Quy định về thời hạn và thời điểm lưu trữ tài liệu kế toán trong cơ quan nhà nước

Lưu trữ tài liệu kế toán là một khâu quan trọng trong công tác quản lý tài chính – ngân sách, không chỉ bảo đảm tính minh bạch, công khai mà còn là cơ sở pháp lý để phục vụ thanh tra, kiểm toán và giải quyết tranh chấp. Theo Luật Kế toán năm 2015 (Điều 41) và hướng dẫn tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, Thông tư số 01/2024/TT-BTC ngày 08/01/2024 của Bộ Tài chính quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ ngành tài chính, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư – lưu trữ, cùng các văn bản liên quan, thời hạn và thời điểm lưu trữ được quy định như sau: 

QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN & THỜI ĐIỂM LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

(Theo Điều 12 – 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

1. Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 05 năm 

Đối tượng áp dụng:

• • • Chứng từ không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính (phiếu thu, chi, nhập – xuất kho không lưu trong tập chứng từ chính).

    • Tài liệu quản lý, điều hành không trực tiếp liên quan đến số liệu kế toán.

Ví dụ thực tiễn:

• • • Phiếu tạm ứng nội bộ chưa quyết toán, không ảnh hưởng đến sổ sách kế toán chính thức.

    • Biên bản họp Ban điều hành về kế hoạch chi tiêu quý, chỉ mang tính định hướng nội bộ.

Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ

Theo khoản 2 Điều 41 Luật Kế toán 2015:

• • Thời hạn lưu trữ được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

  • Trường hợp tài liệu liên quan đến dự án, công trình, đề án thì tính từ ngày dự án hoàn thành, quyết toán xong.

Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn

• • Quy định này giúp giảm tải kho lưu trữ, loại bỏ dần những chứng từ ít giá trị sau thời gian hợp lý.

  • Đồng thời, vẫn bảo đảm khả năng kiểm tra, đối chiếu, thanh tra trong giai đoạn 05 năm sau phát sinh nghiệp vụ.

👉 Như vậy, tài liệu thuộc diện lưu trữ tối thiểu 05 năm trong cơ quan nhà nước chủ yếu là chứng từ gốc không dùng trực tiếp cho ghi sổ và các loại văn bản quản lý nội bộ có liên quan gián tiếp đến công tác kế toán.

📂 Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm

Đối tượng áp dụng

Theo khoản 2, Điều 12 Luật Kế toán 2015 và Điều 8 Thông tư 01/2024/TT-BTC:

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp cho việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, phiếu nhập – xuất kho có hạch toán).

• Sổ kế toán: Sổ chi tiết, sổ cái, nhật ký chung, bảng kê chi tiết phát sinh.

• Báo cáo tài chính: Tháng, quý, năm; Báo cáo quyết toán ngân sách cơ quan, đơn vị.

• Hồ sơ xử lý tài sản cố định: Biên bản thanh lý, nhượng bán, điều chuyển, khấu hao, kiểm kê.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ

• • Tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà chứng từ, sổ sách, báo cáo đó phát sinh.

  • Trường hợp tài liệu liên quan đến tài sản cố định, dự án đầu tư thì tính từ ngày thanh lý hoặc quyết toán dự án.

Ví dụ thực tiễn

• Một phiếu chi kinh phí đào tạo cán bộ được hạch toán vào TK 661 (Chi hoạt động), sau đó:

  • Ghi vào sổ chi tiết TK 661.

  • Cộng số liệu sang sổ cái.

  • Cuối quý và cuối năm tổng hợp lên báo cáo quyết toán gửi Sở Tài chính.
    👉 Toàn bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo trên phải lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ thanh tra, kiểm toán và đối chiếu.

Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn

• Đảm bảo cơ quan nhà nước có đủ căn cứ chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của việc sử dụng ngân sách.

• Giúp công tác kiểm toán Nhà nước, thanh tra tài chính có cơ sở pháp lý khi rà soát.

• Tránh rủi ro pháp lý do mất chứng từ trong giai đoạn 5–10 năm sau phát sinh nghiệp vụ.

👉 Như vậy, lưu trữ tối thiểu 10 năm là khối tài liệu “xương sống” của kế toán nhà nước, vì đây là nguồn gốc để lập và kiểm chứng báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách.

📂 Lưu trữ vĩnh viễn

Đối tượng áp dụng

Theo Điều 12 Luật Kế toán 2015 và Thông tư 01/2024/TT-BTC:

• • • Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước (cấp Trung ương, tỉnh/thành phố, huyện).

    • Báo cáo quyết toán dự án quan trọng quốc gia sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

    • Hồ sơ, tài liệu đặc biệt quan trọng về kinh tế, chính trị, an ninh – quốc phòng, có giá trị lịch sử hoặc pháp lý lâu dài.

👉 Những tài liệu này không chỉ phục vụ quản lý tài chính – ngân sách mà còn là tư liệu lịch sử quốc gia.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ

• Chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính định kỳ: tính từ ngày kết thúc niên độ kế toán (31/12 hằng năm).

• Hồ sơ quyết toán dự án: tính từ ngày báo cáo quyết toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

• Tài liệu tổ chức lại đơn vị (thành lập, sáp nhập, hợp nhất, chia tách, giải thể, phá sản): tính từ ngày ban hành quyết định hành chính tương ứng.

• Tài liệu kiểm toán, thanh tra, kiểm tra: tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

Ví dụ thực tiễn

• Hồ sơ quyết toán dự án đường cao tốc Bắc – Nam (dự án trọng điểm quốc gia) do Chính phủ phê duyệt.

• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước năm 2024 trình Quốc hội thông qua.

• Hồ sơ quyết toán dự án quốc phòng – an ninh có giá trị lâu dài trong bảo vệ Tổ quốc.

Ý nghĩa thực tiễn

• 1. • Đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán – tài chính và lưu trữ nhà nước.

     • Là căn cứ pháp lý vĩnh viễn phục vụ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra ngân sách.

     • Có ý nghĩa lịch sử và khoa học, góp phần minh chứng cho sự phát triển kinh tế – xã hội của đất nước.

     • Giúp cơ quan giảm áp lực lưu trữ bằng cách phân loại rõ: 05 năm – 10 năm – vĩnh viễn, chỉ giữ lâu dài tài liệu có giá trị đặc biệt.

✅ Như vậy, có thể thấy hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán trong cơ quan nhà nước được phân cấp chặt chẽ, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính ngắn – trung hạn, vừa bảo đảm lưu giữ vĩnh viễn những hồ sơ có giá trị đặc biệt về pháp lý, lịch sử, quốc gia.