Phân loại hồ sơ – Nhóm hóa theo chức năng và giá trị sử dụng

Trong thực tiễn quản lý hành chính, hồ sơ thường được chia thành ba nhóm cơ bản, mỗi nhóm phản ánh một chức năng riêng biệt trong hoạt động của cơ quan:

1. Hồ sơ nguyên tắc – nền tảng pháp lý của hoạt động quản lý 

Đặc điểm:

• • • Bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, quy định, chế độ, chính sách, tiêu chuẩn kỹ thuật và các hướng dẫn nghiệp vụ.

    • Được sử dụng làm cơ sở pháp lý, nghiệp vụ để cán bộ, công chức triển khai công việc thường xuyên.

    • Có tính ổn định và giá trị tham chiếu lâu dài, nhưng cần được cập nhật khi văn bản pháp luật thay đổi.

Phương pháp quản lý:

• • Lập hồ sơ theo từng lĩnh vực chuyên môn (ví dụ: hồ sơ pháp luật về lao động, hồ sơ chính sách tiền lương, hồ sơ quy định tài chính – ngân sách), không phân chia theo năm hành chính. 

  • Sắp xếp theo trình tự thời gian ban hành: văn bản ban hành trước được đặt trước, văn bản ban hành sau đặt sau. 

  • Định kỳ rà soát, loại bỏ hoặc đánh dấu văn bản đã hết hiệu lực, thay thế bằng văn bản mới nhằm bảo đảm hồ sơ luôn phản ánh đúng tình trạng pháp lý hiện hành. 

📌 Có thể coi hồ sơ nguyên tắc là “bộ khung pháp lý” để các phòng, ban và cán bộ chuyên môn dựa vào khi thực thi công việc. Do vậy, việc lập và quản lý loại hồ sơ này đòi hỏi sự chặt chẽ, khoa học và tuân thủ tuyệt đối quy định của pháp luật về lưu trữ. 

2. Hồ sơ công việc – phản ánh tiến trình thực hiện nhiệm vụ 

Đặc điểm:

Hồ sơ công việc là tập hợp tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện và giải quyết một nhiệm vụ cụ thể. Đây là loại hồ sơ gắn liền trực tiếp với hoạt động thường xuyên của cơ quan, phản ánh toàn bộ quá trình từ khâu khởi đầu đến khi kết thúc nhiệm vụ.

Ví dụ điển hình: hồ sơ “Tuyển dụng công chức năm 2025”, hồ sơ “Xét khen thưởng tập thể năm 2024”. 

Phương pháp quản lý:

• • Mở hồ sơ từ sớm: hồ sơ phải được mở ngay khi nhiệm vụ bắt đầu, tránh tình trạng dồn nén hoặc lập hồ sơ sau khi công việc đã hoàn tất. 

  • Thu thập đầy đủ tài liệu liên quan: bao gồm công văn đến, công văn đi, báo cáo, biên bản họp, tờ trình, dự thảo và quyết định cuối cùng. 

  • Sắp xếp khoa học: 

  • Theo trình tự thời gian (tài liệu ban hành trước đặt trước, tài liệu mới đặt sau);

Hoặc

• • Theo diễn biến sự việc (chia theo giai đoạn xử lý công việc).

• • Hoàn chỉnh trước khi nộp lưu: khi nhiệm vụ kết thúc, cán bộ phụ trách phải rà soát, bổ sung tài liệu còn thiếu, lập mục lục, đánh số tờ và hoàn chỉnh hồ sơ trước khi bàn giao cho lưu trữ cơ quan.

📌 Hồ sơ công việc không chỉ phục vụ việc tra cứu, giải quyết khiếu nại, kiểm tra, thanh tra mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng chứng minh tính minh bạch, trách nhiệm giải trình của cơ quan trong quá trình thực thi công vụ. 

3. Hồ sơ nhân sự – theo dõi và bảo đảm tính liên tục trong quản lý cán bộ 

Đặc điểm:

 Hồ sơ nhân sự là loại hồ sơ đặc thù, phản ánh đầy đủ quá trình công tác của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Nội dung hồ sơ thường bao gồm: sơ yếu lý lịch, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương, các giấy tờ về khen thưởng, kỷ luật, cũng như hồ sơ nghỉ hưu. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng cho công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách và quản lý nhân sự lâu dài. 

Phương pháp quản lý:

• Quản lý tập trung: hồ sơ nhân sự phải được lưu giữ tập trung tại bộ phận tổ chức – cán bộ, không phân tán ở các phòng ban khác 

• Sắp xếp khoa học: hồ sơ được quản lý theo mã số cán bộ hoặc theo vần ABC họ tên để thuận tiện tra cứu. 

• Bảo quản an toàn: hồ sơ phải được đặt trong tủ chuyên dụng, có khóa, đảm bảo bí mật và an toàn tuyệt đối. 

• Bàn giao khi có thay đổi công tác: khi cán bộ chuyển công tác hoặc nghỉ hưu, hồ sơ nhân sự phải được bàn giao nguyên vẹn cho cơ quan có thẩm quyền tiếp theo, kèm theo biên bản bàn giao rõ ràng. 

📌 Có thể nói, hồ sơ nhân sự là “hồ sơ sống” của mỗi cá nhân trong hệ thống công vụ. Việc quản lý chặt chẽ, khoa học hồ sơ nhân sự không chỉ phục vụ công tác cán bộ mà còn góp phần bảo đảm sự minh bạch, công bằng trong việc thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động. 

Ý nghĩa và vai trò trong hệ thống lưu trữ

Phân loại hồ sơ là bước khởi đầu nhưng mang tính chiến lược trong quản lý tài liệu hành chính. Việc thực hiện đúng quy trình, tuân thủ nguyên tắc nghiệp vụ và áp dụng công nghệ quản lý hiện đại sẽ góp phần nâng cao chất lượng lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước và cải cách hành chính.

Việc phân loại hồ sơ một cách khoa học và thống nhất không chỉ giúp cơ quan kiểm soát hiệu quả khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động thường xuyên mà còn là tiền đề quan trọng cho các khâu tiếp theo như:

• • Đánh giá giá trị tài liệu

  • Chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ

  • Thống kê, lập danh mục

  • Nộp lưu vào lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử