Lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán đúng quy định

Tài liệu kế toán, thời hạn lưu trữ và thủ tục hủy tài 

Khái niệm tài liệu kế toán

Theo khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán bao gồm toàn bộ hồ sơ, giấy tờ phản ánh hoạt động kế toán của đơn vị, cụ thể:

• • • Chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu – chi, chứng từ thanh toán…).

    • Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

    • Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.

    • Báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán.

    • Các tài liệu khác liên quan đến kế toán như hợp đồng kinh tế, hồ sơ quyết toán dự án, biên bản kiểm tra, tài liệu thuế, phí, lệ phí…

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Đơn vị kế toán phải bảo quản tài liệu đầy đủ, an toàn và lưu trữ theo các mốc thời gian sau (Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Điều 41 Luật Kế toán 2015):

• • • Ít nhất 5 năm đối với tài liệu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ, kể cả chứng từ không dùng để ghi sổ.

    • Ít nhất 10 năm đối với chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính hàng năm.

    • Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu có giá trị sử liệu, quan trọng về kinh tế, quốc phòng – an ninh.

Việc phân loại và bảo quản đúng thời hạn giúp đảm bảo khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra, giám sát hay quyết toán, đơn vị luôn sẵn sàng cung cấp đầy đủ, kịp thời.

Quy định về hủy tài liệu kế toán (Nghị định 174/2016/NĐ-CP) 

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về hủy tài liệu kế toán được nêu tại Điều 16 và Điều 17 như sau:

1. Nguyên tắc tiêu hủy tài liệu kế toán (Điều 16)

• • • Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ thì được phép tiêu hủy, trừ trường hợp có chỉ định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

    • Quyết định tiêu hủy do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ban hành.

    • Đơn vị kế toán nào quản lý tài liệu thì đơn vị đó thực hiện việc tiêu hủy.

    • Hình thức tiêu hủy: có thể đốt, cắt, xé nhỏ hoặc áp dụng phương pháp khác nhưng phải đảm bảo tài liệu không còn khả năng khôi phục, sử dụng lại.

2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán (Điều 17)

• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ.

  • • Thành phần Hội đồng: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ và thành phần khác nếu cần.

• Hội đồng có trách nhiệm:

  • • Kiểm kê, phân loại, đánh giá tài liệu đã hết thời hạn.

    • Lập Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy.

• Sau khi thực hiện tiêu hủy, Hội đồng phải lập Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, trong đó ghi rõ:

  • • Loại tài liệu đã tiêu hủy.

    • Thời hạn lưu trữ của từng loại.

    • Hình thức tiêu hủy.

    • Kết luận.

    • Chữ ký của các thành viên Hội đồng.