàn kho, thu gom rác thải, vật liệu dư thừa sau quá trình dọn dẹp

2. Vệ sinh, kiểm tra và vận hành thiết bị

   • 1. 1. • Làm sạch và kiểm tra máy điều hòa, thay bộ lọc, đảm bảo lưu lượng gió ổn định

           • Vận hành máy hút ẩm, kiểm tra bình chứa nước, vệ sinh van xả và ống dẫn

           • Bật quạt thông gió, kiểm tra luồng gió đối lưu khắp kho

           • Hiệu chuẩn và thử nghiệm thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm; kiểm tra nguồn điện cho hệ thống chiếu sáng và báo cháy

3. Vệ sinh giá, tủ và bên ngoài hộp bảo quản

   • 1. 1. • Lau khô bề mặt kệ, khung tủ để loại bỏ lớp bụi bám, ngăn côn trùng ẩn náu

           • Vệ sinh ngoài hộp đựng tài liệu hoặc cặp giấy, kiểm tra gioăng kín, tay nắm, khóa

4. Kiểm soát côn trùng và mối mọt

   • 1. 1. • Dùng bẫy dính sinh học đặt ở các góc và dưới kệ để phát hiện chuột, gián, mọt

           • Phun thuốc muỗi, diệt trừ côn trùng theo hướng dẫn chuyên môn định kỳ 6 tháng/lần Kiểm tra dấu mối, lỗ khoan trên bề mặt gỗ, tường; xử lý ngay khi phát hiện tổn thương

           • Ghi Nhật ký bảo quản kho lưu trữ

• Ghi rõ ngày giờ, người thực hiện, kết quả đo môi trường (nhiệt độ, ẩm)

• Ghi tình trạng thiết bị và các hành động bảo trì, vệ sinh đã thực hiện

• Đính kèm hình ảnh sự cố, biên bản cố định sự cố hoặc khuyến nghị xử lý

b) Báo cáo tình hình bảo quản kho lưu trữ

• • Chuẩn bị báo cáo định kỳ (quý, năm) hoặc đột xuất khi có sự cố bất thường

  • Tóm tắt kết quả vệ sinh, kiểm tra và bảo trì thiết bị trong kỳ báo cáo

  • Trình bày số liệu môi trường trung bình, cực đại, cực tiểu và diễn biến so với ngưỡng cho phép

  • Đánh giá mức độ an toàn, đề xuất biện pháp khắc phục, cải thiện quy trình bảo quản

  • Phân phối báo cáo đến lãnh đạo, bộ phận kỹ thuật, phòng cháy chữa cháy, đơn vị chuyên môn

2. Sản phẩm

a) Nhật ký bảo quản kho lưu trữ

• • Tập sổ hoặc file điện tử ghi chép hàng ngày

  • Chứa thông tin: ngày giờ, người thực hiện, giá trị đo nhiệt độ – độ ẩm, kết quả vệ sinh, bảo trì

  • Kèm hình ảnh minh chứng và chữ ký xác nhận của cán bộ chịu trách nhiệm

b) Báo cáo kết quả thực hiện bảo quản định kỳ kho và tài liệu lưu trữ

• • Báo cáo quý/năm trình bày tổng hợp các hoạt động bảo quản

  • Báo cáo đột xuất đưa ra khi có sự cố (ngập lụt, cháy nhỏ, thiết bị hỏng)

  • Nội dung bao gồm:

    • • Tóm tắt các công việc đã thực hiện

      • Biểu đồ hoặc biểu mẫu so sánh thông số môi trường so với chỉ tiêu

      • Mô tả sự cố, nguyên nhân, biện pháp khắc phục, tiến độ khắc phục

      • Kiến nghị đầu tư, nâng cấp trang thiết bị hoặc điều chỉnh quy trình

  • Lưu trữ bản cứng trong hồ sơ kho và phát hành bản mềm cho các bên liên quan

II. Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy

1. Các bước thực hiện

a) Chuẩn bị trước khi bảo quản

• • Chuẩn bị phòng thao tác sạch sẽ, tránh gió lùa, ánh nắng trực tiếp, nhiệt độ 18–22 °C, độ ẩm 45–55 %RH

  • Đeo găng tay cotton trắng, khẩu trang y tế, áo khoác bảo hộ để tránh dầu mồ hôi, bụi bẩn tiếp xúc lên giấy

  • Sắp xếp bộ dụng cụ gồm: chổi lông mềm, khăn không xơ, máy hút bụi mini đầu chải mềm, giấy trung tính làm đệm, hồ sơ sơ cứu rách, bút chì mềm

b) Vệ sinh bên trong hộp (cặp) bảo quản

• • Mở hộp và giữ cố định nắp ngoài tầm gió, hút bụi nhẹ nhàng toàn bộ bề mặt bên trong với đầu chải mềm

  • Lau khô những vết bẩn bám dính bằng khăn không xơ hơi ẩm tối thiểu, tránh chà mạnh làm xước bề mặt hộp

  • Đặt một lớp giấy trung tính dưới đáy hộp để hút ẩm và bảo vệ đáy hộp trước khi xếp hồ sơ

c) Vệ sinh bìa hồ sơ, tài liệu

• • Chải nhẹ cạnh bìa bằng chổi lông mềm, hút bụi theo chiều từ gáy hồ sơ ra mép để bụi không dồn về gáy

  • Dùng khăn khô lau bề mặt bìa, với vết bẩn cứng đầu, áp khăn hơi ẩm rất nhẹ, sau đó lau khô ngay Đánh dấu và sửa tạm các mép rách bằng giấy trung tính mỏng và hồ tinh bột, để khô tự nhiên

d) Xếp tài liệu vào bìa hồ sơ và hộp bảo quản

• • Kiểm tra thứ tự trang, sắp xếp đúng số thứ tự và đánh dấu rời

  • Nhẹ nhàng luồn tài liệu vào bìa, giữ phẳng, không tạo gấp nếp mới

  • Đặt hồ sơ vào hộp, căn chỉnh sao cho giữa các bìa còn khe hở ~1–2 cm để hút ẩm, không nhồi ép quá chặt

e) Xếp hộp (cặp) lên giá

• • Quét mã vị trí trên hộp, quét mã vạch vào hệ thống quản lý để ghi nhận tọa độ

  • Xếp hộp vào vị trí cũ, giữ khoảng cách tối thiểu 5 cm giữa các hộp để thông gió

  • Đảm bảo mặt số vị trí hướng ra ngoài thuận tiện cho kiểm kê và tra cứu

f) Kiểm tra công tác bảo quản

• • Đo lại nhiệt độ, độ ẩm ngay cạnh kệ chứa sau khi thêm hồ sơ, so sánh với ngưỡng cho phép

  • Quan sát bề mặt hộp, gáy hồ sơ, tìm dấu vết mối mọt, ẩm mốc, đánh dấu vị trí cần xử lý thêm

  • Đảm bảo không phát sinh bụi, côn trùng trong kho sau khi hoàn tất thao tác

g) Ghi Nhật ký bảo quản tài liệu lưu trữ

• • Ghi ngay sau mỗi đợt thực hiện (sáng/cuối ngày)

  • Nội dung tối thiểu: ngày giờ, người thực hiện, danh sách mã hộp, điều kiện môi trường đo được, công việc đã làm, phát hiện bất thường và biện pháp khắc phục

  • Lưu nhật ký bản cứng tại phòng nghiệp vụ, đồng thời sao lưu bản điện tử lên hệ thống quản lý lưu trữ.