Một kho lưu trữ đạt chuẩn không chỉ dừng lại ở việc “có chỗ để cất hồ sơ”, mà còn phải được thiết kế khoa học, xây dựng đúng chuẩn và vận hành theo quy trình chuẩn hóa. Điều này giúp bảo đảm an toàn cho tài liệu trong thời gian dài, đồng thời hỗ trợ cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhân lực. 

1. Khảo sát và lập kế hoạch xây dựng kho

Trước khi xây dựng kho lưu trữ, cơ quan cần thực hiện khảo sát tổng thể:

• Đánh giá khối lượng tài liệu hiện có và dự kiến tăng trưởng trong 5 – 10 năm. Ví dụ: một sở ban ngành mỗi năm phát sinh trung bình 5.000 hồ sơ, với thời hạn bảo quản trung hạn và vĩnh viễn chiếm 60%, thì sau 10 năm cần tối thiểu 30.000 hộp lưu trữ.

• Xác định loại hình kho: kho chuyên dụng (đối với cơ quan nhà nước, tổ chức có tài liệu vĩnh viễn), kho thông thường (doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp) hay kho tạm (lưu trữ ngắn hạn).

• Tính toán diện tích và vị trí: diện tích phải đủ cho số lượng hồ sơ dự kiến; vị trí cần thuận lợi giao thông, tránh khu vực dễ ngập lụt hoặc ô nhiễm.

• Lập kế hoạch đầu tư: bao gồm chi phí xây dựng, thiết bị, nhân lực, vận hành định kỳ.

📌 Ví dụ: Một trường đại học tại TP.HCM khi mở rộng quy mô đã lập kế hoạch kho lưu trữ 500 m² để bảo quản hơn 1 triệu trang hồ sơ sinh viên trong vòng 20 năm.

2. Thiết kế và xây dựng kho lưu trữ

Dựa trên tiêu chuẩn TCVN và quy định hiện hành, kho được thiết kế với các yêu cầu sau:

• Kết cấu: bê tông cốt thép chịu lực; tường dày ≥ 30 cm để cách nhiệt.

• Hệ thống cửa: 2 lớp (lớp ngoài chống cháy, lớp trong chống ẩm), khóa an toàn.

• Tầng hầm và tầng nóc: tầng hầm chống ẩm, tầng nóc chống nóng, có thông gió tự nhiên.

• Hệ thống chiếu sáng: đèn huỳnh quang hoặc LED, độ sáng vừa đủ (≤ 75 lux).

• Thông gió và điều hòa: đảm bảo luân chuyển không khí 1–8 lần/giờ, duy trì 18–22°C và 55–60% RH.

• Giá kệ: sắt sơn tĩnh điện, có thể di động (di chuyển bằng ray) để tiết kiệm diện tích.

📌 Ví dụ: Kho lưu trữ của Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng hệ thống giá di động, giúp tăng 40% sức chứa so với giá cố định.

3. Chuẩn bị và nhập tài liệu vào kho

Để tài liệu được bảo quản an toàn, việc nhập kho phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt:

• Vệ sinh tài liệu: lau bụi, xử lý nấm mốc, côn trùng trước khi nhập kho.

• Đóng gói: sử dụng bìa, hộp trung tính (không axit) theo TCVN 9251 và 9252.

• Dán nhãn: ghi rõ tên cơ quan, phòng ban, tiêu đề hồ sơ, thời gian, thời hạn bảo quản.

• Ghi sổ hoặc nhập dữ liệu: cập nhật vào cơ sở dữ liệu lưu trữ (phần mềm quản lý hoặc sổ thống kê).

• Sắp xếp: theo phông, theo thời hạn bảo quản hoặc theo mã số định danh.

📌 Ví dụ: Một công ty chứng khoán khi nhập 10.000 hồ sơ khách hàng đã dán mã QR cho từng hộp hồ sơ, giúp tra cứu nhanh chóng khi cần đối chiếu giao dịch.

4. Vận hành và quản lý kho

Sau khi đưa vào sử dụng, kho phải được vận hành thường xuyên theo quy trình chuẩn:

a) Công tác thường xuyên

• Kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm hàng ngày.

• Ghi nhận vào sổ nhật ký vận hành.

• Kiểm soát việc ra/vào kho; chỉ người có thẩm quyền mới được tiếp cận.

• Quản lý việc mượn/trả hồ sơ bằng phiếu hoặc phần mềm.

b) Công tác định kỳ

• 3 – 6 tháng/lần: kiểm tra tình trạng hộp, giá kệ, phát hiện mối mọt, ẩm mốc.

• 1 năm/lần: thống kê toàn bộ số lượng, tình trạng hồ sơ, báo cáo lãnh đạo.

• 3 – 5 năm/lần: tu bổ, phục chế hồ sơ hư hỏng nhẹ, thay thế hộp bìa hỏng.

c) Công tác đột xuất

Khi xảy ra sự cố như ngập lụt, cháy, mốc, cần có quy trình ứng cứu:

• Sơ tán tài liệu ra khỏi vùng nguy hiểm.

• Sấy khô, khử mốc bằng máy hút ẩm hoặc buồng khử trùng.

• Lập biên bản, báo cáo cơ quan có thẩm quyền.

📌 Ví dụ: Năm 2020, một kho lưu trữ tại miền Trung bị ngập do bão, hàng nghìn hồ sơ ướt được xử lý khẩn cấp bằng phương pháp đông lạnh (freezing) rồi sấy khô chân không, nhờ vậy cứu được hơn 80% tài liệu.

5. Ứng dụng công nghệ trong vận hành

Công nghệ số đang hỗ trợ mạnh mẽ cho công tác lưu trữ:

• Mã vạch/QR/RFID: theo dõi vị trí, lịch sử mượn trả hồ sơ.

• Phần mềm quản lý kho: lập danh mục hồ sơ, thống kê, tra cứu nhanh.

• Hệ thống IoT: cảm biến đo nhiệt – ẩm, cảnh báo tự động khi vượt ngưỡng.

• Số hóa tài liệu: song song với lưu trữ giấy, tạo bản điện tử để khai thác trực tuyến.

📌 Ví dụ: Bộ Nội vụ đã triển khai số hóa hơn 10 triệu trang tài liệu lưu trữ, vừa giảm áp lực kho giấy, vừa phục vụ tra cứu trực tuyến cho cán bộ và người dân.
Một kho lưu trữ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được xây dựng và vận hành theo đúng quy trình: từ khảo sát, thiết kế, nhập kho đến quản lý, ứng cứu sự cố. Đặc biệt, ứng dụng công nghệ sẽ là xu hướng tất yếu để hiện đại hóa công tác lưu trữ, bảo đảm vừa an toàn hồ sơ giấy, vừa thuận lợi cho khai thác dữ liệu số.

Những thách thức trong quản lý và bảo quản hồ sơ lưu trữ hiện nay 

Dù đã có hành lang pháp lý khá đầy đủ và nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã quan tâm đầu tư kho lưu trữ, nhưng thực tế cho thấy công tác quản lý hồ sơ vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn. Những thách thức này xuất phát từ cả yếu tố khách quan (khí hậu, môi trường, thiên tai) và chủ quan (thiếu nguồn lực, công nghệ, ý thức con người).

1. Sự gia tăng nhanh chóng của khối lượng tài liệu

Mỗi năm, các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp đều sản sinh thêm hàng chục nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn hồ sơ.

• Ví dụ: Một bệnh viện tuyến trung ương mỗi năm phát sinh hơn 1,5 triệu hồ sơ bệnh án. Trong đó, theo quy định, hồ sơ bệnh án ngoại trú phải lưu tối thiểu 10 năm, hồ sơ bệnh án nội trú phải lưu tối thiểu 15 năm, một số trường hợp phải lưu vĩnh viễn. Điều này tạo áp lực rất lớn lên kho lưu trữ, cả về diện tích lẫn nhân lực quản lý.

Nếu không có giải pháp phân loại, đánh giá giá trị và ứng dụng công nghệ số, kho lưu trữ sẽ nhanh chóng bị quá tải, dẫn đến tình trạng “có kho nhưng không chứa nổi hồ sơ”.

2. Điều kiện khí hậu khắc nghiệt tại Việt Nam

Việt Nam có khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm thay đổi thất thường, trung bình 70–90% độ ẩm không khí. Đây là môi trường lý tưởng cho nấm mốc, côn trùng, mối mọt phát triển.

• Ví dụ: Tại một kho lưu trữ ở miền Trung, chỉ sau 2 tháng mùa mưa, hàng trăm hộp hồ sơ bị ẩm mốc do không có hệ thống hút ẩm và thông gió. Việc xử lý sau đó tốn kém gấp 5 lần so với chi phí lắp đặt thiết bị kiểm soát ẩm ban đầu.

Ngoài ra, thiên tai như lũ lụt, bão, hỏa hoạn cũng là nguy cơ thường trực đe dọa sự an toàn của tài liệu.

3. Hạn chế về cơ sở vật chất và thiết bị bảo quản

Không ít cơ quan, doanh nghiệp vẫn tận dụng phòng làm việc cũ, tầng hầm ẩm thấp hoặc kho tạm bợ để lưu trữ tài liệu. Các thiết bị như giá, kệ, hộp, bìa không đạt chuẩn TCVN, dẫn đến:

• Hồ sơ nhanh hư hỏng, xuống cấp.

• Diện tích bị sử dụng lãng phí do xếp chồng không khoa học.

• Nguy cơ cháy nổ cao do không có hệ thống PCCC đạt chuẩn.

• Ví dụ: Một doanh nghiệp tư nhân tại Hà Nội lưu trữ hồ sơ kế toán 15 năm trong kho thuê lại, không có hệ thống chống ẩm. Kết quả là sau 10 năm, nhiều tài liệu bị mủn, khó đọc, không đủ căn cứ pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.

4. Thiếu nhân lực chuyên trách lưu trữ

Công tác lưu trữ đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu về phân loại, đánh giá giá trị, chỉnh lý, bảo quản và số hóa. Tuy nhiên, nhiều cơ quan hiện nay chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, mà thường kiêm nhiệm (văn thư, hành chính).

Điều này dẫn đến:

• Hồ sơ không được phân loại, chỉnh lý khoa học.

• Sai sót trong xác định thời hạn bảo quản, có thể làm mất tài liệu quan trọng.

• Quy trình mượn – trả hồ sơ thiếu kiểm soát, dễ gây thất lạc.

• Ví dụ: Một doanh nghiệp xây dựng khi tham gia đấu thầu đã không thể cung cấp hồ sơ pháp lý đầy đủ do tài liệu bị thất lạc trong quá trình lưu trữ. Hậu quả là mất cơ hội trúng thầu một dự án trị giá hàng chục tỷ đồng.

5. Tâm lý coi nhẹ công tác lưu trữ

Trong nhận thức của nhiều lãnh đạo và nhân viên, lưu trữ chỉ là “công việc giấy tờ”, không trực tiếp tạo ra lợi nhuận. Do đó, công tác lưu trữ thường không được ưu tiên ngân sách, không có chiến lược lâu dài.

• Ví dụ: Một số doanh nghiệp chỉ lưu trữ hồ sơ kế toán, hợp đồng trong kho đơn giản, còn các loại tài liệu khác (hồ sơ nhân sự, nghiên cứu, sản phẩm) bị bỏ quên. Khi xảy ra tranh chấp lao động, họ không có căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi.

6. Chậm ứng dụng công nghệ số

Mặc dù đã có nhiều phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống số hóa, nhưng thực tế, phần lớn các cơ quan vẫn quản lý hồ sơ thủ công, ghi chép bằng sổ sách. Điều này dẫn đến:

• Tìm kiếm mất nhiều thời gian.

• Dễ thất lạc, khó kiểm soát khi luân chuyển hồ sơ.

• Không đáp ứng yêu cầu của chính phủ điện tử và chuyển đổi số quốc gia.

• Ví dụ: Trong đại dịch Covid-19, nhiều cơ quan phải làm việc trực tuyến, nhưng do tài liệu lưu trữ chỉ tồn tại dạng giấy, không thể số hóa kịp thời, nên việc điều hành bị gián đoạn.

7. Thách thức pháp lý và yêu cầu hội nhập

Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản liên quan đã quy định khá rõ, nhưng khi triển khai còn gặp khó khăn:

• Một số quy định chưa đồng bộ giữa các ngành (ví dụ: lưu trữ hồ sơ y tế, giáo dục, tài chính).

• Chưa có cơ chế khuyến khích xã hội hóa dịch vụ lưu trữ.

• Thiếu chế tài xử phạt đủ mạnh đối với các vi phạm lưu trữ.

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, yêu cầu bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu theo chuẩn quốc tế (ISO 15489, MoReq, OAIS) cũng đặt ra áp lực mới cho Việt Nam.

 Những thách thức nêu trên cho thấy công tác quản lý hồ sơ lưu trữ không hề đơn giản. Nó đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về cơ sở vật chất, nhân lực và công nghệ. Nếu không khắc phục, nguy cơ mất mát, hư hỏng, thất lạc tài liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, thậm chí gây thiệt hại lớn về pháp lý, kinh tế và uy tín.